Reifegrad RASFF · Konformitaet mit den Schnellwarnpflichten · Verordnung (EG) Nr. 178/2002
Ihr Schnellwarnsystem, gemessen an den RASFF-Pflichten und uebersetzt in einen Massnahmenplan.
9 Themenfelder, eine Skala mit 5 Stufen. Und die Maßnahme, die von einer Stufe zur nächsten führt.
Die 9 Themenfelder des Referenzrahmens, bereits ausformuliert von N1 bis N5. Ein Unternehmen, eine Business Unit, oder 300 gleichzeitig.
Reifegrad RASFF · Konformitaet mit den Schnellwarnpflichten · Verordnung (EG) Nr. 178/2002
9 Themenfelder, Skala mit 5 Stufen.
Nordhavn Industries
53 / 100
Sie messen ihren Reifegrad mit Datamensio
Ein Beispiel
Diese Situation könnte auch Ihre sein.
Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens: drei Standorte, drei Tabellen, keine gemeinsame Antwort.
Niemand weiß, wie man konsolidiert.
Nordhavn Industries, 2 400 Mitarbeitende in Hamburg, Lyon und Porto. Ein Auftraggeber fragt nach dem Stand des Konzerns. Jeder Standort antwortet mit seiner eigenen Tabelle und seinen eigenen Skalen.
Drei Wochen, eine einzige Grundlage.
Eine Verordnung (EG) Nr. 178/2002, Artikel 19, 20 und 50 bis 52, sowie Durchfuehrungsverordnung (EU) 2019/1715 (IMSOC)-Analyse, gestartet an allen drei Standorten gleichzeitig, auf Basis der Gesprächsnotizen der Verantwortlichen. Der Referenzrahmen war bereits geschrieben, ebenso die 9 Themenfelder und die Stufen N1 bis N5.
Zwei Ausgaben vermieden, bevor sie entstanden.
Ein Score von 53 von 100, eine Abweichung, die sich auf drei Themen konzentriert. Der KI-Begleiter stellte fest, dass sich zwei Maßnahmen des Plans mit denen eines anderen Audits überschnitten. Der Ergebnisbericht für das Gremium war in einem Satz erstellt.
Was ihnen dadurch erspart blieb
- 3Standorte auf derselben Grundlage gemessen, statt drei nachzubearbeitende Fragebögen
- 2doppelte Maßnahmen erkannt, bevor die Ausgabe erfolgte
- 1Ergebnisbericht für das Gremium, ohne manuelle Nachbearbeitung
Diese Zahlen stammen aus einem Beispiel. Sie könnten Ihre eigenen sein.
Die Norm schreibt Prozesse vor. Datamensio zeigt, wo Sie stehen.
01
Der Referenzrahmen ist bereits geschrieben
Themenfelder, Fragen und Stufen N1 bis N5 ausformuliert. Sie starten nicht mit einer leeren Tabelle.
02
Der Score liegt noch am selben Tag vor
Online, per Selbstbewertungslink oder im Gespräch. Themenfeld für Themenfeld, im Zeitverlauf vergleichbar.
03
Die Abweichung wird zu einem bezifferten Plan
Jeder Stufenübergang trägt seine Maßnahme. Die KI priorisiert nach erwarteter Wirkung, nicht nach der Reihenfolge der Norm.
04
Der Fortschritt lässt sich belegen
Kampagne für Kampagne, gegen Ihr Ziel und gegen Ihre Vergangenheit. Genau das verlangt Ihr Vorstand.
Die Reifegradskala
Eine Stufe, die nächste, und die Maßnahme, die beide verbindet.
Dieser Mechanismus, ein Niveau, ein hoeheres Niveau und die Massnahme, die beide verbindet, macht aus einer Feststellung eine Entwicklung.
Ist Ihre Organisation faehig, betroffene Chargen zu identifizieren und zu isolieren und ausserhalb der Geschaeftszeiten ueber eine Ruecknahme zu entscheiden?
- N1
Kein System ausserhalb der Geschaeftszeiten. Die Chargenidentifikation haengt von der Verfuegbarkeit einzelner Personen und den erst am naechsten Tag zugaenglichen Systemen ab.
- N2
Ein Ruecknahmeverfahren existiert und benennt einen Entscheider, aber die Kontaktdaten werden nicht aktuell gehalten und das System wurde ausserhalb der Geschaeftszeiten noch nie in Anspruch genommen.
- N3
Ein Bereitschaftsdienst mit Vertretern ist organisiert, die Kontaktlisten sind aktuell und die Rueckverfolgbarkeitsdaten koennen aus der Ferne abgerufen werden. Das System wurde mindestens einmal erprobt.
- N4
Die Fristen fuer Chargenidentifikation und Entscheidung werden bei jeder Uebung und jedem realen Ereignis gemessen, mit einem internen Ziel verglichen, und Abweichungen fuehren zu verfolgten Massnahmen.
- N5
Die Uebungsszenarien sind vielfaeltig und decken Ausfallfaelle ab, die Ergebnisse werden zwischen Standorten und im Zeitverlauf verglichen, und das Verfahren wird nach jeder Erfahrungsauswertung mit Nachverfolgung der Aenderungen ueberarbeitet.
Massnahme fuer den Uebergang von N2 zu N3
Eine namentliche Bereitschaftsliste mit Vertretern einrichten, den Fernzugriff auf die Rueckverfolgbarkeitsdaten pruefen und eine unangekuendigte Uebung zur Chargenrueckverfolgung an einem Abend oder Wochenende ausloesen, mit Bericht bei der naechsten Qualitaetsbewertung.
« Dank Datamensio erfüllen wir unsere Ziele viel effizienter. Die Prüfstellen des EFRE und unseres zuständigen Ministeriums haben diesen Ansatz besonders geschätzt, da er ihnen verlässliche Daten liefert. »
Direktorin der CCI 94CCI Île-de-France
« Wir sind überzeugt, dass dies die am besten geeignete Lösung ist, um unser Transformationsprojekt zu skalieren und die Wirkung nach unseren Bedürfnissen zu messen. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Selten allein
Ein Referenzrahmen lässt sich kombinieren. Verbinden Sie mehrere, um Ihre Tätigkeit abzudecken, oder lassen Sie Ihren eigenen von der KI schreiben.
Nehmen Sie Ihre erste Messung vorauf RASFF.
Worum es in diesem Referenzrahmen geht
Das RASFF (Rapid Alert System for Food and Feed) ist das Schnellwarnnetz, das durch die Artikel 50 bis 52 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 eingerichtet wurde. Es verbindet die Kontaktstellen der Mitgliedstaaten, die Kommission und die EFSA und laesst Warnmeldungen, Informationsmeldungen, Grenzzurueckweisungen und Folgeinformationen zirkulieren. Fuer den Unternehmer ergeben sich die entsprechenden Pflichten aus den Artikeln 19 und 20: unverzueglich Ruecknahmeverfahren einleiten, wenn ein Produkt als nicht sicherheitskonform eingestuft wird, die zustaendigen Behoerden unverzueglich informieren und einen Ruckruf bei den Verbrauchern durchfuehren, wenn andere Massnahmen nicht ausreichen, um ein hohes Schutzniveau zu erreichen.
In der Praxis liegt die Schwierigkeit nicht im Gesetzestext, sondern in der Entscheidungskette. Wie viel Zeit vergeht zwischen dem Eingang eines ausserhalb der Spezifikation liegenden Analyseergebnisses, an einem Wochenendabend, und der Entscheidung zur Meldung? Wer ist befugt, einen Ruckruf zu entscheiden, und ist diese Person ausserhalb der Geschaeftszeiten erreichbar? Erlauben die vor- und nachgelagerten Rueckverfolgbarkeitsdaten, die betroffenen Chargen innerhalb weniger Stunden zu isolieren, oder muessen die Fluesse aus mehreren Systemen rekonstruiert werden? Viele Organisationen verfuegen ueber ein schriftliches Verfahren, das unter Zeitdruck noch nie erprobt wurde.
Die Durchfuehrungsverordnung (EU) 2019/1715 hat das RASFF in das IMSOC integriert, das Informationsmanagementsystem fuer amtliche Kontrollen, neben iRASFF, TRACES und AAC. Daraus entsteht eine haeufige Verwechslung: Das RASFF ist kein fuer Unternehmen offener Kanal. Der Unternehmer meldet an seine nationale zustaendige Behoerde, die bewertet und das Netz speist. Ein weiterer oft missverstandener Punkt: Die im Portal RASFF Window veroeffentlichten Meldungen betreffen auch Lieferanten und importierte Rohstoffe und stellen eine nutzbare Beobachtungsquelle im Vorfeld des Einkaufs dar.
Die Reifegradanalyse beantwortet eine andere Frage als das Konformitaetsaudit. Das Audit stellt das Vorhandensein eines Ruecknahme- und Ruckrufverfahrens fest und schliesst mit einer Abweichung oder einer Konformitaet ab. Die Analyse ordnet jede Praxis auf einer fortschreitenden Skala ein: Existiert das Verfahren, ist es bekannt, wird es getestet, wird es gemessen, wird es nach jedem Ereignis verbessert. Sie zeigt vor allem die konkrete Massnahme auf, die zum naechsthoeheren Niveau fuehrt.
Bei Datamensio ist der Referenzrahmen sofort einsatzbereit und bleibt anpassbar. Die KI passt Themenfelder, Fragen und Niveaus an Ihren Geltungsbereich an, Verarbeitung, Vertrieb, Import oder Futtermittel, oder erstellt eine Variante ausgehend von Ihren eigenen Krisenmanagementverfahren und Uebungsberichten.
Referenznorm: Verordnung (EG) Nr. 178/2002, Artikel 19, 20 und 50 bis 52, sowie Durchfuehrungsverordnung (EU) 2019/1715 (IMSOC)
Die bewerteten Themenfelder
Erkennung und Einstufung des Ereignisses
Interne und externe Warnquellen, Verbraucherreklamationen, ausserhalb der Spezifikation liegende Eigenkontrollergebnisse, Beobachtung veroeffentlichter Meldungen, Kriterien zur Einstufung eines gesundheitsschaedlichen Produkts.
Entscheidung zur Meldung an die Behoerden
Anwendung der Artikel 19 und 20, interne Entscheidungsfristen, befugte Personen, dokumentierter Entscheidungsbaum, Inhalt und Format der an die zustaendige Behoerde uebermittelten Information.
Vor- und nachgelagerte Rueckverfolgbarkeit
Chargenidentifikation, Lieferanten- und Kundendaten erster Stufe, Rekonstruktionsdauer der Fluesse, Vollstaendigkeit der Aufzeichnungen, Extraktionsfaehigkeit im Notfall.
Ruecknahme und Ruckruf
Getrennte Verfahren fuer Ruecknahme und Ruckruf, Bestandssperrung, Kundeninformation, Verbraucherhinweis, Verkaufsstellen, genutzte Kanaele und Nachweis der Verbreitung.
Krisenorganisation und Bereitschaftsdienst
Krisenstab, Rollen und Vertretungen, Erreichbarkeit ausserhalb der Geschaeftszeiten, Entscheidungsdelegationen, Krisenprotokoll, Abstimmung mit der externen Kommunikation.
Beziehungen zu den zustaendigen Behoerden
Benannte Kontaktstelle, Historie des Austauschs, Beantwortung von Folgeinformationsanfragen, Umgang mit Grenzzurueckweisungen und Meldungen zu Ihren Produkten.
Lieferanten- und Rohstoffkontrolle
Vertragsklauseln zur unverzueglichen Information, Meldepflicht im Alarmfall, Lieferantenbewertung anhand veroeffentlichter Meldungen, Wareneingangskontrollplan.
Uebungen und Tests
Haeufigkeit der Ruecknahme- und Ruckrufuebungen, Realismus der Szenarien, Messung der erreichten Fristen, Beteiligung der betroffenen Funktionen, Formalisierung der Feststellungen.
Erfahrungsauswertung und Verbesserung
Ursachenanalyse nach dem Ereignis, Verfolgung der Korrekturmassnahmen bis zum Abschluss, Aktualisierung der Verfahren, langfristig verfolgte Kennzahlen und Managementbewertung.
Eine Kurzversion des Referenzrahmens steht für die Online-Selbstbewertung zur Verfügung.
Häufige Fragen
Kann ein Unternehmen direkt an das RASFF melden?
Nein. Das Netz verbindet die zustaendigen Behoerden der Mitgliedstaaten, die Kommission und die EFSA. Der Unternehmer informiert unverzueglich seine nationale zustaendige Behoerde gemaess Artikel 19 und 20 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002, und diese bewertet und speist das Netz. Die Analyse bewertet die Qualitaet und Schnelligkeit dieser Meldung.
Fuehrt das RASFF zu einer Zertifizierung?
Nein. Es handelt sich um regulatorische Pflichten, die bei amtlichen Kontrollen ueberprueft und von privaten Standards wie IFS, BRCGS oder FSSC in ihren Kapiteln Ruecknahme und Ruckruf uebernommen werden. Datamensio misst den Reifegrad des Systems und bereitet auf diese Kontrollen und Audits vor, es stellt kein Zertifikat aus.
Was unterscheidet diese Analyse von einem Konformitaetsaudit?
Das Audit prueft das Vorhandensein eines Verfahrens und schliesst mit einer Abweichung oder Konformitaet ab. Die Analyse ordnet jede Praxis auf einer fuenfstufigen Skala ein und zeigt die Massnahme, die zum naechsten Niveau fuehrt. Beide ergaenzen sich: Die Analyse bereitet das Audit vor, das Audit bestaetigt.
Wie lange dauert die Bewertung?
Die Kurzversion wird in 20 bis 30 Minuten von einer Qualitaetsverantwortlichen ausgefuellt. Die vollstaendige Version, kollaborativ mit Supply Chain, Produktion und Kommunikation, erstreckt sich meist ueber ein bis zwei Wochen, wobei der groesste Zeitaufwand auf die Sammlung von Nachweisen bei den Teams entfaellt.
Kann der Referenzrahmen an unsere Taetigkeit angepasst werden?
Ja. Sie aendern Fragen, Niveaus und Themenfelder oder gehen von Ihren eigenen Krisenverfahren aus. Die KI erstellt eine an Ihren Geltungsbereich angepasste Variante, Verarbeitung, Vertrieb, Import oder Futtermittel, und verfeinert die Niveauformulierungen nach der CMMI-Methode.
Wie vergleicht man mehrere Standorte miteinander?
Derselbe Referenzrahmen wird an jeden Standort verteilt, die Scores je Themenfeld werden zwischen Business Units und im Vergleich zu frueheren Kampagnen ausgewertet. Die Abweichungen speisen eine uebergreifende Roadmap, die die KI zu gemeinsamen Massnahmen buendelt statt zu einer Liste je Standort.
Deckt die Analyse auch Futtermittel ab?
Ja. Die Verordnung (EG) Nr. 178/2002 gilt fuer Lebensmittel und Futtermittel, und das RASFF behandelt beide Fluesse. Die Themenfelder Rueckverfolgbarkeit, Ruecknahme und Behoerdenbeziehungen gelten fuer beide Bereiche, mit bei Bedarf angepassten Fragen.
Wo werden die Daten gehostet?
In Frankreich, bei OVH, mit Sicherung bei Scaleway. Keine Uebertragung ausserhalb der Europaeischen Union. Die eingesetzten KI-Modelle koennen ausgewaehlt werden, auch unter europaeischen Loesungen.