Konformitaet mit amtlichen Kontrollen · Verordnung (EU) 2017/625
Ihre Vorbereitung auf amtliche Kontrollen, gemessen anhand der Verordnung 2017/625 und in einen Maßnahmenplan übersetzt.
10 Themenfelder, eine Skala mit 5 Stufen. Und die Maßnahme, die von einer Stufe zur nächsten führt.
Die 10 Themenfelder des Referenzrahmens, bereits ausformuliert von N1 bis N5. Ein Unternehmen, eine Business Unit, oder 300 gleichzeitig.
Konformitaet mit amtlichen Kontrollen · Verordnung (EU) 2017/625
10 Themenfelder, Skala mit 5 Stufen.
Nordhavn Industries
53 / 100
Sie messen ihren Reifegrad mit Datamensio
Ein Beispiel
Diese Situation könnte auch Ihre sein.
Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens: drei Standorte, drei Tabellen, keine gemeinsame Antwort.
Niemand weiß, wie man konsolidiert.
Nordhavn Industries, 2 400 Mitarbeitende in Hamburg, Lyon und Porto. Ein Auftraggeber fragt nach dem Stand des Konzerns. Jeder Standort antwortet mit seiner eigenen Tabelle und seinen eigenen Skalen.
Drei Wochen, eine einzige Grundlage.
Eine Verordnung (EU) 2017/625 vom 15. März 2017, anwendbar seit dem 14. Dezember 2019-Analyse, gestartet an allen drei Standorten gleichzeitig, auf Basis der Gesprächsnotizen der Verantwortlichen. Der Referenzrahmen war bereits geschrieben, ebenso die 10 Themenfelder und die Stufen N1 bis N5.
Zwei Ausgaben vermieden, bevor sie entstanden.
Ein Score von 53 von 100, eine Abweichung, die sich auf drei Themen konzentriert. Der KI-Begleiter stellte fest, dass sich zwei Maßnahmen des Plans mit denen eines anderen Audits überschnitten. Der Ergebnisbericht für das Gremium war in einem Satz erstellt.
Was ihnen dadurch erspart blieb
- 3Standorte auf derselben Grundlage gemessen, statt drei nachzubearbeitende Fragebögen
- 2doppelte Maßnahmen erkannt, bevor die Ausgabe erfolgte
- 1Ergebnisbericht für das Gremium, ohne manuelle Nachbearbeitung
Diese Zahlen stammen aus einem Beispiel. Sie könnten Ihre eigenen sein.
Die Norm schreibt Prozesse vor. Datamensio zeigt, wo Sie stehen.
01
Der Referenzrahmen ist bereits geschrieben
Themenfelder, Fragen und Stufen N1 bis N5 ausformuliert. Sie starten nicht mit einer leeren Tabelle.
02
Der Score liegt noch am selben Tag vor
Online, per Selbstbewertungslink oder im Gespräch. Themenfeld für Themenfeld, im Zeitverlauf vergleichbar.
03
Die Abweichung wird zu einem bezifferten Plan
Jeder Stufenübergang trägt seine Maßnahme. Die KI priorisiert nach erwarteter Wirkung, nicht nach der Reihenfolge der Norm.
04
Der Fortschritt lässt sich belegen
Kampagne für Kampagne, gegen Ihr Ziel und gegen Ihre Vergangenheit. Genau das verlangt Ihr Vorstand.
Die Reifegradskala
Eine Stufe, die nächste, und die Maßnahme, die beide verbindet.
Dieser Mechanismus, ein Niveau, ein höheres Niveau und die Maßnahme, die beide verbindet, macht aus einer Feststellung eine Entwicklung.
Werden die Folgemaßnahmen zu Feststellungen der zuständigen Behörden bis zur Wirksamkeitsprüfung nachverfolgt?
- N1
Die Inspektionsberichte werden archiviert. Nach der Antwort an die Behörde erfolgt keine strukturierte Nachverfolgung der Maßnahmen.
- N2
Die Maßnahmen werden aufgelistet und zugewiesen, ihr Abschluss beruht jedoch auf dem Gedächtnis der Beteiligten. Ein Wirksamkeitsnachweis wird nicht verlangt.
- N3
Jede Feststellung wird mit einem Verantwortlichen, einer Frist und einem Umsetzungsnachweis erfasst. Der Abschluss wird vom Qualitätsverantwortlichen bestätigt.
- N4
Die Wirksamkeit wird zeitlich versetzt zum Abschluss überprüft, durch Vor-Ort-Kontrolle oder Analyse. Wiederholungen werden erkannt und an der Ursache behoben.
- N5
Feststellungen und ihre Folgemaßnahmen werden standortübergreifend zusammengeführt, im Trend analysiert und fließen in die Überarbeitung von Verfahren und Kontrollplänen ein.
Maßnahme für den Übergang von N2 zu N3
Ein einheitliches Register der amtlichen Feststellungen einrichten, mit Verantwortlichem, Frist und erwartetem Nachweis für jede Maßnahme, und dies zu einem festen Punkt der monatlichen Qualitätsbesprechung des Standorts machen.
« Dank Datamensio erfüllen wir unsere Ziele viel effizienter. Die Prüfstellen des EFRE und unseres zuständigen Ministeriums haben diesen Ansatz besonders geschätzt, da er ihnen verlässliche Daten liefert. »
Direktorin der CCI 94CCI Île-de-France
« Wir sind überzeugt, dass dies die am besten geeignete Lösung ist, um unser Transformationsprojekt zu skalieren und die Wirkung nach unseren Bedürfnissen zu messen. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Selten allein
Ein Referenzrahmen lässt sich kombinieren. Verbinden Sie mehrere, um Ihre Tätigkeit abzudecken, oder lassen Sie Ihren eigenen von der KI schreiben.
Nehmen Sie Ihre erste Messung vor
Worum es in diesem Referenzrahmen geht
Die Verordnung (EU) 2017/625 ist der Rahmentext für amtliche Kontrollen in der Lebensmittelkette der Union. Sie erfasst Lebensmittel, Futtermittel, Tiergesundheit, Tierschutz, Pflanzengesundheit und Pflanzenschutzmittel. Sie legt fest, wie die zuständigen Behörden ihre Kontrollen risikobasiert planen, Probenahmen und Analysen durchführen und Maßnahmen bei Verstößen anwenden. Auf Unternehmerseite schreibt sie direkte Pflichten vor: Zugang zu Räumlichkeiten, Anlagen, Tieren und Unterlagen gewähren, mit den Kontrolleuren zusammenarbeiten und die Kontrollgebühren tragen. Sie regelt zudem die Einfuhrkontrollen über die Grenzkontrollstellen und das System TRACES.
In der Praxis sind diese Pflichten schwer zu steuern, weil sie sich nicht auf eine einzige Abteilung beschränken lassen. Der Dokumentenzugang hängt von der Qualitätsabteilung ab, die vorgelagerte Rückverfolgbarkeit vom Einkauf, die Gesundheitszeugnisse von der Logistik, die Nachverfolgung der Kontrollfolgen von der Standortleitung. Drei Fragen kommen im Ausschuss immer wieder auf: Wer empfängt den Inspektor, wenn der Qualitätsverantwortliche an diesem Tag nicht anwesend ist, wo befinden sich die Berichte der letzten drei Kontrollen mit dem Stand der Folgemaßnahmen, und können wir nachweisen, dass die vor einem Jahr festgestellten Abweichungen sich nicht wiederholt haben.
Ein häufiges Missverständnis sollte ausgeräumt werden: 2017/625 ist kein weiterer Lebensmittelsicherheitsstandard neben IFS, BRCGS oder dem HACCP-Konzept. Sie regelt das Handeln der öffentlichen Behörde, nicht die Gestaltung Ihres Kontrollsystems. Ihre Konsequenz für den Unternehmer ist indirekt, aber gewichtig: Es geht um die Fähigkeit, sich jederzeit über bereichsübergreifende Bereiche kontrollierbar zu machen. Die Verordnung hat außerdem mehrere Vorgängertexte aufgehoben und zusammengeführt, darunter die Verordnung (EG) Nr. 882/2004, wodurch der Anwendungsbereich der amtlichen Kontrollen auf Pflanzengesundheit und tierische Nebenprodukte ausgeweitet wurde.
Die Reifegrad-Analyse beantwortet eine andere Frage als eine Inspektion. Die Inspektion endet mit einer Feststellung: konform, nicht konform, mit Maßnahmen. Die Analyse ordnet jede Praxis auf einer fortschreitenden Skala ein und benennt die konkrete Maßnahme, die zum nächsten Niveau führt. Ein Betrieb kann seine letzte Kontrolle ohne schwerwiegende Abweichung bestanden haben und dennoch auf einem niedrigen Reifegrad verbleiben, weil sein Erfolg auf der Anwesenheit einer Person beruhte statt auf einem dokumentierten und wiederholbaren Verfahren.
In Datamensio ist der Referenzrahmen einsatzbereit und anpassbar. Die KI passt die Themenfelder, Fragen und Niveaustufen an Ihre Tätigkeit an, Schlachthof, Verarbeitungsbetrieb, Zolllager oder Importeur, oder erstellt eine Variante auf Basis Ihrer vorhandenen Verfahren und Inspektionsberichte. Analysen aus mehreren Standorten lassen sich vergleichen und zu einer standortübergreifenden Roadmap zusammenführen.
Referenznorm: Verordnung (EU) 2017/625 vom 15. März 2017, anwendbar seit dem 14. Dezember 2019
Die bewerteten Themenfelder
Kenntnis des Rahmens und der kontrollierten Bereiche
Identifikation der zuständigen Behörden, der von der Verordnung erfassten und auf die Tätigkeit anwendbaren Bereiche, der zugehörigen Fachtexte, Beobachtung delegierter und Durchführungsrechtsakte.
Mitwirkungspflichten des Unternehmers
Zugang zu Räumlichkeiten, Anlagen, Transportmitteln, Tieren und IT-Systemen, Bereitstellung von Unterlagen, Benennung und Verfügbarkeit eines Ansprechpartners.
Vorbereitung und Durchführung von Inspektionen
Verfahren zum Empfang der Kontrolleure, Verhalten bei unangekündigter Kontrolle, Vertretung bei Abwesenheit, Begleitung des Besuchs, Durchsicht und Unterzeichnung der Feststellungen.
Dokumentation und verwertbare Nachweise
Verfügbarkeit der HACCP-Aufzeichnungen, vor- und nachgelagerte Rückverfolgbarkeit, Kontrollpläne, Analyseergebnisse, Frist zur Vorlage von Unterlagen auf Verlangen des Inspektors.
Probenahmen, Analysen und Gegengutachten
Regelung amtlicher Probenahmen, Kenntnis des Rechts auf ein zweites Sachverständigengutachten, Aufbewahrung von Proben, Beziehung zu amtlichen und privaten Laboren.
Umgang mit Abweichungen und Folgemaßnahmen
Bearbeitung von Feststellungen, von der Behörde angeordnete Maßnahmen, Korrekturmaßnahmen, Wirksamkeitsprüfung, Vorbeugung von Wiederholungen, Nachverfolgung auferlegter Fristen.
Einfuhrkontrollen und grenzüberschreitende Warenströme
Vorabmeldung, gemeinsame Gesundheitseingangsdokumente, Nutzung von TRACES, Passage durch Grenzkontrollstellen, Umgang mit zurückgehaltenen oder abgewiesenen Sendungen.
Amtliche Bescheinigung und Zeugnisse
Beantragung und Erhalt amtlicher Zeugnisse, Richtigkeit der angegebenen Informationen, Archivierung, Übereinstimmung zwischen Begleitdokumenten und tatsächlichen Warenströmen.
Gebühren, Sanktionen und Behördenbeziehung
Nachverfolgung der Kontrollgebühren, Kenntnis der anwendbaren Sanktionen, Rechtsmittel, dokumentierte Historie des Austauschs mit den zuständigen Behörden.
Governance, Steuerung und Verbesserung
Verteilung der Verantwortlichkeiten, Meldung von Feststellungen an die Leitung, Vorbereitungskennzahlen, regelmäßige Überprüfungen, standortübergreifender Erfahrungsaustausch.
Eine Kurzversion des Referenzrahmens steht für die Online-Selbstbewertung zur Verfügung.
Häufige Fragen
Lässt sich die Verordnung 2017/625 zertifizieren?
Nein. Es handelt sich um eine Verordnung, die das Handeln der zuständigen Behörden regelt und Unternehmern direkte Pflichten auferlegt. Es gibt keine Stelle, die ein Zertifikat 2017/625 ausstellt. Die Analyse misst Ihren Reifegrad und bereitet auf den Besuch der amtlichen Dienste vor, sie stellt nichts aus.
Was unterscheidet diese Analyse von einer amtlichen Kontrolle?
Die amtliche Kontrolle endet mit einer verbindlichen Feststellung und gegebenenfalls Maßnahmen. Die Analyse ordnet Ihre Praktiken auf einer Reifegradskala ein und zeigt den Weg zur Verbesserung auf. Beide ergänzen sich: Die Analyse nimmt vorweg, was die Inspektion überprüfen wird.
Wie lange dauert die Bewertung?
Die individuelle Selbstbewertung erfolgt in einer Arbeitssitzung. Im kollaborativen Modus, mit Qualität, Logistik, regulatorischen Angelegenheiten und Standortleitung, erstreckt sich die Erhebung in der Regel über ein bis zwei Wochen, wobei der Großteil der Zeit auf das Zusammentragen der Unterlagen entfällt.
Ist der Referenzrahmen an unsere Tätigkeit anpassbar?
Ja. Die Themenfelder, Fragen und Niveaustufen lassen sich anpassen. Die KI erstellt eine Variante für einen Schlachthof, einen Verarbeitungsbetrieb, einen Importeur oder einen Futtermittelbetrieb und kann dabei von Ihren vorhandenen Verfahren und Inspektionsberichten ausgehen.
Wie lassen sich mehrere Betriebe miteinander vergleichen?
Jeder Standort beantwortet denselben Referenzrahmen und erhält einen Score je Themenfeld. Das Benchmarking stellt die Business Units einander gegenüber und vergleicht jeden Standort auch mit seinen eigenen früheren Analysen. Die Abweichungen werden zu einer standortübergreifenden Roadmap zusammengeführt statt zu isolierten Einzelmaßnahmenplänen.
Wie fügt sich diese Analyse in IFS, BRCGS oder unser HACCP-Konzept ein?
Diese Standards betreffen die Gestaltung und Beherrschung Ihres Systems. 2017/625 betrifft Ihre Fähigkeit, von der öffentlichen Behörde kontrolliert zu werden. Die Nachweise überschneiden sich weitgehend: Die Analyse zeigt, was wiederverwendbar ist und was speziell für die amtliche Kontrolle fehlt.
Was geschieht mit einer erkannten Abweichung?
Jede Abweichung fließt in den Maßnahmenplan ein, mit dem angestrebten Niveau und der dorthin führenden Maßnahme. Der Leistungskatalog bietet zu jedem Punkt des Plans eine Lösung mit Kosten, Frist und erwarteter Auswirkung auf den Score. Die KI fasst alles zu einer priorisierten Roadmap zusammen.
Wo werden die Daten gehostet?
In Frankreich, bei OVH, mit Sicherung bei Scaleway. Kein Transfer außerhalb der Europäischen Union. Die eingesetzten KI-Modelle können ausgewählt werden, auch unter europäischen Lösungen.