Reifegrad TRACES NT · Verordnung (EU) 2019/1715 (IMSOC)
Ihre TRACES-NT-Praxis auf fünf Stufen gemessen, dann in einen bezifferten Maßnahmenplan überführt.
9 Themenfelder, eine Skala mit 5 Stufen. Und die Maßnahme, die von einer Stufe zur nächsten führt.
Die 9 Themenfelder des Referenzrahmens, bereits ausformuliert von N1 bis N5. Ein Unternehmen, eine Business Unit, oder 300 gleichzeitig.
Reifegrad TRACES NT · Verordnung (EU) 2019/1715 (IMSOC)
9 Themenfelder, Skala mit 5 Stufen.
Nordhavn Industries
53 / 100
Sie messen ihren Reifegrad mit Datamensio
Ein Beispiel
Diese Situation könnte auch Ihre sein.
Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens: drei Standorte, drei Tabellen, keine gemeinsame Antwort.
Niemand weiß, wie man konsolidiert.
Nordhavn Industries, 2 400 Mitarbeitende in Hamburg, Lyon und Porto. Ein Auftraggeber fragt nach dem Stand des Konzerns. Jeder Standort antwortet mit seiner eigenen Tabelle und seinen eigenen Skalen.
Drei Wochen, eine einzige Grundlage.
Eine Verordnung (EU) 2019/1715 der Kommission vom 30. September 2019 (IMSOC-Verordnung), Komponente TRACES-Analyse, gestartet an allen drei Standorten gleichzeitig, auf Basis der Gesprächsnotizen der Verantwortlichen. Der Referenzrahmen war bereits geschrieben, ebenso die 9 Themenfelder und die Stufen N1 bis N5.
Zwei Ausgaben vermieden, bevor sie entstanden.
Ein Score von 53 von 100, eine Abweichung, die sich auf drei Themen konzentriert. Der KI-Begleiter stellte fest, dass sich zwei Maßnahmen des Plans mit denen eines anderen Audits überschnitten. Der Ergebnisbericht für das Gremium war in einem Satz erstellt.
Was ihnen dadurch erspart blieb
- 3Standorte auf derselben Grundlage gemessen, statt drei nachzubearbeitende Fragebögen
- 2doppelte Maßnahmen erkannt, bevor die Ausgabe erfolgte
- 1Ergebnisbericht für das Gremium, ohne manuelle Nachbearbeitung
Diese Zahlen stammen aus einem Beispiel. Sie könnten Ihre eigenen sein.
Die Norm schreibt Prozesse vor. Datamensio zeigt, wo Sie stehen.
01
Der Referenzrahmen ist bereits geschrieben
Themenfelder, Fragen und Stufen N1 bis N5 ausformuliert. Sie starten nicht mit einer leeren Tabelle.
02
Der Score liegt noch am selben Tag vor
Online, per Selbstbewertungslink oder im Gespräch. Themenfeld für Themenfeld, im Zeitverlauf vergleichbar.
03
Die Abweichung wird zu einem bezifferten Plan
Jeder Stufenübergang trägt seine Maßnahme. Die KI priorisiert nach erwarteter Wirkung, nicht nach der Reihenfolge der Norm.
04
Der Fortschritt lässt sich belegen
Kampagne für Kampagne, gegen Ihr Ziel und gegen Ihre Vergangenheit. Genau das verlangt Ihr Vorstand.
Die Reifegradskala
Eine Stufe, die nächste, und die Maßnahme, die beide verbindet.
Dieser Mechanismus, eine Stufe, eine höhere Stufe und die Maßnahme, die beide verbindet, verwandelt eine Feststellung in eine Entwicklung.
Werden die Nutzerberechtigungen in TRACES NT verwaltet und überprüft?
- N1
Keine Liste der berechtigten Nutzer. Zugänge wurden je nach Bedarf angelegt, niemand weiß, wer über welche Rechte verfügt.
- N2
Eine Liste existiert und ein Verantwortlicher ist benannt, sie wird jedoch nicht aktuell gehalten, und das Ausscheiden von Mitarbeitern führt nicht immer zum Entzug der Zugänge.
- N3
Berechtigungen werden nach definierten Rollen vergeben, dokumentiert und bei Personalveränderungen entzogen. Abweichungen sind vereinzelt.
- N4
Eine periodische, dokumentierte Überprüfung der Konten und Rechte wird durchgeführt, mit benannter Vertretung für jede kritische Rolle und Kontrolle der genutzten elektronischen Signaturen.
- N5
Die Überprüfung wird auf alle Standorte ausgeweitet, ihre Ergebnisse fließen in den Maßnahmenplan ein, und die Vergaberegeln werden nach jedem Vorfall oder jeder Systemänderung angepasst.
Maßnahme für den Übergang von N2 zu N3
Eine Rollen- und Rechtematrix für TRACES NT formalisieren, sie an den Prozess für Eintritt und Austritt von Personalressourcen anbinden und die Liste der aktiven Konten bei der monatlichen Qualitätsprüfung kontrollieren.
« Dank Datamensio erfüllen wir unsere Ziele viel effizienter. Die Prüfstellen des EFRE und unseres zuständigen Ministeriums haben diesen Ansatz besonders geschätzt, da er ihnen verlässliche Daten liefert. »
Direktorin der CCI 94CCI Île-de-France
« Wir sind überzeugt, dass dies die am besten geeignete Lösung ist, um unser Transformationsprojekt zu skalieren und die Wirkung nach unseren Bedürfnissen zu messen. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Selten allein
Ein Referenzrahmen lässt sich kombinieren. Verbinden Sie mehrere, um Ihre Tätigkeit abzudecken, oder lassen Sie Ihren eigenen von der KI schreiben.
Nehmen Sie Ihre erste Messung vorauf TRACES.
Worum es in diesem Referenzrahmen geht
Die Verordnung (EU) 2019/1715, auch IMSOC-Verordnung genannt, legt die Funktionsregeln des Informationsmanagementsystems für amtliche Kontrollen gemäß der Verordnung (EU) 2017/625 fest. TRACES ist die dem Handel gewidmete Komponente: Ausstellung und Validierung amtlicher Bescheinigungen und amtlicher Erklärungen, GGED für Sendungen, die an Grenzkontrollstellen vorgeführt werden, Begleitdokumente für Verbringungen von Tieren, Pflanzen, Lebensmitteln, Futtermitteln und tierischen Nebenprodukten. Die Verordnung regelt auch die Authentifizierung der Nutzer, die elektronische Signatur, die Zugriffsrechte und die Aufbewahrung der Daten.
Die Schwierigkeit liegt nicht in der Norm, sondern in der Organisation rund um das Werkzeug. Wer verfügt über die Berechtigungen in TRACES NT, und was geschieht, wenn diese Person abwesend ist oder das Unternehmen verlässt? Stammen die im Zertifikat angegebenen Daten aus dem Informationssystem, oder werden sie manuell von einer Bestellung übertragen? Werden Zurückweisungen, Ablehnungen und Rücksendungen von Sendungen analysiert, oder als isolierte Vorfälle behandelt? Viele Organisationen entdecken ihre Schwachstellen erst bei einer Blockade an der Grenzkontrollstelle.
Eine häufige Verwechslung: TRACES NT ist kein reines Meldeportal, sondern die rechtliche Grundlage des amtlichen Zertifikats. Die erfassten Daten binden den Unternehmer und die zuständige Behörde, sie sind für die Behörden der Bestimmungsländer einsehbar und mit den anderen IMSOC-Komponenten verknüpft, darunter das Schnellwarnsystem. Die zunehmende Kontrolldichte bei Einfuhren und die Verzahnung mit dem einheitlichen Zollportal der EU haben diese Anforderung verstärkt: eine ungenaue Angabe in TRACES wird andernorts zu einer belastbaren Abweichung.
Das amtliche Audit entscheidet mit Ja oder Nein: Das Zertifikat ist gültig, die Rückverfolgbarkeit ist nachgewiesen, die Berechtigung ist ordnungsgemäß. Die Reifegrad-Analyse stellt eine andere Frage. Auf welchem Beherrschungsniveau befindet sich die Praxis, und welche konkrete Maßnahme führt zur nächsten Stufe. Bei einem Thema, das sich auf Qualität, Logistik, Auftragsabwicklung und amtliche Tierärzte verteilt, erlaubt diese Betrachtung nach Stufen eine Priorisierung, ohne auf die Abweichung an der Grenze zu warten.
Der Referenzrahmen ist in Datamensio einsatzbereit und anpassbar. Die KI passt Themenfelder, Fragen und Stufen an Ihren Anwendungsbereich an, tierische, pflanzliche oder Nebenprodukt-Sparte, oder erstellt eine Ausprägung auf Basis Ihrer Verfahren und Zertifikatsvorlagen. Die Analyse kann standortweise ausgerollt werden, mit Vergleich zwischen Business Units.
Referenznorm: Verordnung (EU) 2019/1715 der Kommission vom 30. September 2019 (IMSOC-Verordnung), Komponente TRACES
Die bewerteten Themenfelder
Governance und Verantwortlichkeiten
Benennung eines Verantwortlichen für das Thema, schriftliches Verfahren, Abstimmung zwischen Qualität, Auftragsabwicklung, Logistik und amtlichem Tierarzt, Vertretungsregelung bei Abwesenheit.
Berechtigungen und Systemzugang
Registrierung der Nutzer, zugewiesene Rollen und Rechte, periodische Überprüfung der Konten, Entzug der Zugriffsrechte beim Ausscheiden eines Mitarbeiters, Nutzung der elektronischen Signatur.
Qualität der erfassten Daten
Herkunft der erfassten Daten, Übereinstimmung mit dem Informationssystem und den Handelsdokumenten, Waren- und Betriebscodes, Kontrolle vor Validierung.
Zertifikate und Begleitdokumente
Auswahl der richtigen Zertifikats- oder Bescheinigungsvorlage, GGED für eingeführte Sendungen, Dokumente für innergemeinschaftliche Verbringungen, Ausstellungsfristen vor Vorführung der Sendung.
Schnittstelle zu den zuständigen Behörden
Validierungsablauf durch die Behörde, Ansprechpartner, Bearbeitung von Nachforderungen, Nachverfolgung der an der Grenzkontrollstelle getroffenen Entscheidungen.
Umgang mit Ablehnungen, Zurückweisungen und Nichtkonformitäten
Bearbeitung abgelehnter oder zurückgesendeter Sendungen, Ursachenanalyse, Korrekturmaßnahmen, Verknüpfung mit Warnmeldungen und der Nachverfolgung nichtkonformer Sendungen.
Rückverfolgbarkeit und Archivierung
Aufbewahrung von Zertifikaten und Nachweisen, Aufbewahrungsfristen, Fähigkeit zur Rekonstruktion eines Sendungsdossiers, Prüfpfad für Änderungen.
Kompetenzen und Schulung
Erstschulung und laufende Kompetenzentwicklung der Nutzer, Beobachtung von Änderungen bei System und Vorlagen, Weitergabe von Anweisungen an die Standorte.
Leistungsverfolgung und Verbesserung
Kennzahlen zu ausgestellten, korrigierten und abgelehnten Zertifikaten, periodische Überprüfung, Vergleich zwischen Standorten, Aktualisierung der Verfahren nach Erfahrungsauswertung.
Eine Kurzversion des Referenzrahmens steht für die Online-Selbstbewertung zur Verfügung.
Häufige Fragen
Wird TRACES NT zertifiziert?
Nein. Die Verordnung (EU) 2019/1715 schreibt die Nutzung des Systems vor und legt die für Zertifikate und Meldungen geltenden Regeln fest, sie eröffnet jedoch keine Unternehmenszertifizierung. Die Analyse misst den Reifegrad Ihrer Praxis und bereitet auf die amtliche Kontrolle vor, sie stellt kein verbindliches Dokument aus.
Was unterscheidet sie von einem Audit zur regulatorischen Konformität?
Das Audit prüft die Gültigkeit eines Zertifikats, einer Berechtigung oder eines Sendungsdossiers und endet mit einer Abweichung. Die Analyse ordnet die Praxis auf fünf Stufen ein und gibt die Maßnahme an, die zum Fortschritt führt. Beide ergänzen sich: Die Analyse bereitet die Kontrolle vor, die Kontrolle bestätigt sie.
Wie viel Zeit nimmt die Bewertung in Anspruch?
Die Kurzversion wird von einem Qualitäts- oder Regulierungsverantwortlichen in 20 bis 30 Minuten ausgefüllt. Die vollständige Version erstreckt sich im kollaborativen Modus über ein bis zwei Wochen, wobei der Großteil der Zeit auf das Zusammentragen der Angaben aus Logistik, Auftragsabwicklung und Standorten entfällt.
Ist der Referenzrahmen an unsere Sparte anpassbar?
Ja. Themenfelder, Fragen und Stufen lassen sich anpassen, und die KI erstellt auf Basis Ihrer Verfahren und Dokumentenvorlagen eine an Ihren Anwendungsbereich angepasste Ausprägung, lebende Tiere, tierische Lebensmittel, Pflanzen oder Nebenprodukte.
Können mehrere Standorte oder Einheiten verglichen werden?
Ja. Derselbe Referenzrahmen wird an jede Business Unit ausgegeben, die Scores lassen sich zwischen Einheiten und mit vorherigen Erhebungen vergleichen. Die Maßnahmenpläne werden zu einer übergreifenden Roadmap konsolidiert, auch zusammen mit anderen regulatorischen Analysen.
Wie fügt sich diese Analyse in die Verordnung (EU) 2017/625 ein?
Die Verordnung 2017/625 begründet die Pflicht zu amtlichen Kontrollen und das IMSOC-System, dessen Komponente TRACES ist. Eine solide TRACES-NT-Analyse fließt daher direkt in die Bewertung der Praktiken bei amtlicher Kontrolle und Rückverfolgbarkeit ein, ohne die Fragen zu duplizieren.
Wo werden die Daten gehostet?
In Frankreich, bei OVH, mit Sicherung bei Scaleway. Kein Transfer außerhalb der Europäischen Union. Die eingesetzten KI-Modelle können ausgewählt werden, auch unter europäischen Lösungen.