Maturidade TRACES NT · Regulamento (UE) 2019/1715 (IMSOC)
As suas práticas TRACES NT medidas em cinco níveis, depois convertidas num plano de ação com valores.
9 domínios, uma escala de 5 níveis. E a ação que faz passar de um nível para o seguinte.
Os 9 domínios do referencial, já redigidos de N1 a N5. Uma empresa, uma unidade de negócio, ou 300 de uma vez.
Maturidade TRACES NT · Regulamento (UE) 2019/1715 (IMSOC)
9 domínios, escala de 5 níveis.
Nordhavn Industries
53 / 100
Medem a sua maturidade com a Datamensio
Um exemplo
Esta situação podia ser a sua.
Vejamos o exemplo de uma empresa: três instalações, três folhas de cálculo, nenhuma resposta comum.
Ninguém sabe consolidar.
Nordhavn Industries, 2 400 pessoas em Hamburgo, Lyon e Porto. Um cliente pergunta em que ponto está o grupo. Cada instalação responde na sua folha de cálculo, com as suas próprias escalas.
Três semanas, uma única base.
Um diagnóstico Regulamento (UE) 2019/1715 da Comissão de 30 de setembro de 2019 (regulamento IMSOC), componente TRACES lançado nas três instalações ao mesmo tempo, a partir das notas de entrevista dos responsáveis. O referencial já estava escrito, os 9 domínios e os níveis N1 a N5 também.
Duas despesas evitadas antes de serem assumidas.
Uma pontuação de 53 em 100, um desvio concentrado em três domínios. O assistente de IA detetou que duas ações do plano duplicavam as de outro diagnóstico. O relatório de resultados para a comissão foi pedido numa frase.
O que isto lhes evitou
- 3instalações medidas na mesma base, em vez de três questionários a retrabalhar
- 2ações duplicadas detetadas antes da despesa
- 1relatório de resultados para a comissão, sem retrabalho manual
Estes números são os de um exemplo. Podiam ser os seus.
A norma impõe processos. A Datamensio diz onde está.
01
O referencial já está escrito
Domínios, perguntas e níveis N1 a N5 redigidos. Não parte de uma folha de cálculo em branco.
02
A pontuação sai no próprio dia
Online, por link de autoavaliação ou em entrevista. Domínio a domínio, comparável ao longo do tempo.
03
O desvio transforma-se num plano com custos
Cada passagem de nível tem a sua ação. A IA prioriza pelo efeito esperado, não pela ordem da norma.
04
A progressão demonstra-se
Campanha após campanha, face ao seu objetivo e ao seu histórico. É isso que a sua comissão executiva pede.
A escala de maturidade
Um nível, o seguinte, e a ação que liga os dois.
É este mecanismo (um nível, um nível superior, e a ação que os liga) que transforma uma constatação numa trajetória.
As habilitações dos utilizadores no TRACES NT são geridas e revistas?
- N1
Nenhuma lista dos utilizadores habilitados. Os acessos foram criados de acordo com as necessidades, ninguém sabe quem dispõe de que direitos.
- N2
Existe uma lista e um responsável está identificado, mas não é atualizada e as saídas de colaboradores não desencadeiam sempre a remoção dos acessos.
- N3
As habilitações são atribuídas de acordo com funções definidas, documentadas, e removidas nas movimentações de pessoal. Os desvios são pontuais.
- N4
É realizada e registada uma revisão periódica das contas e dos direitos, com substituto nomeado para cada função crítica e controlo das assinaturas eletrónicas utilizadas.
- N5
A revisão é alargada a todas as instalações, os seus resultados alimentam o plano de ação e as regras de atribuição são ajustadas após cada incidente ou evolução do sistema.
Ação para passar de N2 a N3
Formalizar uma matriz de funções e direitos para o TRACES NT, associá-la ao processo de entrada e saída de recursos humanos, e verificar a lista de contas ativas na revisão de qualidade mensal.
« Graças à Datamensio, cumprimos os nossos objetivos com muito mais eficácia. Os serviços de inspeção do FEDER e do nosso ministério de tutela apreciaram particularmente esta abordagem, que lhes fornece dados fiáveis. »
Diretora da CCI 94CCI Île-de-France
« Consideramos que é a solução mais adequada para levar o nosso projeto de transformação à escala e medir o impacto de acordo com as nossas necessidades. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente sozinho
Um referencial combina-se. Associe vários para cobrir a sua atividade, ou peça à IA para escrever o seu.
Faça a sua primeira mediçãoem TRACES.
Sobre o que trata este referencial
O Regulamento (UE) 2019/1715, designado regulamento IMSOC, define as regras de funcionamento do sistema de gestão da informação sobre os controlos oficiais previsto no Regulamento (UE) 2017/625. O TRACES é a sua componente dedicada às trocas comerciais: emissão e validação de certificados oficiais e de atestados oficiais, DSCE para as remessas apresentadas nos postos de controlo fronteiriço, documentos de acompanhamento para as movimentações de animais, vegetais, géneros alimentícios, alimentos para animais e subprodutos animais. O regulamento regula também a autenticação dos utilizadores, a assinatura eletrónica, os direitos de acesso e a conservação dos dados.
A dificuldade não está na norma, está na organização em torno da ferramenta. Quem detém as habilitações no TRACES NT, e o que acontece quando essa pessoa está ausente ou sai da empresa? Os dados declarados no certificado provêm do sistema de informação, ou são reintroduzidos manualmente a partir de uma nota de encomenda? As rejeições, recusas e devoluções de remessas são analisadas, ou tratadas como incidentes isolados? Muitas organizações descobrem os seus pontos fracos no momento de um bloqueio num posto de controlo fronteiriço.
Uma confusão surge com frequência: o TRACES NT não é um simples portal declarativo, é o suporte jurídico do certificado oficial. O dado introduzido responsabiliza o operador e a autoridade competente, é consultável pelas autoridades dos países de destino e está ligado às outras componentes do IMSOC, incluindo o sistema de alerta rápido. O aumento dos controlos na importação e a articulação com o balcão único aduaneiro da UE reforçaram esta exigência: um dado impreciso no TRACES torna-se um desvio oponível noutro local.
A auditoria oficial decide por sim ou não: o certificado é válido, a rastreabilidade está demonstrada, a habilitação está regularizada. O diagnóstico de maturidade coloca outra questão. Em que nível de controlo se situa a prática, e qual a ação precisa que permite passar ao nível seguinte. Num tema repartido entre qualidade, logística, apoio ao cliente e veterinários oficiais, esta leitura por níveis permite decidir sem esperar pelo desvio constatado na fronteira.
O referencial está pronto a usar no Datamensio, e é adaptável. A IA ajusta os domínios, as perguntas e os níveis ao seu âmbito, setor animal, vegetal ou subprodutos, ou constrói uma variante a partir dos seus procedimentos e dos seus modelos de certificados. O diagnóstico pode ser implementado local a local, com comparação entre unidades de negócio.
Norma de referência: Regulamento (UE) 2019/1715 da Comissão de 30 de setembro de 2019 (regulamento IMSOC), componente TRACES
Os domínios avaliados
Governação e responsabilidades
Designação de um responsável pelo tema, procedimento escrito, articulação entre qualidade, apoio ao cliente, logística e veterinário oficial, substituição em caso de ausência.
Habilitações e acesso ao sistema
Registo dos utilizadores, funções e direitos atribuídos, revisão periódica das contas, remoção dos acessos à saída de um colaborador, utilização da assinatura eletrónica.
Qualidade dos dados declarados
Origem dos dados introduzidos, coerência com o sistema de informação e os documentos comerciais, códigos das mercadorias e dos estabelecimentos, controlo antes da validação.
Certificados e documentos de acompanhamento
Escolha do modelo correto de certificado ou atestado, DSCE para as remessas importadas, documentos de movimentação intra-UE, prazos de emissão antes da apresentação da remessa.
Interface com as autoridades competentes
Circuito de validação pela autoridade, pontos de contacto, gestão de pedidos de complementos, acompanhamento das decisões tomadas no posto de controlo fronteiriço.
Gestão de recusas, rejeições e não conformidades
Tratamento das remessas recusadas ou devolvidas, análise das causas, ações corretivas, ligação com as notificações de alerta e o acompanhamento das remessas não conformes.
Rastreabilidade e arquivo
Conservação dos certificados e dos documentos comprovativos, prazos de conservação, capacidade de reconstituir um processo de remessa, trilho de auditoria das alterações.
Competências e formação
Formação inicial e manutenção das competências dos utilizadores, monitorização das evoluções do sistema e dos modelos, transmissão das instruções às instalações.
Acompanhamento de desempenho e melhoria
Indicadores sobre os certificados emitidos, corrigidos e recusados, revisão periódica, comparação entre instalações, atualização dos procedimentos após retorno de experiência.
Está disponível uma versão curta do referencial para a auto-avaliação online.
Perguntas frequentes
O TRACES NT é objeto de certificação?
Não. O Regulamento (UE) 2019/1715 impõe a utilização do sistema e define as regras aplicáveis aos certificados e notificações, não abre uma certificação de empresa. O diagnóstico mede a maturidade das suas práticas e prepara o controlo oficial, não emite nenhum documento oponível.
Qual a diferença com uma auditoria de conformidade regulamentar?
A auditoria verifica a validade de um certificado, de uma habilitação ou de um processo de remessa e conclui com um desvio. O diagnóstico situa a prática em cinco níveis e indica a ação que permite progredir. Os dois complementam-se: o diagnóstico prepara o controlo, o controlo valida.
Quanto tempo demora a avaliação?
A versão curta preenche-se em 20 a 30 minutos por um responsável de qualidade ou regulamentar. A versão completa estende-se por uma a duas semanas em modo colaborativo, sendo a maior parte do tempo dedicada a recolher os elementos junto da logística, do apoio ao cliente e das instalações.
O referencial é adaptável ao nosso setor?
Sim. Os domínios, as perguntas e os níveis podem ser alterados, e a IA gera uma variante adaptada ao seu âmbito, animais vivos, géneros de origem animal, vegetais ou subprodutos, a partir dos seus procedimentos e dos seus modelos de documentos.
É possível comparar várias instalações ou entidades?
Sim. O mesmo referencial é difundido a cada unidade de negócio, as pontuações comparam-se entre entidades e com as campanhas anteriores. Os planos de ação consolidam-se num roteiro transversal, inclusive com outros diagnósticos regulamentares.
Como se articula este diagnóstico com o Regulamento (UE) 2017/625?
O Regulamento 2017/625 cria a obrigação de controlos oficiais e o sistema IMSOC, do qual o TRACES é uma componente. Um diagnóstico TRACES NT sólido alimenta assim diretamente a avaliação das práticas de controlo oficial e de rastreabilidade, sem duplicar as perguntas.
Onde são alojados os dados?
Em França, na OVH, com cópia de segurança na Scaleway. Nenhuma transferência fora da União Europeia. Os modelos de IA utilizados podem ser selecionados, inclusive entre soluções europeias.