Conformidade com os controlos oficiais · Regulamento (UE) 2017/625
A sua preparação para os controlos oficiais, medida com base no regulamento 2017/625 e traduzida em plano de ação.
10 domínios, uma escala de 5 níveis. E a ação que faz passar de um nível para o seguinte.
Os 10 domínios do referencial, já redigidos de N1 a N5. Uma empresa, uma unidade de negócio, ou 300 de uma vez.
Conformidade com os controlos oficiais · Regulamento (UE) 2017/625
10 domínios, escala de 5 níveis.
Nordhavn Industries
53 / 100
Medem a sua maturidade com a Datamensio
Um exemplo
Esta situação podia ser a sua.
Vejamos o exemplo de uma empresa: três instalações, três folhas de cálculo, nenhuma resposta comum.
Ninguém sabe consolidar.
Nordhavn Industries, 2 400 pessoas em Hamburgo, Lyon e Porto. Um cliente pergunta em que ponto está o grupo. Cada instalação responde na sua folha de cálculo, com as suas próprias escalas.
Três semanas, uma única base.
Um diagnóstico Regulamento (UE) 2017/625 de 15 de março de 2017, aplicável desde 14 de dezembro de 2019 lançado nas três instalações ao mesmo tempo, a partir das notas de entrevista dos responsáveis. O referencial já estava escrito, os 10 domínios e os níveis N1 a N5 também.
Duas despesas evitadas antes de serem assumidas.
Uma pontuação de 53 em 100, um desvio concentrado em três domínios. O assistente de IA detetou que duas ações do plano duplicavam as de outro diagnóstico. O relatório de resultados para a comissão foi pedido numa frase.
O que isto lhes evitou
- 3instalações medidas na mesma base, em vez de três questionários a retrabalhar
- 2ações duplicadas detetadas antes da despesa
- 1relatório de resultados para a comissão, sem retrabalho manual
Estes números são os de um exemplo. Podiam ser os seus.
A norma impõe processos. A Datamensio diz onde está.
01
O referencial já está escrito
Domínios, perguntas e níveis N1 a N5 redigidos. Não parte de uma folha de cálculo em branco.
02
A pontuação sai no próprio dia
Online, por link de autoavaliação ou em entrevista. Domínio a domínio, comparável ao longo do tempo.
03
O desvio transforma-se num plano com custos
Cada passagem de nível tem a sua ação. A IA prioriza pelo efeito esperado, não pela ordem da norma.
04
A progressão demonstra-se
Campanha após campanha, face ao seu objetivo e ao seu histórico. É isso que a sua comissão executiva pede.
A escala de maturidade
Um nível, o seguinte, e a ação que liga os dois.
É este mecanismo (um nível, um nível superior, e a ação que liga os dois) que transforma uma constatação numa trajetória.
As ações dadas às constatações das autoridades competentes são acompanhadas até à verificação da sua eficácia?
- N1
Os relatórios de inspeção são arquivados. Não existe acompanhamento estruturado das ações após a resposta enviada à autoridade.
- N2
As ações são listadas e atribuídas, mas o seu encerramento depende da memória das pessoas. Não é exigida qualquer prova de eficácia.
- N3
Cada constatação é registada com um responsável, um prazo e uma prova de realização. O encerramento é validado pelo responsável da qualidade.
- N4
A eficácia é verificada algum tempo após o encerramento, por controlo no terreno ou análise. As recorrências são identificadas e tratadas na origem.
- N5
As constatações e as suas ações são consolidadas entre locais, analisadas em tendência e alimentam a revisão dos procedimentos e dos planos de controlo.
Ação para passar de N2 a N3
Abrir um registo único das constatações oficiais, com responsável, prazo e prova esperada para cada ação, e torná-lo um ponto fixo da revisão de qualidade mensal do local.
« Graças à Datamensio, cumprimos os nossos objetivos com muito mais eficácia. Os serviços de inspeção do FEDER e do nosso ministério de tutela apreciaram particularmente esta abordagem, que lhes fornece dados fiáveis. »
Diretora da CCI 94CCI Île-de-France
« Consideramos que é a solução mais adequada para levar o nosso projeto de transformação à escala e medir o impacto de acordo com as nossas necessidades. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente sozinho
Um referencial combina-se. Associe vários para cobrir a sua atividade, ou peça à IA para escrever o seu.
Faça a sua primeira medição
Sobre o que trata este referencial
O Regulamento (UE) 2017/625 é o texto quadro dos controlos oficiais na cadeia agroalimentar da União. Abrange os géneros alimentícios, os alimentos para animais, a saúde animal, o bem-estar animal, a saúde das plantas e os produtos fitofarmacêuticos. Define como as autoridades competentes planeiam os seus controlos com base no risco, realizam as colheitas de amostras e as análises, e aplicam as medidas em caso de não conformidade. Do lado do operador, fixa obrigações diretas: dar acesso às instalações, aos equipamentos, aos animais e aos documentos, cooperar com os agentes, e assumir as taxas de controlo. Enquadra igualmente os controlos na importação através dos postos de controlo fronteiriços e do sistema TRACES.
Na prática, estas obrigações são difíceis de gerir porque não se enquadram num único departamento. O acesso documental depende da qualidade, a rastreabilidade a montante do departamento de compras, os certificados sanitários da logística, o acompanhamento das sequências do controlo da direção do local. Três questões surgem repetidamente em comité: quem recebe o inspetor se o responsável da qualidade estiver ausente nesse dia, onde se encontram os relatórios dos três últimos controlos com o estado de avanço das ações corretivas, e sabemos demonstrar que as não conformidades identificadas há um ano não se repetiram.
Vale a pena esclarecer uma confusão frequente: o 2017/625 não é mais um referencial de segurança alimentar, ao lado do IFS, do BRCGS ou do plano HACCP. Rege a atuação da autoridade pública, não a conceção do seu sistema de controlo. A sua consequência para o operador é indireta mas pesada: incide sobre a capacidade de se tornar controlável, a qualquer momento, em domínios transversais. O regulamento revogou e fundiu ainda vários textos anteriores, entre os quais o Regulamento (CE) n.º 882/2004, o que alargou o âmbito dos controlos oficiais à saúde das plantas e aos subprodutos animais.
O diagnóstico de maturidade não responde à mesma questão que uma inspeção. A inspeção conclui com uma constatação: conforme, não conforme, com medidas. O diagnóstico situa cada prática numa escala progressiva e indica a ação precisa que permite passar ao nível seguinte. Um estabelecimento pode ter passado o seu último controlo sem desvio maior e permanecer num nível de maturidade baixo, porque o seu sucesso se devia à presença de uma pessoa e não a um dispositivo documentado e repetível.
No Datamensio, o referencial está pronto a usar e é adaptável. A IA ajusta os domínios, as questões e os níveis à sua atividade, matadouro, unidade de transformação, entreposto aduaneiro ou importador, ou constrói uma versão a partir dos seus procedimentos e dos seus relatórios de inspeção existentes. As avaliações realizadas em vários locais comparam-se entre si e consolidam-se num roteiro transversal.
Norma de referência: Regulamento (UE) 2017/625 de 15 de março de 2017, aplicável desde 14 de dezembro de 2019
Os domínios avaliados
Conhecimento do quadro e dos domínios controlados
Identificação das autoridades competentes, dos domínios abrangidos pelo regulamento aplicáveis à atividade, dos textos setoriais associados, monitorização dos atos delegados e de execução.
Obrigações de cooperação do operador
Acesso às instalações, aos equipamentos, aos meios de transporte, aos animais e aos sistemas informatizados, disponibilização dos documentos, designação e disponibilidade de um interlocutor.
Preparação e condução das inspeções
Procedimento de receção dos agentes, comportamento em caso de controlo inesperado, substituição em caso de ausência, acompanhamento da visita, releitura e assinatura das constatações.
Documentação e provas mobilizáveis
Disponibilidade dos registos HACCP, rastreabilidade a montante e a jusante, planos de controlo, resultados de análises, prazo de produção dos documentos a pedido do inspetor.
Colheitas de amostras, análises e contraperícia
Enquadramento das colheitas oficiais, conhecimento do direito a um segundo parecer de perito, conservação das amostras, relação com os laboratórios oficiais e privados.
Gestão das não conformidades e das ações corretivas
Tratamento das constatações, medidas ordenadas pela autoridade, ações corretivas, verificação da eficácia, prevenção da recorrência, acompanhamento dos prazos impostos.
Controlos na importação e fluxos transfronteiriços
Notificação prévia, documentos sanitários comuns de entrada, uso do TRACES, passagem pelos postos de controlo fronteiriços, gestão dos lotes retidos ou rejeitados.
Certificação oficial e atestados
Pedido e obtenção dos certificados oficiais, exatidão das informações declaradas, arquivo, coerência entre os documentos que acompanham os lotes e a realidade dos fluxos.
Taxas, sanções e relação com a autoridade
Acompanhamento das taxas de controlo, conhecimento das sanções aplicáveis, vias de recurso, histórico documentado das trocas com as autoridades competentes.
Governação, gestão e melhoria
Atribuição das responsabilidades, comunicação das constatações à direção, indicadores de preparação, revisões periódicas, partilha de experiência entre locais.
Está disponível uma versão curta do referencial para a auto-avaliação online.
Perguntas frequentes
O regulamento 2017/625 é certificável?
Não. É um regulamento que organiza a atuação das autoridades competentes e impõe obrigações diretas aos operadores. Não existe um organismo que emita um certificado 2017/625. O diagnóstico mede a sua maturidade e prepara a vinda dos serviços oficiais, não emite nada.
Qual a diferença entre este diagnóstico e um controlo oficial?
O controlo oficial conclui com uma constatação vinculativa e, se aplicável, medidas. O diagnóstico situa as suas práticas numa escala de maturidade e indica a trajetória para progredir. Ambos são complementares: o diagnóstico antecipa o que a inspeção virá verificar.
Quanto tempo demora a avaliação?
A autoavaliação individual realiza-se numa sessão de trabalho. Em modo colaborativo, com a qualidade, a logística, os assuntos regulamentares e a direção do local, a recolha estende-se geralmente por uma a duas semanas, sendo a maior parte do tempo dedicada a reunir os documentos.
O referencial é adaptável à nossa atividade?
Sim. Os domínios, as questões e os níveis podem ser modificados. A IA gera uma versão adaptada a um matadouro, uma unidade de transformação, um importador ou um estabelecimento de alimentos para animais, e pode partir dos seus procedimentos e relatórios de inspeção existentes.
Como comparar vários estabelecimentos entre si?
Cada local responde ao mesmo referencial e obtém uma pontuação por domínio. O benchmark compara as unidades de negócio entre si e compara também cada local com as suas próprias avaliações anteriores. Os desvios consolidam-se num roteiro transversal em vez de vários planos de ação isolados.
Como se articula este diagnóstico com o IFS, o BRCGS ou o nosso plano HACCP?
Esses referenciais incidem sobre a conceção e o controlo do seu sistema. O 2017/625 incide sobre a sua capacidade de ser controlado pela autoridade pública. As provas sobrepõem-se largamente: o diagnóstico identifica o que é reutilizável e o que falta especificamente para o controlo oficial.
O que acontece ao desvio depois de identificado?
Cada desvio alimenta o plano de ação, com o nível pretendido e a ação que a ele conduz. O catálogo de prestações apresenta uma solução face aos elementos do plano, com o seu custo, o seu prazo e o seu impacto esperado na pontuação. A IA agrupa o conjunto num roteiro priorizado.
Onde são alojados os dados?
Em França, na OVH, com cópia de segurança na Scaleway. Sem transferência para fora da União Europeia. Os modelos de IA utilizados podem ser selecionados, inclusive entre soluções europeias.