Maturidade RASFF · Conformidade com as obrigações de alerta rápido · Regulamento (CE) n.º 178/2002
O seu dispositivo de alerta rápido, medido face às obrigações do RASFF e traduzido num plano de ação.
9 domínios, uma escala de 5 níveis. E a ação que faz passar de um nível para o seguinte.
Os 9 domínios do referencial, já redigidos de N1 a N5. Uma empresa, uma unidade de negócio, ou 300 de uma vez.
Maturidade RASFF · Conformidade com as obrigações de alerta rápido · Regulamento (CE) n.º 178/2002
9 domínios, escala de 5 níveis.
Nordhavn Industries
53 / 100
Medem a sua maturidade com a Datamensio
Um exemplo
Esta situação podia ser a sua.
Vejamos o exemplo de uma empresa: três instalações, três folhas de cálculo, nenhuma resposta comum.
Ninguém sabe consolidar.
Nordhavn Industries, 2 400 pessoas em Hamburgo, Lyon e Porto. Um cliente pergunta em que ponto está o grupo. Cada instalação responde na sua folha de cálculo, com as suas próprias escalas.
Três semanas, uma única base.
Um diagnóstico Regulamento (CE) n.º 178/2002, artigos 19, 20 e 50 a 52, e regulamento de execução (UE) 2019/1715 (IMSOC) lançado nas três instalações ao mesmo tempo, a partir das notas de entrevista dos responsáveis. O referencial já estava escrito, os 9 domínios e os níveis N1 a N5 também.
Duas despesas evitadas antes de serem assumidas.
Uma pontuação de 53 em 100, um desvio concentrado em três domínios. O assistente de IA detetou que duas ações do plano duplicavam as de outro diagnóstico. O relatório de resultados para a comissão foi pedido numa frase.
O que isto lhes evitou
- 3instalações medidas na mesma base, em vez de três questionários a retrabalhar
- 2ações duplicadas detetadas antes da despesa
- 1relatório de resultados para a comissão, sem retrabalho manual
Estes números são os de um exemplo. Podiam ser os seus.
A norma impõe processos. A Datamensio diz onde está.
01
O referencial já está escrito
Domínios, perguntas e níveis N1 a N5 redigidos. Não parte de uma folha de cálculo em branco.
02
A pontuação sai no próprio dia
Online, por link de autoavaliação ou em entrevista. Domínio a domínio, comparável ao longo do tempo.
03
O desvio transforma-se num plano com custos
Cada passagem de nível tem a sua ação. A IA prioriza pelo efeito esperado, não pela ordem da norma.
04
A progressão demonstra-se
Campanha após campanha, face ao seu objetivo e ao seu histórico. É isso que a sua comissão executiva pede.
A escala de maturidade
Um nível, o seguinte, e a ação que liga os dois.
É este mecanismo (um nível, um nível superior, e a ação que liga os dois) que transforma uma constatação numa trajetória.
A sua organização é capaz de identificar e isolar os lotes em causa e depois decidir uma retirada fora do horário de trabalho?
- N1
Nenhum dispositivo fora do horário de trabalho. A identificação dos lotes depende da disponibilidade de algumas pessoas e dos sistemas acessíveis no dia seguinte.
- N2
Existe um procedimento de retirada que designa um decisor, mas os contactos não são atualizados e o dispositivo nunca foi acionado fora do horário de trabalho.
- N3
Está organizada uma prevenção com substitutos, as listas de contactos são atualizadas e a extração dos dados de rastreabilidade é possível à distância. O dispositivo foi testado pelo menos uma vez.
- N4
Os prazos de identificação dos lotes e de decisão são medidos em cada exercício e em cada evento real, comparados com um objetivo interno, e os desvios dão origem a ações acompanhadas.
- N5
Os cenários de exercício são variados e cobrem os casos degradados, os resultados são comparados entre locais e ao longo do tempo, e o procedimento é revisto após cada retorno de experiência com rastreabilidade das revisões.
Ação para passar de N2 para N3
Implementar uma tabela de prevenção nominativa com substitutos, verificar os acessos remotos aos dados de rastreabilidade, e desencadear um exercício surpresa de rastreio de lote numa noite ou fim de semana, com relatório apresentado na revisão de qualidade seguinte.
« Graças à Datamensio, cumprimos os nossos objetivos com muito mais eficácia. Os serviços de inspeção do FEDER e do nosso ministério de tutela apreciaram particularmente esta abordagem, que lhes fornece dados fiáveis. »
Diretora da CCI 94CCI Île-de-France
« Consideramos que é a solução mais adequada para levar o nosso projeto de transformação à escala e medir o impacto de acordo com as nossas necessidades. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente sozinho
Um referencial combina-se. Associe vários para cobrir a sua atividade, ou peça à IA para escrever o seu.
Faça a sua primeira mediçãoem RASFF.
Sobre o que trata este referencial
O RASFF (Rapid Alert System for Food and Feed) é a rede de alerta rápido instituída pelos artigos 50 a 52 do Regulamento (CE) n.º 178/2002. Liga os pontos de contacto dos Estados-Membros, a Comissão e a EFSA, e faz circular notificações de alerta, notificações de informação, rejeições nas fronteiras e informações de acompanhamento. Para o operador, as obrigações correspondentes estão previstas nos artigos 19 e 20: iniciar imediatamente os procedimentos de retirada quando um produto é considerado não conforme com os requisitos de segurança, informar sem demora as autoridades competentes, e recolher junto dos consumidores quando as outras medidas não sejam suficientes para alcançar um nível elevado de protecção.
Na prática, a dificuldade não está no texto, mas na cadeia de decisão. Quanto tempo passa entre a recepção de um resultado de análise fora de especificação, numa noite de fim de semana, e a decisão de notificar? Quem está habilitado a decidir uma recolha, e essa pessoa está contactável fora do horário de trabalho? Os dados de rastreabilidade a montante e a jusante permitem isolar os lotes em causa em poucas horas, ou é preciso reconstituir os fluxos a partir de vários sistemas? Muitas organizações têm um procedimento escrito que nunca foi testado sob pressão de tempo.
O regulamento de execução (UE) 2019/1715 integrou o RASFF no IMSOC, o sistema de gestão da informação sobre os controlos oficiais, juntamente com o iRASFF, o TRACES e o AAC. Daí resulta uma confusão frequente: o RASFF não é um canal aberto às empresas. O operador notifica a sua autoridade competente nacional, que avalia e alimenta a rede. Outro ponto muitas vezes mal compreendido: as notificações publicadas no portal RASFF Window dizem também respeito a fornecedores e matérias-primas importadas, e constituem uma fonte de vigilância utilizável antes das compras.
O diagnóstico de maturidade responde a uma questão diferente da do auditoria de conformidade. A auditoria verifica a existência de um procedimento de retirada e recolha, e conclui por um desvio ou uma conformidade. O diagnóstico situa cada prática numa escala progressiva: o procedimento existe, é conhecido, é testado, é medido, é melhorado após cada evento. Indica sobretudo a ação precisa que permite passar ao nível seguinte.
Na Datamensio, o referencial está pronto a usar e permanece adaptável. A IA ajusta os domínios, as perguntas e os níveis ao seu perímetro, transformação, distribuição, importação ou alimentação animal, ou constrói uma variante a partir dos seus próprios procedimentos de gestão de crise e dos seus relatórios de exercícios.
Norma de referência: Regulamento (CE) n.º 178/2002, artigos 19, 20 e 50 a 52, e regulamento de execução (UE) 2019/1715 (IMSOC)
Os domínios avaliados
Deteção e qualificação do evento
Fontes de alerta internas e externas, reclamações de consumidores, resultados de autocontrolo fora de especificação, vigilância das notificações publicadas, critérios de qualificação de um produto prejudicial à saúde.
Decisão de notificação às autoridades
Aplicação dos artigos 19 e 20, prazos internos de decisão, pessoas habilitadas, árvore de decisão documentada, conteúdo e formato da informação transmitida à autoridade competente.
Rastreabilidade a montante e a jusante
Identificação dos lotes, dados de fornecedores e clientes de primeiro nível, prazo de reconstituição dos fluxos, exaustividade dos registos, capacidade de extração em situação de emergência.
Retirada e recolha
Procedimentos distintos de retirada e recolha, bloqueio de stocks, informação aos clientes, mensagem ao consumidor, pontos de venda, canais utilizados e prova de divulgação.
Organização de crise e prevenção
Célula de crise, funções e substitutos, contactabilidade fora do horário de trabalho, delegações de decisão, registo de crise, articulação com a comunicação externa.
Relações com as autoridades competentes
Ponto de contacto identificado, histórico das trocas, resposta aos pedidos de informação de acompanhamento, tratamento das rejeições nas fronteiras e das notificações relativas aos seus produtos.
Controlo de fornecedores e matérias-primas
Cláusulas contratuais de informação sem demora, obrigação de reporte em caso de alerta, avaliação dos fornecedores face às notificações publicadas, plano de controlo à receção.
Exercícios e testes
Frequência dos exercícios de retirada e recolha, realismo dos cenários, medição dos prazos alcançados, participação das funções envolvidas, formalização das conclusões.
Retorno de experiência e melhoria
Análise das causas após o evento, acompanhamento das ações corretivas até ao encerramento, atualização dos procedimentos, indicadores acompanhados ao longo do tempo e revisão de direção.
Está disponível uma versão curta do referencial para a auto-avaliação online.
Perguntas frequentes
Uma empresa pode notificar diretamente no RASFF?
Não. A rede liga as autoridades competentes dos Estados-Membros, a Comissão e a EFSA. O operador informa sem demora a sua autoridade competente nacional nos termos dos artigos 19 e 20 do Regulamento (CE) n.º 178/2002, e é ela que avalia e alimenta a rede. O diagnóstico avalia a qualidade e a rapidez deste reporte.
O RASFF dá origem a uma certificação?
Não. Trata-se de obrigações regulamentares verificadas nos controlos oficiais, e retomadas pelos referenciais privados IFS, BRCGS ou FSSC nos seus capítulos de retirada e recolha. A Datamensio mede a maturidade do dispositivo e prepara esses controlos e auditorias, não emite nenhum certificado.
Qual a diferença entre este diagnóstico e uma auditoria de conformidade?
A auditoria verifica a existência de um procedimento e conclui por um desvio ou uma conformidade. O diagnóstico situa cada prática numa escala de cinco níveis e indica a ação que permite passar ao nível seguinte. Os dois são complementares: o diagnóstico prepara a auditoria, a auditoria valida.
Quanto tempo demora a avaliação?
A versão curta preenche-se em 20 a 30 minutos por um responsável de qualidade. A versão completa, em modo colaborativo com a supply chain, a produção e a comunicação, prolonga-se geralmente por uma a duas semanas, sendo a maior parte do tempo dedicada a recolher provas junto das equipas.
É possível adaptar o referencial à nossa atividade?
Sim. Pode modificar as perguntas, os níveis e os domínios, ou partir dos seus próprios procedimentos de crise. A IA gera uma variante adaptada ao seu perímetro, transformação, distribuição, importação ou alimentação animal, e afina as formulações de níveis segundo o método CMMI.
Como comparar vários locais entre si?
O mesmo referencial é aplicado a cada local, as pontuações por domínio são comparadas entre unidades de negócio e face a campanhas anteriores. Os desvios alimentam um roteiro transversal, que a IA agrupa em ações comuns em vez de uma lista local a local.
O diagnóstico cobre também a alimentação animal?
Sim. O Regulamento (CE) n.º 178/2002 abrange os géneros alimentícios e os alimentos para animais, e o RASFF trata os dois fluxos. Os domínios rastreabilidade, retirada e relações com as autoridades aplicam-se a ambos os perímetros, com perguntas ajustadas quando necessário.
Onde estão alojados os dados?
Em França, na OVH, com backup na Scaleway. Nenhuma transferência fora da União Europeia. Os modelos de IA utilizados podem ser selecionados, incluindo entre soluções europeias.