Dojrzałość TRACES NT · Rozporządzenie (UE) 2019/1715 (IMSOC)
Państwa praktyki TRACES NT zmierzone na pięciu poziomach, a następnie przełożone na wyceniony plan działania.
9 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów. I działanie, które pozwala przejść z jednego poziomu na kolejny.
9 obszarów tematycznych modelu referencyjnego, już opracowanych od N1 do N5. Jedna firma, jedna jednostka biznesowa, albo 300 naraz.
Dojrzałość TRACES NT · Rozporządzenie (UE) 2019/1715 (IMSOC)
9 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów.
Nordhavn Industries
53 / 100
Oni mierzą swoją dojrzałość z Datamensio
Przykład
Ta sytuacja mogłaby być Państwa sytuacją.
Weźmy przykład firmy: trzy oddziały, trzy arkusze kalkulacyjne, żadnej wspólnej odpowiedzi.
Nikt nie potrafi tego skonsolidować.
Nordhavn Industries, 2400 osób w Hamburgu, Lyonie i Porto. Zamawiający pyta, na jakim etapie jest grupa. Każdy oddział odpowiada we własnym arkuszu, z własnymi skalami.
Trzy tygodnie, jedna wspólna baza.
Diagnoza Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/1715 z dnia 30 września 2019 r. (rozporządzenie w sprawie IMSOC), komponent TRACES uruchomiona jednocześnie na trzech oddziałach, na podstawie notatek ze spotkań z osobami odpowiedzialnymi. Model referencyjny był już gotowy, podobnie jak 9 obszarów tematycznych i poziomy od N1 do N5.
Dwa wydatki uniknięte, zanim zostały poniesione.
Wynik 53 na 100, luka skoncentrowana na trzech obszarach tematycznych. Asystent IA wykrył, że dwa działania planu pokrywają się z działaniami z innego audytu. Prezentacja wyników dla komitetu powstała w jedno zdanie.
Czego dzięki temu uniknięto
- 3oddziały zmierzone na tej samej podstawie, zamiast trzech kwestionariuszy do przetworzenia
- 2zdublowane działania wykryte przed poniesieniem wydatku
- 1prezentacja wyników dla komitetu, bez ręcznego opracowania
Te liczby pochodzą z przykładu. Mogłyby być Państwa liczbami.
Norma narzuca procesy. Datamensio mówi, na jakim etapie Państwo są.
01
Model referencyjny jest już gotowy
Obszary tematyczne, pytania i poziomy od N1 do N5 opracowane. Nie zaczynają Państwo od pustego arkusza.
02
Wynik jest gotowy tego samego dnia
Online, przez link do samooceny albo podczas spotkania. Obszar po obszarze, porównywalny w czasie.
03
Luka staje się wycenionym planem
Każde przejście na kolejny poziom niesie ze sobą działanie. IA priorytetyzuje według oczekiwanego efektu, nie według kolejności z normy.
04
Postęp da się wykazać
Kampania po kampanii, względem Państwa celu i względem Państwa przeszłości. Tego właśnie oczekuje Państwa zarząd.
Skala dojrzałości
Jeden poziom, kolejny i działanie, które je łączy.
To właśnie ten mechanizm, poziom, poziom wyższy i działanie łączące oba, przekształca stwierdzenie w trajektorię rozwoju.
Czy uprawnienia użytkowników w TRACES NT są zarządzane i poddawane przeglądowi?
- N1
Brak listy uprawnionych użytkowników. Dostępy były tworzone w miarę potrzeb, nikt nie wie, kto posiada jakie prawa.
- N2
Lista istnieje i wyznaczono osobę odpowiedzialną, lecz nie jest aktualizowana, a odejścia pracowników nie zawsze powodują odebranie dostępu.
- N3
Uprawnienia są przyznawane według określonych ról, udokumentowane i odbierane przy zmianach kadrowych. Luki mają charakter jednostkowy.
- N4
Przeprowadzany i rejestrowany jest okresowy przegląd kont i uprawnień, z wyznaczonym zastępstwem dla każdej roli krytycznej i kontrolą stosowanych podpisów elektronicznych.
- N5
Przegląd obejmuje wszystkie lokalizacje, jego wyniki zasilają plan działania, a zasady przyznawania uprawnień są korygowane po każdym incydencie lub zmianie systemu.
Działanie dla przejścia z poziomu 2 do poziomu 3
Sformalizować macierz ról i uprawnień dla TRACES NT, powiązać ją z procesem przyjęć i odejść pracowników oraz weryfikować listę aktywnych kont podczas miesięcznego przeglądu jakości.
« Dzięki Datamensio realizujemy nasze cele ze znacznie większą skutecznością. Służby inspekcyjne EFRR oraz naszego ministerstwa nadzorującego szczególnie doceniły to podejście, które dostarcza im wiarygodnych danych. »
Dyrektorka CCI 94CCI Île-de-France
« Uważamy, że to rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebie skalowania naszego projektu transformacji i mierzenia jego wpływu zgodnie z naszymi wymaganiami. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Rzadko sam
Model referencyjny da się łączyć z innymi. Niech Państwo połączą kilka, by objąć całą działalność, albo pozwolą IA napisać własny.
Wykonajcie swój pierwszy pomiarna TRACES.
O czym jest ten model referencyjny
Rozporządzenie (UE) 2019/1715, zwane rozporządzeniem w sprawie IMSOC, określa zasady funkcjonowania systemu zarządzania informacjami w zakresie kontroli urzędowych przewidzianego w rozporządzeniu (UE) 2017/625. TRACES jest jego komponentem poświęconym wymianie handlowej: wystawianiu i zatwierdzaniu świadectw urzędowych oraz zaświadczeń urzędowych, wspólnemu zdrowotnemu dokumentowi wejścia (CHED) dla przesyłek przedstawianych w punktach kontroli granicznej, dokumentom towarzyszącym przemieszczaniu zwierząt, roślin, środków spożywczych, pasz i produktów ubocznych pochodzenia zwierzęcego. Rozporządzenie reguluje także uwierzytelnianie użytkowników, podpis elektroniczny, prawa dostępu i przechowywanie danych.
Trudność nie leży w samej normie, lecz w organizacji wokół narzędzia. Kto posiada uprawnienia w TRACES NT i co się dzieje, gdy ta osoba jest nieobecna albo odchodzi z firmy? Czy dane deklarowane w świadectwie pochodzą z systemu informatycznego, czy są ręcznie przepisywane z zamówienia? Czy odrzucenia, odmowy i zawrócenia przesyłek są analizowane, czy traktowane jako pojedyncze incydenty? Wiele organizacji odkrywa swoje słabe punkty dopiero w momencie zablokowania przesyłki w punkcie kontroli granicznej.
Powraca częste nieporozumienie: TRACES NT to nie zwykły portal deklaracyjny, lecz prawna podstawa świadectwa urzędowego. Wprowadzone dane wiążą podmiot gospodarczy i właściwy organ, są dostępne dla organów krajów przeznaczenia i powiązane z innymi komponentami IMSOC, w tym z systemem wczesnego ostrzegania. Wzrost liczby kontroli przy imporcie oraz powiązanie z unijnym pojedynczym okienkiem w dziedzinie ceł wzmocniły to wymaganie: niedokładna dana w TRACES staje się luką możliwą do podniesienia gdzie indziej.
Audyt urzędowy rozstrzyga przez tak lub nie: świadectwo jest ważne, identyfikowalność jest wykazana, uprawnienie jest zgodne z przepisami. Ocena dojrzałości stawia inne pytanie. Na jakim poziomie opanowania znajduje się dana praktyka i jakie konkretne działanie pozwala przejść na wyższy poziom. W temacie rozłożonym pomiędzy jakość, logistykę, dział handlowy i urzędowych lekarzy weterynarii taka lektura poziomami pozwala podejmować decyzje bez czekania na lukę stwierdzoną na granicy.
Model referencyjny jest gotowy do użycia w Datamensio i podlega adaptacji. Sztuczna inteligencja dostosowuje obszary tematyczne, pytania i poziomy do Państwa zakresu, branży zwierzęcej, roślinnej lub produktów ubocznych, albo buduje wersję na podstawie Państwa procedur i wzorów świadectw. Ocenę można wdrożyć w podziale na lokalizacje, z porównaniem między jednostkami biznesowymi.
Norma referencyjna: Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/1715 z dnia 30 września 2019 r. (rozporządzenie w sprawie IMSOC), komponent TRACES
Oceniane obszary tematyczne
Zarządzanie i odpowiedzialności
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za temat, pisemna procedura, powiązanie między jakością, działem handlowym, logistyką i urzędowym lekarzem weterynarii, zastępstwo na wypadek nieobecności.
Uprawnienia i dostęp do systemu
Rejestracja użytkowników, przypisane role i prawa, okresowy przegląd kont, odbieranie dostępu przy odejściu pracownika, stosowanie podpisu elektronicznego.
Jakość deklarowanych danych
Pochodzenie wprowadzanych danych, spójność z systemem informatycznym i dokumentami handlowymi, kody towarów i zakładów, kontrola przed zatwierdzeniem.
Świadectwa i dokumenty towarzyszące
Wybór właściwego wzoru świadectwa lub zaświadczenia, CHED dla przesyłek importowanych, dokumenty przemieszczania wewnątrzunijnego, terminy wystawiania przed przedstawieniem przesyłki.
Współpraca z właściwymi organami
Obieg zatwierdzania przez organ, punkty kontaktowe, obsługa żądań uzupełnień, monitorowanie decyzji podjętych w punkcie kontroli granicznej.
Obsługa odmów, odrzuceń i niezgodności
Postępowanie z przesyłkami odrzuconymi lub zawróconymi, analiza przyczyn, działania korygujące, powiązanie z notyfikacjami ostrzegawczymi i monitorowaniem przesyłek niezgodnych.
Identyfikowalność i archiwizacja
Przechowywanie świadectw i dokumentów potwierdzających, okresy przechowywania, zdolność odtworzenia dokumentacji przesyłki, ścieżka audytu zmian.
Kompetencje i szkolenia
Szkolenie wstępne i utrzymanie kompetencji użytkowników, monitorowanie zmian w systemie i wzorach, przekazywanie wytycznych do zakładów.
Monitorowanie wyników i doskonalenie
Wskaźniki dotyczące świadectw wystawionych, skorygowanych i odrzuconych, przegląd okresowy, porównanie między lokalizacjami, aktualizacja procedur po wnioskach z doświadczeń.
Krótsza wersja modelu referencyjnego, licząca undefined pytań, jest dostępna do samooceny online. Pełna wersja obejmuje 9 obszarów tematycznych i undefined pytań.
Najczęściej zadawane pytania
Czy TRACES NT podlega certyfikacji?
Nie. Rozporządzenie (UE) 2019/1715 nakłada obowiązek korzystania z systemu i ustala zasady dotyczące świadectw oraz notyfikacji, nie otwiera jednak certyfikacji przedsiębiorstwa. Ocena mierzy dojrzałość Państwa praktyk i przygotowuje do kontroli urzędowej, nie wydając żadnego dokumentu stanowiącego podstawę prawną.
Jaka jest różnica względem audytu zgodności regulacyjnej?
Audyt weryfikuje ważność świadectwa, uprawnienia lub dokumentacji przesyłki i kończy się stwierdzeniem luki. Ocena dojrzałości sytuuje praktykę na pięciu poziomach i wskazuje działanie pozwalające na postęp. Oba podejścia się uzupełniają: ocena przygotowuje do kontroli, kontrola potwierdza.
Ile czasu zajmuje ocena?
Wersja skrócona wypełniana jest w 20 do 30 minut przez osobę odpowiedzialną za jakość lub sprawy regulacyjne. Wersja pełna trwa od jednego do dwóch tygodni w trybie wspólnym, przy czym większość czasu zajmuje zbieranie informacji od logistyki, działu handlowego i zakładów.
Czy model referencyjny można dostosować do naszej branży?
Tak. Obszary tematyczne, pytania i poziomy podlegają modyfikacji, a sztuczna inteligencja generuje wersję dostosowaną do Państwa zakresu, zwierzęta żywe, produkty pochodzenia zwierzęcego, rośliny lub produkty uboczne, na podstawie Państwa procedur i wzorów dokumentów.
Czy można porównać kilka lokalizacji lub podmiotów?
Tak. Ten sam model referencyjny jest udostępniany każdej jednostce biznesowej, wyniki porównuje się między podmiotami oraz z poprzednimi kampaniami. Plany działania konsoliduje się w transwersalną mapę drogową, również wraz z innymi ocenami regulacyjnymi.
Jak ta ocena wiąże się z rozporządzeniem (UE) 2017/625?
Rozporządzenie 2017/625 ustanawia obowiązek kontroli urzędowych oraz system IMSOC, którego komponentem jest TRACES. Solidna ocena TRACES NT bezpośrednio zasila więc ocenę praktyk kontroli urzędowej i identyfikowalności, bez powielania pytań.
Gdzie przechowywane są dane?
We Francji, u dostawcy OVH, z kopią zapasową u Scaleway. Brak przekazywania danych poza Unię Europejską. Wykorzystywane modele sztucznej inteligencji można wybierać, również spośród rozwiązań europejskich.