Zgodność z kontrolami urzędowymi · Rozporządzenie (UE) 2017/625
Przygotowanie Państwa organizacji do kontroli urzędowych, zmierzone na podstawie rozporządzenia 2017/625 i przełożone na plan działania.
10 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów. I działanie, które pozwala przejść z jednego poziomu na kolejny.
10 obszarów tematycznych modelu referencyjnego, już opracowanych od N1 do N5. Jedna firma, jedna jednostka biznesowa, albo 300 naraz.
Zgodność z kontrolami urzędowymi · Rozporządzenie (UE) 2017/625
10 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów.
Nordhavn Industries
53 / 100
Oni mierzą swoją dojrzałość z Datamensio
Przykład
Ta sytuacja mogłaby być Państwa sytuacją.
Weźmy przykład firmy: trzy oddziały, trzy arkusze kalkulacyjne, żadnej wspólnej odpowiedzi.
Nikt nie potrafi tego skonsolidować.
Nordhavn Industries, 2400 osób w Hamburgu, Lyonie i Porto. Zamawiający pyta, na jakim etapie jest grupa. Każdy oddział odpowiada we własnym arkuszu, z własnymi skalami.
Trzy tygodnie, jedna wspólna baza.
Diagnoza Rozporządzenie (UE) 2017/625 z dnia 15 marca 2017 r., stosowane od 14 grudnia 2019 r. uruchomiona jednocześnie na trzech oddziałach, na podstawie notatek ze spotkań z osobami odpowiedzialnymi. Model referencyjny był już gotowy, podobnie jak 10 obszarów tematycznych i poziomy od N1 do N5.
Dwa wydatki uniknięte, zanim zostały poniesione.
Wynik 53 na 100, luka skoncentrowana na trzech obszarach tematycznych. Asystent IA wykrył, że dwa działania planu pokrywają się z działaniami z innego audytu. Prezentacja wyników dla komitetu powstała w jedno zdanie.
Czego dzięki temu uniknięto
- 3oddziały zmierzone na tej samej podstawie, zamiast trzech kwestionariuszy do przetworzenia
- 2zdublowane działania wykryte przed poniesieniem wydatku
- 1prezentacja wyników dla komitetu, bez ręcznego opracowania
Te liczby pochodzą z przykładu. Mogłyby być Państwa liczbami.
Norma narzuca procesy. Datamensio mówi, na jakim etapie Państwo są.
01
Model referencyjny jest już gotowy
Obszary tematyczne, pytania i poziomy od N1 do N5 opracowane. Nie zaczynają Państwo od pustego arkusza.
02
Wynik jest gotowy tego samego dnia
Online, przez link do samooceny albo podczas spotkania. Obszar po obszarze, porównywalny w czasie.
03
Luka staje się wycenionym planem
Każde przejście na kolejny poziom niesie ze sobą działanie. IA priorytetyzuje według oczekiwanego efektu, nie według kolejności z normy.
04
Postęp da się wykazać
Kampania po kampanii, względem Państwa celu i względem Państwa przeszłości. Tego właśnie oczekuje Państwa zarząd.
Skala dojrzałości
Jeden poziom, kolejny i działanie, które je łączy.
To właśnie ten mechanizm, poziom, poziom wyższy oraz działanie je łączące, zamienia ustalenie w trajektorię rozwoju.
Czy działania podjęte w odpowiedzi na ustalenia właściwych organów są monitorowane aż do weryfikacji ich skuteczności
- N1
Raporty z inspekcji są archiwizowane. Po udzieleniu odpowiedzi organowi nie prowadzi się żadnego uporządkowanego monitorowania działań.
- N2
Działania są wymienione i przypisane, lecz ich zamknięcie opiera się na pamięci osób. Nie wymaga się żadnego dowodu skuteczności.
- N3
Każde ustalenie jest rejestrowane wraz z odpowiedzialną osobą, terminem i dowodem realizacji. Zamknięcie zatwierdza kierownik jakości.
- N4
Skuteczność jest weryfikowana po pewnym czasie od zamknięcia, poprzez kontrolę terenową lub analizę. Powtarzalność jest identyfikowana i eliminowana u źródła.
- N5
Ustalenia i działania pokontrolne są konsolidowane między zakładami, analizowane w ujęciu trendów i zasilają rewizję procedur oraz planów kontroli.
Działanie umożliwiające przejście z N2 do N3
Utworzyć jednolity rejestr ustaleń urzędowych, z odpowiedzialną osobą, terminem i oczekiwanym dowodem dla każdego działania, i uczynić go stałym punktem comiesięcznego przeglądu jakości w zakładzie.
« Dzięki Datamensio realizujemy nasze cele ze znacznie większą skutecznością. Służby inspekcyjne EFRR oraz naszego ministerstwa nadzorującego szczególnie doceniły to podejście, które dostarcza im wiarygodnych danych. »
Dyrektorka CCI 94CCI Île-de-France
« Uważamy, że to rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebie skalowania naszego projektu transformacji i mierzenia jego wpływu zgodnie z naszymi wymaganiami. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Rzadko sam
Model referencyjny da się łączyć z innymi. Niech Państwo połączą kilka, by objąć całą działalność, albo pozwolą IA napisać własny.
Wykonajcie swój pierwszy pomiarna null.
O czym jest ten model referencyjny
Rozporządzenie (UE) 2017/625 jest tekstem ramowym dotyczącym kontroli urzędowych w łańcuchu rolno-spożywczym Unii Europejskiej. Obejmuje środki spożywcze, pasze, zdrowie zwierząt, dobrostan zwierząt, zdrowie roślin oraz środki ochrony roślin. Określa, w jaki sposób właściwe organy planują kontrole w oparciu o ryzyko, przeprowadzają pobieranie próbek i analizy oraz stosują środki w przypadku niezgodności. Po stronie podmiotu ustanawia bezpośrednie obowiązki: zapewnienie dostępu do pomieszczeń, urządzeń, zwierząt i dokumentów, współpracę z funkcjonariuszami oraz pokrywanie opłat za kontrolę. Reguluje również kontrole przy imporcie za pośrednictwem punktów kontroli granicznej i systemu TRACES.
W praktyce obowiązki te trudno koordynować, ponieważ nie mieszczą się w jednym dziale. Dostęp do dokumentacji zależy od działu jakości, identyfikowalność na etapie zaopatrzenia od działu zakupów, świadectwa sanitarne od logistyki, a monitorowanie działań pokontrolnych od kierownictwa zakładu. Na posiedzeniach komitetu wraca trzy pytania: kto przyjmie inspektora, jeśli kierownik jakości jest akurat nieobecny, gdzie znajdują się raporty z trzech ostatnich kontroli wraz ze stanem realizacji działań pokontrolnych, oraz czy są Państwo w stanie wykazać, że niezgodności stwierdzone rok temu się nie powtórzyły.
Warto rozwiać częste nieporozumienie: 2017/625 nie jest kolejnym modelem referencyjnym bezpieczeństwa żywności, obok IFS, BRCGS czy planu HACCP. Reguluje on działania organu publicznego, a nie konstrukcję Państwa systemu zarządzania. Jego konsekwencja dla podmiotu jest pośrednia, lecz poważna: dotyczy zdolności do poddania się kontroli w każdej chwili, w obszarach przekrojowych. Rozporządzenie uchyliło ponadto i połączyło kilka wcześniejszych tekstów, w tym rozporządzenie (WE) nr 882/2004, co rozszerzyło zakres kontroli urzędowych o zdrowie roślin i produkty uboczne pochodzenia zwierzęcego.
Diagnoza dojrzałości odpowiada na inne pytanie niż inspekcja. Inspekcja kończy się stwierdzeniem: zgodny, niezgodny, wraz ze środkami. Diagnoza sytuuje każdą praktykę na skali progresywnej i wskazuje konkretne działanie prowadzące do wyższego poziomu. Zakład może przejść ostatnią kontrolę bez poważnych uchybień i pozostawać przy tym na niskim poziomie dojrzałości, ponieważ jego sukces wynikał z obecności jednej osoby, a nie z udokumentowanego i powtarzalnego mechanizmu.
W Datamensio model referencyjny jest gotowy do użycia i możliwy do dostosowania. SI dopasowuje obszary tematyczne, pytania i poziomy do Państwa działalności, rzeźni, zakładu przetwórczego, magazynu celnego lub importera, albo tworzy wersję opartą na Państwa procedurach i istniejących raportach z inspekcji. Oceny przeprowadzone w wielu lokalizacjach można ze sobą porównywać i konsolidować w jedną przekrojową mapę drogową.
Norma referencyjna: Rozporządzenie (UE) 2017/625 z dnia 15 marca 2017 r., stosowane od 14 grudnia 2019 r.
Oceniane obszary tematyczne
Znajomość ram prawnych i kontrolowanych obszarów
Identyfikacja właściwych organów, obszarów objętych rozporządzeniem mających zastosowanie do działalności, powiązanych aktów sektorowych, monitorowanie aktów delegowanych i wykonawczych.
Obowiązki współpracy podmiotu
Dostęp do pomieszczeń, urządzeń, środków transportu, zwierząt i systemów informatycznych, udostępnianie dokumentów, wyznaczenie i dostępność osoby kontaktowej.
Przygotowanie i przebieg inspekcji
Procedura przyjmowania funkcjonariuszy, postępowanie w przypadku kontroli niezapowiedzianej, zastępstwo w razie nieobecności, towarzyszenie podczas wizyty, weryfikacja i podpisywanie protokołów.
Dokumentacja i dostępne dowody
Dostępność zapisów HACCP, identyfikowalność na etapie zaopatrzenia i zbytu, plany kontroli, wyniki analiz, czas przygotowania dokumentów na żądanie inspektora.
Pobieranie próbek, analizy i kontrekspertyza
Zasady pobierania próbek urzędowych, znajomość prawa do drugiej opinii eksperckiej, przechowywanie próbek, relacje z laboratoriami urzędowymi i prywatnymi.
Zarządzanie niezgodnościami i działaniami pokontrolnymi
Postępowanie ze stwierdzonymi uchybieniami, środki nakładane przez organ, działania korygujące, weryfikacja skuteczności, zapobieganie powtarzalności, monitorowanie narzuconych terminów.
Kontrole przy imporcie i przepływy transgraniczne
Wcześniejsze powiadomienie, wspólne zdrowotne dokumenty wejścia, korzystanie z TRACES, przejście przez punkty kontroli granicznej, zarządzanie partiami zatrzymanymi lub odrzuconymi.
Certyfikacja urzędowa i poświadczenia
Wnioskowanie i uzyskiwanie świadectw urzędowych, poprawność zgłaszanych informacji, archiwizacja, spójność między dokumentami towarzyszącymi partiom a rzeczywistymi przepływami.
Opłaty, sankcje i relacje z organem
Monitorowanie opłat za kontrolę, znajomość obowiązujących sankcji, środki odwoławcze, udokumentowana historia kontaktów z właściwymi organami.
Zarządzanie, nadzór i doskonalenie
Przypisanie odpowiedzialności, przekazywanie ustaleń kierownictwu, wskaźniki przygotowania, okresowe przeglądy, wymiana doświadczeń między zakładami.
Krótsza wersja modelu referencyjnego, licząca undefined pytań, jest dostępna do samooceny online. Pełna wersja obejmuje 10 obszarów tematycznych i undefined pytań.
Najczęściej zadawane pytania
Czy rozporządzenie 2017/625 podlega certyfikacji
Nie. To rozporządzenie organizujące działania właściwych organów i nakładające bezpośrednie obowiązki na podmioty. Nie istnieje jednostka wydająca certyfikat 2017/625. Diagnoza mierzy Państwa dojrzałość i przygotowuje do wizyty służb urzędowych, nie wydaje żadnego dokumentu.
Jaka jest różnica między tą diagnozą a kontrolą urzędową
Kontrola urzędowa kończy się wiążącym ustaleniem i, w razie potrzeby, środkami. Diagnoza sytuuje Państwa praktyki na skali dojrzałości i wskazuje drogę rozwoju. Oba podejścia się uzupełniają: diagnoza antycypuje to, co sprawdzi inspekcja.
Ile czasu zajmuje ocena
Indywidualna samoocena odbywa się podczas jednej sesji roboczej. W trybie zespołowym, z udziałem działu jakości, logistyki, spraw regulacyjnych i kierownictwa zakładu, zbieranie danych trwa zazwyczaj od tygodnia do dwóch, przy czym większość czasu pochłania zgromadzenie dokumentów.
Czy model referencyjny można dostosować do naszej działalności
Tak. Obszary tematyczne, pytania i poziomy podlegają modyfikacji. SI generuje wersję dostosowaną do rzeźni, zakładu przetwórczego, importera lub zakładu pasz i może opierać się na Państwa procedurach oraz istniejących raportach z inspekcji.
Jak porównać kilka zakładów między sobą
Każdy zakład odpowiada na ten sam model referencyjny i otrzymuje wynik dla każdego obszaru tematycznego. Benchmark zestawia ze sobą jednostki biznesowe, a także porównuje każdy zakład z jego wcześniejszymi ocenami. Luki są konsolidowane w jedną przekrojową mapę drogową, zamiast w odrębne plany działania.
Jak ta diagnoza wiąże się z IFS, BRCGS lub planem HACCP
Te modele referencyjne dotyczą konstrukcji i zarządzania Państwa systemem. 2017/625 dotyczy zdolności do poddania się kontroli organu publicznego. Dowody w dużej mierze się pokrywają: diagnoza wskazuje, co można wykorzystać ponownie, a czego brakuje specyficznie na potrzeby kontroli urzędowej.
Co dzieje się z luką po jej zidentyfikowaniu
Każda luka zasila plan działania, wraz z zamierzonym poziomem i działaniem, które do niego prowadzi. Katalog usług otwiera rozwiązanie odpowiadające elementom planu, z kosztem, terminem i przewidywanym wpływem na wynik. SI grupuje całość w uporządkowaną pod względem priorytetów mapę drogową.
Gdzie przechowywane są dane
We Francji, u OVH, z kopią zapasową u Scaleway. Brak transferu poza Unię Europejską. Wykorzystywane modele SI mogą być wybierane, również spośród rozwiązań europejskich.