Dojrzałość cyfryzacji procesów HR
Dojrzałość cyfryzacji HR mierzona w podziale na procesy, przełożona na mapę drogową z priorytetami.
10 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów. I działanie, które pozwala przejść z jednego poziomu na kolejny.
10 obszarów tematycznych modelu referencyjnego, już opracowanych od N1 do N5. Jedna firma, jedna jednostka biznesowa, albo 300 naraz.
Dojrzałość cyfryzacji procesów HR
10 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów.
Nordhavn Industries
53 / 100
Oni mierzą swoją dojrzałość z Datamensio
Przykład
Ta sytuacja mogłaby być Państwa sytuacją.
Weźmy przykład firmy: trzy oddziały, trzy arkusze kalkulacyjne, żadnej wspólnej odpowiedzi.
Nikt nie potrafi tego skonsolidować.
Nordhavn Industries, 2400 osób w Hamburgu, Lyonie i Porto. Zamawiający pyta, na jakim etapie jest grupa. Każdy oddział odpowiada we własnym arkuszu, z własnymi skalami.
Trzy tygodnie, jedna wspólna baza.
Diagnoza Model referencyjny dojrzałości Datamensio · Cyfryzacja procesów HR (skala CMMI, 5 poziomów) uruchomiona jednocześnie na trzech oddziałach, na podstawie notatek ze spotkań z osobami odpowiedzialnymi. Model referencyjny był już gotowy, podobnie jak 10 obszarów tematycznych i poziomy od N1 do N5.
Dwa wydatki uniknięte, zanim zostały poniesione.
Wynik 53 na 100, luka skoncentrowana na trzech obszarach tematycznych. Asystent IA wykrył, że dwa działania planu pokrywają się z działaniami z innego audytu. Prezentacja wyników dla komitetu powstała w jedno zdanie.
Czego dzięki temu uniknięto
- 3oddziały zmierzone na tej samej podstawie, zamiast trzech kwestionariuszy do przetworzenia
- 2zdublowane działania wykryte przed poniesieniem wydatku
- 1prezentacja wyników dla komitetu, bez ręcznego opracowania
Te liczby pochodzą z przykładu. Mogłyby być Państwa liczbami.
Norma narzuca procesy. Datamensio mówi, na jakim etapie Państwo są.
01
Model referencyjny jest już gotowy
Obszary tematyczne, pytania i poziomy od N1 do N5 opracowane. Nie zaczynają Państwo od pustego arkusza.
02
Wynik jest gotowy tego samego dnia
Online, przez link do samooceny albo podczas spotkania. Obszar po obszarze, porównywalny w czasie.
03
Luka staje się wycenionym planem
Każde przejście na kolejny poziom niesie ze sobą działanie. IA priorytetyzuje według oczekiwanego efektu, nie według kolejności z normy.
04
Postęp da się wykazać
Kampania po kampanii, względem Państwa celu i względem Państwa przeszłości. Tego właśnie oczekuje Państwa zarząd.
Skala dojrzałości
Jeden poziom, kolejny i działanie, które je łączy.
To właśnie ten mechanizm (poziom, poziom wyższy oraz działanie łączące oba) przekształca stwierdzenie faktu w trajektorię.
W jaki sposób informacje dotyczące zatrudnienia trafiają do systemu płacowego?
- N1
Informacje krążą za pomocą poczty elektronicznej i arkuszy kalkulacyjnych. Każdy dział ponownie wprowadza dane, których potrzebuje.
- N2
Narzędzie centralizuje akta pracownika, ale system płacowy jest zasilany eksportem przetwarzanym ręcznie przy każdym cyklu.
- N3
Akta wprowadzane są jednokrotnie i zasilają system płacowy przez udokumentowany interfejs. Rozbieżności są rozpatrywane indywidualnie.
- N4
Interfejs jest zautomatyzowany i kontrolowany: odrzucenia są rejestrowane, przypisywane do odpowiedzialnej osoby i śledzone aż do rozwiązania.
- N5
Przepływ jest mierzony za pomocą wskaźników jakości danych przeglądanych przy każdym cyklu płacowym, a powtarzające się przyczyny odrzuceń prowadzą do korekt na wcześniejszym etapie.
Działanie umożliwiające przejście z poziomu 2 do poziomu 3
Udokumentować format wymiany danych między aktami pracownika a systemem płacowym, usunąć pośrednie przetwarzanie w arkuszu kalkulacyjnym oraz zatwierdzić pierwszy cykl bez ponownego wprowadzania danych podczas spotkania zamykającego płace w kolejnym miesiącu.
« Dzięki Datamensio realizujemy nasze cele ze znacznie większą skutecznością. Służby inspekcyjne EFRR oraz naszego ministerstwa nadzorującego szczególnie doceniły to podejście, które dostarcza im wiarygodnych danych. »
Dyrektorka CCI 94CCI Île-de-France
« Uważamy, że to rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebie skalowania naszego projektu transformacji i mierzenia jego wpływu zgodnie z naszymi wymaganiami. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Rzadko sam
Model referencyjny da się łączyć z innymi. Niech Państwo połączą kilka, by objąć całą działalność, albo pozwolą IA napisać własny.
Wykonajcie swój pierwszy pomiarna null.
O czym jest ten model referencyjny
Cyfryzacja procesów HR nie sprowadza się do wdrożenia systemu HRIS. Dotyczy sposobu, w jaki każdy proces jest opisany, wyposażony w narzędzia, zasilany wiarygodnymi danymi i mierzony: wniosek o rekrutację, umowa i aneks, zarządzanie nieobecnościami, przygotowanie płac, plan rozwoju kompetencji, kampania rozmów okresowych, mobilność wewnętrzna, odejście. Model referencyjny ocenia cztery wymiary każdego z tych procesów: stopień automatyzacji, jakość i jednoznaczność danych, doświadczenie oferowane pracownikowi i menedżerowi oraz sterowanie za pomocą wskaźników.
W praktyce trudno jest zarządzać tym tematem, ponieważ system informatyczny HR maskuje rzeczywisty stan procesów. Narzędzie może być zainstalowane, ale nieużywane, albo używane równolegle z arkuszem kalkulacyjnym, który pozostaje faktycznym źródłem danych. Warto zadać sobie kilka pytań: ile kolejnych wprowadzeń danych dzieli decyzję o zatrudnieniu od jej odzwierciedlenia w płacach? Czy menedżer może obsłużyć wniosek o nieobecność bez udziału działu HR? Czy wskaźnik absencji i czas rekrutacji są generowane przez system, czy odtwarzane ręcznie co kwartał?
Dwie zmiany przesuwają ten temat. Z jednej strony dane społeczne wykraczają poza obszar HR: wskaźniki CSRD, indeks równości zawodowej, raportowanie BDESE wymagają danych skonsolidowanych, możliwych do prześledzenia i zbadania w audycie, czego nie zapewnia organizacja oparta na ręcznych eksportach. Z drugiej strony sztuczna inteligencja wchodzi do procesów HR poprzez selekcję kandydatur, redagowanie ofert czy analizę kompetencji, co wymaga jasnych zasad użycia, kwestii często podejmowanej dopiero po wdrożeniu, a nie przed nim.
Ta diagnoza mierzy trajektorię, nie odhaczenie pola wyboru. Nie kończy się stwierdzeniem „wyposażone” lub „niewyposażone”, lecz sytuuje każdy proces na pięciu poziomach, od działania rzemieślniczego po proces mierzony i stale doskonalony, wskazując działanie prowadzące na kolejny poziom. To pozwala porównać jednostki biznesowe o nierównych praktykach, ustalić realistyczny cel dla każdego procesu zamiast celu ogólnego, oraz zaplanować w czasie program transformacji HR rozłożony na kilka lat obrotowych.
W Datamensio model referencyjny jest gotowy do użycia, a Państwo zachowują nad nim pełną kontrolę. Mogą Państwo dodać obszar tematyczny właściwy dla swojej branży, dostosować pytania do słownictwa swoich procesów, lub zlecić sztucznej inteligencji zbudowanie wersji na podstawie Państwa własnych dokumentów: mapy procesów, schematu architektury systemu HRIS, specyfikacji wymagań. Sztuczna inteligencja następnie dopracowuje sformułowanie pięciu poziomów zgodnie z metodą CMMI.
Norma referencyjna: Model referencyjny dojrzałości Datamensio · Cyfryzacja procesów HR (skala CMMI, 5 poziomów)
Oceniane obszary tematyczne
Rekrutacja i wdrożenie
Wniosek o rekrutację i jego zatwierdzanie, publikacja ofert, zarządzanie kandydaturami, śledzenie czasu rekrutacji, ścieżka wdrożenia i utworzenie akt pracownika.
Administracja kadrowa i umowy
Tworzenie i prowadzenie akt osobowych, generowanie umów i aneksów, podpis elektroniczny, zarządzanie dokumentami obowiązkowymi, archiwizacja i okresy przechowywania.
Czas pracy, nieobecności i aktywność
Zgłaszanie i zatwierdzanie nieobecności, zarządzanie urlopami i licznikami, śledzenie czasu pracy i grafików, powiązanie z zasadami układów zbiorowych.
Płace i interfejsy
Zasilanie systemu płacowego, ponowne wprowadzanie danych i ręczne kontrole, zarządzanie zmiennymi składnikami, uzgadnianie danych, deklaracje społeczne oraz wiarygodność przepływów wejściowych i wyjściowych.
Kompetencje, szkolenia i rozwój
Model kompetencji, zbieranie potrzeb, budowanie i śledzenie planu rozwoju, zapisy, finansowanie, możliwość prześledzenia nabytych umiejętności.
Rozmowy okresowe i efektywność
Kampanie rozmów rocznych i zawodowych, definiowanie i śledzenie celów, wskaźnik realizacji, wykorzystanie podsumowań na potrzeby mobilności.
Mobilność, kariera i odejścia
Publikacja stanowisk wewnętrznych, śledzenie wniosków o mobilność, przeglądy kadrowe, zarządzanie odejściem oraz zwrot dostępów i sprzętu.
Dane społeczne i sterowanie
Jednoznaczność i jakość modeli danych, wskaźniki generowane przez system, indeks równości zawodowej, BDESE, raportowanie społeczne i wiarygodność prezentacji wyników.
Doświadczenie pracownika i menedżera
Dostęp w trybie samoobsługowym, portal i aplikacje mobilne, samodzielność menedżera w czynnościach kadrowych, pomiar satysfakcji z użytkowania.
Zgodność, bezpieczeństwo i stosowanie sztucznej inteligencji
Rejestr czynności przetwarzania i podstawy prawne, uprawnienia i rozdzielenie danych wrażliwych, zasady stosowania sztucznej inteligencji w rekrutacji i analizie kompetencji, informowanie osób.
Krótsza wersja modelu referencyjnego, licząca undefined pytań, jest dostępna do samooceny online. Pełna wersja obejmuje 10 obszarów tematycznych i undefined pytań.
Najczęściej zadawane pytania
Czy ten model referencyjny prowadzi do certyfikacji?
Nie. Cyfryzacja procesów HR nie jest dziedziną podlegającą certyfikacji i żadna jednostka nie przyznaje w tym zakresie formalnego uznania. Diagnoza mierzy poziom dojrzałości i tworzy trajektorię postępu, proces po procesie.
Czym różni się to od klasycznego audytu systemu HRIS?
Audyt systemu HRIS bada rozwiązanie: pokrycie funkcjonalne, konfigurację, architekturę. Diagnoza wychodzi od procesów i rzeczywistych praktyk, niezależnie od wdrożonego narzędzia. Dzięki temu pomaga zarówno w projekcie wymiany systemu, jak i w projekcie lepszego wykorzystania istniejącego rozwiązania.
Ile czasu zajmuje ocena?
Wersja skrócona zajmuje od 20 do 30 minut i może zostać wypełniona przez osobę odpowiedzialną za system HRIS lub dział HR. Wersja pełna, w trybie wspólnym, trwa zwykle od tygodnia do dwóch tygodni: większość czasu zajmuje zebranie odpowiedzi od działu płac, szkoleń i menedżerów.
Czy można dostosować model referencyjny do naszej organizacji?
Tak. Mogą Państwo zmieniać pytania, sformułowania poziomów, dodawać własne obszary tematyczne lub zacząć od pustego szablonu. Sztuczna inteligencja może również zbudować wersję na podstawie Państwa mapy procesów. Model referencyjny należy do Państwa.
Czy można porównać kilka jednostek między sobą?
Tak. Diagnoza jest wdrażana w wielu jednostkach biznesowych według tej samej siatki oceny, co pozwala na porównanie wyników. Analiza porównawcza sytuuje każdą jednostkę względem innych oraz względem jej własnej przeszłości, a przekrojowa mapa drogowa konsoliduje plany działania.
Czy diagnoza obejmuje stosowanie sztucznej inteligencji w procesach HR?
Tak, jeden obszar tematyczny jest temu poświęcony: zasady stosowania w rekrutacji i analizie kompetencji, informowanie osób, ludzka kontrola decyzji, możliwość prześledzenia działań. To temat, który często rozwija się szybciej niż zasady jego regulujące.
Czy odpowiedź wymaga wiedzy technicznej?
Nie. Pytania dotyczą praktyk zarządzania i przepływu informacji, a nie konfiguracji narzędzi. Niektóre pytania wymagają udziału osoby odpowiedzialnej za system HRIS lub płace: tryb wspólny pozwala przypisać je właściwej osobie.
Gdzie przechowywane są dane?
We Francji, u dostawcy OVH, z kopią zapasową u Scaleway. Żaden transfer poza Unię Europejską nie ma miejsca. Wykorzystywane modele sztucznej inteligencji mogą być wybierane, w tym spośród rozwiązań europejskich.