Dojrzałość ISO 30401 · Systemy zarządzania wiedzą
Zarządzanie wiedzą w Państwa organizacji, zmierzone według ISO 30401 i przełożone na policzalny plan działania.
10 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów. I działanie, które pozwala przejść z jednego poziomu na kolejny.
10 obszarów tematycznych modelu referencyjnego, już opracowanych od N1 do N5. Jedna firma, jedna jednostka biznesowa, albo 300 naraz.
Dojrzałość ISO 30401 · Systemy zarządzania wiedzą
10 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów.
Nordhavn Industries
53 / 100
Oni mierzą swoją dojrzałość z Datamensio
Przykład
Ta sytuacja mogłaby być Państwa sytuacją.
Weźmy przykład firmy: trzy oddziały, trzy arkusze kalkulacyjne, żadnej wspólnej odpowiedzi.
Nikt nie potrafi tego skonsolidować.
Nordhavn Industries, 2400 osób w Hamburgu, Lyonie i Porto. Zamawiający pyta, na jakim etapie jest grupa. Każdy oddział odpowiada we własnym arkuszu, z własnymi skalami.
Trzy tygodnie, jedna wspólna baza.
Diagnoza ISO 30401:2018 (zmieniona w 2024) uruchomiona jednocześnie na trzech oddziałach, na podstawie notatek ze spotkań z osobami odpowiedzialnymi. Model referencyjny był już gotowy, podobnie jak 10 obszarów tematycznych i poziomy od N1 do N5.
Dwa wydatki uniknięte, zanim zostały poniesione.
Wynik 53 na 100, luka skoncentrowana na trzech obszarach tematycznych. Asystent IA wykrył, że dwa działania planu pokrywają się z działaniami z innego audytu. Prezentacja wyników dla komitetu powstała w jedno zdanie.
Czego dzięki temu uniknięto
- 3oddziały zmierzone na tej samej podstawie, zamiast trzech kwestionariuszy do przetworzenia
- 2zdublowane działania wykryte przed poniesieniem wydatku
- 1prezentacja wyników dla komitetu, bez ręcznego opracowania
Te liczby pochodzą z przykładu. Mogłyby być Państwa liczbami.
Norma narzuca procesy. Datamensio mówi, na jakim etapie Państwo są.
01
Model referencyjny jest już gotowy
Obszary tematyczne, pytania i poziomy od N1 do N5 opracowane. Nie zaczynają Państwo od pustego arkusza.
02
Wynik jest gotowy tego samego dnia
Online, przez link do samooceny albo podczas spotkania. Obszar po obszarze, porównywalny w czasie.
03
Luka staje się wycenionym planem
Każde przejście na kolejny poziom niesie ze sobą działanie. IA priorytetyzuje według oczekiwanego efektu, nie według kolejności z normy.
04
Postęp da się wykazać
Kampania po kampanii, względem Państwa celu i względem Państwa przeszłości. Tego właśnie oczekuje Państwa zarząd.
Skala dojrzałości
Jeden poziom, kolejny i działanie, które je łączy.
To właśnie ten mechanizm, poziom, poziom wyższy i działanie, które je łączy, zamienia stwierdzenie faktu w trajektorię rozwoju.
Czy wiedza krytyczna organizacji jest zidentyfikowana i przypisana do osoby odpowiedzialnej?
- N1
Brak identyfikacji wiedzy krytycznej. Wiedza opiera się na osobach, do których zwraca się w razie potrzeby.
- N2
Mapa wiedzy istnieje w ograniczonym zakresie, często z inicjatywy jednego zespołu. Nie jest udostępniana i się dezaktualizuje.
- N3
Wiedza krytyczna jest spisana w całej organizacji, z wyznaczoną osobą odpowiedzialną dla każdej pozycji. Lista jest aktualizowana.
- N4
Spis jest zestawiony z ryzykiem utraty wiedzy (odejścia, przeniesienia, outsourcing) i w udokumentowany sposób zasila decyzje kadrowe i operacyjne.
- N5
Mapa wiedzy jest okresowo weryfikowana zgodnie z ewolucją strategii i działalności, z udokumentowanym śledzeniem rewizji i ich skutków.
Działanie dla przejścia z poziomu 2 do poziomu 3
Rozszerzyć mapę wiedzy na wszystkie działy według jednolitego modelu, wyznaczyć osobę odpowiedzialną za każdą wiedzę krytyczną i wpisać przegląd tej listy do porządku obrad półrocznego komitetu kadrowego.
« Dzięki Datamensio realizujemy nasze cele ze znacznie większą skutecznością. Służby inspekcyjne EFRR oraz naszego ministerstwa nadzorującego szczególnie doceniły to podejście, które dostarcza im wiarygodnych danych. »
Dyrektorka CCI 94CCI Île-de-France
« Uważamy, że to rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebie skalowania naszego projektu transformacji i mierzenia jego wpływu zgodnie z naszymi wymaganiami. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Rzadko sam
Model referencyjny da się łączyć z innymi. Niech Państwo połączą kilka, by objąć całą działalność, albo pozwolą IA napisać własny.
Wykonajcie swój pierwszy pomiarna ISO 30401.
O czym jest ten model referencyjny
ISO 30401 to norma określająca wymagania dla systemu zarządzania wiedzą, oparta na tej samej strukturze wysokiego poziomu co inne normy zarządzania ISO. Wymaga zdefiniowania zakresu wiedzy krytycznej, zorganizowania jej cyklu życia (pozyskiwanie, tworzenie, dzielenie się, stosowanie, zachowywanie, wycofywanie), wyznaczenia odpowiedzialności, pomiaru rezultatów i doskonalenia systemu. Obejmuje również kulturę organizacyjną: wiedza krąży tylko wtedy, gdy zachowania sprzyjające dzieleniu się są wspierane i doceniane. Norma podlega certyfikacji przez akredytowaną jednostkę.
W praktyce zarządzanie wiedzą trudno jest mierzyć, bo jego przedmiot jest mało widoczny. Pytania praktyczne są zawsze te same. Jaka wiedza jest rzeczywiście krytyczna dla działalności i kto o tym zdecydował? Co się dzieje, gdy ekspert przechodzi na emeryturę lub zmienia jednostkę biznesową: czy istnieje mechanizm przekazania wiedzy, czy raczej improwizowany pośpiech w ostatnich tygodniach? Czy przestrzenie dokumentowe służą do pracy, czy tylko do przechowywania plików? Większość organizacji dysponuje wieloma narzędziami i niejednolitymi praktykami, bez całościowego obrazu osiągniętego poziomu.
Warto rozwiać częste nieporozumienie: zarządzanie wiedzą to nie zarządzanie dokumentacją i nie sprowadza się do wdrożenia intranetu czy przestrzeni współpracy. ISO 30401 dotyczy systemu zarządzania, z polityką, celami, rolami i przeglądami. Pojawienie się generatywnej sztucznej inteligencji w organizacjach raczej przesuwa ten temat niż go rozwiązuje: asystent dostarcza użytecznych odpowiedzi tylko wtedy, gdy przeszukiwany przez niego zbiór danych jest zidentyfikowany, aktualny i zarządzany. Jakość wiedzy staje się warunkiem użycia, a nie jego konsekwencją.
Diagnoza dojrzałości odpowiada na inne pytanie niż audyt certyfikujący. Audyt kończy się stwierdzeniem zgodności lub niezgodności z wymaganiami. Diagnoza umieszcza każdy obszar tematyczny na progresywnej skali pięciu poziomów i wskazuje konkretne działanie prowadzące do kolejnego poziomu. Przygotowuje audyt, nie zastępując go: Datamensio mierzy dojrzałość i wspiera postęp, certyfikacja pozostaje w gestii akredytowanej jednostki.
W Datamensio model referencyjny jest gotowy do użycia i można go dostosować. Sztuczna inteligencja dostosowuje obszary tematyczne, przeformułowuje pytania i precyzuje poziomy zgodnie z metodą CMMI, albo buduje odmianę na podstawie Państwa własnych dokumentów: polityki zarządzania wiedzą, mapy kompetencji eksperckich, referencyjnego katalogu kompetencji.
Norma referencyjna: ISO 30401:2018 (zmieniona w 2024)
Oceniane obszary tematyczne
Kontekst i wiedza krytyczna
Identyfikacja potrzeb zainteresowanych stron, zakres systemu, definiowanie i hierarchizacja wiedzy krytycznej dla działalności.
Przywództwo i polityka
Zaangażowanie kierownictwa, sformalizowana polityka zarządzania wiedzą, spójność ze strategią, podejmowanie decyzji o zasobach.
Role i odpowiedzialności
Wyznaczenie osób odpowiedzialnych, sieci ekspertów i referentów, powiązanie z funkcjami kadrowymi, operacyjnymi i systemami informatycznymi.
Cykl życia wiedzy
Pozyskiwanie i tworzenie, dzielenie się i rozpowszechnianie, stosowanie w rzeczywistej pracy, zachowywanie, aktualizacja i wycofywanie nieaktualnych treści.
Przekazywanie i ciągłość
Mechanizmy przekazywania wiedzy przy przeniesieniach i odejściach, mentoring, praca w parach, dokumentowanie wiedzy ukrytej, plany sukcesji.
Kultura dzielenia się
Promowane zachowania, uznanie wkładu, miejsce retrospektywy, w tym dotyczącej porażek, bezpieczeństwo psychologiczne.
Kompetencje i świadomość
Szkolenie osób wnoszących wiedzę i referentów, wdrażanie nowych pracowników, komunikacja wewnętrzna na temat systemu.
Narzędzia i środowisko pracy
Przestrzenie dokumentowe, wyszukiwarki, zarządzanie zbiorami danych wykorzystywanymi przez asystentów AI, zarządzanie dostępami i uprawnieniami.
Pomiar skuteczności
Wskaźniki pokrycia, wykorzystania i wartości, monitorowanie niepokrytej wiedzy krytycznej, przeglądy zarządzania.
Ciągłe doskonalenie
Postępowanie z niezgodnościami, wnioski dotyczące samego systemu, porównania w czasie i między jednostkami biznesowymi.
Krótsza wersja modelu referencyjnego, licząca 30 pytań, jest dostępna do samooceny online. Pełna wersja obejmuje 10 obszarów tematycznych i undefined pytań.
Najczęściej zadawane pytania
Czy ISO 30401 podlega certyfikacji?
Tak, jest to norma wymagań, audytowana przez akredytowaną jednostkę. Diagnoza Datamensio mierzy Państwa poziom dojrzałości i przygotowuje do tego audytu: nie wydaje żadnej certyfikacji.
Jaka jest różnica między tą diagnozą a audytem certyfikującym?
Audyt sprawdza obecność wymagań i kończy się stwierdzeniem zgodności lub niezgodności. Diagnoza umieszcza każdy obszar tematyczny na skali pięciu poziomów i wskazuje działanie prowadzące do postępu. Oba podejścia się uzupełniają: diagnoza przygotowuje, audyt potwierdza.
Ile czasu zajmuje ocena?
Wersja skrócona wypełniana jest podczas jednej sesji przez osobę dobrze zorientowaną w temacie. Wersja pełna angażuje kilku współpracowników (kadry, działy operacyjne, systemy informatyczne) i trwa od tygodnia do dwóch, przy czym większość czasu pochłania zbieranie danych.
Czy można dostosować model referencyjny do naszej organizacji?
Tak. Obszary tematyczne, pytania i poziomy można modyfikować, a sztuczna inteligencja może przygotować odmianę na podstawie Państwa dokumentów wewnętrznych. Zachowują Państwo pełną kontrolę nad modelem referencyjnym, w tym możliwość dodania obszarów tematycznych właściwych dla Państwa branży.
Czy zarządzanie wiedzą to to samo co zarządzanie dokumentacją?
Nie. Zarządzanie dokumentacją dotyczy przechowywania i klasyfikowania plików. ISO 30401 dotyczy systemu zarządzania: polityki, zidentyfikowanej wiedzy krytycznej, odpowiedzialności, przekazywania wiedzy ukrytej, pomiaru i doskonalenia.
Czy można porównać kilka jednostek biznesowych?
Tak. Ten sam model referencyjny można rozesłać do kilku podmiotów, z benchmarkiem między nimi oraz względem wcześniejszych ocen. Przekrojowa mapa drogowa konsoliduje plany działania wynikające z tych diagnoz.
Jaki jest związek z wewnętrznym projektem generatywnej sztucznej inteligencji?
Asystent jest tyle wart, ile wart jest przeszukiwany przez niego zbiór danych. Obszary tematyczne dotyczące cyklu życia wiedzy i zarządzania treściami mierzą dokładnie, czy ten zbiór jest zidentyfikowany, aktualny i objęty odpowiedzialnością.
Gdzie przechowywane są dane?
We Francji, u operatora OVH, z kopią zapasową u Scaleway. Żaden transfer poza Unię Europejską nie ma miejsca. Wykorzystywane modele sztucznej inteligencji mogą być wybierane, w tym spośród rozwiązań europejskich.