Reifegrad der Digitalisierung der HR-Prozesse

Die Digitalisierung der HR-Prozesse beschränkt sich nicht auf die Einführung eines HR-Informationssystems. Sie betrifft die Art, wie jeder Prozess beschrieben, mit Werkzeugen ausgestattet, mit verlässlichen Daten versorgt und gemessen wird: Einstellungsantrag, Vertrag und Zusatzvereinbarung, Fehlzeitenverwaltung, Vorbereitung der Lohnabrechnung, Kompetenzentwicklungsplan, Gesprächsrunde, interne Mobilität, Austritt. Der Referenzrahmen bewertet vier Dimensionen für jeden dieser Prozesse: den Automatisierungsgrad, die Qualität und Einheitlichkeit der Daten, die Erfahrung, die Mitarbeitenden und Führungskräften geboten wird, und die Steuerung anhand von Kennzahlen.

In der Praxis ist das Thema schwer zu steuern, weil das HR-Informationssystem den tatsächlichen Zustand der Prozesse verschleiert. Ein Werkzeug kann installiert sein, ohne genutzt zu werden, oder parallel zu einer Tabelle verwendet werden, die die eigentliche Datenquelle bleibt. Ein paar Fragen, die man sich stellen sollte: Wie viele aufeinanderfolgende Eingaben liegen zwischen einer beschlossenen Einstellung und ihrer Übernahme in die Lohnabrechnung? Kann die Führungskraft einen Abwesenheitsantrag bearbeiten, ohne über die Personalabteilung zu gehen? Werden Fehlzeitenquote und Einstellungsdauer vom System erzeugt oder jedes Quartal von Hand rekonstruiert?

Zwei Entwicklungen verschieben das Thema. Zum einen verlässt die Sozialdatenlage den HR-Bereich: Kennzahlen der CSRD, Index für berufliche Gleichstellung, Berichterstattung der BDESE setzen konsolidierte, nachvollziehbare und prüfbare Daten voraus, was eine auf manuellen Extraktionen beruhende Organisation nicht leisten kann. Zum anderen zieht KI in die HR-Prozesse ein, etwa bei der Bewerbersichtung, der Erstellung von Stellenanzeigen oder der Kompetenzanalyse, was klare Nutzungsregeln voraussetzt, ein Punkt, der oft erst nach der Einführung behandelt wird statt vorher.

Diese Analyse misst eine Entwicklungslinie, kein Häkchen zum Ankreuzen. Sie endet nicht mit „werkzeuggestützt“ oder „nicht werkzeuggestützt“, sondern ordnet jeden Prozess auf fünf Stufen ein, von der handwerklichen Arbeitsweise bis zum gemessenen und kontinuierlich verbesserten Prozess, und benennt die Maßnahme, die zur nächsten Stufe führt. So lassen sich Business Units mit unterschiedlichen Praktiken vergleichen, ein realistisches Ziel je Prozess statt eines globalen Ziels festlegen und ein HR-Transformationsprogramm über mehrere Geschäftsjahre staffeln.

In Datamensio ist der Referenzrahmen einsatzbereit, und Sie behalten die Kontrolle darüber. Sie können ein branchenspezifisches Themenfeld hinzufügen, die Fragen an das Vokabular Ihrer Prozesse anpassen oder die KI eine Variante auf Grundlage Ihrer eigenen Unterlagen erstellen lassen: Prozesslandkarte, HR-IS-Architekturschema, Lastenheft. Die KI verfeinert anschließend die Formulierung der fünf Stufen nach der CMMI-Methode.