Zrelost strategij upravljanja sprememb
Vaše prakse upravljanja sprememb, izmerjene po tematskih področjih in prevedene v načrt poti.
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
10 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost strategij upravljanja sprememb
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika Okvir upravljanja organizacijskih sprememb (ADKAR, Kotter, ISO 10018), petstopenjska lestvica zrelosti CMMI je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 10 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (ena stopnja, višja stopnja in dejanje, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v pot naprej.
Ali so linijski vodje opremljeni in angažirani za podporo svojim ekipam med uvedbo?
- N1
Vodje se o spremembi učijo hkrati s svojimi ekipami. Zanje ni namenjene nobene podpore ali časa.
- N2
Pred uvedbo jim pošljejo predstavitev. Njihova angažiranost je odvisna od osebnega zanimanja za temo.
- N3
Vodje prejmejo komplet za podporo in namensko sejo pred svojimi ekipami. Njihova vloga je eksplicitno opredeljena v načrtu uvedbe.
- N4
Vodje so usposobljeni za vodenje sprememb, imajo določen čas za podporo, njihov prispevek pa spremlja program.
- N5
Podpora pri spremembah je del ocenjevanih vodstvenih pričakovanj. Težave, ki jih sporočajo vodje, dejansko spremenijo načrt uvedbe.
Dejanje za prehod z N2 na N3
Za vsak val uvedbe pripraviti komplet za vodje (vplivi na delovna mesta, pogosta vprašanja, vodilo za animacijo ekipe) in ga izvesti na namenski seji dva tedna pred odprtjem za uporabnike, nato pa kot stalno točko na tedenskem vodstvenem sestanku.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritev
O čem govori ta referenčni okvir
Upravljanje sprememb označuje nabor praks, ki nosijo sprejetje transformacije med zadevnimi ljudmi. Zajema popis deležnikov, analizo vpliva na posamezne funkcije, komunikacijsko strategijo, razvoj kompetenc, vključevanje linijskih vodij, mrežo ambasadorjev in merjenje uporabe po uvedbi. Najbolj uporabljani referenčni okviri (ADKAR, Kottrovih osem korakov, smernice ISO 10018 o vključevanju ljudi) opisujejo primerljive mehanizme. Nobeden se ne certificira: gre za prakse, katerih trdnost se meri na lestvici zrelosti.
Prav zato jih je težko voditi. Proračun za upravljanje sprememb je pogosto postavka, ki se prilagodi nazadnje, njen učinek pa se pokaže šele po uvedbi v produkcijo. V velikih skupinah se ponavljajo tri vprašanja. Ali obstaja skupna metoda med programi, ali si vsak vodja projekta izmisli svojo? Ali so vmesni vodje dejansko opremljeni za prenašanje sprememb, ali dobijo le predstavitev in geslo? Ali merite dejansko uporabo novih procesov nekaj mesecev po uvedbi, ali le izpolnjevanje projektnih mejnikov?
Vredno je razjasniti pogosto zmedo: upravljanje sprememb ni interna komunikacija. Komunikacija obvešča, upravljanje sprememb spreminja delovne prakse. Poleg tega se je kontekst spremenil. Organizacije ne vodijo več enega velikega projekta vsake tri leta, temveč neprekinjen tok uvedb, pogosto hkratnih na istih ekipah. Vprašanje ni več zgolj uspeh posamezne spremembe, temveč upravljanje kumulativne obremenitve, ki jo te spremembe predstavljajo, in razporejanje tega, kar lahko posamezne funkcije prenesejo.
Diagnostika zrelosti odgovarja na drugačno vprašanje kot zaključno poročilo projekta. Poročilo pove, ali je uvedba dosegla svoje mejnike. Diagnostika opredeli zmožnost organizacije za vodenje sprememb, področje za področjem, in pokaže natančno dejanje, ki omogoči prehod na naslednjo stopnjo. Nato primerjate poslovne enote med seboj in vsako enoto z njeno lastno zgodovino, da veste, kam vlagati prednostno.
V Datamensiu je referenčni okvir pripravljen za takojšnjo uporabo, vi pa ga prilagodite. UI prilagodi tematska področja, vprašanja in formulacijo stopenj vaši panogi, ali pa na podlagi vaših lastnih dokumentov (interna metodologija, uvedbeni komplet, poročila preteklih programov) izdela svojo različico. Uporabljene modele je mogoče izbrati, tudi med evropskimi ponudbami.
Referenčni standard: Okvir upravljanja organizacijskih sprememb (ADKAR, Kotter, ISO 10018), petstopenjska lestvica zrelosti CMMI
Ocenjevana tematska področja
Okvir in upravljanje sprememb
Obstoj skupne metode, umeščenost funkcije, vloge sponzorja in odgovornega za spremembe, povezava z upravljanjem portfelja, določen namenski proračun.
Deležniki in analiza vpliva
Popis zadevnih skupin, analiza vplivov po funkciji in delovnem mestu, prepoznavanje odporov, upoštevanje predstavnikov zaposlenih.
Vizija in podpora sponzorja
Oblikovanje utemeljitve spremembe, vidnost in zavezanost izvršnega sponzorja, skladnost sporočil med hierarhičnimi ravnmi, usklajevanje nasprotujočih si prioritet.
Komunikacija in vključevanje
Časovno zaporeden komunikacijski načrt, kanali in ritem, prilagoditev posameznim skupinam, mehanizmi za poslušanje in sporočanje ugovorov.
Razvoj kompetenc in usposabljanje
Analiza potreb, usposabljanje in podpora pri delu, dokumentacija in kontekstualna pomoč, interna certifikacija ključnih uporabnikov.
Vloga linijskih vodij
Opremljenost vodij posrednikov, namenjen čas za podporo, usposabljanje za vodenje sprememb, vključitev v posamezne cilje.
Mreža ambasadorjev in terenskih povezovalcev
Izbor in mandat referentov, animacija mreže, priznavanje prispevka, prenos terenskih težav v program.
Merjenje sprejetja in koristi
Kazalniki dejanske uporabe, ankete o zaznavanju, merjenje pričakovanih koristi po uvedbi, vrzel med ciljno in dejansko uporabo.
Utrjevanje in trajnost
Vključitev v procese in postopke, prenos na redno podporo, obravnava vrnitev na stare prakse, pregled po uvedbi ob določenem roku.
Kapitalizacija in obremenitev s spremembami
Formalizirane izkušnje, ponovna uporaba kompletov, celovit pregled sprememb, ki bremenijo isto skupino, razporejanje obremenitve.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali ta diagnostika vodi do certifikata?
Ne, upravljanje sprememb tudi sicer ni predmet nobene organizacijske certifikacije. Diagnostika meri zrelost vaših praks in pripravi načrt poti. Služi za odločanje, kam vlagati, ne za pridobitev oznake.
Kakšna je razlika od zaključnega poročila projekta?
Zaključno poročilo obravnava posamezno uvedbo in gleda nazaj. Diagnostika obravnava zmožnost organizacije za vodenje sprememb, neodvisno od posameznega projekta. Ponavlja se skozi čas in omogoča primerjavo med poslovnimi enotami.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Kratka različica jo izpolni vodja programa v približno pol ure. Celovita različica, v sodelovalnem načinu z več udeleženci, običajno traja od enega do dveh tednov, pri čemer gre večina časa za zbiranje podatkov pri funkcijah in vodjih.
Ali lahko referenčni okvir prilagodimo naši interni metodi?
Da. Spremenite lahko vprašanja, formulacijo stopenj in tematska področja, ali pa izhajate iz lastnih dokumentov, da UI iz njih izdela svojo različico. Če vaša organizacija uporablja ADKAR ali lastno metodo, referenčni okvir prevzame njeno terminologijo.
Kako primerjati več poslovnih enot, ki ne doživljajo istih sprememb?
Vprašanja se nanašajo na prakse podpore, ne na vsebino projektov. Proizvodna enota in prodajno vodstvo tako odgovarjata na isti referenčni okvir. Primerjava prikaže ocene po tematskih področjih, kar pokaže, kje se vrzeli dejansko koncentrirajo.
Kdo mora odgovarjati na vprašanja?
Vodja programa ali PMO pokrije bistvo. Nekatera tematska področja je bolje, da izpolni kadrovska služba za usposabljanje, terenski vodja pa za utrjevanje. Sodelovalni način omogoča, da vsako tematsko področje dodelite pravi osebi.
Ali je akcijski načrt ovrednoten?
Da. Vsaka vrzel med oceno in ciljem sproži dejanje, katalog storitev pa za vsako od njih ponudi odziv, s stroškom, rokom in pričakovanim učinkom na oceno. Odločate se na podlagi velikostnih redov, ne na podlagi namenov.
Kje so podatki gostovani?
V Franciji, pri OVH, z varnostno kopijo pri Scalewayu. Brez prenosa podatkov zunaj Evropske unije. Uporabljene modele UI je mogoče izbrati, tudi med evropskimi ponudbami.