Zrelost dematerializacije in prehoda na brezpapirno poslovanje
Vaša pot proti brezpapirnemu poslovanju, merjena po tematskih področjih in prevedena v številčno ovrednoten akcijski načrt.
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
10 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost dematerializacije in prehoda na brezpapirno poslovanje
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika Referenčni okvir zrelosti Datamensio · Dematerializacija in brezpapirno poslovanje je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 10 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (stopnja, višja stopnja in dejanje, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v pot napredka.
Ali se tokovi potrjevanja dokumentov izvajajo v celoti v elektronski obliki?
- N1
Potrjevanje poteka s tiskanjem, lastnoročnim podpisom in fizičnim prenosom ali skeniranjem. Elektronski tok ni vzpostavljen.
- N2
Nekaj elektronskih tokov obstaja za določene dokumente, na pobudo posameznih ekip. Drugod papir ostaja privzeta pot.
- N3
Glavne vrste dokumentov imajo dokumentiran in uporabljan elektronski tok potrjevanja. Obhodna tiskanja so občasna.
- N4
Vsi tokovi potrjevanja na obravnavanem področju so elektronski, z nastavljenimi pooblastili, sledljivostjo odobritev in samodejnimi opomniki. Izjeme so utemeljene in evidentirane.
- N5
Tokovi se redno pregledujejo na podlagi izmerjenih rokov in povratnih informacij uporabnikov, z dokumentiranim spremljanjem uvedenih poenostavitev.
Akcija za prehod iz N2 v N3
Izbrati tri najpogostejše vrste dokumentov, formalizirati njihov tok potrjevanja v elektronskem podpisnem sistemu, odpraviti papirno različico predloge in preveriti uporabo ob pregledu procesa v naslednjem četrtletju.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritev
O čem govori ta referenčni okvir
Referenčni okvir pokriva celoten življenjski cikel informacij v organizaciji: zajem in digitalizacijo prejetih dokumentov, nativno digitalno ustvarjanje, elektronski pretok in potrjevanje, podpisovanje, hrambo, arhiviranje z dokazno vrednostjo ter nadzorovano uničevanje. Ocenjuje tudi poslovne procese, ki še vedno proizvajajo papir, od naročila do računa, od kadrovske mape do mape stranke, od zapisnikov sestankov do postopkov kakovosti. Vsako tematsko področje je ocenjeno na lestvici zrelosti s petimi stopnjami, od ugotovljene odsotnosti prakse do vodene in pregledovane prakse.
V praksi dematerializacija redko napreduje enakomerno. Finančna služba je morda odpravila papir pri dobaviteljskih tokovih, medtem ko kadrovska služba še vedno tiska vsako pogodbo, tovarna pa zaradi sledljivosti še vedno vodi registre v papirni obliki. Vprašanja, ki se pri tem ponavljajo, so konkretna: kateri procesi še vedno proizvajajo papir in iz katerega natančnega razloga, pravnega, tehničnega ali kulturnega? Ali so digitalizirani dokumenti dejansko pravno veljavni, ali so le shranjeni? Kdo odloča o roku hrambe in na kakšni podlagi?
Ena okoliščina je v Franciji bistveno spremenila razmere: elektronsko izdajanje računov med podjetji postaja obvezno po koledarju, ki ga določa uprava, s prejemanjem za vsa podjetja, zavezana za DDV, nato pa še z izdajanjem po stopnjah glede na velikost podjetja. Mnoge organizacije ta projekt obravnavajo kot izoliran računovodski projekt. V resnici gre za pospeševalec celotne poti: temelj referenčnih podatkov o tretjih osebah, upravljanje strukturiranih tokov, elektronsko arhiviranje, dokumentno upravljanje. Vredno je razjasniti tudi pogosto zmedo: brezpapirno poslovanje ni digitalizacija obstoječega papirja, temveč odprava njegovega nastajanja že pri izvoru.
Diagnostika zrelosti ne postavlja vprašanja o izpolnjevanju zahteve. Vsako prakso umesti na postopno lestvico in navede dejanje, ki omogoči prehod na naslednjo stopnjo. Vodstvo tako lahko presoja, kaj sodi na področje orodij, kaj na področje vodenja sprememb in kaj na področje dokumentnega upravljanja, namesto da bi dematerializacijo obravnavalo kot en sam velik IT projekt. Ocena po tematskih področjih naredi presojo utemeljeno s številkami, ki jo je mogoče zagovarjati na odboru.
Referenčni okvir je v Datamensiu pripravljen za takojšnjo uporabo in se prilagodi vašemu kontekstu. UI prilagodi tematska področja, preoblikuje vprašanja glede na vašo panogo in natančneje opredeli stopnje po metodi CMMI, ali pa zgradi različico na podlagi vaših lastnih postopkov in kart procesov. Rezultate je mogoče primerjati med poslovnimi enotami in skozi čas.
Referenčni standard: Referenčni okvir zrelosti Datamensio · Dematerializacija in brezpapirno poslovanje
Ocenjevana tematska področja
Strategija in dokumentno upravljanje
Obstoj formalizirane poti, določen pokrovitelj, dokumentna politika, vloge in odgovornosti, namenski proračun, povezava s programom preobrazbe.
Kartiranje papirnih tokov
Popis ustvarjenih in prejetih dokumentov, obseg tiskanja, prepoznavanje procesov, ki jih ustvarjajo, utemeljitev ohranitve vsakega papirnega toka.
Zajem in digitalizacija
Obdelava prejete pošte, kakovost digitalizacije, prepoznavanje in izluščenje podatkov, indeksiranje, povezava med preostalim papirnim in digitalnim tokom.
Nativno digitalni procesi
Elektronski obrazci, vnos pri izvoru, odprava ponovnega tiskanja, prenova procesov namesto enostavnega prenosa obstoječega stanja.
Elektronsko podpisovanje in potrjevanje
Dematerializirani odobritveni tokovi, izbrane ravni podpisa, elektronski podpisni sistem, pooblastila, sledljivost potrditev.
Elektronsko upravljanje dokumentov
Načrt razvrščanja, metapodatki, upravljanje različic, pravice dostopa, iskanje, dejanska stopnja uporabe shranjevalnih prostorov v primerjavi z neuradnim deljenjem.
Arhiviranje in dokazna vrednost
Roki hrambe, referenčni popis hrambe, celovitost in časovno žigosanje, elektronsko arhiviranje, končna usoda in sledljivo uničevanje.
Izdajanje računov in transakcijski tokovi
Dematerializacija naročil, dobavnic in računov, strukturirani formati, priprava na koledar elektronskega izdajanja računov, izmenjave s tretjimi osebami.
Vodenje sprememb in raba
Usposabljanje ekip, podpora vodjem, obvladovanje odporov, mobilna oprema, merjenje dejanske sprejetosti.
Merjenje, varčnost in nenehno izboljševanje
Kazalniki porabe papirja in tiskanja, okoljski odtis digitalnega shranjevanja, redni pregledi, izkušnje iz prakse, posodabljanje poti.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali ta diagnostika vodi do certifikacije?
Ne, in to tudi ni njen namen. Dematerializacija ni certifikacijski referenčni okvir. Diagnostika izmeri stopnjo zrelosti po tematskih področjih in pripravi načrt poti do želene stopnje.
V čem je razlika med diagnostiko zrelosti in projektnim popisom stanja?
Popis stanja opisuje obstoječe stanje v določenem trenutku. Diagnostika zrelosti vsako prakso umesti na postopno lestvico in vsaki stopnji pripiše dejanje, ki omogoči prehod na naslednjo. Rezultat je primerljiv skozi čas in med poslovnimi enotami.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Kratka različica se izpolni v 20 do 30 minutah. Celovita različica, v sodelovalnem načinu z več sodelujočimi, običajno traja od enega do dveh tednov, pri čemer je večina časa namenjena zbiranju podatkov pri posameznih direkcijah.
Ali je referenčni okvir mogoče prilagoditi naši panogi?
Da. Tematska področja, vprašanja in stopnje je mogoče spreminjati, UI pa generira različico na podlagi vaših postopkov ali vaše karte procesov. Industrijsko podjetje, banka in lokalna skupnost ne ocenjujejo istih dokumentnih tokov.
Ali diagnostika zajema elektronsko izdajanje računov?
Temu je namenjeno posebno tematsko področje, od naročilnice do računa, vključno s strukturiranimi formati in izmenjavami s tretjimi osebami. V načrtu poti se prepleta z arhiviranjem in dokumentnim upravljanjem, kar preprečuje obravnavo teme zgolj kot računovodske zadeve.
Kako primerjati več enot med seboj?
Isti referenčni okvir se uporabi v vsaki poslovni enoti, ocene se primerjajo po tematskih področjih, presečni načrt poti pa združuje presoje. UI združi ponavljajoče se akcije, da se izogne financiranju istega projekta desetkrat.
Ali je za odgovarjanje potrebno tehnično znanje?
Vprašanja se nanašajo na prakse in procese, ne na nastavitve orodij. Odgovori lahko nanje vodja procesa ali vodja projekta. Sodelovalni način omogoča, da se tehnična ali pravna vprašanja dodelijo pravi osebi.
Kje so shranjeni podatki?
V Franciji, pri OVH, z varnostno kopijo pri Scaleway. Brez prenosa podatkov izven Evropske unije. Uporabljene modele UI je mogoče izbrati, tudi med evropskimi rešitvami.