Zrelost digitalizacije nabave
Vaša nabavna veriga ocenjena od sourcinga do plačila in načrt poti, ki jo premika naprej.
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
10 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost digitalizacije nabave
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika Referenčni okvir zrelosti Datamensio, usklajen z modeli source-to-pay in petstopenjsko lestvico CMMI je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 10 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (raven, višja raven in ukrep, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v trajektorijo.
Ali je poraba organizacije zemljevidno prikazana in izkoriščena za upravljanje nabave?
- N1
Ni konsolidiranega zemljevida porabe. Poraba je znana po posameznih enotah, prek računovodskih izpiskov, občasno rekonstruiranih.
- N2
Zemljevid obstaja v preglednici, pripravljen ob priložnostnem projektu. Klasifikacija je delna in se ne posodablja.
- N3
Poraba je klasificirana na celotnem glavnem obsegu in se posodablja v rednih presledkih. Kategorijski kupci se na to opirajo pri pripravi svojih načrtov.
- N4
Zemljevid se samodejno napaja iz izvornih sistemov, dostopen je kupcem in naročnikom znotraj stroke ter služi kot podlaga za cilje prihrankov in spremljanje porabe izven nadzorovanega kanala.
- N5
Klasifikacija se bogati s samodejnimi pravili, ki se periodično revidirajo, navzkrižno se preverja s podatki o dobaviteljih in pogodbah, ugotovljene vrzeli pa sprožijo sledljive ukrepe do njihove zaključitve.
Ukrep za prehod iz N2 v N3
Določiti enotno nomenklaturo kategorij, jo uveljaviti na porabi zadnjih dvanajstih mesecev vseh enot glavnega obsega, in uvrstiti pregled zemljevida porabe na dnevni red četrtletnega odbora za nabavo.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritev
O čem govori ta referenčni okvir
Digitalizacija nabave pomeni orodja in strukturiranost cikla source-to-pay, od potrebe, ki jo izrazi stroka, do plačila dobavitelju. Nanaša se na natančno opredeljene objekte: šifrant artiklov in dobaviteljev, klasifikacijo porabe, elektronske razpise, knjižnico pogodb, katalog in obrazce za zahtevke po nabavi, usklajevanje naročila, prevzema in računa, kazalnike uspešnosti dobaviteljev. Za to področje ne obstaja noben certifikacijski organ. Upravlja se kot program preobrazbe, s trajektorijo in mejniki.
V praksi težava ni orodje, temveč njegova uporaba. Nabavna služba ima lahko sourcing orodje, portal za dobavitelje in modul za fakturiranje, ne da bi bila veriga neprekinjena. Kolikšen delež porabe dejansko teče skozi nadzorovan kanal in kolikšen ostaja divja nabava? Ali se podatki o dobaviteljih vnesejo enkrat, ali pa se ponovno vnašajo v ERP, v preglednico za spremljanje in v portal? Ali se dogovorjene pogodbene pogoje upošteva ob naročilu, ali se jih odkrije šele ob računu? Na ta vprašanja se odgovarja z ravnjo zrelosti, ne s popisom aplikacij.
Kontekst se je premaknil na eni ključni točki: elektronsko fakturiranje med podjetji v Franciji postaja obvezno po koledarju, določenem z zakonom, s prejemanjem za vsa podjetja in postopnim uvajanjem izdajanja glede na velikost podjetja. Mnoge organizacije se tega lotevajo kot izoliranega računovodskega projekta. V resnici zadeva vso predhodno verigo: brez urejenega šifranta dobaviteljev, brez strukturiranega naročila in brez sledljivega prevzema avtomatsko usklajevanje ne drži. Treba je razčistiti tudi drugo zmedo: zrelost nabavne funkcije in zrelost njene digitalizacije se ne pokrivata. Strateška nabavna služba lahko dela na slabo podprtih procesih, celovit ERP pa lahko podpira povsem administrativno nabavno prakso.
Diagnostika zrelosti odgovarja na drugačno vprašanje kot presoja skladnosti. Presoja se zaključi z vrzeljo ali potrditvijo. Diagnostika umesti vsako tematsko področje na stopnjevano lestvico in pokaže ukrep, ki omogoči prehod na višjo raven. Dobite oceno po tematskih področjih, ciljno raven, dogovorjeno z deležniki, in vrzel med obema postane akcijski načrt. V orodju Pilot umetna inteligenca te ukrepe združi v prednostno razvrščen načrt poti, primerljiv med poslovnimi enotami in s preteklimi ocenjevanji.
Referenčni okvir je pripravljen za takojšnjo uporabo in ostaja vaš. Tematska področja, vprašanja in ravni prilagodite svoji organizaciji, neposredni ali posredni, centralizirani ali po državah. Umetna inteligenca v orodju Maps izostri formulacije po metodi CMMI ali zgradi različico na podlagi vaših lastnih dokumentov: nabavne politike, zemljevida porabe, specifikacij vašega programa source-to-pay.
Referenčni standard: Referenčni okvir zrelosti Datamensio, usklajen z modeli source-to-pay in petstopenjsko lestvico CMMI
Ocenjevana tematska področja
Strategija in upravljanje digitalizacije
Obstoj formalizirane trajektorije, povezanost z nabavno strategijo in programom preobrazbe, imenovan sponzor, večletni proračun, telesa za upravljanje.
Nabavni podatki in šifranti
Šifrant dobaviteljev in artiklov, klasifikacija porabe, pravila za vnos in čiščenje podatkov, enotnost podatkov med ERP in nabavnimi orodji, stopnja popolnosti podatkov.
Poznavanje in analiza porabe
Pokritost zemljevida porabe, pogostost posodabljanja, podrobnost po kategoriji in enoti, prepoznavanje porabe izven nadzorovanega kanala, dejanska uporaba pri odločanju.
Sourcing in razpisi
Povpraševanja, izvedena prek namenskega orodja, predloge razpisne dokumentacije, ocenjevalne preglednice, sledljivost odločitev o dodelitvi, dražbe in scenariji razporeditve.
Sklepanje in upravljanje pogodb
Centralizirana knjižnica, predloge in standardne klavzule, postopki potrjevanja in elektronski podpis, opozorila o rokih, povezava med pogodbo in pogoji, uporabljenimi pri naročilu.
Zahtevek po nabavi, naročilo in prevzem
Katalogi in vodeni obrazci, nastavljeni postopki odobritve, delež naročil, izdanih pred računom, sledljivost prevzemov, obravnava izjem.
Fakturiranje, usklajevanje in plačilo
Prejemanje in izdajanje elektronskih računov, avtomatsko usklajevanje naročila, prevzema in računa, obravnava sporov, plačilni roki, priprava na zakonsko določen koledar.
Odnosi z dobavitelji in njihova uspešnost
Portal za izmenjavo, onboarding in kvalifikacija, periodično ocenjevanje, skupni kazalniki uspešnosti, upravljanje tveganj in odvisnosti od dobavitelja.
Avtomatizacija in umetna inteligenca
Avtomatizacija ponavljajočih se nalog, samodejna klasifikacija porabe, pomoč pri pripravi in analizi pogodb, zaznavanje nepravilnosti, urejanje načinov uporabe.
Sprejetje, kompetence in nenehno izboljševanje
Usposabljanje kupcev in naročnikov znotraj stroke, vodenje sprememb pri poslovnih funkcijah, merjenje dejanske uporabe orodij, povratne izkušnje, periodična revizija trajektorije.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali je digitalizacija nabave predmet certificiranja?
Ne. Noben organ ne izdaja certifikata za to področje. Gre za program preobrazbe, ki se upravlja s trajektorijo zrelosti, mejniki in ovrednotenim akcijskim načrtom. Nekateri elementi pa zadevajo zakonske obveznosti, zlasti elektronsko fakturiranje.
Kakšna je razlika v primerjavi s presojo nabavne funkcije?
Presoja preverja skladnost praks z okvirom in se zaključi z ugotovljenimi vrzelmi. Diagnostika zrelosti umesti vsako tematsko področje na stopnjevano lestvico in pokaže ukrep, ki omogoči prehod na višjo raven. Rezultat je trajektorija, ne razsodba.
Se ta referenčni okvir prekriva z okvirom za zrelost nabavne funkcije?
Ne. Ta se nanaša na orodja in digitalno neprekinjenost cikla source-to-pay. Zrelost nabavne funkcije se nanaša na kategorijsko strategijo, kompetence in pozicioniranje nabavne službe. Oba se dopolnjujeta in ju je mogoče povezati v prečni načrt poti.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Krajša različica se izpolni v približno pol ure, in sicer s strani vodje nabave ali informacijskih sistemov. Celovita različica, izvedena sodelovalno s kupci, financami in informatiko, običajno traja od enega do dveh tednov, pri čemer večino časa zavzame zbiranje podatkov pri ekipah.
Ali lahko referenčni okvir prilagodimo svoji organizaciji?
Da. Tematska področja, vprašanja in ravni se spreminjajo, dodate pa lahko tudi lastne vidike, neposredno nabavo, posredno nabavo ali posebnosti po državah. Umetna inteligenca izostri formulacije po metodi CMMI ali zgradi različico na podlagi vaših internih dokumentov.
Ali lahko primerjamo več enot med seboj?
Da. Isti referenčni okvir se uporablja na več poslovnih enotah, z oceno po tematskih področjih in primerjavo med enotami ter s preteklimi ocenjevanji. Prečni načrt poti nato konsolidira akcijske načrte, brez podvajanja skupnih projektov.
Kako diagnostika pripravlja na elektronsko fakturiranje?
Ocenjuje predhodne pogoje, kakovost šifranta dobaviteljev, delež naročil, izdanih pred računom, sledljivost prevzemov, poleg samega toka fakturiranja. Ugotovljene vrzeli neposredno napajajo akcijski načrt in njegovo ovrednotenje.
Kje so podatki gostovani?
V Franciji, pri ponudniku OVH, z varnostno kopijo pri ponudniku Scaleway. Brez prenosa izven Evropske unije. Uporabljene modele umetne inteligence je mogoče izbrati, tudi med evropskimi rešitvami.