Zrelost TRACES NT · Uredba (EU) 2019/1715 (IMSOC)
Vaše prakse TRACES NT, izmerjene na petih ravneh, nato pretvorjene v ovrednoten akcijski načrt.
9 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
9 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost TRACES NT · Uredba (EU) 2019/1715 (IMSOC)
9 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika Izvedbena uredba Komisije (EU) 2019/1715 z dne 30. septembra 2019 (uredba IMSOC), komponenta TRACES je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 9 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (raven, naslednja raven in ukrep, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v razvojno pot.
Ali so pravice dostopa uporabnikov v TRACES NT urejene in periodično pregledane?
- N1
Seznama pooblaščenih uporabnikov ni. Dostopi so bili ustvarjeni glede na trenutne potrebe, nihče ne ve, kdo ima katere pravice.
- N2
Seznam obstaja in odgovorna oseba je določena, vendar se ne posodablja redno, odhodi sodelavcev pa ne sprožijo vedno odvzema dostopa.
- N3
Pravice dostopa se dodeljujejo po opredeljenih vlogah, so dokumentirane in se ob kadrovskih spremembah odvzamejo. Odstopanja so občasna.
- N4
Periodični pregled računov in pravic se izvaja in dokumentira, za vsako ključno vlogo je imenovan namestnik, preverjajo se tudi uporabljeni elektronski podpisi.
- N5
Pregled je razširjen na vse lokacije, njegovi rezultati napajajo akcijski načrt, pravila dodeljevanja pa se prilagajajo po vsakem incidentu ali spremembi sistema.
Ukrep za prehod iz N2 v N3
Formalizirati matriko vlog in pravic za TRACES NT, jo vključiti v kadrovski proces zaposlovanja in odhoda, ter ob mesečnem pregledu kakovosti preveriti seznam aktivnih računov.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritevna TRACES.
O čem govori ta referenčni okvir
Uredba (EU) 2019/1715, imenovana uredba IMSOC, določa pravila delovanja informacijskega sistema za upravljanje uradnega nadzora, predvidenega z Uredbo (EU) 2017/625. TRACES je njena komponenta, namenjena trgovini: izdajanje in potrjevanje uradnih spričeval in uradnih potrdil, SVOV za pošiljke, predstavljene na mejnih kontrolnih točkah, spremni dokumenti za premike živali, rastlin, živil, krme in živalskih stranskih proizvodov. Uredba ureja tudi avtentikacijo uporabnikov, elektronski podpis, pravice dostopa in hrambo podatkov.
Težava ni standard, temveč organizacija okoli orodja. Kdo ima v podjetju pravice dostopa v TRACES NT, in kaj se zgodi, ko je ta oseba odsotna ali zapusti podjetje? Ali podatki, navedeni v spričevalu, izhajajo iz informacijskega sistema, ali se ročno prepisujejo iz naročilnice? Ali se zavrnitve in vračila pošiljk analizirajo, ali se obravnavajo kot osamljeni dogodki? Mnoge organizacije svoje šibke točke odkrijejo šele ob zastoju na mejni kontrolni točki.
Pogosto se pojavlja ena zmeda: TRACES NT ni zgolj portal za oddajo podatkov, temveč pravna podlaga uradnega spričevala. Vneseni podatek zavezuje izvajalca dejavnosti in pristojni organ, dostopajo do njega organi namembnih držav, povezan je tudi z drugimi komponentami sistema IMSOC, med drugim s sistemom hitrega obveščanja. Naraščanje obsega uvoznega nadzora in povezava z enotnim carinskim okencem EU sta to zahtevo še okrepila: nenatančen podatek v TRACES postane vrzel, ki se uveljavlja tudi drugje.
Uradna presoja odloča z da ali ne: spričevalo je veljavno, sledljivost je dokazana, pravice dostopa so urejene. Diagnostika zrelosti zastavlja drugačno vprašanje. Na kateri ravni obvladovanja je praksa, in katero konkretno dejanje omogoča prehod na naslednjo raven. Pri temi, ki je razpršena med kakovost, logistiko, prodajno administracijo in uradne veterinarje, ta pogled po ravneh omogoča ukrepanje, še preden se vrzel ugotovi na meji.
Referenčni okvir je v Datamensio pripravljen za takojšnjo uporabo, hkrati pa je prilagodljiv. UI prilagodi tematska področja, vprašanja in ravni vašemu obsegu, živalski, rastlinski panogi ali panogi stranskih proizvodov, ali pa na podlagi vaših postopkov in vzorcev spričeval pripravi prilagojeno različico. Diagnostiko je mogoče izvesti po posameznih lokacijah, s primerjavo med poslovnimi enotami.
Referenčni standard: Izvedbena uredba Komisije (EU) 2019/1715 z dne 30. septembra 2019 (uredba IMSOC), komponenta TRACES
Ocenjevana tematska področja
Upravljanje in odgovornosti
Imenovanje odgovorne osebe, pisni postopek, povezava med kakovostjo, prodajno administracijo, logistiko in uradnim veterinarjem, nadomeščanje v primeru odsotnosti.
Pravice dostopa in dostop do sistema
Vpis uporabnikov, dodeljene vloge in pravice, periodični pregled računov, odvzem dostopa ob odhodu sodelavca, uporaba elektronskega podpisa.
Kakovost vnesenih podatkov
Izvor vnesenih podatkov, skladnost z informacijskim sistemom in komercialnimi dokumenti, šifre blaga in obratov, kontrola pred potrditvijo.
Spričevala in spremni dokumenti
Izbira ustreznega vzorca spričevala ali potrdila, SVOV za uvožene pošiljke, dokumenti za premike znotraj EU, roki za izdajo pred predstavitvijo pošiljke.
Povezava s pristojnimi organi
Postopek potrjevanja s strani organa, kontaktne točke, obravnava zahtev po dopolnitvah, spremljanje odločitev, sprejetih na mejni kontrolni točki.
Obravnava zavrnitev, zavrnjenih pošiljk in neskladnosti
Obravnava zavrnjenih ali vrnjenih pošiljk, analiza vzrokov, korektivni ukrepi, povezava z obvestili o tveganju in spremljanjem neskladnih pošiljk.
Sledljivost in arhiviranje
Hramba spričeval in dokazil, roki hrambe, zmožnost rekonstrukcije dosjeja pošiljke, sled sprememb.
Kompetence in usposabljanje
Začetno usposabljanje in vzdrževanje kompetenc uporabnikov, spremljanje sprememb sistema in vzorcev, posredovanje navodil lokacijam.
Spremljanje uspešnosti in izboljševanje
Kazalniki izdanih, popravljenih in zavrnjenih spričeval, periodični pregled, primerjava med lokacijami, posodabljanje postopkov na podlagi izkušenj.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali je TRACES NT predmet certificiranja?
Ne. Uredba (EU) 2019/1715 nalaga uporabo sistema in določa pravila za spričevala in obvestila, ne uvaja pa certificiranja podjetij. Diagnostika meri zrelost vaših praks in pripravlja na uradni nadzor, ne izdaja pa nobenega dokumenta z dokazno vrednostjo.
Kakšna je razlika od presoje regulativne skladnosti?
Presoja preveri veljavnost spričevala, pravic dostopa ali dosjeja pošiljke in se zaključi z ugotovitvijo vrzeli. Diagnostika prakso umesti na pet ravni in pokaže ukrep, ki omogoča napredek. Oboje se dopolnjuje: diagnostika pripravlja na nadzor, nadzor pa potrjuje.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Kratka različica jo izpolni vodja kakovosti ali regulative v 20 do 30 minutah. Celovita različica se izvaja en do dva tedna v sodelovalnem načinu, pri čemer večino časa vzame zbiranje podatkov od logistike, prodajne administracije in lokacij.
Ali je referenčni okvir mogoče prilagoditi naši panogi?
Da. Tematska področja, vprašanja in ravni je mogoče spremeniti, UI pa na podlagi vaših postopkov in vzorcev dokumentov pripravi prilagojeno različico za vaš obseg, žive živali, živila živalskega izvora, rastline ali stranske proizvode.
Ali je mogoče primerjati več lokacij ali enot?
Da. Isti referenčni okvir se uporabi za vsako poslovno enoto, ocene se primerjajo med enotami in s predhodnimi cikli. Akcijski načrti se združijo v skupen načrt poti, tudi skupaj z drugimi regulativnimi diagnostikami.
Kako se ta diagnostika povezuje z Uredbo (EU) 2017/625?
Uredba 2017/625 uvaja obveznost uradnega nadzora in sistem IMSOC, katerega komponenta je TRACES. Trdna diagnostika TRACES NT tako neposredno napaja oceno praks uradnega nadzora in sledljivosti, brez podvajanja vprašanj.
Kje so shranjeni podatki?
V Franciji, pri ponudniku OVH, z varnostno kopijo pri Scaleway. Brez prenosa podatkov zunaj Evropske unije. Uporabljene modele UI je mogoče izbrati, tudi med evropskimi rešitvami.