Zrelost RASFF · Skladnost z obveznostmi hitrega obveščanja · Uredba (ES) št. 178/2002
Vaš sistem hitrega obveščanja, izmerjen po obveznostih RASFF in preveden v akcijski načrt.
9 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
9 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost RASFF · Skladnost z obveznostmi hitrega obveščanja · Uredba (ES) št. 178/2002
9 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika Uredba (ES) št. 178/2002, členi 19, 20 in 50 do 52, ter Izvedbena uredba (EU) 2019/1715 (IMSOC) je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 9 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem, ena raven, višja raven in dejanje, ki ju povezuje, spremeni ugotovitev v pot razvoja.
Ali je vaša organizacija sposobna identificirati in izolirati prizadete lote ter se odločiti o umiku izven delovnega časa?
- N1
Izven delovnega časa ni vzpostavljenega sistema. Identifikacija lotov je odvisna od dosegljivosti nekaj oseb in sistemov, dostopnih šele naslednji dan.
- N2
Postopek umika obstaja in določa odločevalca, vendar kontaktni podatki niso posodobljeni in sistem še ni bil preizkušen izven delovnega časa.
- N3
Pripravljenost je organizirana z nadomestnimi osebami, seznami stikov so posodobljeni, izvleček podatkov o sledljivosti pa je mogoč tudi na daljavo. Sistem je bil vsaj enkrat preizkušen.
- N4
Čas identifikacije lotov in odločanja se meri pri vsaki vaji in vsakem dejanskem dogodku, primerja z notranjim ciljem, ugotovljene vrzeli pa sprožijo spremljane ukrepe.
- N5
Scenariji vaj so raznoliki in vključujejo izredne primere, rezultati se primerjajo med lokacijami in skozi čas, postopek pa se po vsaki izkušnji revidira ob sledljivosti sprememb.
Dejanje za prehod z ravni 2 na raven 3
Vzpostavite poimenski razpored pripravljenosti z nadomestnimi osebami, preverite oddaljen dostop do podatkov o sledljivosti in sprožite nenapovedano vajo sledenja lotu zvečer ali med vikendom, z zapisnikom, predstavljenim na naslednjem pregledu kakovosti.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritevna RASFF.
O čem govori ta referenčni okvir
RASFF (Rapid Alert System for Food and Feed) je mreža hitrega obveščanja, vzpostavljena s členi 50 do 52 Uredbe (ES) št. 178/2002. Povezuje kontaktne točke držav članic, Komisijo in EFSA ter prenaša obvestila o alarmu, obvestila za informacijo, zavrnitve na mejah in nadaljnje informacije. Za nosilca dejavnosti so ustrezne obveznosti določene v členih 19 in 20: nemudoma sprožiti postopke umika, kadar se izdelek ne šteje za skladnega z varnostnimi zahtevami, brez odlašanja obvestiti pristojne organe in odpoklicati pri potrošnikih, kadar druge ukrepe ne zadoščajo za doseganje visoke ravni varovanja zdravja.
V praksi težava ni v besedilu predpisa, temveč v verigi odločanja. Koliko časa mine med prejemom izvida analize izven specifikacije, recimo zvečer med vikendom, in odločitvijo o obveščanju? Kdo je pooblaščen za odločitev o odpoklicu in je ta oseba dosegljiva izven delovnega časa? Ali podatki o sledljivosti navzgor in navzdol omogočajo izolacijo prizadetih lotov v nekaj urah, ali je treba tokove rekonstruirati iz več sistemov? Veliko organizacij ima zapisan postopek, ki pa ni bil nikoli preizkušen pod časovnim pritiskom.
Izvedbena uredba (EU) 2019/1715 je RASFF vključila v IMSOC, informacijski sistem za upravljanje uradnega nadzora, poleg iRASFF, TRACES in AAC. Iz tega izhaja pogosta zmeda: RASFF ni kanal, odprt za podjetja. Nosilec dejavnosti obvesti svoj nacionalni pristojni organ, ki oceni primer in po potrebi napaja mrežo. Druga pogosto spregledana točka: obvestila, objavljena na portalu RASFF Window, zadevajo tudi dobavitelje in uvožene surovine ter predstavljajo uporaben vir spremljanja pred nabavo.
Diagnostika zrelosti odgovarja na drugačno vprašanje kot presoja skladnosti. Presoja ugotovi obstoj postopka umika in odpoklica ter zaključi z vrzeljo ali skladnostjo. Diagnostika umesti vsako prakso na postopno lestvico: ali postopek obstaja, ali je poznan, ali je preizkušen, ali je merjen, ali se po vsakem dogodku izboljšuje. Predvsem pa pokaže konkretno dejanje, ki omogoči prehod na višjo raven.
V Datamensio je referenčni okvir pripravljen za takojšnjo uporabo in ostaja prilagodljiv. UI prilagodi tematska področja, vprašanja in ravni vašemu obsegu, predelavi, distribuciji, uvozu ali krmi za živali, ali pa izdela različico na podlagi vaših lastnih postopkov kriznega upravljanja in zapisnikov vaj.
Referenčni standard: Uredba (ES) št. 178/2002, členi 19, 20 in 50 do 52, ter Izvedbena uredba (EU) 2019/1715 (IMSOC)
Ocenjevana tematska področja
Zaznava in opredelitev dogodka
Notranji in zunanji viri opozoril, pritožbe potrošnikov, izvidi samokontrole izven specifikacije, spremljanje objavljenih obvestil, merila za opredelitev izdelka kot škodljivega za zdravje.
Odločitev o obveščanju organov
Uporaba členov 19 in 20, notranji roki za odločanje, pooblaščene osebe, dokumentirano odločitveno drevo, vsebina in oblika informacije, posredovane pristojnemu organu.
Sledljivost navzgor in navzdol
Identifikacija lotov, podatki o dobaviteljih in strankah prve ravni, čas rekonstrukcije tokov, popolnost evidenc, sposobnost izvleka podatkov v izrednih razmerah.
Umik in odpoklic
Ločena postopka za umik in odpoklic, blokiranje zalog, obveščanje strank, sporočilo potrošnikom, prodajna mesta, uporabljeni kanali in dokazilo o razširjanju.
Krizna organizacija in pripravljenost
Krizna skupina, vloge in nadomeščanja, dosegljivost izven delovnega časa, pooblastila za odločanje, krizni dnevnik, usklajenost z zunanjim komuniciranjem.
Odnosi s pristojnimi organi
Določena kontaktna točka, zgodovina izmenjav, odzivanje na zahteve po nadaljnjih informacijah, obravnava zavrnitev na mejah in obvestil, ki zadevajo vaše izdelke.
Obvladovanje dobaviteljev in vhodnih surovin
Pogodbene klavzule o takojšnjem obveščanju, obveznost sporočanja ob opozorilu, ocena dobaviteljev glede na objavljena obvestila, načrt kontrole ob prevzemu.
Vaje in preizkusi
Pogostost vaj umika in odpoklica, realističnost scenarijev, merjenje doseženih rokov, sodelovanje zadevnih funkcij, formalizacija ugotovitev.
Izkušnje in izboljšave
Analiza vzrokov po dogodku, spremljanje korektivnih ukrepov do zaprtja, posodabljanje postopkov, kazalniki, spremljani skozi čas, in vodstveni pregled.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali lahko podjetje neposredno obvešča prek sistema RASFF?
Ne. Mreža povezuje pristojne organe držav članic, Komisijo in EFSA. Nosilec dejavnosti na podlagi členov 19 in 20 Uredbe (ES) št. 178/2002 brez odlašanja obvesti svoj nacionalni pristojni organ, ki oceni primer in napaja mrežo. Diagnostika ocenjuje kakovost in hitrost tega obveščanja.
Ali RASFF vodi do certifikata?
Ne. Gre za regulativne obveznosti, ki se preverjajo ob uradnem nadzoru in jih povzemajo zasebni standardi IFS, BRCGS ali FSSC v poglavjih o umiku in odpoklicu. Datamensio meri zrelost sistema in pripravlja na te nadzore in presoje, ne izdaja pa nobenega certifikata.
Kakšna je razlika med to diagnostiko in presojo skladnosti?
Presoja preveri obstoj postopka in zaključi z vrzeljo ali skladnostjo. Diagnostika umesti vsako prakso na lestvico petih ravni in pokaže dejanje, ki omogoči prehod na naslednjo raven. Oba pristopa se dopolnjujeta: diagnostika pripravlja presojo, presoja potrdi rezultat.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Krajša različica se izpolni v 20 do 30 minutah, izvede jo lahko vodja kakovosti. Celovita različica, izvedena skupinsko z dobavno verigo, proizvodnjo in komunikacijo, običajno traja od enega do dveh tednov, pri čemer večino časa zavzame zbiranje dokazil pri ekipah.
Ali je referenčni okvir mogoče prilagoditi naši dejavnosti?
Da. Vprašanja, ravni in tematska področja lahko spremenite, ali pa izhajate iz lastnih kriznih postopkov. UI ustvari različico, prilagojeno vašemu obsegu, predelavi, distribuciji, uvozu ali krmi za živali, in izpopolni formulacije ravni po metodi CMMI.
Kako primerjati več lokacij med seboj?
Isti referenčni okvir se uporabi na vsaki lokaciji, ocene po tematskih področjih pa se primerjajo med poslovnimi enotami in s prejšnjimi cikli. Vrzeli napajajo skupni načrt poti, ki ga UI združi v skupna dejanja namesto seznama po posameznih lokacijah.
Ali diagnostika zajema tudi krmo za živali?
Da. Uredba (ES) št. 178/2002 zajema živila in krmo za živali, RASFF pa obravnava oba tokova. Tematska področja sledljivosti, umika in odnosov z organi veljajo za oba obsega, z vprašanji, prilagojenimi po potrebi.
Kje so podatki shranjeni?
V Franciji, pri ponudniku OVH, z varnostno kopijo pri Scaleway. Noben prenos zunaj Evropske unije. Uporabljene modele UI je mogoče izbrati, tudi med evropskimi rešitvami.