Maturidade da transformação digital das autarquias locais
A transformação digital do seu território, medida serviço a serviço e traduzida num roteiro orçamentado.
10 domínios, uma escala de 5 níveis. E a ação que faz passar de um nível para o seguinte.
Os 10 domínios do referencial, já redigidos de N1 a N5. Uma empresa, uma unidade de negócio, ou 300 de uma vez.
Maturidade da transformação digital das autarquias locais
10 domínios, escala de 5 níveis.
Nordhavn Industries
53 / 100
Medem a sua maturidade com a Datamensio
Um exemplo
Esta situação podia ser a sua.
Vejamos o exemplo de uma empresa: três instalações, três folhas de cálculo, nenhuma resposta comum.
Ninguém sabe consolidar.
Nordhavn Industries, 2 400 pessoas em Hamburgo, Lyon e Porto. Um cliente pergunta em que ponto está o grupo. Cada instalação responde na sua folha de cálculo, com as suas próprias escalas.
Três semanas, uma única base.
Um diagnóstico Referencial de maturidade digital das autarquias locais (quadro não certificador, articulado com as orientações francesas e europeias de administração digital) lançado nas três instalações ao mesmo tempo, a partir das notas de entrevista dos responsáveis. O referencial já estava escrito, os 10 domínios e os níveis N1 a N5 também.
Duas despesas evitadas antes de serem assumidas.
Uma pontuação de 53 em 100, um desvio concentrado em três domínios. O assistente de IA detetou que duas ações do plano duplicavam as de outro diagnóstico. O relatório de resultados para a comissão foi pedido numa frase.
O que isto lhes evitou
- 3instalações medidas na mesma base, em vez de três questionários a retrabalhar
- 2ações duplicadas detetadas antes da despesa
- 1relatório de resultados para a comissão, sem retrabalho manual
Estes números são os de um exemplo. Podiam ser os seus.
A norma impõe processos. A Datamensio diz onde está.
01
O referencial já está escrito
Domínios, perguntas e níveis N1 a N5 redigidos. Não parte de uma folha de cálculo em branco.
02
A pontuação sai no próprio dia
Online, por link de autoavaliação ou em entrevista. Domínio a domínio, comparável ao longo do tempo.
03
O desvio transforma-se num plano com custos
Cada passagem de nível tem a sua ação. A IA prioriza pelo efeito esperado, não pela ordem da norma.
04
A progressão demonstra-se
Campanha após campanha, face ao seu objetivo e ao seu histórico. É isso que a sua comissão executiva pede.
A escala de maturidade
Um nível, o seguinte, e a ação que liga os dois.
É este mecanismo (um nível, um nível superior, e a ação que liga os dois) que transforma uma constatação numa trajetória.
Os processos disponibilizados online aos utentes são tratados de ponta a ponta sem reintrodução de dados nos serviços?
- N1
Os processos online limitam-se a um formulário ou a um documento para descarregar. Os serviços reintroduzem a informação manualmente.
- N2
Alguns processos estão integrados na aplicação de negócio. O tratamento mantém-se heterogéneo consoante os serviços e depende das pessoas no cargo.
- N3
Os processos mais frequentes são tratados de ponta a ponta nas ferramentas de negócio. O utente é informado do andamento do seu processo.
- N4
O tratamento sem reintrodução de dados está generalizado, os prazos e as taxas de conclusão são acompanhados por processo e apresentados em instância de gestão.
- N5
Os percursos são revistos periodicamente com base nas medições de uso e nas opiniões dos utentes, com rastreabilidade das alterações introduzidas.
Ação para passar de N2 a N3
Selecionar os cinco processos de maior volume, descrever o seu circuito real desde a apresentação até à notificação, eliminar as reintroduções de dados identificadas com a direção de negócio envolvida e ativar a informação de andamento ao utente, com um ponto de situação no comité de acompanhamento digital.
« Graças à Datamensio, cumprimos os nossos objetivos com muito mais eficácia. Os serviços de inspeção do FEDER e do nosso ministério de tutela apreciaram particularmente esta abordagem, que lhes fornece dados fiáveis. »
Diretora da CCI 94CCI Île-de-France
« Consideramos que é a solução mais adequada para levar o nosso projeto de transformação à escala e medir o impacto de acordo com as nossas necessidades. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente sozinho
Um referencial combina-se. Associe vários para cobrir a sua atividade, ou peça à IA para escrever o seu.
Faça a sua primeira medição
Sobre o que trata este referencial
O referencial abrange a transformação digital de uma autarquia local nas suas cinco dimensões estruturantes: a relação digital com o utente (processos online, atendimento, inclusão), a organização e os processos internos, a governação e a valorização dos dados territoriais, a base técnica e a sua segurança, e ainda as competências e a gestão da mudança junto dos agentes e dos eleitos. Aplica-se tanto a um município como a uma comunidade intermunicipal, a uma área metropolitana ou a uma região, com níveis de maturidade graduados segundo o método CMMI.
Na prática, a transformação digital de um território é difícil de pilotar porque está fragmentada. Os projetos são conduzidos por direções diferentes, financiados por vias distintas, e avançam a ritmos desiguais. Quantos processos estão realmente desmaterializados de ponta a ponta, sem reintrodução de dados nem documento em papel a jusante? Quem decide a abertura de um conjunto de dados, e segundo que critérios? Os agentes formados nas novas ferramentas ainda as utilizam seis meses depois? Sem uma referência comum, o debate mantém-se declarativo e a decisão orçamental faz-se com base na perceção.
O contexto mudou num ponto preciso: a atenção deslocou-se da taxa de colocação online para a qualidade efetiva do serviço prestado e para a acessibilidade. A acessibilidade digital, o acompanhamento dos públicos afastados da tecnologia, a sobriedade das infraestruturas e o controlo das dependências técnicas tornaram-se critérios de gestão de pleno direito. Vale a pena esclarecer uma confusão frequente: equipar os serviços não transforma a organização. Um portal do utente sobreposto a processos internos inalterados desloca a carga de trabalho, não a reduz.
Este referencial não conduz a uma certificação nem visa uma declaração de conformidade. Responde a outra questão: em que nível de controlo se encontra cada dimensão, e que ação concreta permite passar ao nível seguinte. Onde uma auditoria conclui com um desvio, o diagnóstico de maturidade situa a prática numa escala progressiva e liga cada nível a um gesto operacional, quantificado em custo, prazo e efeito esperado na pontuação.
O referencial está pronto a usar no Datamensio. Pode adaptá-lo à dimensão e às competências da sua autarquia: a IA ajusta os domínios, as perguntas e a formulação dos níveis, ou constrói uma variante a partir dos seus próprios documentos, plano diretor, deliberações, roteiro digital já existente.
Norma de referência: Referencial de maturidade digital das autarquias locais (quadro não certificador, articulado com as orientações francesas e europeias de administração digital)
Os domínios avaliados
Estratégia e governação do digital
Existência de um roteiro digital deliberado, apoio político e administrativo, instâncias de acompanhamento, articulação com o projeto de território, trajetória orçamental plurianual.
Relação digital com o utente
Cobertura dos processos online, percursos de ponta a ponta, informação sobre o andamento dos processos, canais de contacto, medição da satisfação.
Inclusão e acessibilidade digitais
Acompanhamento dos públicos afastados da tecnologia, manutenção dos canais físicos e telefónicos, conformidade das interfaces com as regras de acessibilidade, legibilidade dos conteúdos.
Processos internos e desmaterialização
Desmaterialização dos circuitos de decisão e da cadeia contabilística, assinatura eletrónica, arquivo eletrónico, eliminação da reintrodução de dados entre serviços.
Dados territoriais e abertura
Inventário de dados, governação e papéis associados, qualidade e atualidade, abertura de dados públicos, usos decisórios e observatórios territoriais.
Sistemas de informação e interoperabilidade
Mapeamento aplicacional, trocas entre aplicações de negócio, referenciais partilhados, reversibilidade dos contratos, gestão da dívida técnica.
Segurança digital e continuidade de serviço
Gestão de acessos, cópias de segurança e testes de restauro, sensibilização dos agentes, plano de continuidade e recuperação dos serviços essenciais aos munícipes.
Competências dos agentes e gestão da mudança
Diagnóstico de competências, plano de formação, apoio de proximidade aos serviços, envolvimento dos agentes na conceção das ferramentas, acompanhamento dos usos após implementação.
Infraestruturas e sobriedade digital
Cobertura de rede das instalações, equipamento dos agentes, alojamento e opções de gestão externalizada, tempo de vida e reutilização do equipamento, medição dos consumos.
Pilotagem, avaliação e transparência
Indicadores de acompanhamento, relatório de resultados aos eleitos e aos munícipes, avaliação dos serviços digitais após entrada em funcionamento, reutilização das lições aprendidas.
Está disponível uma versão curta do referencial para a auto-avaliação online.
Perguntas frequentes
Este referencial conduz a uma certificação?
Não. A transformação digital de uma autarquia não depende de nenhum organismo certificador. O diagnóstico mede um nível de maturidade, produz uma pontuação por domínio e um roteiro. Serve para a gestão interna e para o relatório de resultados aos eleitos, não para a obtenção de um selo.
Qual a diferença em relação a uma auditoria ou a um controlo?
Um controlo verifica a presença de requisitos e conclui com um desvio. O diagnóstico de maturidade situa cada prática numa escala progressiva e liga cada nível à ação que permite subir ao seguinte. Ilumina a decisão orçamental em vez da sanção.
Quanto tempo demora a avaliação?
A versão curta preenche-se numa sessão de trabalho. A versão completa, em modo colaborativo com várias direções, estende-se normalmente entre uma a duas semanas, sendo a maior parte do tempo dedicada a recolher elementos junto dos serviços de negócio e da informática.
O referencial serve tanto para um pequeno município como para uma região?
Sim, desde que seja ajustado. A IA adapta os domínios, as perguntas e a formulação dos níveis ao perímetro de competências e à dimensão da autarquia, ou constrói uma variante a partir do seu plano diretor e das suas deliberações.
É possível comparar vários municípios de uma comunidade intermunicipal?
Sim. As avaliações realizadas no mesmo referencial comparam-se entre entidades e ao longo do tempo. Um roteiro transversal consolida os planos de ação dos municípios membros e evita financiar duas vezes a mesma ação.
Quem deve responder às perguntas?
As perguntas incidem sobre a organização e as práticas, não sobre configurações técnicas. Um diretor geral dos serviços, um diretor de sistemas de informação ou um chefe de projeto de transformação pode responder. O modo colaborativo permite atribuir as perguntas mais técnicas ao interlocutor certo.
Como é quantificado o plano de ação?
Cada desvio entre a pontuação e a meta gera uma ação. O catálogo de serviços apresenta uma solução para cada ação, com o seu custo, prazo e efeito esperado na pontuação. A IA agrupa o conjunto num roteiro priorizado, utilizável no debate de orientação orçamental.
Onde são alojados os dados?
Em França, na OVH, com cópia de segurança na Scaleway. Nenhuma transferência para fora da União Europeia. Os modelos de IA utilizados podem ser selecionados, inclusive entre soluções europeias.