Maturità TRACES NT · Regolamento (UE) 2019/1715 (IMSOC)
Le vostre pratiche TRACES NT misurate su cinque livelli, poi convertite in un piano d’azione quantificato.
9 ambiti, una scala a 5 livelli. E l'azione che fa passare da un livello al successivo.
Gli 9 ambiti del quadro di riferimento, già redatti da N1 a N5. Un'azienda, una business unit, o 300 alla volta.
Maturità TRACES NT · Regolamento (UE) 2019/1715 (IMSOC)
9 ambiti, scala a 5 livelli.
Nordhavn Industries
53 / 100
Misurano la loro maturità con Datamensio
Un esempio
Questa situazione potrebbe essere la vostra.
Prendiamo l’esempio di un’azienda: tre sedi, tre fogli di calcolo, nessuna risposta comune.
Nessuno sa consolidare.
Nordhavn Industries, 2 400 persone ad Amburgo, Lione e Porto. Un committente chiede a che punto è il gruppo. Ogni sede risponde con il proprio foglio di calcolo, con le proprie scale.
Tre settimane, un’unica base.
Una diagnosi Regolamento (UE) 2019/1715 della Commissione del 30 settembre 2019 (regolamento IMSOC), componente TRACES avviata sulle tre sedi contemporaneamente, a partire dalle note del colloquio dei responsabili. Il quadro di riferimento era già scritto, così come gli 9 ambiti e i livelli da N1 a N5.
Due spese evitate prima di essere impegnate.
Un punteggio di 53 su 100, uno scostamento concentrato su tre ambiti. Il compagno IA ha individuato che due azioni del piano duplicavano quelle di un'altra diagnosi. La restituzione dei risultati al comitato è stata richiesta in una frase.
Cosa gli ha permesso di evitare
- 3sedi misurate sulla stessa base, invece di tre questionari da rielaborare
- 2azioni duplicate individuate prima della spesa
- 1restituzione dei risultati al comitato, senza rielaborazione manuale
Questi dati sono quelli di un esempio. Potrebbero essere i vostri.
La norma impone dei processi. Datamensio dice a che punto siete.
01
Il quadro di riferimento è già scritto
Ambiti, domande e livelli da N1 a N5 redatti. Non partite da un foglio vuoto.
02
Il punteggio arriva lo stesso giorno
Online, tramite link di autovalutazione o in un colloquio. Ambito per ambito, confrontabile nel tempo.
03
Lo scostamento diventa un piano quantificato
Ogni passaggio di livello porta la sua azione. L'IA dà priorità in base all'effetto atteso, non all'ordine della norma.
04
Il progresso si dimostra
Campagna dopo campagna, rispetto al vostro obiettivo e al vostro passato. È ciò che chiede il vostro COMEX.
La scala di maturità
Un livello, il successivo, e l’azione che collega i due.
È questo meccanismo (un livello, un livello superiore, e l’azione che collega i due) che trasforma un riscontro in una traiettoria.
Le abilitazioni degli utenti in TRACES NT sono gestite e revisionate?
- N1
Nessun elenco degli utenti abilitati. Gli accessi sono stati creati in base alle esigenze via via, nessuno sa chi dispone di quali diritti.
- N2
Un elenco esiste e un responsabile è identificato, ma non è tenuto aggiornato e le partenze dei collaboratori non sempre attivano la revoca degli accessi.
- N3
Le abilitazioni sono assegnate secondo ruoli definiti, documentate, e revocate in occasione dei movimenti di personale. Gli scostamenti sono occasionali.
- N4
Una revisione periodica degli account e dei diritti viene effettuata e tracciata, con supplenza nominata per ogni ruolo critico e controllo delle firme elettroniche utilizzate.
- N5
La revisione è estesa a tutti i siti, i suoi risultati alimentano il piano d’azione e le regole di attribuzione vengono adeguate dopo ogni incidente o evoluzione del sistema.
Azione per passare da N2 a N3
Formalizzare una matrice ruoli e diritti per TRACES NT, collegarla al processo di ingresso e uscita del personale, e verificare l’elenco degli account attivi durante la revisione qualità mensile.
« Grazie a Datamensio, raggiungiamo i nostri obiettivi con molta più efficacia. I servizi di ispezione del FEDER e del nostro ministero di riferimento hanno particolarmente apprezzato questo approccio che offre loro dati affidabili. »
Direttrice della CCI 94CCI Île-de-France
« Riteniamo che questa sia la soluzione più adatta per portare il nostro progetto di trasformazione su scala e misurare l’impatto secondo le nostre esigenze. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente da solo
Un quadro di riferimento si combina. Associatene più di uno per coprire la vostra attività, oppure fate scrivere il vostro dall’IA.
Effettuate la vostra prima misurazionesu TRACES.
Di cosa parla questo quadro di riferimento
Il regolamento (UE) 2019/1715, detto regolamento IMSOC, definisce le regole di funzionamento del sistema di gestione delle informazioni sui controlli ufficiali previsto dal regolamento (UE) 2017/625. TRACES ne è la componente dedicata agli scambi: emissione e convalida dei certificati ufficiali e delle attestazioni ufficiali, DSCE per le partite presentate ai posti di controllo frontalieri, documenti di accompagnamento per i movimenti di animali, vegetali, alimenti, mangimi e sottoprodotti animali. Il regolamento disciplina anche l’autenticazione degli utenti, la firma elettronica, i diritti di accesso e la conservazione dei dati.
La difficoltà non è la norma, è l’organizzazione attorno allo strumento. Chi detiene le abilitazioni in TRACES NT, e cosa succede quando questa persona è assente o lascia l’azienda? I dati dichiarati nel certificato provengono dal sistema informativo, o vengono reinseriti a mano da un ordine di acquisto? I rigetti, i rifiuti e i respingimenti di partite vengono analizzati, o trattati come incidenti isolati? Molte organizzazioni scoprono i propri punti deboli nel momento di un blocco al posto di controllo frontaliero.
Una confusione ricorrente: TRACES NT non è un semplice portale dichiarativo, è il supporto giuridico del certificato ufficiale. Il dato inserito impegna l’operatore e l’autorità competente, è consultabile dalle autorità dei paesi di destinazione ed è collegato alle altre componenti di IMSOC, tra cui il sistema di allerta rapida. L’aumento dei controlli all’importazione e il collegamento con lo sportello unico doganale dell’UE hanno rafforzato questa esigenza: un dato approssimativo in TRACES diventa uno scostamento opponibile altrove.
L’audit ufficiale decide con un sì o un no: il certificato è valido, la tracciabilità è dimostrata, l’abilitazione è in regola. La diagnosi di maturità pone un’altra domanda. A quale livello di padronanza si colloca la pratica, e quale azione precisa fa passare al livello superiore. Su un tema ripartito tra qualità, logistica, ADV e veterinari ufficiali, questa lettura per livelli permette di decidere senza attendere lo scostamento constatato in frontiera.
Il quadro di riferimento è pronto all’uso in Datamensio, ed è adattabile. L’IA modula gli ambiti, le domande e i livelli sul vostro perimetro, filiera animale, vegetale o sottoprodotti, oppure costruisce una declinazione a partire dalle vostre procedure e dai vostri modelli di certificati. La diagnosi può essere distribuita sito per sito, con confronto tra business unit.
Norma di riferimento: Regolamento (UE) 2019/1715 della Commissione del 30 settembre 2019 (regolamento IMSOC), componente TRACES
Gli ambiti valutati
Governance e responsabilità
Designazione di un responsabile del tema, procedura scritta, coordinamento tra qualità, ADV, logistica e veterinario ufficiale, supplenza in caso di assenza.
Abilitazioni e accesso al sistema
Registrazione degli utenti, ruoli e diritti assegnati, revisione periodica degli account, revoca degli accessi all’uscita di un collaboratore, uso della firma elettronica.
Qualità dei dati dichiarati
Origine dei dati inseriti, coerenza con il sistema informativo e i documenti commerciali, codici delle merci e degli stabilimenti, controllo prima della convalida.
Certificati e documenti di accompagnamento
Scelta del modello corretto di certificato o attestazione, DSCE per le partite importate, documenti di movimento intra-UE, tempistiche di emissione prima della presentazione della partita.
Interfaccia con le autorità competenti
Circuito di convalida da parte dell’autorità, punti di contatto, gestione delle richieste di integrazione, monitoraggio delle decisioni prese al posto di controllo frontaliero.
Gestione dei rifiuti, rigetti e non conformità
Trattamento delle partite rifiutate o respinte, analisi delle cause, azioni correttive, collegamento con le notifiche di allerta e il monitoraggio delle partite non conformi.
Tracciabilità e archiviazione
Conservazione dei certificati e dei documenti giustificativi, tempi di conservazione, capacità di ricostruire un fascicolo di partita, pista di audit delle modifiche.
Competenze e formazione
Formazione iniziale e mantenimento delle competenze degli utenti, monitoraggio degli sviluppi del sistema e dei modelli, trasmissione delle istruzioni ai siti.
Monitoraggio delle prestazioni e miglioramento
Indicatori sui certificati emessi, corretti e rifiutati, revisione periodica, confronto tra siti, aggiornamento delle procedure dopo il ritorno di esperienza.
È disponibile una versione breve del quadro di riferimento per l’autovalutazione online.
Domande frequenti
TRACES NT è oggetto di una certificazione?
No. Il regolamento (UE) 2019/1715 impone l’uso del sistema e fissa le regole applicabili ai certificati e alle notifiche, non apre una certificazione d’impresa. La diagnosi misura la maturità delle vostre pratiche e prepara il controllo ufficiale, non rilascia alcun documento opponibile.
Che differenza c’è con un audit di conformità regolamentare?
L’audit verifica la validità di un certificato, di un’abilitazione o di un fascicolo di partita e si conclude con uno scostamento. La diagnosi colloca la pratica su cinque livelli e indica l’azione che fa progredire. I due si completano: la diagnosi prepara il controllo, il controllo convalida.
Quanto tempo richiede la valutazione?
La versione breve si compila in 20 o 30 minuti da un responsabile qualità o regolamentare. La versione completa si estende su una o due settimane in modalità collaborativa, la maggior parte del tempo serve a raccogliere gli elementi presso la logistica, l’ADV e i siti.
Il quadro di riferimento è adattabile alla nostra filiera?
Sì. Gli ambiti, le domande e i livelli si modificano, e l’IA genera una declinazione adattata al vostro perimetro, animali vivi, alimenti di origine animale, vegetali o sottoprodotti, a partire dalle vostre procedure e dai vostri modelli di documenti.
Si possono confrontare più siti o entità?
Sì. Lo stesso quadro di riferimento viene diffuso a ogni business unit, i punteggi si confrontano tra entità e con le campagne precedenti. I piani d’azione si consolidano in una roadmap trasversale, anche insieme ad altre diagnosi regolamentari.
Come si collega questa diagnosi al regolamento (UE) 2017/625?
Il regolamento 2017/625 istituisce l’obbligo dei controlli ufficiali e il sistema IMSOC, di cui TRACES è una componente. Una diagnosi TRACES NT solida alimenta quindi direttamente la valutazione delle pratiche di controllo ufficiale e di tracciabilità, senza duplicare le domande.
Dove sono ospitati i dati?
In Francia, presso OVH, con backup presso Scaleway. Nessun trasferimento fuori dall’Unione europea. I modelli di IA utilizzati possono essere selezionati, anche tra soluzioni europee.