Conformità ai controlli ufficiali · Regolamento (UE) 2017/625
La vostra preparazione ai controlli ufficiali, misurata sul regolamento 2017/625 e tradotta in piano d’azione.
10 ambiti, una scala a 5 livelli. E l'azione che fa passare da un livello al successivo.
Gli 10 ambiti del quadro di riferimento, già redatti da N1 a N5. Un'azienda, una business unit, o 300 alla volta.
Conformità ai controlli ufficiali · Regolamento (UE) 2017/625
10 ambiti, scala a 5 livelli.
Nordhavn Industries
53 / 100
Misurano la loro maturità con Datamensio
Un esempio
Questa situazione potrebbe essere la vostra.
Prendiamo l’esempio di un’azienda: tre sedi, tre fogli di calcolo, nessuna risposta comune.
Nessuno sa consolidare.
Nordhavn Industries, 2 400 persone ad Amburgo, Lione e Porto. Un committente chiede a che punto è il gruppo. Ogni sede risponde con il proprio foglio di calcolo, con le proprie scale.
Tre settimane, un’unica base.
Una diagnosi Regolamento (UE) 2017/625 del 15 marzo 2017, applicabile dal 14 dicembre 2019 avviata sulle tre sedi contemporaneamente, a partire dalle note del colloquio dei responsabili. Il quadro di riferimento era già scritto, così come gli 10 ambiti e i livelli da N1 a N5.
Due spese evitate prima di essere impegnate.
Un punteggio di 53 su 100, uno scostamento concentrato su tre ambiti. Il compagno IA ha individuato che due azioni del piano duplicavano quelle di un'altra diagnosi. La restituzione dei risultati al comitato è stata richiesta in una frase.
Cosa gli ha permesso di evitare
- 3sedi misurate sulla stessa base, invece di tre questionari da rielaborare
- 2azioni duplicate individuate prima della spesa
- 1restituzione dei risultati al comitato, senza rielaborazione manuale
Questi dati sono quelli di un esempio. Potrebbero essere i vostri.
La norma impone dei processi. Datamensio dice a che punto siete.
01
Il quadro di riferimento è già scritto
Ambiti, domande e livelli da N1 a N5 redatti. Non partite da un foglio vuoto.
02
Il punteggio arriva lo stesso giorno
Online, tramite link di autovalutazione o in un colloquio. Ambito per ambito, confrontabile nel tempo.
03
Lo scostamento diventa un piano quantificato
Ogni passaggio di livello porta la sua azione. L'IA dà priorità in base all'effetto atteso, non all'ordine della norma.
04
Il progresso si dimostra
Campagna dopo campagna, rispetto al vostro obiettivo e al vostro passato. È ciò che chiede il vostro COMEX.
La scala di maturità
Un livello, il successivo, e l’azione che collega i due.
È questo meccanismo (un livello, un livello superiore, e l’azione che collega i due) a trasformare un rilievo in traiettoria.
I seguiti dati ai rilievi delle autorità competenti sono monitorati fino alla verifica della loro efficacia?
- N1
I rapporti di ispezione vengono archiviati. Non viene tenuto alcun monitoraggio strutturato delle azioni dopo la risposta inviata all’autorità.
- N2
Le azioni sono elencate e assegnate, ma la loro chiusura si basa sulla memoria delle persone. Non viene richiesta alcuna prova di efficacia.
- N3
Ogni rilievo è registrato con un responsabile, una scadenza e una prova di realizzazione. La chiusura è convalidata dal responsabile qualità.
- N4
L’efficacia è verificata a distanza dalla chiusura, tramite controllo sul campo o analisi. Le recidive sono individuate e trattate alla causa.
- N5
I rilievi e i relativi seguiti sono consolidati tra i siti, analizzati in tendenza e alimentano la revisione delle procedure e dei piani di controllo.
Azione per passare da N2 a N3
Aprire un registro unico dei rilievi ufficiali, con responsabile, scadenza e documento probatorio atteso per ogni azione, e farne un punto fisso della revisione qualità mensile del sito.
« Grazie a Datamensio, raggiungiamo i nostri obiettivi con molta più efficacia. I servizi di ispezione del FEDER e del nostro ministero di riferimento hanno particolarmente apprezzato questo approccio che offre loro dati affidabili. »
Direttrice della CCI 94CCI Île-de-France
« Riteniamo che questa sia la soluzione più adatta per portare il nostro progetto di trasformazione su scala e misurare l’impatto secondo le nostre esigenze. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente da solo
Un quadro di riferimento si combina. Associatene più di uno per coprire la vostra attività, oppure fate scrivere il vostro dall’IA.
Effettuate la vostra prima misurazione
Di cosa parla questo quadro di riferimento
Il regolamento (UE) 2017/625 è il testo quadro dei controlli ufficiali nella filiera agroalimentare dell’Unione. Copre gli alimenti, i mangimi, la salute animale, il benessere animale, la salute delle piante e i prodotti fitosanitari. Definisce come le autorità competenti pianificano i controlli in base al rischio, effettuano i prelievi e le analisi, e applicano le misure in caso di non conformità. Sul fronte dell’operatore, fissa obblighi diretti: consentire l’accesso ai locali, alle attrezzature, agli animali e ai documenti, cooperare con gli agenti e farsi carico delle tariffe di controllo. Disciplina inoltre i controlli all’importazione tramite i posti di controllo frontalieri e il sistema TRACES.
In pratica, questi obblighi sono difficili da gestire perché non rientrano in un unico servizio. L’accesso documentale dipende dalla qualità, la tracciabilità a monte dagli acquisti, i certificati sanitari dalla logistica, il seguito dato al controllo dalla direzione dello stabilimento. Tre domande ricorrono nei comitati: chi accoglie l’ispettore se il responsabile qualità è assente quel giorno, dove si trovano i rapporti degli ultimi tre controlli con lo stato di avanzamento dei seguiti, e sappiamo dimostrare che le non conformità rilevate un anno fa non si sono ripetute.
Vale la pena chiarire un equivoco frequente: il 2017/625 non è un ennesimo quadro di riferimento sulla sicurezza alimentare, accanto a IFS, BRCGS o al piano HACCP. Disciplina l’azione dell’autorità pubblica, non la progettazione del vostro sistema di gestione. La sua conseguenza per l’operatore è indiretta ma pesante: riguarda la capacità di rendersi controllabili, in qualsiasi momento, su ambiti trasversali. Il regolamento ha peraltro abrogato e fuso diversi testi precedenti, tra cui il regolamento (CE) n. 882/2004, ampliando così il campo dei controlli ufficiali alla salute delle piante e ai sottoprodotti animali.
La diagnosi di maturità non risponde alla stessa domanda di un’ispezione. L’ispezione si conclude con un esito: conforme, non conforme, con misure. La diagnosi colloca ogni pratica su una scala progressiva e indica l’azione precisa che consente di passare al livello superiore. Una struttura può aver superato l’ultimo controllo senza scostamenti rilevanti e restare comunque a un livello di maturità basso, perché il successo dipendeva dalla presenza di una persona piuttosto che da un dispositivo documentato e ripetibile.
In Datamensio, il quadro di riferimento è pronto all’uso e adattabile. L’IA calibra gli ambiti, le domande e i livelli sulla vostra attività, macello, stabilimento di trasformazione, deposito doganale o importatore, oppure costruisce una declinazione a partire dalle vostre procedure e dai vostri rapporti di ispezione esistenti. Le valutazioni condotte su più siti si confrontano tra loro e si consolidano in una roadmap trasversale.
Norma di riferimento: Regolamento (UE) 2017/625 del 15 marzo 2017, applicabile dal 14 dicembre 2019
Gli ambiti valutati
Conoscenza del quadro e degli ambiti controllati
Identificazione delle autorità competenti, dei settori coperti dal regolamento applicabili all’attività, dei testi settoriali collegati, monitoraggio degli atti delegati e di esecuzione.
Obblighi di cooperazione dell’operatore
Accesso ai locali, alle attrezzature, ai mezzi di trasporto, agli animali e ai sistemi informatizzati, messa a disposizione dei documenti, designazione e disponibilità di un referente.
Preparazione e svolgimento delle ispezioni
Procedura di accoglienza degli agenti, comportamento in caso di controllo a sorpresa, sostituzione in caso di assenza, accompagnamento della visita, rilettura e firma dei rilievi.
Documentazione e prove mobilitabili
Disponibilità delle registrazioni HACCP, tracciabilità a monte e a valle, piani di controllo, risultati delle analisi, tempi di produzione dei documenti a richiesta dell’ispettore.
Prelievi, analisi e controperizia
Disciplina dei prelievi ufficiali, conoscenza del diritto a un secondo parere di esperto, conservazione dei campioni, relazione con i laboratori ufficiali e privati.
Gestione delle non conformità e dei seguiti
Trattamento dei rilievi, misure disposte dall’autorità, azioni correttive, verifica dell’efficacia, prevenzione della recidiva, monitoraggio delle scadenze imposte.
Controlli all’importazione e flussi transfrontalieri
Notifica preventiva, documenti sanitari comuni di entrata, uso di TRACES, passaggio per i posti di controllo frontalieri, gestione dei lotti bloccati o respinti.
Certificazione ufficiale e attestazioni
Richiesta e ottenimento dei certificati ufficiali, esattezza delle informazioni dichiarate, archiviazione, coerenza tra i documenti che accompagnano i lotti e la realtà dei flussi.
Tariffe, sanzioni e relazione con l’autorità
Monitoraggio delle tariffe di controllo, conoscenza delle sanzioni applicabili, vie di ricorso, storico documentato degli scambi con le autorità competenti.
Governance, gestione e miglioramento
Attribuzione delle responsabilità, segnalazione dei rilievi alla direzione, indicatori di preparazione, revisioni periodiche, condivisione del feedback tra siti.
È disponibile una versione breve del quadro di riferimento per l’autovalutazione online.
Domande frequenti
Il regolamento 2017/625 si certifica?
No. È un regolamento che organizza l’azione delle autorità competenti e impone obblighi diretti agli operatori. Non esiste un organismo che rilasci un certificato 2017/625. La diagnosi misura la vostra maturità e prepara la visita dei servizi ufficiali, non rilascia nulla.
Che differenza c’è tra questa diagnosi e un controllo ufficiale?
Il controllo ufficiale si conclude con un rilievo opponibile e, se del caso, misure. La diagnosi colloca le vostre pratiche su una scala di maturità e indica la traiettoria per progredire. I due strumenti sono complementari: la diagnosi anticipa ciò che l’ispezione verrà a verificare.
Quanto tempo richiede la valutazione?
L’autovalutazione individuale si svolge in una sessione di lavoro. In modalità collaborativa, con qualità, logistica, affari regolatori e direzione di sito, la raccolta si estende generalmente su una o due settimane, con la maggior parte del tempo dedicata a reperire i documenti.
Il quadro di riferimento è adattabile alla nostra attività?
Sì. Gli ambiti, le domande e i livelli si possono modificare. L’IA genera una declinazione adatta a un macello, a uno stabilimento di trasformazione, a un importatore o a uno stabilimento di mangimi, e può partire dalle vostre procedure e dai vostri rapporti di ispezione esistenti.
Come confrontare più stabilimenti tra loro?
Ogni sito risponde allo stesso quadro di riferimento e ottiene un punteggio per ambito. Il benchmark mette a confronto le business unit e confronta anche ogni sito con le proprie valutazioni precedenti. Gli scostamenti si consolidano in una roadmap trasversale anziché in tanti piani d’azione isolati.
Come si integra questa diagnosi con IFS, BRCGS o il nostro piano HACCP?
Questi quadri di riferimento riguardano la progettazione e la gestione del vostro sistema. Il 2017/625 riguarda la vostra capacità di essere controllati dall’autorità pubblica. Le prove si sovrappongono in larga misura: la diagnosi individua ciò che è riutilizzabile e ciò che manca specificamente per il controllo ufficiale.
Cosa succede allo scostamento una volta identificato?
Ogni scostamento alimenta il piano d’azione, con il livello desiderato e l’azione che vi conduce. Il catalogo di prestazioni propone una soluzione a fronte degli elementi del piano, con il suo costo, i suoi tempi e il suo impatto atteso sul punteggio. L’IA raggruppa il tutto in una roadmap con priorità.
Dove sono ospitati i dati?
In Francia, presso OVH, con backup presso Scaleway. Nessun trasferimento fuori dall’Unione europea. I modelli di IA utilizzati possono essere selezionati, anche tra soluzioni europee.