Reifegrad der digitalen Transformation von Kommunen
Die digitale Transformation Ihres Gebiets, dienststellenweise gemessen und in einen budgetierten Maßnahmenplan übersetzt.
10 Themenfelder, eine Skala mit 5 Stufen. Und die Maßnahme, die von einer Stufe zur nächsten führt.
Die 10 Themenfelder des Referenzrahmens, bereits ausformuliert von N1 bis N5. Ein Unternehmen, eine Business Unit, oder 300 gleichzeitig.
Reifegrad der digitalen Transformation von Kommunen
10 Themenfelder, Skala mit 5 Stufen.
Nordhavn Industries
53 / 100
Sie messen ihren Reifegrad mit Datamensio
Ein Beispiel
Diese Situation könnte auch Ihre sein.
Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens: drei Standorte, drei Tabellen, keine gemeinsame Antwort.
Niemand weiß, wie man konsolidiert.
Nordhavn Industries, 2 400 Mitarbeitende in Hamburg, Lyon und Porto. Ein Auftraggeber fragt nach dem Stand des Konzerns. Jeder Standort antwortet mit seiner eigenen Tabelle und seinen eigenen Skalen.
Drei Wochen, eine einzige Grundlage.
Eine Referenzrahmen zum digitalen Reifegrad von Gebietskörperschaften (nicht zertifizierender Rahmen, angelehnt an französische und europäische Vorgaben zur digitalen Verwaltung)-Analyse, gestartet an allen drei Standorten gleichzeitig, auf Basis der Gesprächsnotizen der Verantwortlichen. Der Referenzrahmen war bereits geschrieben, ebenso die 10 Themenfelder und die Stufen N1 bis N5.
Zwei Ausgaben vermieden, bevor sie entstanden.
Ein Score von 53 von 100, eine Abweichung, die sich auf drei Themen konzentriert. Der KI-Begleiter stellte fest, dass sich zwei Maßnahmen des Plans mit denen eines anderen Audits überschnitten. Der Ergebnisbericht für das Gremium war in einem Satz erstellt.
Was ihnen dadurch erspart blieb
- 3Standorte auf derselben Grundlage gemessen, statt drei nachzubearbeitende Fragebögen
- 2doppelte Maßnahmen erkannt, bevor die Ausgabe erfolgte
- 1Ergebnisbericht für das Gremium, ohne manuelle Nachbearbeitung
Diese Zahlen stammen aus einem Beispiel. Sie könnten Ihre eigenen sein.
Die Norm schreibt Prozesse vor. Datamensio zeigt, wo Sie stehen.
01
Der Referenzrahmen ist bereits geschrieben
Themenfelder, Fragen und Stufen N1 bis N5 ausformuliert. Sie starten nicht mit einer leeren Tabelle.
02
Der Score liegt noch am selben Tag vor
Online, per Selbstbewertungslink oder im Gespräch. Themenfeld für Themenfeld, im Zeitverlauf vergleichbar.
03
Die Abweichung wird zu einem bezifferten Plan
Jeder Stufenübergang trägt seine Maßnahme. Die KI priorisiert nach erwarteter Wirkung, nicht nach der Reihenfolge der Norm.
04
Der Fortschritt lässt sich belegen
Kampagne für Kampagne, gegen Ihr Ziel und gegen Ihre Vergangenheit. Genau das verlangt Ihr Vorstand.
Die Reifegradskala
Eine Stufe, die nächste, und die Maßnahme, die beide verbindet.
Dieser Mechanismus, eine Stufe, eine höhere Stufe und die Maßnahme, die beide verbindet, macht aus einer Feststellung eine Trajektorie.
Werden die den Bürgerinnen und Bürgern online angebotenen Verfahren durchgängig bearbeitet, ohne erneute Dateneingabe in den Dienststellen?
- N1
Die Online-Verfahren beschränken sich auf ein Formular oder ein herunterladbares Dokument. Die Dienststellen übernehmen die Angaben manuell.
- N2
Einige Verfahren sind in die Fachanwendung integriert. Die Bearbeitung bleibt je nach Dienststelle uneinheitlich und hängt von den jeweiligen Personen ab.
- N3
Die häufigsten Verfahren werden durchgängig in den Fachanwendungen bearbeitet. Die Bürgerinnen und Bürger werden über den Stand ihres Antrags informiert.
- N4
Die Bearbeitung ohne erneute Eingabe ist flächendeckend, Fristen und Abschlussquoten werden je Verfahren nachverfolgt und im Steuerungsgremium vorgestellt.
- N5
Die Abläufe werden regelmäßig anhand von Nutzungsmessungen und Rückmeldungen der Bürgerinnen und Bürger überprüft, mit Nachverfolgbarkeit der vorgenommenen Änderungen.
Maßnahme für den Übergang von N2 zu N3
Die fünf am stärksten frequentierten Verfahren auswählen, ihren tatsächlichen Ablauf von der Einreichung bis zur Benachrichtigung beschreiben, die identifizierten Doppelerfassungen gemeinsam mit dem zuständigen Fachbereich beseitigen und die Statusinformation für die Bürgerinnen und Bürger aktivieren, mit einem Zwischenstand im digitalen Steuerungsausschuss.
« Dank Datamensio erfüllen wir unsere Ziele viel effizienter. Die Prüfstellen des EFRE und unseres zuständigen Ministeriums haben diesen Ansatz besonders geschätzt, da er ihnen verlässliche Daten liefert. »
Direktorin der CCI 94CCI Île-de-France
« Wir sind überzeugt, dass dies die am besten geeignete Lösung ist, um unser Transformationsprojekt zu skalieren und die Wirkung nach unseren Bedürfnissen zu messen. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Selten allein
Ein Referenzrahmen lässt sich kombinieren. Verbinden Sie mehrere, um Ihre Tätigkeit abzudecken, oder lassen Sie Ihren eigenen von der KI schreiben.
Nehmen Sie Ihre erste Messung vor
Worum es in diesem Referenzrahmen geht
Der Referenzrahmen deckt die digitale Transformation einer Kommune in ihren fünf strukturgebenden Dimensionen ab: die digitale Beziehung zu den Bürgerinnen und Bürgern (Online-Verfahren, Empfang, Inklusion), die interne Organisation und die Prozesse, die Governance und Nutzung kommunaler Daten, die technische Basis samt Sicherheit sowie die Kompetenzen und das Change Management bei Mitarbeitenden und gewählten Vertretern. Er lässt sich sowohl auf eine Gemeinde als auch auf einen Gemeindeverband, einen Landkreis oder eine Region anwenden, mit Reifegradstufen nach der CMMI-Methode.
In der Praxis ist die digitale Transformation eines Gebiets schwer zu steuern, weil sie fragmentiert abläuft. Die Projekte werden von unterschiedlichen Fachbereichen getragen, aus verschiedenen Töpfen finanziert und schreiten in ungleichem Tempo voran. Wie viele Verfahren sind tatsächlich durchgängig digitalisiert, ohne erneute Dateneingabe oder nachgelagerte Papierbelege? Wer entscheidet über die Veröffentlichung eines Datensatzes, und nach welchen Kriterien? Nutzen die auf neue Werkzeuge geschulten Mitarbeitenden diese auch sechs Monate später noch? Ohne gemeinsamen Bezugsrahmen bleibt die Diskussion unverbindlich und die Budgetentscheidung erfolgt nach Gefühl.
Der Kontext hat sich in einem entscheidenden Punkt verändert: Der Fokus hat sich von der Online-Verfügbarkeitsquote hin zur tatsächlichen Qualität der erbrachten Leistung und zur Barrierefreiheit verschoben. Digitale Barrierefreiheit, die Begleitung digital ferner Bevölkerungsgruppen, die Genügsamkeit der Infrastrukturen und die Kontrolle technischer Abhängigkeiten sind zu eigenständigen Steuerungskriterien geworden. Ein häufiges Missverständnis sei hier ausgeräumt: Die Ausstattung der Dienststellen verändert die Organisation nicht von selbst. Ein Bürgerportal, das auf unveränderten internen Prozessen aufsetzt, verlagert die Arbeitslast, statt sie zu verringern.
Dieser Referenzrahmen führt zu keiner Zertifizierung und zielt nicht auf eine Konformitätserklärung ab. Er beantwortet eine andere Frage: Auf welchem Beherrschungsniveau befindet sich jede Dimension, und welche konkrete Maßnahme führt zur nächsten Stufe. Wo eine Kontrolle mit einer Abweichung endet, verortet die Reifegrad-Analyse die Praxis auf einer fortschreitenden Skala und verknüpft jede Stufe mit einer operativen Maßnahme, beziffert in Kosten, Frist und erwarteter Wirkung auf den Score.
Der Referenzrahmen ist in Datamensio sofort einsatzbereit. Sie können ihn an die Größe und die Kompetenzen Ihrer Kommune anpassen: Die KI justiert die Themenfelder, die Fragen und die Formulierung der Stufen, oder erstellt eine Ableitung ausgehend von Ihren eigenen Unterlagen, dem digitalen Entwicklungsplan, den Ratsbeschlüssen, der bestehenden digitalen Roadmap.
Referenznorm: Referenzrahmen zum digitalen Reifegrad von Gebietskörperschaften (nicht zertifizierender Rahmen, angelehnt an französische und europäische Vorgaben zur digitalen Verwaltung)
Die bewerteten Themenfelder
Digitalstrategie und Governance
Vorliegen einer beschlossenen digitalen Roadmap, politische und administrative Trägerschaft, Steuerungsgremien, Verknüpfung mit dem Gebietsentwicklungsprojekt, mehrjährige Haushaltstrajektorie.
Digitale Bürgerbeziehung
Abdeckung der Online-Verfahren, durchgängige Vorgänge, Information über den Bearbeitungsstand der Anträge, Kontaktkanäle, Zufriedenheitsmessung.
Digitale Inklusion und Barrierefreiheit
Begleitung digital ferner Bevölkerungsgruppen, Erhalt physischer und telefonischer Kanäle, Konformität der Oberflächen mit Barrierefreiheitsregeln, Verständlichkeit der Inhalte.
Interne Prozesse und Digitalisierung
Digitalisierung der Entscheidungswege und der Buchhaltungskette, elektronische Signatur, elektronische Archivierung, Beseitigung von Doppelerfassungen zwischen Dienststellen.
Kommunale Daten und Öffnung
Dateninventar, Governance und zugehörige Rollen, Qualität und Aktualität, Öffnung öffentlicher Daten, Entscheidungsnutzungen und regionale Beobachtungsstellen.
Informationssysteme und Interoperabilität
Anwendungslandkarte, Austausch zwischen Fachanwendungen, gemeinsame Referenzsysteme, Reversibilität von Verträgen, Management der technischen Schuld.
Digitale Sicherheit und Betriebskontinuität
Zugriffsverwaltung, Sicherungen und Wiederherstellungstests, Sensibilisierung der Mitarbeitenden, Kontinuitäts- und Wiederanlaufplan für die für Bürgerinnen und Bürger wesentlichen Dienste.
Kompetenzen der Mitarbeitenden und Change Management
Kompetenzanalyse, Fortbildungsplan, Unterstützung vor Ort für die Dienststellen, Einbindung der Mitarbeitenden in die Konzeption der Werkzeuge, Nachverfolgung der Nutzung nach der Einführung.
Infrastrukturen und digitale Genügsamkeit
Netzabdeckung der Standorte, Ausstattung der Mitarbeitenden, Hosting und Wahl des Infrastrukturdienstleisters, Lebensdauer und Wiederverwendung der Geräte, Erfassung des Verbrauchs.
Steuerung, Bewertung und Transparenz
Steuerungskennzahlen, Ergebnisbericht an Ratsmitglieder und Einwohner, Bewertung digitaler Dienste nach Inbetriebnahme, Wiederverwendung von Erfahrungsberichten.
Eine Kurzversion des Referenzrahmens steht für die Online-Selbstbewertung zur Verfügung.
Häufige Fragen
Führt dieser Referenzrahmen zu einer Zertifizierung?
Nein. Die digitale Transformation einer Kommune unterliegt keiner Zertifizierungsstelle. Die Analyse misst ein Reifegradniveau, erzeugt einen Score je Themenfeld und einen Maßnahmenplan. Sie dient der internen Steuerung und dem Ergebnisbericht an die Ratsmitglieder, nicht dem Erwerb eines Labels.
Worin unterscheidet sie sich von einem Audit oder einer Kontrolle?
Eine Kontrolle prüft das Vorliegen von Anforderungen und endet mit einer Abweichung. Die Reifegrad-Analyse verortet jede Praxis auf einer fortschreitenden Skala und verknüpft jede Stufe mit der Maßnahme, die zur nächsthöheren führt. Sie unterstützt die Budgetentscheidung statt die Sanktionierung.
Wie lange dauert die Bewertung?
Die Kurzfassung lässt sich in einer Arbeitssitzung ausfüllen. Die vollständige Fassung, im kollaborativen Modus mit mehreren Fachbereichen, erstreckt sich in der Regel über ein bis zwei Wochen, wobei der Großteil der Zeit für die Zusammenstellung der Angaben aus den Fachbereichen und der IT verwendet wird.
Eignet sich der Referenzrahmen sowohl für eine kleine Gemeinde als auch für eine Region?
Ja, sofern er angepasst wird. Die KI passt die Themenfelder, die Fragen und die Formulierung der Stufen an den Zuständigkeitsbereich und die Größe der Kommune an oder erstellt eine Ableitung ausgehend von Ihrem digitalen Entwicklungsplan und Ihren Ratsbeschlüssen.
Lassen sich mehrere Gemeinden eines Gemeindeverbands vergleichen?
Ja. Die auf demselben Referenzrahmen durchgeführten Bewertungen sind zwischen Einheiten und im Zeitverlauf vergleichbar. Eine übergreifende Roadmap konsolidiert die Maßnahmenpläne der Mitgliedsgemeinden und vermeidet die doppelte Finanzierung derselben Maßnahme.
Wer soll die Fragen beantworten?
Die Fragen betreffen die Organisation und die Praktiken, nicht technische Konfigurationen. Ein Verwaltungsleiter, eine IT-Leitung oder ein Projektverantwortlicher für die Transformation kann sie beantworten. Der kollaborative Modus erlaubt es, technischere Fragen der jeweils richtigen Ansprechperson zuzuweisen.
Wie wird der Maßnahmenplan beziffert?
Jede Lücke zwischen dem Score und dem Zielwert erzeugt eine Maßnahme. Der Leistungskatalog stellt jeder Maßnahme eine Lösung gegenüber, mit Kosten, Frist und erwarteter Wirkung auf den Score. Die KI fasst all dies zu einer priorisierten Roadmap zusammen, die sich für die Haushaltsorientierungsdebatte nutzen lässt.
Wo werden die Daten gehostet?
In Frankreich, bei OVH, mit Sicherung bei Scaleway. Kein Transfer außerhalb der Europäischen Union. Die eingesetzten KI-Modelle können ausgewählt werden, auch aus europäischen Lösungen.