Zrelost digitalizacije kadrovskih procesov
Vašo digitalizacijo HR izmerimo po procesih in prevedemo v prioritetni načrt poti.
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
10 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost digitalizacije kadrovskih procesov
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika Referenčni okvir zrelosti Datamensio · Digitalizacija kadrovskih procesov (lestvica CMMI, 5 stopenj) je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 10 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (ena stopnja, naslednja stopnja in ukrep, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v pot napredka.
Kako informacije o zaposlitvi potujejo do obračuna plač?
- N1
Informacije potujejo po elektronski pošti in preglednicah. Vsaka služba ponovno vnese podatke, ki jih potrebuje.
- N2
Orodje centralizira kadrovsko mapo, vendar obračun plač napaja izpis, ki ga je treba ročno obdelati ob vsakem ciklu.
- N3
Mapa se vnese enkrat in napaja obračun plač prek dokumentiranega vmesnika. Odstopanja se obravnavajo od primera do primera.
- N4
Vmesnik je avtomatiziran in nadzorovan: zavrnitve so sledljive, dodeljene odgovorni osebi in spremljane do razrešitve.
- N5
Tok se meri s kazalniki kakovosti podatkov, ki se pregledajo ob vsakem ciklu obračuna plač, ponavljajoči se vzroki zavrnitev pa sprožijo popravke pri viru.
Ukrep za prehod iz N2 v N3
Dokumentirajte format izmenjave med kadrovsko mapo in obračunom plač, odpravite vmesno ročno obdelavo v preglednici in potrdite prvi cikel brez ponovnega vnosa na zaključnem sestanku obračuna plač naslednji mesec.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritev
O čem govori ta referenčni okvir
Digitalizacija kadrovskih procesov ni zgolj uvedba kadrovskega informacijskega sistema. Gre za način, kako je vsak proces opisan, digitalno podprt, napajan z zanesljivimi podatki in merjen: zahtevek za zaposlitev, pogodba in aneks, upravljanje odsotnosti, priprava obračuna plač, načrt razvoja kompetenc, razgovori, notranja mobilnost, odhod. Referenčni okvir ocenjuje štiri razsežnosti vsakega od teh procesov: stopnjo avtomatizacije, kakovost in enovitost podatkov, izkušnjo, ponujeno zaposlenemu in vodji, ter spremljanje prek kazalnikov.
V praksi je to področje težko obvladljivo, ker kadrovski informacijski sistem skriva dejansko stanje procesov. Orodje je lahko nameščeno, pa se ne uporablja, ali pa se uporablja vzporedno s preglednico, ki ostaja dejanski vir podatkov. Nekaj vprašanj, ki si jih velja zastaviti: koliko zaporednih vnosov loči sprejeto odločitev o zaposlitvi od njene vključitve v obračun plač? Ali lahko vodja obravnava zahtevek za odsotnost brez posredovanja kadrovske službe? Ali sta stopnja odsotnosti in čas zaposlovanja proizvod sistema ali ročno sestavljena vsako četrtletje?
Dva razvoja premikata to področje. Po eni strani kadrovski podatki presegajo meje kadrovske funkcije: kazalniki CSRD, indeks enakosti spolov pri zaposlovanju, poročanje BDESE predpostavljajo konsolidirane, sledljive in presojljive podatke, česar organizacija, utemeljena na ročnih izpisih, ne omogoča. Po drugi strani umetna inteligenca vstopa v kadrovske procese prek razvrščanja prijav, pisanja razpisov ali analize kompetenc, kar predpostavlja jasna pravila uporabe, vprašanje, ki se pogosto obravnava šele po uvedbi in ne prej.
Ta diagnoza meri pot, ne označuje okenca. Ne konča z »digitalno podprto« ali »nepodprto« , temveč umesti vsak proces na eno od petih stopenj, od obrtniškega delovanja do procesa, ki se neprekinjeno meri in izboljšuje, ter navede ukrep, s katerim prehajate na naslednjo stopnjo. To omogoča primerjavo poslovnih enot z neenakimi praksami, določitev realistične ciljne stopnje po procesu namesto splošnega cilja ter razporeditev programa kadrovske preobrazbe na več poslovnih let.
V Datamensio je referenčni okvir pripravljen za takojšnjo uporabo, hkrati pa nad njim ohranite nadzor. Dodate lahko tematsko področje, značilno za vašo panogo, prilagodite vprašanja besedišču vaših procesov ali s pomočjo umetne inteligence zgradite različico na podlagi lastnih dokumentov: kartiranja procesov, arhitekturne sheme kadrovskega sistema, razpisne dokumentacije. Umetna inteligenca nato dodela formulacijo petih stopenj po metodi CMMI.
Referenčni standard: Referenčni okvir zrelosti Datamensio · Digitalizacija kadrovskih procesov (lestvica CMMI, 5 stopenj)
Ocenjevana tematska področja
Zaposlovanje in uvajanje
Zahtevek za zaposlitev in potrditev, objava razpisov, upravljanje prijav, spremljanje časa zaposlovanja, uvajalni program in oblikovanje kadrovske mape.
Kadrovska administracija in pogodbe
Oblikovanje in vodenje kadrovske mape, generiranje pogodb in aneksov, elektronsko podpisovanje, upravljanje obveznih dokumentov, arhiviranje in roki hrambe.
Delovni čas, odsotnosti in evidenca
Prijava in potrjevanje odsotnosti, upravljanje dopustov in kontov ur, spremljanje delovnega časa in urnikov, usklajenost s kolektivnimi pravili.
Obračun plač in vmesniki
Napajanje obračuna plač, podvojeni vnosi in ročne kontrole, upravljanje spremenljivk, usklajevanja, socialna poročanja in zanesljivost vhodnih in izhodnih tokov.
Kompetence, usposabljanje in razvoj
Register kompetenc, zbiranje potreb, oblikovanje in spremljanje razvojnega načrta, prijave, financiranje, sledljivost pridobljenih znanj.
Razgovori in uspešnost
Letni in razvojni razgovori, določanje in spremljanje ciljev, stopnja izvedbe, uporaba zapisnikov za mobilnost.
Mobilnost, kariera in odhodi
Objava notranjih delovnih mest, spremljanje želja po mobilnosti, kadrovski pregledi, upravljanje odhoda ter vračanje dostopov in opreme.
Kadrovski podatki in spremljanje
Enovitost in kakovost referenčnih podatkov, kazalniki, ki jih proizvaja sistem, indeks enakosti spolov pri zaposlovanju, BDESE, socialno poročanje in zanesljivost izpisov.
Izkušnja zaposlenega in vodje
Samopostrežni dostop, portal in mobilne aplikacije, samostojnost vodje pri upravljavskih opravilih, merjenje zadovoljstva z uporabo.
Skladnost, varnost in uporaba umetne inteligence
Evidenca dejavnosti obdelave in pravne podlage, pooblastila in ločevanje občutljivih podatkov, pravila uporabe umetne inteligence pri zaposlovanju in analizi kompetenc, obveščanje posameznikov.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali ta referenčni okvir vodi do certifikacije?
Ne. Digitalizacija kadrovskih procesov ni certificirljivo področje in noben organ na tem področju ne podeljuje priznanj. Diagnoza meri stopnjo zrelosti in oblikuje pot napredka, proces za procesom.
Kakšna je razlika v primerjavi s klasično presojo kadrovskega sistema?
Presoja kadrovskega sistema preučuje rešitev: funkcijsko pokritost, nastavitve, arhitekturo. Diagnoza izhaja iz procesov in dejanskih praks, neodvisno od uporabljenega orodja. Zato osvetli tako projekt zamenjave kot projekt boljše izrabe obstoječega sistema.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Kratko različico v 20 do 30 minutah izpolni vodja kadrovskega sistema ali kadrovska služba. Celovita, skupinska različica običajno traja od enega do dveh tednov: večino časa vzame zbiranje odgovorov od obračuna plač, usposabljanja in vodij.
Ali lahko referenčni okvir prilagodimo svoji organizaciji?
Da. Vprašanja in formulacije stopenj lahko spremenite, dodate lastna tematska področja ali začnete iz prazne predloge. Umetna inteligenca lahko tudi zgradi različico na podlagi vaše kartografije procesov. Referenčni okvir je vaš.
Ali lahko primerjamo več enot med seboj?
Da. Diagnoza se izvede na več poslovnih enotah po isti lestvici, kar omogoča primerljivost ocen. Primerjalna analiza umesti vsako enoto glede na druge in glede na njeno lastno preteklost, medtem ko presečni načrt poti povezuje akcijske načrte.
Ali diagnoza zajema uporabo umetne inteligence v kadrovskih procesih?
Da, temu je namenjeno posebno tematsko področje: pravila uporabe pri zaposlovanju in analizi kompetenc, obveščanje posameznikov, človeški nadzor nad odločitvami, sledljivost. To je področje, ki pogosto napreduje hitreje kot njegovo urejanje.
Ali je za odgovarjanje potrebno tehnično znanje?
Ne. Vprašanja se nanašajo na upravljavske prakse in pretok informacij, ne na nastavitve orodij. Nekatera vprašanja sodijo v pristojnost vodje kadrovskega sistema ali obračuna plač: skupinski način omogoča, da jih dodelite pravi osebi.
Kje so shranjeni podatki?
V Franciji, pri ponudniku OVH, z varnostno kopijo pri Scaleway. Brez prenosa podatkov zunaj Evropske unije. Uporabljene modele umetne inteligence je mogoče izbrati, tudi med evropskimi rešitvami.