Maturidade ISO 30401 · Sistemas de gestão do conhecimento
A gestão do conhecimento da sua organização, medida com base na ISO 30401 e traduzida num plano de ação quantificado.
10 domínios, uma escala de 5 níveis. E a ação que faz passar de um nível para o seguinte.
Os 10 domínios do referencial, já redigidos de N1 a N5. Uma empresa, uma unidade de negócio, ou 300 de uma vez.
Maturidade ISO 30401 · Sistemas de gestão do conhecimento
10 domínios, escala de 5 níveis.
Nordhavn Industries
53 / 100
Medem a sua maturidade com a Datamensio
Um exemplo
Esta situação podia ser a sua.
Vejamos o exemplo de uma empresa: três instalações, três folhas de cálculo, nenhuma resposta comum.
Ninguém sabe consolidar.
Nordhavn Industries, 2 400 pessoas em Hamburgo, Lyon e Porto. Um cliente pergunta em que ponto está o grupo. Cada instalação responde na sua folha de cálculo, com as suas próprias escalas.
Três semanas, uma única base.
Um diagnóstico ISO 30401:2018 (alterada em 2024) lançado nas três instalações ao mesmo tempo, a partir das notas de entrevista dos responsáveis. O referencial já estava escrito, os 10 domínios e os níveis N1 a N5 também.
Duas despesas evitadas antes de serem assumidas.
Uma pontuação de 53 em 100, um desvio concentrado em três domínios. O assistente de IA detetou que duas ações do plano duplicavam as de outro diagnóstico. O relatório de resultados para a comissão foi pedido numa frase.
O que isto lhes evitou
- 3instalações medidas na mesma base, em vez de três questionários a retrabalhar
- 2ações duplicadas detetadas antes da despesa
- 1relatório de resultados para a comissão, sem retrabalho manual
Estes números são os de um exemplo. Podiam ser os seus.
A norma impõe processos. A Datamensio diz onde está.
01
O referencial já está escrito
Domínios, perguntas e níveis N1 a N5 redigidos. Não parte de uma folha de cálculo em branco.
02
A pontuação sai no próprio dia
Online, por link de autoavaliação ou em entrevista. Domínio a domínio, comparável ao longo do tempo.
03
O desvio transforma-se num plano com custos
Cada passagem de nível tem a sua ação. A IA prioriza pelo efeito esperado, não pela ordem da norma.
04
A progressão demonstra-se
Campanha após campanha, face ao seu objetivo e ao seu histórico. É isso que a sua comissão executiva pede.
A escala de maturidade
Um nível, o seguinte, e a ação que liga os dois.
É este mecanismo (um nível, um nível superior, e a ação que liga os dois) que transforma uma constatação numa trajetória.
Os conhecimentos críticos da organização estão identificados e associados a um responsável?
- N1
Nenhuma identificação dos conhecimentos críticos. O saber depende de pessoas que são consultadas quando necessário.
- N2
Existe um mapeamento num âmbito limitado, muitas vezes por iniciativa de uma equipa. Não é partilhado e vai envelhecendo.
- N3
Os conhecimentos críticos estão inventariados em todo o âmbito, com um responsável designado para cada um. A lista é atualizada.
- N4
O inventário é cruzado com os riscos de perda (saídas, mobilidades, subcontratação) e alimenta as decisões de RH e das áreas de negócio de forma rastreável.
- N5
O mapeamento é revisto periodicamente em função da evolução da estratégia e das atividades, com um acompanhamento documentado das revisões e dos seus efeitos.
Ação para passar de N2 para N3
Alargar o mapeamento a todas as direções segundo um modelo único, nomear um responsável para cada conhecimento crítico, e inscrever a revisão desta lista na ordem do dia da comissão de RH semestral.
« Graças à Datamensio, cumprimos os nossos objetivos com muito mais eficácia. Os serviços de inspeção do FEDER e do nosso ministério de tutela apreciaram particularmente esta abordagem, que lhes fornece dados fiáveis. »
Diretora da CCI 94CCI Île-de-France
« Consideramos que é a solução mais adequada para levar o nosso projeto de transformação à escala e medir o impacto de acordo com as nossas necessidades. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente sozinho
Um referencial combina-se. Associe vários para cobrir a sua atividade, ou peça à IA para escrever o seu.
Faça a sua primeira mediçãoem ISO 30401.
Sobre o que trata este referencial
A ISO 30401 é a norma que define os requisitos de um sistema de gestão do conhecimento, sobre a mesma estrutura de alto nível das outras normas de gestão ISO. Exige a definição do âmbito dos conhecimentos críticos, a organização do respetivo ciclo de vida (aquisição, criação, partilha, aplicação, conservação, eliminação), a designação de responsabilidades, a medição dos resultados e a melhoria do dispositivo. Aborda também a cultura: o saber só circula se os comportamentos de partilha forem apoiados e reconhecidos. É certificável por um organismo acreditado.
Na prática, a gestão do conhecimento é difícil de pilotar porque o seu objeto é pouco visível. As questões concretas são sempre as mesmas. Que conhecimentos são realmente críticos para a atividade, e quem decidiu isso? O que acontece quando um especialista se aposenta ou muda de unidade de negócio: existe um dispositivo de transferência, ou uma partilha improvisada nas últimas semanas? Os espaços documentais servem para trabalhar, ou apenas para armazenar? A maioria das organizações dispõe de numerosas ferramentas e de práticas heterogéneas, sem visão de conjunto do nível alcançado.
Vale a pena desfazer uma confusão frequente: a gestão do conhecimento não é a gestão documental, e não se limita à implementação de uma intranet ou de um espaço colaborativo. A ISO 30401 incide sobre um sistema de gestão, com política, objetivos, funções e revisões. A chegada da IA generativa às organizações desloca o tema em vez de o resolver: um assistente só produz respostas úteis se o corpus que consulta estiver identificado, atualizado e governado. A qualidade do saber passa a ser uma condição de utilização, não uma consequência.
O diagnóstico de maturidade responde a uma questão diferente da auditoria de certificação. A auditoria conclui por uma conformidade ou um desvio face aos requisitos. O diagnóstico situa cada domínio numa escala progressiva, em cinco níveis, e indica a ação precisa que permite passar ao nível seguinte. Prepara a auditoria sem a substituir: a Datamensio mede a maturidade e apoia a progressão, a certificação continua a ser da responsabilidade do organismo acreditado.
Na Datamensio, o referencial está pronto a usar e é adaptável. A IA ajusta os domínios, reformula as perguntas e afina os níveis segundo o método CMMI, ou constrói uma variante a partir dos seus próprios documentos: política de gestão do saber, mapeamento das especialidades, referencial de competências.
Norma de referência: ISO 30401:2018 (alterada em 2024)
Os domínios avaliados
Contexto e conhecimentos críticos
Identificação das necessidades das partes interessadas, âmbito do sistema, definição e hierarquização dos conhecimentos críticos para a atividade.
Liderança e política
Compromisso da direção, política formalizada de gestão do conhecimento, coerência com a estratégia, decisão sobre os meios.
Funções e responsabilidades
Designação dos responsáveis, redes de especialistas e de referentes, articulação com as funções de RH, áreas de negócio e sistemas de informação.
Ciclo de vida dos conhecimentos
Aquisição e criação, partilha e difusão, aplicação no trabalho real, conservação, atualização e eliminação dos conteúdos obsoletos.
Transferência e continuidade
Dispositivos de transmissão em mobilidades e saídas, tutoria, pares de trabalho, documentação dos saber-fazer tácitos, planos de sucessão.
Cultura de partilha
Comportamentos incentivados, reconhecimento da contribuição, lugar do retorno de experiência incluindo sobre falhas, segurança psicológica.
Competências e sensibilização
Formação dos contribuidores e dos referentes, integração dos novos colaboradores, comunicação interna sobre o dispositivo.
Ferramentas e ambiente de trabalho
Espaços documentais, motores de busca, governação dos corpus utilizados pelos assistentes de IA, gestão dos acessos e das permissões.
Medição do desempenho
Indicadores de cobertura, de utilização e de valor, acompanhamento dos conhecimentos críticos não cobertos, revisões da direção.
Melhoria contínua
Tratamento das não conformidades, retornos de experiência sobre o próprio dispositivo, comparação no tempo e entre unidades de negócio.
Está disponível uma versão curta do referencial, com 30 perguntas, para a auto-avaliação online.
Perguntas frequentes
A ISO 30401 é certificável?
Sim, trata-se de uma norma de requisitos, auditável por um organismo acreditado. O diagnóstico Datamensio mede o seu nível de maturidade e prepara essa auditoria: não emite qualquer certificação.
Qual a diferença entre este diagnóstico e uma auditoria de certificação?
A auditoria verifica a presença dos requisitos e conclui por uma conformidade ou um desvio. O diagnóstico situa cada domínio numa escala de cinco níveis e indica a ação que permite progredir. Os dois são complementares: o diagnóstico prepara, a auditoria valida.
Quanto tempo demora a avaliação?
A versão curta preenche-se numa única sessão por um respondente informado. A versão completa mobiliza vários contribuidores (RH, áreas de negócio, sistemas de informação) e prolonga-se por uma a duas semanas, sendo a maior parte do tempo dedicada à recolha.
É possível adaptar o referencial à nossa organização?
Sim. Os domínios, as perguntas e os níveis são modificáveis, e a IA pode produzir uma variante a partir dos seus documentos internos. A sua organização mantém o controlo do referencial, incluindo para acrescentar domínios próprios das suas áreas de atividade.
A gestão do conhecimento é o mesmo tema que a gestão documental?
Não. A gestão documental trata do armazenamento e da classificação. A ISO 30401 incide sobre um sistema de gestão: política, conhecimentos críticos identificados, responsabilidades, transferência de saberes tácitos, medição e melhoria.
É possível comparar várias unidades de negócio?
Sim. O mesmo referencial pode ser difundido por várias entidades, com um benchmark entre elas e face a avaliações anteriores. Um roteiro transversal consolida os planos de ação resultantes destes diagnósticos.
Qual a ligação com um projeto de IA generativa interna?
Um assistente só vale pelo corpus que consulta. Os domínios sobre o ciclo de vida dos conhecimentos e a governação dos conteúdos medem precisamente se esse corpus está identificado, atualizado e sob responsabilidade.
Onde são alojados os dados?
Em França, na OVH, com cópia de segurança na Scaleway. Nenhuma transferência fora da União Europeia. Os modelos de IA utilizados podem ser selecionados, incluindo entre soluções europeias.