Dojrzałość w zakresie dematerializacji i transformacji w kierunku zero papieru

Model referencyjny obejmuje cały cykl życia informacji w organizacji: przechwytywanie i cyfryzację dokumentów przychodzących, tworzenie treści natywnie cyfrowych, obieg i zatwierdzanie elektroniczne, podpis, przechowywanie, archiwizację o mocy dowodowej, a na końcu kontrolowane niszczenie. Ocenia też procesy biznesowe, które generują papier, od zamówienia po fakturę, od akt pracownika po akta klienta, od notatek ze spotkań po procedury jakościowe. Każdy obszar tematyczny jest oceniany w pięciostopniowej skali dojrzałości, od braku praktyki po praktykę zarządzaną i okresowo weryfikowaną.

W praktyce dematerializacja rzadko postępuje równomiernie. Dział finansowy może już wyeliminować papier w przepływach z dostawcami, podczas gdy dział kadr nadal drukuje każdą umowę, a zakład produkcyjny przechowuje rejestry w formie papierowej ze względów identyfikowalności. Pytania, które się powtarzają, są konkretne: które procesy nadal generują papier i z jakiego dokładnie powodu, prawnego, technicznego czy kulturowego? Czy zeskanowane dokumenty mają rzeczywistą moc dowodową, czy są jedynie przechowywane? Kto decyduje o okresie przechowywania i na jakiej podstawie?

Jedna okoliczność kontekstowa zmieniła sytuację we Francji: fakturowanie elektroniczne między przedsiębiorstwami staje się obowiązkowe zgodnie z harmonogramem ustalonym przez administrację, z odbiorem dla wszystkich podmiotów objętych VAT, a następnie z wystawianiem etapami według wielkości firmy. Wiele organizacji traktuje to przedsięwzięcie jako odrębny projekt księgowy. W rzeczywistości stanowi ono akcelerator dla całej ścieżki: podstawę rejestru kontrahentów, zarządzanie przepływami ustrukturyzowanymi, archiwizację elektroniczną, zarządzanie dokumentacją. Warto też rozwiać częste nieporozumienie: zero papieru to nie cyfryzacja istniejącego papieru, lecz zniesienie jego emisji u źródła.

Diagnoza dojrzałości nie stawia pytania o spełnienie wymogu. Umieszcza każdą praktykę na progresywnej skali i wskazuje działanie, które pozwala przejść na kolejny poziom. Zarząd może dzięki temu rozstrzygać, co dotyczy narzędzi, co zarządzania zmianą, a co zarządzania dokumentacją, zamiast traktować dematerializację jako jeden wielki projekt informatyczny. Wynik według obszaru tematycznego czyni taki wybór przedmiotem rzeczowej dyskusji w komitecie, popartej liczbami.

Model referencyjny jest gotowy do użycia w Datamensio i dostosowuje się do Państwa kontekstu. Sztuczna inteligencja dopasowuje obszary tematyczne, przeformułowuje pytania zależnie od branży i doprecyzowuje poziomy według metody CMMI, albo buduje wersję opartą na Państwa własnych procedurach i mapach procesów. Wyniki można porównywać między jednostkami biznesowymi oraz w czasie.