Dojrzałość cyfryzacji zakupów

Cyfryzacja zakupów oznacza oprzyrządowanie i ustrukturyzowanie cyklu source-to-pay, od potrzeby zgłoszonej przez dział biznesowy aż po płatność na rzecz dostawcy. Dotyczy konkretnych obiektów: rejestru artykułów i dostawców, klasyfikacji wydatków, elektronicznych zapytań ofertowych, biblioteki umów, katalogu i formularzy zapotrzebowania zakupowego, uzgadniania zamówienia, odbioru i faktury, wskaźników wydajności dostawców. Żadna jednostka nie certyfikuje tego obszaru. Zarządza się nim jak programem transformacji, z określoną trajektorią i kamieniami milowymi.

Trudność w praktyce nie leży w narzędziu, lecz w sposobie jego wykorzystania. Dział zakupów może dysponować narzędziem do sourcingu, portalem dostawców i modułem fakturowania, a łańcuch i tak nie będzie ciągły. Jaka część wydatków faktycznie przechodzi przez kontrolowany kanał, a jaka pozostaje poza nim, jako zakupy dzikie? Czy dane dostawców są wprowadzane jednokrotnie, czy też ponownie wpisywane w systemie ERP, arkuszu kalkulacyjnym do monitorowania i portalu? Czy wynegocjowane umowy są stosowane w momencie składania zamówienia, czy odkrywane dopiero przy fakturze? Na te pytania odpowiada się poziomem dojrzałości, a nie inwentaryzacją aplikacji.

Kontekst zmienił się w jednym, strukturalnym punkcie: fakturowanie elektroniczne między przedsiębiorstwami staje się we Francji obowiązkowe zgodnie z harmonogramem ustawowym, z odbiorem dla wszystkich firm, a następnie z wystawianiem etapami w zależności od wielkości podmiotu. Wiele organizacji podchodzi do tego zagadnienia jak do odizolowanego projektu księgowego. W rzeczywistości dotyka ono etapów wcześniejszych: bez własnego rejestru dostawców, bez ustrukturyzowanego zamówienia i bez śledzonego odbioru automatyczne uzgadnianie się nie utrzyma. Warto też rozwiać drugie nieporozumienie: dojrzałość funkcji zakupowej i dojrzałość jej cyfryzacji to nie to samo. Strategiczny dział zakupów może pracować na słabo oprzyrządowanych procesach, a kompletny system ERP może obsługiwać praktykę zakupową o charakterze czysto administracyjnym.

Diagnoza dojrzałości odpowiada na inne pytanie niż audyt zgodności. Audyt kończy się stwierdzeniem luki lub potwierdzeniem zgodności. Diagnoza umieszcza każdy obszar tematyczny na skali progresywnej i wskazuje działanie, które pozwala przejść na wyższy poziom. Państwo otrzymują wynik dla każdego obszaru, cel określony wspólnie z interesariuszami, a różnica między nimi staje się planem działania. W Pilot sztuczna inteligencja grupuje te działania w priorytetyzowaną mapę drogową, porównywalną między Państwa jednostkami biznesowymi oraz względem Państwa wcześniejszych ocen.

Model referencyjny jest gotowy do użycia i pozostaje Państwa własnością. Mogą Państwo dostosować obszary tematyczne, pytania i poziomy do swojej organizacji, bezpośredniej lub pośredniej, scentralizowanej lub działającej w podziale na kraje. Sztuczna inteligencja Maps doprecyzowuje sformułowania zgodnie z metodą CMMI lub buduje wariant na podstawie Państwa własnych dokumentów: polityki zakupowej, mapy wydatków, specyfikacji Państwa programu source-to-pay.