Maturité TRACES NT · Règlement (UE) 2019/1715 (IMSOC)
Vos pratiques TRACES NT mesurées sur cinq niveaux, puis converties en plan d’action chiffré.
9 thématiques, une échelle à 5 niveaux. Et l’action qui fait passer chaque niveau au suivant.
Les 9 thématiques du référentiel, déjà rédigées de N1 à N5. Une entreprise, une business unit, ou 300 à la fois.
Maturité TRACES NT · Règlement (UE) 2019/1715 (IMSOC)
9 thématiques, échelle à 5 niveaux.
Nordhavn Industries
53 / 100
Ils mesurent leur maturité avec Datamensio
Un exemple
Cette situation pourrait être la vôtre.
Prenons l’exemple d’une entreprise : trois sites, trois tableurs, aucune réponse commune.
Personne ne sait consolider.
Nordhavn Industries, 2 400 personnes à Hambourg, Lyon et Porto. Un donneur d’ordre demande où en est le groupe. Chaque site répond dans son tableur, avec ses propres échelles.
Trois semaines, une seule base.
Un diagnostic Règlement (UE) 2019/1715 de la Commission du 30 septembre 2019 (règlement IMSOC), composante TRACES lancé sur les trois sites en même temps, à partir des notes d’entretien des responsables. Le référentiel était déjà écrit, les 9 thématiques et les niveaux N1 à N5 aussi.
Deux dépenses évitées avant d’être engagées.
Un score de 53 sur 100, un écart concentré sur trois thèmes. Le compagnon IA a repéré que deux actions du plan doublonnaient avec celui d’un autre audit. La restitution au comité s’est demandée en une phrase.
Ce que ça leur a évité
- 3sites mesurés sur la même base, au lieu de trois questionnaires à retraiter
- 2actions en doublon détectées avant la dépense
- 1restitution au comité, sans reprise manuelle
Ces chiffres sont ceux d’un exemple. Ils pourraient être les vôtres.
La norme impose des processus. Datamensio dit où vous en êtes.
01
Le référentiel est déjà écrit
Thématiques, questions et niveaux N1 à N5 rédigés. Vous ne partez pas d’un tableur vide.
02
Le score tombe le jour même
En ligne, par lien d’auto-évaluation ou en entretien. Thème par thème, comparable dans le temps.
03
L’écart devient un plan chiffré
Chaque passage de niveau porte son action. L’IA priorise sur l’effet attendu, pas sur l’ordre de la norme.
04
La progression se démontre
Campagne après campagne, contre votre cible et contre votre passé. C’est ce que demande votre COMEX.
L’échelle de maturité
Un niveau, le suivant, et l’action qui relie les deux.
C’est ce mécanisme (un niveau, un niveau supérieur, et l’action qui relie les deux) qui transforme un constat en trajectoire.
Les habilitations des utilisateurs dans TRACES NT sont-elles gérées et revues ?
- N1
Aucune liste des utilisateurs habilités. Les accès ont été créés au fil des besoins, personne ne sait qui dispose de quels droits.
- N2
Une liste existe et un responsable est identifié, mais elle n’est pas tenue à jour et les départs de collaborateurs ne déclenchent pas toujours le retrait des accès.
- N3
Les habilitations sont attribuées selon des rôles définis, documentées, et retirées lors des mouvements de personnel. Les écarts sont ponctuels.
- N4
Une revue périodique des comptes et des droits est réalisée et tracée, avec suppléance nommée pour chaque rôle critique et contrôle des signatures électroniques utilisées.
- N5
La revue est étendue à l’ensemble des sites, ses résultats alimentent le plan d’action et les règles d’attribution sont ajustées après chaque incident ou évolution du système.
Action pour passer de N2 à N3
Formaliser une matrice rôles et droits pour TRACES NT, la rattacher au processus d’arrivée et de départ des ressources humaines, et vérifier la liste des comptes actifs lors de la revue qualité mensuelle.
« Grâce à Datamensio, nous remplissons avec beaucoup plus d’efficacité nos objectifs. Les services d’inspection du FEDER et de notre ministère de tutelle ont particulièrement apprécié cette approche qui leur apporte une data fiable. »
Directrice de la CCI 94CCI Île-de-France
« Nous pensons qu’il s’agit de la solution la plus adaptée pour amener notre projet de transformation à l’échelle et mesurer l’impact selon nos besoins. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Rarement seul
Un référentiel se combine. Associez-en plusieurs pour couvrir votre activité, ou faites écrire le vôtre par l’IA.
Prenez votre première mesuresur TRACES.
De quoi parle ce référentiel
Le règlement (UE) 2019/1715, dit règlement IMSOC, définit les règles de fonctionnement du système de gestion de l’information sur les contrôles officiels prévu par le règlement (UE) 2017/625. TRACES en est la composante consacrée aux échanges : émission et validation des certificats officiels et des attestations officielles, DSCE pour les envois présentés aux postes de contrôle frontaliers, documents d’accompagnement pour les mouvements d’animaux, de végétaux, de denrées, d’aliments pour animaux et de sous-produits animaux. Le règlement encadre aussi l’authentification des utilisateurs, la signature électronique, les droits d’accès et la conservation des données.
La difficulté n’est pas la norme, elle est l’organisation autour de l’outil. Qui détient les habilitations dans TRACES NT, et que se passe-t-il lorsque cette personne est absente ou quitte l’entreprise ? Les données déclarées dans le certificat proviennent-elles du système d’information, ou sont-elles ressaisies à la main depuis un bon de commande ? Les rejets, refus et renvois d’envois sont-ils analysés, ou traités comme des incidents isolés ? Beaucoup d’organisations découvrent leurs points faibles au moment d’un blocage en poste de contrôle frontalier.
Une confusion revient souvent : TRACES NT n’est pas un simple portail déclaratif, c’est le support juridique du certificat officiel. La donnée saisie engage l’opérateur et l’autorité compétente, elle est consultable par les autorités des pays de destination et reliée aux autres composantes d’IMSOC, dont le système d’alerte rapide. La montée en charge des contrôles à l’importation et l’articulation avec le guichet unique douanier de l’UE ont renforcé cette exigence : une donnée approximative dans TRACES devient un écart opposable ailleurs.
L’audit officiel tranche par oui ou non : le certificat est valide, la traçabilité est démontrée, l’habilitation est en règle. Le diagnostic de maturité pose une autre question. À quel niveau de maîtrise se situe la pratique, et quelle action précise fait passer au niveau supérieur. Sur un sujet réparti entre qualité, logistique, ADV et vétérinaires officiels, cette lecture par niveaux permet d’arbitrer sans attendre l’écart constaté en frontière.
Le référentiel est prêt à l’emploi dans Datamensio, et adaptable. L’IA ajuste les thématiques, les questions et les niveaux à votre périmètre, filière animale, végétale ou sous-produits, ou construit une déclinaison à partir de vos procédures et de vos modèles de certificats. Le diagnostic peut être déployé site par site, avec comparaison entre business units.
Norme de référence : Règlement (UE) 2019/1715 de la Commission du 30 septembre 2019 (règlement IMSOC), composante TRACES
Les thématiques évaluées
Gouvernance et responsabilités
Désignation d’un responsable du sujet, procédure écrite, articulation entre qualité, ADV, logistique et vétérinaire officiel, suppléance en cas d’absence.
Habilitations et accès au système
Enrôlement des utilisateurs, rôles et droits attribués, revue périodique des comptes, retrait des accès à la sortie d’un collaborateur, usage de la signature électronique.
Qualité des données déclarées
Origine des données saisies, cohérence avec le système d’information et les documents commerciaux, codes des marchandises et des établissements, contrôle avant validation.
Certificats et documents d’accompagnement
Choix du bon modèle de certificat ou d’attestation, DSCE pour les envois importés, documents de mouvement intra-UE, délais d’émission avant présentation de l’envoi.
Interface avec les autorités compétentes
Circuit de validation par l’autorité, points de contact, gestion des demandes de compléments, suivi des décisions prises au poste de contrôle frontalier.
Gestion des refus, rejets et non-conformités
Traitement des envois refusés ou renvoyés, analyse des causes, actions correctives, lien avec les notifications d’alerte et le suivi des envois non conformes.
Traçabilité et archivage
Conservation des certificats et des pièces justificatives, durées de conservation, capacité à reconstituer un dossier d’envoi, piste d’audit des modifications.
Compétences et formation
Formation initiale et entretien des compétences des utilisateurs, veille sur les évolutions du système et des modèles, transmission des consignes aux sites.
Suivi de performance et amélioration
Indicateurs sur les certificats émis, corrigés et refusés, revue périodique, comparaison entre sites, actualisation des procédures après retour d’expérience.
Une version courte du référentiel est disponible pour l’auto-évaluation en ligne.
Questions fréquentes
TRACES NT fait-il l’objet d’une certification ?
Non. Le règlement (UE) 2019/1715 impose l’usage du système et fixe les règles applicables aux certificats et notifications, il n’ouvre pas de certification d’entreprise. Le diagnostic mesure la maturité de vos pratiques et prépare le contrôle officiel, il ne délivre aucun document opposable.
Quelle différence avec un audit de conformité réglementaire ?
L’audit vérifie la validité d’un certificat, d’une habilitation ou d’un dossier d’envoi et conclut par un écart. Le diagnostic situe la pratique sur cinq niveaux et indique l’action qui fait progresser. Les deux se complètent : le diagnostic prépare le contrôle, le contrôle valide.
Combien de temps prend l’évaluation ?
La version courte se remplit en 20 à 30 minutes par un responsable qualité ou réglementaire. La version complète s’étale sur une à deux semaines en mode collaboratif, l’essentiel du temps servant à collecter les éléments auprès de la logistique, de l’ADV et des sites.
Le référentiel est-il adaptable à notre filière ?
Oui. Les thématiques, les questions et les niveaux se modifient, et l’IA génère une déclinaison adaptée à votre périmètre, animaux vivants, denrées d’origine animale, végétaux ou sous-produits, à partir de vos procédures et de vos modèles de documents.
Peut-on comparer plusieurs sites ou entités ?
Oui. Le même référentiel est diffusé à chaque business unit, les scores se comparent entre entités et avec les campagnes précédentes. Les plans d’action se consolident en une feuille de route transverse, y compris avec d’autres diagnostics réglementaires.
Comment ce diagnostic s’articule-t-il avec le règlement (UE) 2017/625 ?
Le règlement 2017/625 crée l’obligation de contrôles officiels et le système IMSOC, dont TRACES est une composante. Un diagnostic TRACES NT solide alimente donc directement l’évaluation des pratiques de contrôle officiel et de traçabilité, sans dupliquer les questions.
Où sont hébergées les données ?
En France, chez OVH, avec sauvegarde chez Scaleway. Aucun transfert hors Union européenne. Les modèles d’IA mobilisés peuvent être sélectionnés, y compris parmi des solutions européennes.