Reifegrad der Einkaufsfunktion · Analyse und Roadmap
Die Einkaufsfunktion gemessen Themenfeld für Themenfeld, mit dem bezifferten Entwicklungspfad zur Weiterentwicklung.
10 Themenfelder, eine Skala mit 5 Stufen. Und die Maßnahme, die von einer Stufe zur nächsten führt.
Die 10 Themenfelder des Referenzrahmens, bereits ausformuliert von N1 bis N5. Ein Unternehmen, eine Business Unit, oder 300 gleichzeitig.
Reifegrad der Einkaufsfunktion · Analyse und Roadmap
10 Themenfelder, Skala mit 5 Stufen.
Nordhavn Industries
53 / 100
Sie messen ihren Reifegrad mit Datamensio
Ein Beispiel
Diese Situation könnte auch Ihre sein.
Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens: drei Standorte, drei Tabellen, keine gemeinsame Antwort.
Niemand weiß, wie man konsolidiert.
Nordhavn Industries, 2 400 Mitarbeitende in Hamburg, Lyon und Porto. Ein Auftraggeber fragt nach dem Stand des Konzerns. Jeder Standort antwortet mit seiner eigenen Tabelle und seinen eigenen Skalen.
Drei Wochen, eine einzige Grundlage.
Eine Referenzrahmen zum Reifegrad der Einkaufsfunktion (CMMI-Skala mit 5 Stufen)-Analyse, gestartet an allen drei Standorten gleichzeitig, auf Basis der Gesprächsnotizen der Verantwortlichen. Der Referenzrahmen war bereits geschrieben, ebenso die 10 Themenfelder und die Stufen N1 bis N5.
Zwei Ausgaben vermieden, bevor sie entstanden.
Ein Score von 53 von 100, eine Abweichung, die sich auf drei Themen konzentriert. Der KI-Begleiter stellte fest, dass sich zwei Maßnahmen des Plans mit denen eines anderen Audits überschnitten. Der Ergebnisbericht für das Gremium war in einem Satz erstellt.
Was ihnen dadurch erspart blieb
- 3Standorte auf derselben Grundlage gemessen, statt drei nachzubearbeitende Fragebögen
- 2doppelte Maßnahmen erkannt, bevor die Ausgabe erfolgte
- 1Ergebnisbericht für das Gremium, ohne manuelle Nachbearbeitung
Diese Zahlen stammen aus einem Beispiel. Sie könnten Ihre eigenen sein.
Die Norm schreibt Prozesse vor. Datamensio zeigt, wo Sie stehen.
01
Der Referenzrahmen ist bereits geschrieben
Themenfelder, Fragen und Stufen N1 bis N5 ausformuliert. Sie starten nicht mit einer leeren Tabelle.
02
Der Score liegt noch am selben Tag vor
Online, per Selbstbewertungslink oder im Gespräch. Themenfeld für Themenfeld, im Zeitverlauf vergleichbar.
03
Die Abweichung wird zu einem bezifferten Plan
Jeder Stufenübergang trägt seine Maßnahme. Die KI priorisiert nach erwarteter Wirkung, nicht nach der Reihenfolge der Norm.
04
Der Fortschritt lässt sich belegen
Kampagne für Kampagne, gegen Ihr Ziel und gegen Ihre Vergangenheit. Genau das verlangt Ihr Vorstand.
Die Reifegradskala
Eine Stufe, die nächste, und die Maßnahme, die beide verbindet.
Genau dieser Mechanismus (eine Stufe, eine höhere Stufe und die verbindende Maßnahme) verwandelt eine Feststellung in einen Entwicklungspfad.
Sind kritische Lieferanten identifiziert und werden sie mit einem an ihre Kritikalität angepassten Verfahren überwacht?
- N1
Keine Segmentierung nach Kritikalität. Lieferanten werden undifferenziert behandelt, und die Abhängigkeit zeigt sich erst im Moment eines Vorfalls.
- N2
Für einige Kategorien existiert eine Liste kritischer Lieferanten, die nach Experteneinschätzung erstellt und selten aktualisiert wird.
- N3
Die Kritikalität wird nach gemeinsamen Kriterien definiert und auf das gesamte Panel angewendet. Kritische Lieferanten unterliegen einer periodischen Überprüfung.
- N4
Jeder kritische Lieferant verfügt über einen Kontinuitätsplan und eine identifizierte Alternativlösung. Die Reviews werden dokumentiert und Abweichungen bis zur Klärung verfolgt.
- N5
Die Kritikalität wird anhand von Abhängigkeits-, Finanzstärke- und Performanceindikatoren neu bewertet, mit dokumentierter Nachverfolgung der Überprüfungen und Entscheidungen zur Panel-Neuausrichtung.
Maßnahme für den Übergang von N2 zu N3
Gemeinsame Kritikalitätskriterien festlegen (Ausgabenanteil, Substituierbarkeit, Produktionsauswirkung, geografische Exposition), diese bei der nächsten Kategorien-Review auf das gesamte Panel anwenden und die Überprüfung kritischer Lieferanten im vierteljährlichen Einkaufsausschuss verankern.
« Dank Datamensio erfüllen wir unsere Ziele viel effizienter. Die Prüfstellen des EFRE und unseres zuständigen Ministeriums haben diesen Ansatz besonders geschätzt, da er ihnen verlässliche Daten liefert. »
Direktorin der CCI 94CCI Île-de-France
« Wir sind überzeugt, dass dies die am besten geeignete Lösung ist, um unser Transformationsprojekt zu skalieren und die Wirkung nach unseren Bedürfnissen zu messen. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Selten allein
Ein Referenzrahmen lässt sich kombinieren. Verbinden Sie mehrere, um Ihre Tätigkeit abzudecken, oder lassen Sie Ihren eigenen von der KI schreiben.
Nehmen Sie Ihre erste Messung vor
Worum es in diesem Referenzrahmen geht
Der Referenzrahmen zum Reifegrad der Einkaufsfunktion bewertet, was die Einkaufsleitung leisten kann und in welchem Beherrschungsgrad. Er umfasst Strategie und Kategoriensegmentierung, Ausgabenabdeckung, den Source-to-Contract- und Procure-to-Pay-Prozess, das Lieferantenpanel- und Performancemanagement, die Beherrschung von Risiken und Compliance, Daten und Systeme, die Kompetenzen des Teams sowie die Beziehung zu internen Bedarfsträgern. Jede Fähigkeit wird auf einer progressiven Skala mit fünf Stufen verortet, von der informellen Handlung bis zur datengetriebenen und periodisch überprüften Praxis.
Die Schwierigkeit liegt darin, dass die Einkaufsfunktion an einem einzigen Indikator gemessen wird, den ausgewiesenen Einsparungen, der über den tatsächlichen Reifegrad nichts aussagt. Welcher Anteil der Ausgaben läuft tatsächlich über einen strukturierten Einkaufsprozess, und welcher Anteil entzieht sich den bestehenden Verträgen? Sind kritische Lieferanten identifiziert, mit einem Kontinuitätsplan für jeden Einzelnen, oder zeigt sich die Kritikalität erst im Moment des Ausfalls? Wird der Einkauf bereits bei der Bedarfsdefinition einbezogen, oder erst nachdem die technische Wahl vom Fachbereich bereits getroffen wurde?
Der Kontext hat die Erwartungen verschoben. Die Sorgfaltspflicht (Devoir de vigilance) und die europäische CSRD-Richtlinie erweitern die Verantwortung des Unternehmens auf seine Lieferkette, was voraussetzt, die Lieferanten der ersten Stufe und teilweise darüber hinaus zu kennen. Parallel dazu haben die Versorgungsengpässe der letzten Jahre die Absicherung in vielen Kategorien vor die Kostenoptimierung gestellt. Eine Verwechslung bleibt häufig: die Digitalisierung des Einkaufs ist nicht der Reifegrad des Einkaufs. Ein Sourcing-Tool auf einen nicht stabilisierten Prozess auszurollen, verschiebt das Problem, statt es zu lösen.
Ein internes Audit prüft die Anwendung eines Verfahrens und mündet in eine Abweichung. Die Reifegradanalyse beantwortet eine andere Frage: auf welchem Beherrschungsniveau befindet sich jede Fähigkeit, und welche konkrete Maßnahme führt zur nächsten Stufe. Das ermöglicht es, von einer allgemeinen Feststellung zur Funktion zu einem Entwicklungspfad je Themenfeld zu gelangen, der in der Geschäftsleitung entscheidungsreif ist und zwischen Business Units vergleichbar bleibt.
In Datamensio ist der Referenzrahmen einsatzbereit und lässt sich anpassen. Die KI justiert die Themenfelder, formuliert die Fragen um und verfeinert die Stufen gemäß der CMMI-Methode, oder erstellt eine Ableitung ausgehend von Ihrer Einkaufspolitik, Ihren Verfahren und Ihrer Kategorien-Landkarte. Der resultierende Referenzrahmen gehört Ihnen und wird von einer Bewertung zur nächsten wiederverwendet.
Referenznorm: Referenzrahmen zum Reifegrad der Einkaufsfunktion (CMMI-Skala mit 5 Stufen)
Die bewerteten Themenfelder
Einkaufsstrategie und Segmentierung
Vorhandensein einer formalisierten Einkaufspolitik, Ausrichtung an der Unternehmensstrategie, Kategoriensegmentierung, Kategorienstrategien und Überarbeitungshorizont.
Ausgabenabdeckung
Ausgaben-Landkarte, Anteil unter Vertrag, Identifizierung und Behandlung von Einkäufen außerhalb des Prozesses, Umfang der abgedeckten Einheiten und Kategorien.
Source-to-Contract-Prozess
Bedarfsformulierung, Sourcing und Ausschreibung, Zuschlagskriterien, Verhandlung, Vertragsgestaltung, Delegationsschwellen und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen.
Procure-to-Pay-Prozess
Bestellung, Wareneingang, Rechnungsabgleich, Behandlung von Ausnahmen, Zahlungsfristen, Anteil katalogkonformer Bestellungen.
Lieferantenpanel-Management
Referenzierung und Qualifizierung, Segmentierung nach Kritikalität, Kontinuitätspläne, Panel-Konsolidierung, Management von Abhängigkeiten und Einzellieferanten.
Performance und Lieferantenbeziehung
Vertraglich vereinbarte Leistungsindikatoren, periodische Reviews, Behandlung von Nichtkonformitäten, Verbesserungspläne, Innovationsvereinbarungen mit Lieferanten.
Risiken, Ethik und verantwortungsvoller Einkauf
Lieferantenrisiko-Landkarte, CSR- und Kohlenstoffbewertung, Antikorruptionsmaßnahmen, Sorgfaltspflicht, zugehörige Vertragsklauseln.
Daten, Systeme und Automatisierung
Qualität und Referenzdaten von Lieferanten und Artikeln, Sourcing-, Vertrags- und Bestellwerkzeuge, Interoperabilität mit dem ERP, Automatisierungsgrad.
Organisation und Kompetenzen
Organisationsmodell, Aufteilung zwischen zentral und lokal, Teamdimensionierung, Kompetenzrahmen, Ausbildung und Laufbahn der Einkäufer.
Steuerung und Wertschöpfung
Über die Einsparungen hinaus verfolgte Indikatoren, Methode zur Messung und Validierung der Gewinne, Berichterstattung an die Geschäftsleitung, von den Fachbereichen anerkannter Beitrag.
Eine Kurzversion des Referenzrahmens steht für die Online-Selbstbewertung zur Verfügung.
Häufige Fragen
Führt dieser Referenzrahmen zu einer Zertifizierung?
Nein. Der Reifegrad der Einkaufsfunktion ist kein zertifizierbarer Bereich, und Datamensio stellt keine Bescheinigung aus. Die Analyse liefert einen Score je Themenfeld, dokumentierte Lücken und eine Roadmap. Sie kann jedoch in ein bestehendes normatives Verfahren einfließen, etwa zu Risiken oder Compliance.
Worin unterscheidet sich eine Reifegradanalyse von einem internen Einkaufsaudit?
Das Audit prüft die Anwendung von Verfahren und mündet in eine Abweichung. Die Analyse verortet jede Fähigkeit auf einer progressiven Skala und gibt die Maßnahme an, die zur nächsten Stufe führt. Das eine kontrolliert, das andere steuert ein Transformationsprogramm.
Wie lange dauert die Bewertung?
Die Selbstbewertung erfolgt in einer Arbeitssitzung. Im kollaborativen Modus, mit Kategorienverantwortlichen, Controlling und IT-Systemen, erstreckt sie sich in der Regel über ein bis zwei Wochen, wobei der Großteil der Zeit für die Sammlung von Nachweisen aufgewendet wird.
Lässt sich der Referenzrahmen an unsere Organisation anpassen?
Ja. Sie ändern die Fragen, Stufen und Themenfelder, oder Sie gehen von Ihren eigenen Dokumenten aus: Einkaufspolitik, Verfahren, Kategorien-Landkarte. Die KI erstellt die entsprechende Ableitung und verfeinert die Stufen gemäß der CMMI-Methode.
Lassen sich mehrere Business Units miteinander vergleichen?
Ja. Derselbe Referenzrahmen gilt für mehrere Einheiten, mit einem vergleichbaren Score je Themenfeld. Der Benchmark bezieht sich auch auf Ihre eigene Historie, von einer Kampagne zur nächsten, und eine übergreifende Roadmap konsolidiert die Maßnahmenpläne der verschiedenen Einheiten.
Wie kommt man vom Score zum Maßnahmenplan?
Die Lücke zwischen erzieltem Score und Zielniveau erzeugt die entsprechenden Maßnahmen. Die KI bündelt sie zu einer priorisierten Roadmap. Der Leistungskatalog stellt anschließend jedem Element des Plans eine Lösung gegenüber, mit Kosten, Frist und Auswirkung auf den Score.
Wie verbindet sich das mit einem Digitalisierungsprojekt im Einkauf?
Die Analyse unterscheidet den Reifegrad der Prozesse von dem der Werkzeuge. Sie zeigt, welche Prozesse vor einem Rollout stabilisiert werden müssen, was verhindert, eine nicht beherrschte Praxis zu automatisieren. Der Referenzrahmen zur Digitalisierung des Einkaufs ergänzt diese Sichtweise.
Wo werden die Daten gehostet?
In Frankreich, bei OVH, mit Sicherung bei Scaleway. Kein Transfer außerhalb der Europäischen Union. Die eingesetzten KI-Modelle können ausgewählt werden, auch unter europäischen Lösungen.