Reifegrad bei Digitalisierung und Übergang zum papierlosen Büro
Ihr Weg zum papierlosen Büro, gemessen je Themenfeld und übersetzt in einen bezifferten Maßnahmenplan.
10 Themenfelder, eine Skala mit 5 Stufen. Und die Maßnahme, die von einer Stufe zur nächsten führt.
Die 10 Themenfelder des Referenzrahmens, bereits ausformuliert von N1 bis N5. Ein Unternehmen, eine Business Unit, oder 300 gleichzeitig.
Reifegrad bei Digitalisierung und Übergang zum papierlosen Büro
10 Themenfelder, Skala mit 5 Stufen.
Nordhavn Industries
53 / 100
Sie messen ihren Reifegrad mit Datamensio
Ein Beispiel
Diese Situation könnte auch Ihre sein.
Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens: drei Standorte, drei Tabellen, keine gemeinsame Antwort.
Niemand weiß, wie man konsolidiert.
Nordhavn Industries, 2 400 Mitarbeitende in Hamburg, Lyon und Porto. Ein Auftraggeber fragt nach dem Stand des Konzerns. Jeder Standort antwortet mit seiner eigenen Tabelle und seinen eigenen Skalen.
Drei Wochen, eine einzige Grundlage.
Eine Datamensio Reifegrad-Referenzrahmen · Digitalisierung und papierloses Büro-Analyse, gestartet an allen drei Standorten gleichzeitig, auf Basis der Gesprächsnotizen der Verantwortlichen. Der Referenzrahmen war bereits geschrieben, ebenso die 10 Themenfelder und die Stufen N1 bis N5.
Zwei Ausgaben vermieden, bevor sie entstanden.
Ein Score von 53 von 100, eine Abweichung, die sich auf drei Themen konzentriert. Der KI-Begleiter stellte fest, dass sich zwei Maßnahmen des Plans mit denen eines anderen Audits überschnitten. Der Ergebnisbericht für das Gremium war in einem Satz erstellt.
Was ihnen dadurch erspart blieb
- 3Standorte auf derselben Grundlage gemessen, statt drei nachzubearbeitende Fragebögen
- 2doppelte Maßnahmen erkannt, bevor die Ausgabe erfolgte
- 1Ergebnisbericht für das Gremium, ohne manuelle Nachbearbeitung
Diese Zahlen stammen aus einem Beispiel. Sie könnten Ihre eigenen sein.
Die Norm schreibt Prozesse vor. Datamensio zeigt, wo Sie stehen.
01
Der Referenzrahmen ist bereits geschrieben
Themenfelder, Fragen und Stufen N1 bis N5 ausformuliert. Sie starten nicht mit einer leeren Tabelle.
02
Der Score liegt noch am selben Tag vor
Online, per Selbstbewertungslink oder im Gespräch. Themenfeld für Themenfeld, im Zeitverlauf vergleichbar.
03
Die Abweichung wird zu einem bezifferten Plan
Jeder Stufenübergang trägt seine Maßnahme. Die KI priorisiert nach erwarteter Wirkung, nicht nach der Reihenfolge der Norm.
04
Der Fortschritt lässt sich belegen
Kampagne für Kampagne, gegen Ihr Ziel und gegen Ihre Vergangenheit. Genau das verlangt Ihr Vorstand.
Die Reifegradskala
Eine Stufe, die nächste, und die Maßnahme, die beide verbindet.
Dieser Mechanismus, eine Stufe, eine höhere Stufe und die verbindende Maßnahme, verwandelt eine Feststellung in eine Roadmap.
Werden die Freigabekreisläufe für Dokumente durchgängig elektronisch durchgeführt?
- N1
Freigaben erfolgen durch Ausdruck, handschriftliche Unterschrift und physische Weiterleitung oder Scan. Es besteht kein elektronischer Kreislauf.
- N2
Es bestehen einige elektronische Kreisläufe für ausgewählte Dokumente, auf Initiative einzelner Teams. Ansonsten bleibt Papier der Standardweg.
- N3
Die wichtigsten Dokumentenarten verfügen über einen dokumentierten und genutzten elektronischen Freigabekreislauf. Umgehungsdrucke sind vereinzelt.
- N4
Alle Freigabekreisläufe im betrachteten Bereich sind elektronisch, mit konfigurierten Delegationen, Nachverfolgbarkeit der Freigaben und automatischen Erinnerungen. Ausnahmen werden begründet und erfasst.
- N5
Die Kreisläufe werden regelmäßig anhand gemessener Durchlaufzeiten und Nutzerrückmeldungen überprüft, mit dokumentierter Nachverfolgung der vorgenommenen Vereinfachungen.
Maßnahme für den Übergang von N2 zu N3
Die drei häufigsten Dokumentenarten auswählen, deren Freigabekreislauf in der elektronischen Signaturmappe formalisieren, die Papierversion der Vorlage abschaffen und die Nutzung bei der nächsten quartalsweisen Prozessüberprüfung kontrollieren.
« Dank Datamensio erfüllen wir unsere Ziele viel effizienter. Die Prüfstellen des EFRE und unseres zuständigen Ministeriums haben diesen Ansatz besonders geschätzt, da er ihnen verlässliche Daten liefert. »
Direktorin der CCI 94CCI Île-de-France
« Wir sind überzeugt, dass dies die am besten geeignete Lösung ist, um unser Transformationsprojekt zu skalieren und die Wirkung nach unseren Bedürfnissen zu messen. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Selten allein
Ein Referenzrahmen lässt sich kombinieren. Verbinden Sie mehrere, um Ihre Tätigkeit abzudecken, oder lassen Sie Ihren eigenen von der KI schreiben.
Nehmen Sie Ihre erste Messung vor
Worum es in diesem Referenzrahmen geht
Der Referenzrahmen deckt den gesamten Lebenszyklus von Informationen in der Organisation ab: Erfassung und Digitalisierung eingehender Dokumente, nativ digitale Erstellung, elektronische Weiterleitung und Freigabe, Signatur, Aufbewahrung, beweiswerterhaltende Archivierung sowie kontrollierte Vernichtung. Bewertet werden zudem die Geschäftsprozesse, die Papier erzeugen, von der Bestellung bis zur Rechnung, von der Personalakte bis zur Kundenakte, von Besprechungsprotokollen bis zu Qualitätsverfahren. Jedes Themenfeld wird auf einer fünfstufigen Reifegradskala bewertet, vom Fehlen jeglicher Praxis bis zur gesteuerten und regelmäßig überprüften Vorgehensweise.
In der Praxis schreitet die Digitalisierung selten einheitlich voran. Eine Finanzabteilung kann das Papier in ihren Lieferantenflüssen bereits abgeschafft haben, während der Personalbereich noch jeden Vertrag ausdruckt und ein Werk seine Register aus Nachverfolgbarkeitsgründen in Papierform führt. Die wiederkehrenden Fragen sind konkret: Welche Prozesse erzeugen noch Papier und aus welchem genauen Grund, rechtlich, technisch oder kulturell? Sind digitalisierte Dokumente wirklich rechtsverbindlich oder lediglich gespeichert? Wer entscheidet über die Aufbewahrungsfrist und auf welcher Grundlage?
Ein Kontextpunkt hat die Lage in Frankreich verändert: Die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen wird nach einem von der Verwaltung festgelegten Zeitplan verpflichtend, mit Empfang für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen und anschließend gestaffelter Ausstellung nach Unternehmensgröße. Viele Organisationen behandeln dieses Vorhaben als isoliertes Buchhaltungsprojekt. Tatsächlich stellt es einen Beschleuniger für den gesamten Weg dar: Basis des Drittparteien-Referenzrahmens, Verwaltung strukturierter Datenflüsse, elektronische Archivierung, Dokumentengovernance. Ein häufiges Missverständnis sollte zudem ausgeräumt werden: Das papierlose Büro ist nicht die Digitalisierung des vorhandenen Papiers, sondern die Vermeidung seiner Entstehung an der Quelle.
Die Reifegrad-Analyse stellt nicht die Frage nach der Einhaltung einer Anforderung. Sie positioniert jede Praxis auf einer fortschreitenden Skala und benennt die Maßnahme, die zur nächsten Stufe führt. Eine Geschäftsleitung kann so entscheiden, was in den Bereich der Werkzeuge, was in den Bereich des Change Managements und was in den Bereich der Dokumentengovernance fällt, statt die Digitalisierung als ein einziges großes IT-Projekt zu behandeln. Der Score je Themenfeld macht die Abwägung im Gremium anhand von Zahlen diskutierbar.
Der Referenzrahmen ist in Datamensio sofort einsatzbereit und passt sich Ihrem Kontext an. Die KI justiert die Themenfelder, formuliert die Fragen je nach Branche neu und verfeinert die Stufen nach der CMMI-Methode, oder erstellt eine eigene Variante auf Basis Ihrer Verfahren und Prozesslandkarten. Die Ergebnisse lassen sich zwischen Business Units und über die Zeit vergleichen.
Referenznorm: Datamensio Reifegrad-Referenzrahmen · Digitalisierung und papierloses Büro
Die bewerteten Themenfelder
Strategie und Dokumentengovernance
Vorhandensein einer formalisierten Roadmap, benannter Sponsor, Dokumentenrichtlinie, Rollen und Zuständigkeiten, eigenes Budget, Abstimmung mit dem Transformationsprogramm.
Erfassung der Papierflüsse
Bestand der erstellten und empfangenen Dokumente, Druckvolumen, Identifikation der erzeugenden Prozesse, Begründung für die Beibehaltung jedes Papierflusses.
Erfassung und Digitalisierung
Bearbeitung eingehender Post, Qualität der Digitalisierung, Erkennung und Datenextraktion, Indexierung, Abstimmung zwischen verbleibendem Papierfluss und digitalem Fluss.
Nativ digitale Prozesse
Elektronische Formulare, Erfassung an der Quelle, Vermeidung erneuten Ausdrucks, Neugestaltung der Prozesse statt identischer Übertragung.
Elektronische Signatur und Freigabe
Digitalisierte Freigabekreisläufe, gewählte Signaturstufen, elektronische Signaturmappe, Delegationen, Nachverfolgbarkeit der Freigaben.
Dokumentenmanagement
Ablagestruktur, Metadaten, Versionierung, Zugriffsrechte, Suche, tatsächliche Nutzungsquote der Speicherbereiche im Vergleich zu informellen Freigaben.
Archivierung und Beweiswert
Aufbewahrungsfristen, Aufbewahrungsplan, Integrität und Zeitstempelung, elektronische Archivierung, endgültige Bestimmung und nachverfolgte Vernichtung.
Rechnungsstellung und Transaktionsflüsse
Digitalisierung von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen, strukturierte Formate, Vorbereitung auf den Zeitplan der elektronischen Rechnungsstellung, Austausch mit Dritten.
Change Management und Nutzung
Schulung der Teams, Begleitung der Führungskräfte, Umgang mit Widerständen, mobile Ausstattung, Messung der tatsächlichen Akzeptanz.
Messung, Sparsamkeit und kontinuierliche Verbesserung
Kennzahlen zu Papierverbrauch und Druck, Fußabdruck der digitalen Speicherung, regelmäßige Überprüfungen, Erfahrungsberichte, Aktualisierung der Roadmap.
Eine Kurzversion des Referenzrahmens steht für die Online-Selbstbewertung zur Verfügung.
Häufige Fragen
Führt diese Analyse zu einer Zertifizierung?
Nein, und das ist auch nicht ihr Zweck. Digitalisierung ist kein zertifizierender Referenzrahmen. Die Analyse misst einen Reifegrad je Themenfeld und liefert die Roadmap zur angestrebten Stufe.
Worin besteht der Unterschied zwischen einer Reifegrad-Analyse und einer Projektbestandsaufnahme?
Eine Bestandsaufnahme beschreibt den Ist-Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Reifegrad-Analyse positioniert jede Praxis auf einer fortschreitenden Skala und verknüpft jede Stufe mit der Maßnahme, die zur nächsten führt. Das Ergebnis ist über die Zeit und zwischen Business Units vergleichbar.
Wie viel Zeit nimmt die Bewertung in Anspruch?
Die Kurzversion ist in 20 bis 30 Minuten ausgefüllt. Die vollständige Version im kollaborativen Modus mit mehreren Beitragenden erstreckt sich in der Regel über ein bis zwei Wochen, wobei der größte Teil der Zeit auf die Erhebung bei den betroffenen Abteilungen entfällt.
Lässt sich der Referenzrahmen an unsere Branche anpassen?
Ja. Themenfelder, Fragen und Stufen sind anpassbar, und die KI erstellt eine Variante auf Basis Ihrer Verfahren oder Ihrer Prozesslandkarte. Ein Industrieunternehmen, eine Bank und eine Gebietskörperschaft bewerten nicht dieselben Dokumentenflüsse.
Deckt die Analyse die elektronische Rechnungsstellung ab?
Ihr ist ein eigenes Themenfeld gewidmet, von der Bestellung bis zur Rechnung, einschließlich strukturierter Formate und Austausch mit Dritten. Es verbindet sich in der Roadmap mit Archivierung und Dokumentengovernance, wodurch eine rein buchhalterische Betrachtung vermieden wird.
Wie lassen sich mehrere Einheiten miteinander vergleichen?
Derselbe Referenzrahmen wird an jede Business Unit verteilt, die Scores lassen sich je Themenfeld vergleichen, und eine übergreifende Roadmap konsolidiert die Analysen. Die KI fasst wiederkehrende Maßnahmen zusammen, um zu vermeiden, dasselbe Vorhaben zehnmal zu finanzieren.
Ist technisches Fachwissen zur Beantwortung erforderlich?
Die Fragen betreffen Praktiken und Prozesse, nicht die Konfiguration von Werkzeugen. Ein Prozessverantwortlicher oder Projektleiter kann sie beantworten. Der kollaborative Modus ermöglicht es, technische oder rechtliche Fragen dem passenden Ansprechpartner zuzuweisen.
Wo werden die Daten gehostet?
In Frankreich, bei OVH, mit Sicherung bei Scaleway. Kein Transfer außerhalb der Europäischen Union. Die eingesetzten KI-Modelle können ausgewählt werden, auch aus europäischen Lösungen.