Zrelost zunanjega izvajanja · Pravilnik COBAC o podizvajanju
Vaša zunanja izvajanja popisana, ocenjena po pravilniku COBAC in pretvorjena v akcijski načrt.
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
10 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost zunanjega izvajanja · Pravilnik COBAC o podizvajanju
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika Pravilnik COBAC o zunanjem izvajanju dejavnosti nadzorovanih institucij je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 10 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (raven, naslednja raven in ukrep, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v razvojno pot.
Ali imate register zunanje izvedenih dejavnosti, ki opredeljuje tiste, ki so bistvene?
- N1
Register ne obstaja. Pogodbe o storitvah hranijo poslovne enote same, brez konsolidiranega pregleda.
- N2
Seznam obstaja in ga vodi ena sama direkcija. Je nepopoln, opredelitev bistvenih dejavnosti pa ni formalizirana.
- N3
Register zajema vse storitve, s pisnim merilom za opredelitev bistvenih dejavnosti. Posodablja se ob vsaki novi pogodbi.
- N4
Register se periodično usklajuje z računovodstvom dobaviteljev, navaja podizvajalce drugega reda in lokacijo podatkov ter napaja zemljevid tveganj.
- N5
Register je podlaga za odločanje poslovodnega organa: koncentracija po izvajalcu, odvisnost, odločitve o vrnitvi dejavnosti v hišo, z dokumentiranim zgodovinskim pregledom sprememb.
Ukrep za prehod iz N2 v N3
V internem navodilu formalizirati merila za opredelitev bistvene dejavnosti, popisati pogodbe na podlagi plačil dobaviteljem v zadnjih dvanajstih mesecih, nato konsolidiran register predstaviti odboru za tveganja naslednjega četrtletja.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritevna COBAC.
O čem govori ta referenčni okvir
Pravilnik COBAC o podizvajanju postavlja preprosto načelo in vrsto zahtevnih obveznosti. Nadzorovana institucija lahko tretji osebi zaupa dejavnost, vključno z bistveno ali pomembno dejavnostjo, vendar zanjo ohrani polno odgovornost do nadzornika in strank. V praksi to pomeni interno opredelitev, kaj je bistveno, predhodno priglasitev Bančni komisiji za take dejavnosti, pisno pogodbo, ki pokriva ravni storitev, zaupnost, dostop do podatkov in dostop nadzornika, ter mehanizem nadzora izvajalca skozi celotno trajanje razmerja.
Težava redko leži v besedilu predpisa, pač pa v vzdrževanju sistema skozi čas. Mnoge institucije ugotovijo, da nimajo celovitega registra svojih zunanjih izvajanj: informacijske pogodbe, ki jih podpiše direkcija za informacijske sisteme, prevozniki gotovine, upravljanje bankomatov, klicni centri, storitve matične družbe, vse to pogosto ni zajeto v istem popisu. Kdo odloča, da je dejavnost bistvena? Ali pogodba predvideva dostop COBAC do prostorov in podatkov izvajalca? Kaj se zgodi, če ta izvajalec naslednji teden preneha opravljati storitev?
Pogosto se pojavita dve zmedi. Prva je obravnavanje znotrajskupinskega zunanjega izvajanja kot notranje zadeve: storitev, opravljena s sedeža regionalne skupine ali iz storitvenega centra zunaj cone CEMAC, še vedno pomeni zunanje izvajanje, z dodatnimi vprašanji lokacije podatkov in neprekinjenosti poslovanja. Druga je zamenjava komercialnega spremljanja dobavitelja z bonitetnim nadzorom izvajalca: letni pregled pogodbe s strani nabavne službe ne nadomesti ocene operativnega tveganja, ki ga prinaša to zunanje izvajanje, niti njegove vključitve v sistem notranjih kontrol in načrt neprekinjenega poslovanja.
Diagnoza zrelosti odgovarja na drugačno vprašanje kot presoja skladnosti. Presoja se konča z ugotovitvijo vrzeli ali skladnosti glede določene zahteve. Diagnoza prakso umesti na postopno lestvico: ali register obstaja, ali je celovit, ali je usklajen z računovodstvom dobaviteljev, ali se redno pregleduje in uporablja za odločanje. Nato določi natančno ukrepanje, ki omogoči prehod na višjo raven, skupaj s stroškom in rokom. Diagnoza pripravi na inšpekcijski pregled na kraju samem in na izmenjave z nadzornikom, ne izdaja pa nobenega potrdila.
V Datamensiu je referenčni okvir pripravljen za takojšnjo uporabo in ostaja vaš. Prilagajate tematska področja, vprašanja in formulacije ravni: UI jih preoblikuje po metodi CMMI in lahko iz vaših lastnih dokumentov izdela različico, prilagojeno vaši politiki zunanjega izvajanja, listini o notranjih kontrolah ali vašim pogodbenim vzorcem.
Referenčni standard: Pravilnik COBAC o zunanjem izvajanju dejavnosti nadzorovanih institucij
Ocenjevana tematska področja
Politika zunanjega izvajanja in upravljanje
Obstoj politike, ki jo potrdi poslovodni organ, merila za opredelitev bistvenih dejavnosti, vloge in pooblastila, pragovi odločanja, obveščanje generalne direkcije.
Register zunanje izvedenih dejavnosti
Konsolidiran popis storitev, identifikacija izvajalca in njegovih podizvajalcev, kritičnost, lokacija obdelav in podatkov, uskladitev z računovodstvom dobaviteljev.
Izbor in predhodna skrbnost
Ocena tehnične in finančne zmožnosti izvajalca, preverjanje njegovega ugleda in integritete, predhodna analiza tveganja, formalizacija odločitve.
Priglasitev in odnosi z nadzornikom
Opredelitev primerov, ki zahtevajo priglasitev Bančni komisiji, vsebina in rok za dokumentacijo, sledljivost izmenjav, obveščanje ob pomembnih spremembah.
Pogodbena ureditev
Pisna pogodba, ravni storitev in kazalniki, zaupnost in bančna tajnost, lastništvo in dostop do podatkov, pravica institucije do presoje in dostop nadzornika, ureditev veriženega podizvajanja.
Nadzor in spremljanje storitve
Imenovanje odgovornega za spremljanje, periodični pregledi ravni storitev, incidenti in pogodbene kazni, poročila izvajalca, vključitev v načrt stalne in periodične kontrole.
Operativno tveganje in koncentracija
Vključitev zunanjih izvajanj v zemljevid tveganj, merjenje odvisnosti in koncentracije na enega izvajalca, tveganja, povezana z znotrajskupinskimi in čezmejnimi storitvami.
Neprekinjeno poslovanje in reverzibilnost
Načrti neprekinjenega poslovanja izvajalca in institucije, skupna testiranja, izstopna strategija, klavzule in roki reverzibilnosti, opredeljene rezervne rešitve.
Varstvo podatkov in varnost sistemov
Varnost dostopov in izmenjav, gostovanje in lokacija, hramba in vrnitev podatkov ob koncu pogodbe, povezava z ureditvijo varnosti informacijskih sistemov.
Poročanje in stalno izboljševanje
Periodično poročanje poslovodnemu organu, kazalniki za upravljanje portfelja zunanjih izvajanj, povratne izkušnje iz incidentov, revizija politike.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali ta diagnoza šteje kot potrdilo o skladnosti s pravilnikom COBAC?
Ne. Datamensio meri zrelost praks in pripravi akcijski načrt. Za ta pravilnik ne obstaja certifikacija: preverjanje je v pristojnosti Bančne komisije, notranje kontrole in zunanje presoje. Diagnoza služi pripravi na te izmenjave z dokumentiranimi elementi.
Kakšna je razlika med to diagnozo in presojo skladnosti?
Presoja se konča z ugotovitvijo vrzeli ali skladnosti glede določene zahteve. Diagnoza vsako prakso umesti na lestvico petih ravni in navede ukrep, ki omogoči prehod na višjo raven. Oboje se dopolnjuje: diagnoza pripravi in postavi prioritete, presoja preveri.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Kratka različica se izpolni v eni delovni seji. Celovita različica, izvedena skupinsko s stalno kontrolo, direkcijo za informacijske sisteme, nabavo in poslovnimi enotami, običajno traja od enega do dveh tednov. Večino časa vzame iskanje pogodb in dokazil o spremljanju.
Ali referenčni okvir pokriva znotrajskupinske storitve in storitve zunaj cone CEMAC?
Da. Vprašanja ločujejo storitve, ki jih opravi subjekt skupine, zlasti iz sedeža ali storitvenega centra zunaj CEMAC, in obravnavajo lokacijo podatkov, dostop nadzornika in neprekinjenost poslovanja. To je pogosta točka pozornosti pri inšpekcijskih pregledih.
Ali je referenčni okvir mogoče prilagoditi naši organizaciji?
Da. Spreminjate vprašanja, ravni in tematska področja ali dodajate svoja. UI preoblikuje ravni po metodi CMMI in lahko ustvari različico na podlagi vaše politike zunanjega izvajanja in vaših pogodbenih vzorcev. Referenčni okvir ostaja vaš.
Kako primerjati naše hčerinske družbe med seboj?
Isti referenčni okvir se razdeli med več poslovnih enot, z oceno po tematskem področju in primerjavo med subjekti ter s predhodnimi ocenjevanji. Medfunkcijski načrt poti konsolidira akcijske načrte hčerinskih družb in prepreči dvakratno obravnavo istega izvajalca.
Kako se iz ocene pride do akcijskega načrta?
Za vsako tematsko področje določite ciljno vrednost. Vrzel med oceno in ciljem ustvari ukrepe, ki jih UI združi v prioritiziran načrt poti. Katalog storitev za vsak ukrep ponudi rešitev, z njenim stroškom, rokom in pričakovanim učinkom na oceno.
Kje so shranjeni podatki?
V Franciji, pri OVH, z varnostno kopijo pri Scaleway. Brez prenosa podatkov zunaj Evropske unije. Uporabljeni modeli UI so lahko izbrani, tudi med evropskimi rešitvami.