Notranje kontrole CEMAC · Pravilnik COBAC o notranjih kontrolah
Vaše notranje kontrole, izmerjene po pravilniku COBAC in prevedene v ovrednoten akcijski načrt.
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
10 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Notranje kontrole CEMAC · Pravilnik COBAC o notranjih kontrolah
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika Pravilnik COBAC R-2016/04 o notranjih kontrolah kreditnih institucij je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 10 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (raven, višja raven in dejanje, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v pot napredka.
Ali se priporočila iz periodične kontrole in nadzorniških pregledov spremljajo do njihovega zaprtja?
- N1
Priporočila so navedena v poročilih o pregledih. Med dvema pregledoma ni organiziranega spremljanja.
- N2
Notranja presoja vodi preglednico spremljanja. Posodablja se neredno, prekoračeni roki pa ne sprožijo opomina.
- N3
Vsako priporočilo ima odgovorno osebo, rok in status izvajanja. Spremljanje se periodično pregleduje, zamude pa se sporočajo poslovodstvu.
- N4
Zaprtje se potrdi šele po tem, ko notranja presoja preveri dejansko izvedbo. Revizijski odbor na vsaki seji pregleda stanje priporočil, vključno s tistimi nadzornika.
- N5
Ponavljajoči se temeljni vzroki se analizirajo in vplivajo na prenovo načrta stalne kontrole in načrta presoje. Učinkovitost samega spremljanja se ocenjuje.
Dejanje za prehod z N2 na N3
Vsakemu odprtemu priporočilu dodeliti imenovano odgovorno osebo in rok ter uvrstiti pregled stanja izvajanja na dnevni red mesečne seje poslovodnega odbora, z izrecno navedbo prekoračenih rokov.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritevna COBAC.
O čem govori ta referenčni okvir
Pravilnik COBAC o notranjih kontrolah določa kreditnim institucijam in finančnim holdingom CEMAC zahteve glede organizacije sistema obvladovanja dejavnosti. Razlikuje stalno kontrolo, ki jo na prvi ravni izvajajo operativne enote, na drugi ravni pa namenske funkcije, ter periodično kontrolo, zaupano notranji presoji. Pravilnik zahteva neodvisni funkciji upravljanja tveganj in skladnosti, sistem merjenja in spremljanja kreditnega, tržnega, likvidnostnega, obrestnega in operativnega tveganja, revizijsko sled ter letno poročilo o notranjih kontrolah, posredovano nadzorniku in predstavljeno nadzornemu organu.
Težava ni v poznavanju besedila, temveč v dokazovanju, da sistem deluje. Vprašanja, ki se zastavljajo na seji odbora, so konkretna. Ali načrt stalne kontrole druge ravni pokriva procese, ki dejansko nosijo tveganje, ali le tiste, ki jih ekipe znajo kontrolirati? Ali se priporočila notranje presoje in tista iz nadzorniških pregledov spremljajo do zaprtja, s dokazilom o učinkovitosti? Ali odgovorni za skladnost poroča nadzornemu organu brez filtra poslovodstva? Pri teh vprašanjih deklarativno zagotovilo redko zadošča.
Pogosto se pojavlja zmeda: enačenje notranjih kontrol z notranjo presojo. Notranja presoja je periodična kontrola, je člen sistema, ne sistem sam. Institucija ima lahko dejavno generalno inšpekcijo, obenem pa neobstoječo stalno kontrolo, neposodobljene karte tveganj in poročanje odboru, skrčeno na formalnost. Dodaten kontekst je naraščanje regionalnih bonitetnih zahtev, ICAAP, varnost informacijskih sistemov, zunanje izvajanje, ki vse temeljijo na istem temelju: šibke notranje kontrole ogrozijo vse druge projekte.
Presoja skladnosti postavlja binarno vprašanje: ali je zahteva izpolnjena ali ne. Diagnostika zrelosti postavlja vprašanje poti: na kateri ravni obvladovanja je posamezna sestavina sistema in katero konkretno dejanje omogoči prehod na višjo raven. Načrt kontrol, ki obstaja, a se v poslovalnicah izvaja neenotno, ni ne skladen ne odsoten: je na vmesni ravni, in prav ta uvrstitev omogoča ovrednotenje preostalega napora in njegovo umestitev v letni načrt.
V Datamensiu je referenčni okvir pripravljen za takojšnjo uporabo in ostaja vaš. UI prilagodi tematska področja, vprašanja in ravni vaši velikosti, vaši mrežni organizaciji ali vašemu statusu podružnice regionalne skupine. Prav tako lahko oblikuje različico na podlagi vaših lastnih dokumentov: listine o presoji, načrta kontrol, letnega poročila o notranjih kontrolah, dopisov nadzornika po pregledu.
Referenčni standard: Pravilnik COBAC R-2016/04 o notranjih kontrolah kreditnih institucij
Ocenjevana tematska področja
Splošna organizacija sistema
Arhitektura treh ravni kontrole, ločitev funkcij, ki institucijo zavezujejo, od tistih, ki jih kontrolirajo, formalizacija v listini, ustreznost sredstev.
Vloga izvršnega in nadzornega organa
Odgovornost nadzornega organa za sistem, revizijski odbor, pogostost in vsebina poročanja, sledljive odločitve, potrditev letnega poročila o notranjih kontrolah.
Stalna kontrola
Kontrole prve ravni, vgrajene v postopke, opredeljena funkcija druge ravni, načrt kontrol, pokrito področje, formalizacija in izkoriščanje rezultatov.
Periodična kontrola in notranja presoja
Listina o presoji, neodvisnost in organizacijska umestitev, večletni načrt na podlagi tveganj, pokritost dejavnosti in poslovalnic, kakovost poročil, spremljanje priporočil do zaprtja.
Upravljanje tveganj
Neodvisna funkcija za tveganja, karta tveganj in njena posodobitev, sistemi merjenja kreditnega, tržnega, likvidnostnega, obrestnega in operativnega tveganja, sistem limitov in obravnava preseženih limitov.
Skladnost in preprečevanje pranja denarja
Opredeljena funkcija skladnosti, kontrola tveganj neskladnosti, sistem za preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma, filtriranje, prijave, odnosi z ANIF.
Informacijski sistemi in revizijska sled
Varnost in celovitost podatkov, upravljanje pravic dostopa, sledljivost poslov od izvora do knjiženja, načrt neprekinjenega poslovanja in njegovo testiranje.
Računovodska kontrola in bonitetno poročanje
Usklajevanje in utemeljevanje računov, kontrola priprave regulatornih poročil, zanesljivost poročil, posredovanih nadzorniku, upoštevanje rokov.
Zunanje izvajanje in bistvene storitve
Popis zunanje izvajanih dejavnosti, pogodbene določbe o kontroli in dostopu, spremljanje izvajalcev, reverzibilnost.
Nepravilnosti, incidenti in stalno izboljševanje
Popis in prijava incidentov ter operativnih izgub, pragovi, korektivni načrti, pridobljene izkušnje, periodični pregled sistema.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali ta diagnostika pomeni potrdilo o skladnosti s pravilnikom COBAC?
Ne. Datamensio meri zrelost sistema in pripravlja na nadzorniške roke. Presojo skladnosti izvaja COBAC, za revizijska dela pa pooblaščeni revizorji. Diagnostika služi temu, da veste, kje stojite, preden to povedo oni.
Kakšna je razlika med to diagnostiko in letno notranjo presojo?
Notranja presoja preverja procese in se zaključi z ugotovitvami in priporočili. Diagnostika umesti vsako sestavino sistema na lestvico zrelosti in navede dejanje, ki omogoči prehod na višjo raven. Oba pristopa se dopolnjujeta: diagnostika usmerja načrt presoje, presoja pa prinese dokaz na terenu.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Krajšo različico v 20 do 30 minutah izpolni odgovorni za stalno kontrolo ali notranjo presojo. Celovita različica, izvedena v sodelovanju s skladnostjo, tveganji, računovodstvom in informacijskimi sistemi, običajno traja en do dva tedna, pri čemer večino časa vzame zbiranje dokazil.
Ali je referenčni okvir prilagodljiv mikrofinančni instituciji ali manjši strukturi?
Da. Vprašanja, ravni in tematska področja se lahko spremenijo, UI pa pripravi različico, prilagojeno velikosti in statusu institucije, tudi za mikrofinančne institucije z drugačnimi zahtevami. Lahko izhajate tudi iz lastnih internih dokumentov.
Ali je mogoče primerjati več podružnic ali poslovalnic?
Da. Isti referenčni okvir se razširi na več poslovnih enot, z oceno po enoti in tematskem področju, primerjavo med enotami in primerjavo s predhodnimi ocenjevanji. Akcijski načrti se združijo v skupen načrt poti, kar prepreči desetkratno obravnavo iste vrzeli.
Kako nastane akcijski načrt?
Vrzel med doseženo oceno in zastavljenim ciljem sproži dejanja. UI jih združi v smiselne sklope in jih razvrsti po prednosti. Katalog storitev vsakemu dejanju priredi rešitev z njeno ceno, rokom in pričakovanim vplivom na oceno, kar omogoča presojo pred pripravo proračuna.
Kako se ta referenčni okvir povezuje z upravljanjem, preprečevanjem pranja denarja ali ICAAP?
Ti sistemi delijo isti organizacijski temelj in iste organe. Trdna diagnostika notranjih kontrol se v veliki meri ponovno uporabi. Skupen načrt poti povezuje več presoj, ne da bi podvajal skupna dejanja.
Kje so podatki gostovani?
V Franciji, pri ponudniku OVH, z varnostno kopijo pri Scaleway. Brez prenosa podatkov zunaj Evropske unije. Uporabljeni modeli UI so lahko izbrani, tudi med evropskimi rešitvami.