Dojrzałość funkcji zakupowej · Diagnoza i mapa drogowa

Model referencyjny dojrzałości funkcji zakupowej ocenia, co dział zakupów potrafi robić i na jakim poziomie zaawansowania. Obejmuje strategię i segmentację kategorii, pokrycie wydatków, proces source-to-contract i procure-to-pay, zarządzanie panelem i wynikami dostawców, kontrolę ryzyka i zgodności, dane i narzędzia, kompetencje zespołu, wreszcie relację z wewnętrznymi zleceniodawcami. Każda zdolność jest umieszczona na progresywnej skali pięciu poziomów, od działania nieformalnego po praktykę opartą na danych i okresowo weryfikowaną.

Trudność polega na tym, że funkcja zakupowa jest oceniana na podstawie jednego wskaźnika, czyli deklarowanych oszczędności, który nic nie mówi o jej rzeczywistej dojrzałości. Jaka część wydatków przechodzi faktycznie przez ustrukturyzowany proces zakupowy, a jaka omija obowiązujące umowy? Czy dostawcy krytyczni są zidentyfikowani, z planem ciągłości dla każdego z nich, czy też krytyczność ujawnia się dopiero w momencie przerwania dostaw? Czy dział zakupów włącza się już na etapie definiowania potrzeby, czy dopiero po tym, jak wybór techniczny zostanie przesądzony przez jednostkę biznesową?

Kontekst przesunął oczekiwania. Obowiązek należytej staranności oraz dyrektywa europejska CSRD rozszerzają odpowiedzialność przedsiębiorstwa na łańcuch dostaw, co wymaga znajomości dostawców pierwszego rzędu, a czasem i dalszych. Jednocześnie napięcia w dostawach ostatnich lat sprawiły, że w wielu kategoriach zabezpieczenie dostaw wysunęło się przed optymalizację kosztów. Częste pozostaje jedno nieporozumienie: cyfryzacja zakupów to nie to samo co dojrzałość zakupów. Wdrożenie narzędzia do sourcingu na niestabilnym procesie przesuwa problem, zamiast go rozwiązać.

Audyt wewnętrzny sprawdza stosowanie procedury i kończy się stwierdzeniem luki. Diagnoza dojrzałości odpowiada na inne pytanie: na jakim poziomie zaawansowania znajduje się każda zdolność i jakie konkretne działanie pozwala przejść na poziom wyższy. To właśnie pozwala wyjść poza ogólne stwierdzenie na temat funkcji i uzyskać trajektorię dla każdego obszaru tematycznego, możliwą do przedyskutowania w komitecie zarządzającym i porównywalną między Państwa jednostkami biznesowymi.

W Datamensio model referencyjny jest gotowy do użycia i mogą go Państwo dostosować. Sztuczna inteligencja dopasowuje obszary tematyczne, przeformułowuje pytania i precyzuje poziomy zgodnie z metodą CMMI, albo buduje wersję opartą na Państwa polityce zakupowej, procedurach i mapie kategorii. Uzyskany model referencyjny należy do Państwa i jest wykorzystywany ponownie od jednej oceny do kolejnej.