Vyspělost v oblasti dematerializace a přechodu k nulovému papírování

Referenční rámec pokrývá celý životní cyklus informací v organizaci: zachycení a digitalizaci příchozích dokumentů, nativně digitální tvorbu, oběh a elektronické schvalování, podpis, uchovávání, archivaci s průkazní hodnotou a řízenou skartaci. Hodnotí rovněž ty obchodní procesy, které papír stále produkují, od objednávky po fakturu, od zaměstnanecké složky po klientský spis, od zápisů z porad po kvalitativní postupy. Každá tematická oblast je hodnocena na pětiúrovňové škále vyspělosti, od konstatování absence po řízenou a pravidelně přezkoumávanou praxi.

V praxi dematerializace jen zřídka postupuje rovnoměrně. Finanční útvar může mít papír zcela odstraněný ve svých tocích s dodavateli, zatímco personální oddělení stále tiskne každou smlouvu a výrobní závod z důvodu sledovatelnosti uchovává registry v papírové podobě. Otázky, které se přitom stále vracejí, jsou konkrétní: které procesy ještě produkují papír a z jakého přesného důvodu, právního, technického či kulturního? Jsou digitalizované dokumenty skutečně právně vymahatelné, nebo jen uložené? Kdo rozhoduje o délce uchovávání a na jakém základě?

Jeden kontextový prvek situaci ve Francii zásadně změnil: elektronická fakturace mezi podniky se stává povinnou podle harmonogramu stanoveného státní správou, s povinným příjmem faktur pro všechny plátce DPH a postupným zaváděním vystavování podle velikosti podniku. Řada organizací k tomuto tématu přistupuje jako k izolovanému účetnímu projektu. Ve skutečnosti jde o akcelerátor celé cesty: základ referenčních dat třetích stran, řízení strukturovaných toků, elektronická archivace, dokumentová governance. Stojí za to vyjasnit i častou záměnu: nulové papírování neznamená digitalizaci existujícího papíru, ale odstranění jeho vzniku už u zdroje.

Diagnostika vyspělosti si neklade otázku splnění nějakého požadavku. Umísťuje každou praxi na postupnou škálu a uvádí akci, která umožní posun na vyšší úroveň. Vedení tak může rozhodovat o tom, co patří do nástrojů, co do řízení změny a co do dokumentové governance, místo aby s dematerializací zacházelo jako s jedním velkým IT projektem. Skóre podle tematických oblastí dělá tuto volbu diskutovatelnou ve vedení, s čísly v ruce.

Referenční rámec je v platformě Datamensio připravený k okamžitému použití a přizpůsobuje se vašemu kontextu. Umělá inteligence upravuje tematické oblasti, přeformulovává otázky podle vašeho odvětví a zpřesňuje úrovně podle metody CMMI, nebo vytvoří vlastní variantu na základě vašich postupů a mapování procesů. Výsledky lze porovnávat mezi obchodními jednotkami i v čase.