Zrelost nabavne funkcije · Diagnostika in načrt poti
Nabavna funkcija, izmerjena po tematskih področjih, in številčno opredeljena pot za njen napredek.
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
10 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost nabavne funkcije · Diagnostika in načrt poti
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika Referenčni okvir zrelosti nabavne funkcije (lestvica CMMI s 5 stopnjami) je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 10 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (stopnja, višja stopnja in dejanje, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v razvojno pot.
Ali so kritični dobavitelji prepoznani in spremljani z mehanizmom, prilagojenim njihovi kritičnosti?
- N1
Nobene segmentacije po kritičnosti. Dobavitelji se obravnavajo enotno, odvisnost pa se ugotovi šele ob incidentu.
- N2
Seznam kritičnih dobaviteljev obstaja za nekaj kategorij, sestavljen po strokovni presoji in redko posodobljen.
- N3
Kritičnost je opredeljena po skupnih merilih in se uporablja za celoten nabor. Kritični dobavitelji so predmet rednega pregleda.
- N4
Vsak kritičen dobavitelj ima načrt neprekinjenega poslovanja in določeno alternativno rešitev. Pregledi so dokumentirani, vrzeli pa spremljane do odprave.
- N5
Kritičnost se ponovno ocenjuje na podlagi kazalnikov odvisnosti, finančnega zdravja in uspešnosti, z dokumentiranim spremljanjem pregledov in odločitev o ponovnem uravnoteženju nabora.
Dejanje za prehod s stopnje 2 na stopnjo 3
Določite skupna merila kritičnosti (delež porabe, nadomestljivost, vpliv na proizvodnjo, geografska izpostavljenost), jih uporabite za celoten nabor ob naslednjem pregledu kategorij in uvrstite pregled kritičnih dobaviteljev na četrtletni nabavni odbor.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritev
O čem govori ta referenčni okvir
Referenčni okvir zrelosti nabavne funkcije ocenjuje, kaj nabavna služba zna in kako obvladano to počne. Zajema strategijo in segmentacijo kategorij, pokritost porabe, proces source-to-contract in procure-to-pay, upravljanje nabora in uspešnosti dobaviteljev, obvladovanje tveganj in skladnosti, podatke in orodja, kompetence ekipe ter odnos z internimi naročniki. Vsaka zmožnost je umeščena na postopno lestvico s petimi stopnjami, od neformalnega ravnanja do prakse, vodene s podatki in redno pregledovane.
Težava je v tem, da se nabavno funkcijo presoja po enem samem kazalniku, izkazanih prihrankih, ki ničesar ne pove o njeni dejanski zrelosti. Kolikšen delež porabe dejansko poteka prek strukturiranega nabavnega procesa in kolikšen delež uhaja veljavnim pogodbam? Ali so kritični dobavitelji opredeljeni, z načrtom neprekinjenega poslovanja za vsakega, ali pa se kritičnost odkrije šele ob prekinitvi? Ali nabava sodeluje že pri opredelitvi potrebe ali šele potem, ko je tehnična izbira s strani stroke že sprejeta?
Okoliščine so premaknile pričakovanja. Dolžnost skrbnega ravnanja in evropska direktiva CSRD širita odgovornost podjetja na njegovo dobavno verigo, kar predpostavlja poznavanje dobaviteljev prve ravni in včasih tudi širše. Vzporedno so napetosti pri dobavi zadnjih let v mnogih kategorijah postavile zavarovanje dobave pred optimizacijo stroškov. Pogosta pa ostaja zmeda: digitalizacija nabave ni enako kot zrelost nabave. Uvedba orodja za iskanje dobaviteljev na nestabiliziranem procesu težavo le premakne, ne pa odpravi.
Notranja presoja preveri izvajanje postopka in se zaključi z ugotovljeno vrzeljo. Diagnostika zrelosti odgovarja na drugo vprašanje: na kateri stopnji obvladanosti se nahaja posamezna zmožnost in katero konkretno dejanje omogoči prehod na naslednjo stopnjo. To omogoča preseči splošno ugotovitev o funkciji in pridobiti pot po tematskih področjih, o kateri se je mogoče odločati na vodstvenem odboru in ki je primerljiva med poslovnimi enotami.
V Datamensiu je referenčni okvir pripravljen za takojšnjo uporabo, lahko pa ga prilagodite. UI prilagodi tematska področja, preoblikuje vprašanja in izostri stopnje po metodi CMMI, ali pa zgradi različico na podlagi vaše nabavne politike, postopkov in zemljevida kategorij. Pridobljeni referenčni okvir je vaša last in se znova uporablja od enega ocenjevanja do naslednjega.
Referenčni standard: Referenčni okvir zrelosti nabavne funkcije (lestvica CMMI s 5 stopnjami)
Ocenjevana tematska področja
Nabavna strategija in segmentacija
Obstoj formalizirane nabavne politike, usklajenost s strategijo podjetja, segmentacija kategorij, strategije po kategorijah in obzorje pregleda.
Pokritost porabe
Zemljevid porabe, delež pod pogodbo, prepoznavanje in obravnava nabav mimo procesa, obseg pokritih entitet in kategorij.
Proces source-to-contract
Izražanje potrebe, iskanje dobaviteljev in povpraševanje, merila za oddajo, pogajanja, sklepanje pogodb, pragovi pooblastil in sledljivost odločitev.
Proces procure-to-pay
Naročilo, prevzem, uskladitev računa, obravnava izjem, plačilni roki, delež naročil, skladnih s katalogom.
Upravljanje nabora dobaviteljev
Vpis in kvalifikacija, segmentacija po kritičnosti, načrti neprekinjenega poslovanja, racionalizacija nabora, upravljanje odvisnosti in edinih dobaviteljev.
Uspešnost in odnos z dobavitelji
Pogodbeno dogovorjeni kazalniki uspešnosti, redni pregledi, obravnava neskladnosti, načrti napredka, mehanizmi inovacij z dobavitelji.
Tveganja, etika in odgovorna nabava
Zemljevid tveganj dobaviteljev, ocenjevanje ESG in ogljičnega odtisa, mehanizem proti korupciji, dolžnost skrbnega ravnanja, pripadajoče pogodbene klavzule.
Podatki, sistemi in avtomatizacija
Kakovost in referenčna baza podatkov o dobaviteljih in artiklih, orodja za iskanje dobaviteljev, pogodbe in naročila, interoperabilnost z ERP, stopnja avtomatizacije.
Organizacija in kompetence
Organizacijski model, razdelitev med centralno in lokalno ravnjo, obseg ekip, referenčni okvir kompetenc, usposabljanje in razvojna pot nabavnikov.
Vodenje in ustvarjanje vrednosti
Kazalniki, spremljani onkraj prihrankov, metoda merjenja in potrjevanja koristi, poročanje vodstvenemu odboru, priznan prispevek s strani stroke.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali ta referenčni okvir vodi do certifikacije?
Ne. Zrelost nabavne funkcije ni certificirljivo področje in Datamensio ne izdaja nobenega potrdila. Diagnostika da oceno po tematskem področju, dokumentirane vrzeli in načrt poti. Lahko pa napaja obstoječi normativni sistem, na primer na področju tveganj ali skladnosti.
Po čem se diagnostika zrelosti razlikuje od notranje presoje nabave?
Presoja preveri izvajanje postopkov in se zaključi z ugotovljeno vrzeljo. Diagnostika umesti vsako zmožnost na postopno lestvico in pokaže dejanje, ki omogoči prehod na naslednjo stopnjo. Prva nadzoruje, druga usmerja program preobrazbe.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Samoocena se opravi v eni delovni seji. V skupinskem načinu, z vodji kategorij, kontrolingom in informacijskimi sistemi, se običajno razteza na enega do dva tedna, pri čemer večino časa vzame zbiranje dokazil.
Ali je referenčni okvir mogoče prilagoditi naši organizaciji?
Da. Spremenite vprašanja, stopnje in tematska področja, ali pa izhajate iz lastnih dokumentov: nabavne politike, postopkov, zemljevida kategorij. UI ustvari ustrezno različico in izostri stopnje po metodi CMMI.
Ali je mogoče primerjati več poslovnih enot med seboj?
Da. Isti referenčni okvir se uporablja za več entitet, s primerljivo oceno po tematskem področju. Primerjava zajema tudi vašo lastno zgodovino, od enega kroga ocenjevanja do naslednjega, presečni načrt poti pa združi akcijske načrte posameznih entitet.
Kako se iz ocene preide v akcijski načrt?
Vrzel med doseženo oceno in ciljno stopnjo ustvari ustrezna dejanja. UI jih združi v prednostno razvrščen načrt poti. Katalog storitev nato za vsak element načrta ponudi rešitev, z njenim stroškom, rokom in vplivom na oceno.
Kakšna je povezava s projektom digitalizacije nabave?
Diagnostika loči zrelost procesov od zrelosti orodij. Pokaže, katere procese stabilizirati pred uvedbo, kar preprečuje avtomatizacijo neobvladane prakse. Referenčni okvir, namenjen digitalizaciji nabave, to sliko dopolni.
Kje so podatki gostovani?
V Franciji, pri OVH, z varnostno kopijo pri Scalewayu. Brez prenosa izven Evropske unije. Uporabljene modele UI je mogoče izbrati, tudi med evropskimi rešitvami.