Zrelost ISO 9001 · Vodenje kakovosti, pripravljenost in skladnost
Vaš sistem vodenja kakovosti, izmerjen po ISO 9001 in preveden v akcijski načrt.
12 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
12 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost ISO 9001 · Vodenje kakovosti, pripravljenost in skladnost
12 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika ISO 9001:2015 je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 12 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (ena raven, višja raven in ukrep, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v razvojno pot.
Ali so zaznane neskladnosti predmet analize vzrokov in korektivnih ukrepov, katerih učinkovitost se preverja?
- N1
Neskladnosti se odpravljajo sproti, brez beleženja. Nobenega sledu ni, ki bi pokazal, kaj je bilo obravnavano.
- N2
Neskladnosti se beležijo, predvsem tiste iz reklamacij strank in presoj. Analiza vzrokov se izvaja občasno, glede na razpoložljivost lastnika procesa.
- N3
Vse zabeležene neskladnosti so predmet analize vzrokov in dodeljenega korektivnega ukrepa z rokom. Preverjanje učinkovitosti se izvaja v večini primerov.
- N4
Učinkovitost vsakega korektivnega ukrepa se preverja in dokumentira. Ponavljajoči se pojavi se prepoznajo in posredujejo v vodstveni pregled, ki odloča o potrebnih virih.
- N5
Analiza neskladnosti napaja revizijo procesov in opredeljenih tveganj. Trendi se spremljajo skozi čas in primerjajo med lokacijami, z dokumentiranim spremljanjem sprejetih sprememb.
Ukrep za prehod iz N2 v N3
Narediti analizo vzrokov obvezno sestavino obrazca za neskladnosti, določiti odgovorno osebo in rok za vsak korektivni ukrep, nato pa odprte zadeve pregledati na mesečnem sestanku za kakovost.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritevna ISO 9001.
O čem govori ta referenčni okvir
ISO 9001:2015 določa zahteve za sistem vodenja kakovosti, razporejene po skupni strukturi standardov ISO: kontekst organizacije, voditeljstvo, planiranje, podpora, izvajanje dejavnosti, vrednotenje delovanja, izboljševanje. Različica iz leta 2015 je prinesla tri pomembne premike: analizo konteksta in zainteresiranih strani, pristop na podlagi tveganj in priložnosti namesto preventivnega ukrepanja, in razbremenitev dokumentacijskih zahtev v korist »dokumentiranih informacij« . Gre za standard, ki ga lahko certificira akreditiran organ, na področju uporabe, ki ga opredeli organizacija sama.
V praksi vodenje pogosto naleti na znano vrzel med opisanim in dejanskim sistemom. Ali karto procesov uporabljajo operativni sodelavci, ali ostaja dokument, pripravljen za presojo? Ali so tveganja in priložnosti, opredeljeni pri planiranju, povezani s spremljanimi ukrepi, ali ostajajo zamrznjeni v letni preglednici? Ali vodstveni pregled prinaša zabeležene odločitve in dodeljena sredstva, ali le zapisnik ugotovitev? Ali se neskladnosti sporočajo s terena, ali samo iz reklamacij strank?
Pogosto prihaja do zmede: certifikat ISO 9001 ne pove ničesar o ravni zrelosti. Certifikat potrjuje, da so zahteve izpolnjene na dan presoje, na izbranem področju uporabe. Ne razlikuje organizacije, katere procesi se vodijo na podlagi podatkov, od organizacije, ki dokaze rekonstruira nekaj tednov pred obiskom certifikacijskega organa. Enako velja za skupine z več lokacijami, kjer več enot deli skupni certifikat, a izkazujejo zelo neenake prakse pri operativnem obvladovanju in obravnavi neskladnosti.
Diagnostika zrelosti odgovarja na drugačno vprašanje kot presoja za certifikacijo. Presoja se zaključi s skladnostjo, manjšim ali večjim odstopanjem. Diagnostika umesti vsako tematsko področje na postopno lestvico in pokaže natančen ukrep, ki omogoči prehod na naslednjo raven. Oba pristopa se dopolnjujeta: diagnostika pripravi na presojo, saj razkrije šibke točke pred certifikacijskim organom, nato pa služi kot osnova za primerjavo med cikli in med poslovnimi enotami.
V Datamensiu je referenčni okvir pripravljen za takojšnjo uporabo in prilagodljiv. UI prilagodi tematska področja, vprašanja in ravni vaši panogi, bodisi industriji, storitvam ali javnemu sektorju, ali pa izdela različico na podlagi vaših lastnih dokumentov: priročnika kakovosti, karte procesov, poročil o notranjih presojah. Pridobljeni referenčni okvir ostane v vaši lasti.
Referenčni standard: ISO 9001:2015
Ocenjevana tematska področja
Kontekst organizacije in zainteresirane strani
Analiza notranjih in zunanjih vprašanj, opredelitev relevantnih zainteresiranih strani in njihovih zahtev, opredelitev in utemeljitev področja uporabe sistema.
Voditeljstvo in politika kakovosti
Vključenost vodstva, formalizirana in objavljena politika kakovosti, usmerjenost k strankam, podprta na vodstveni ravni, dodelitev vlog, odgovornosti in pooblastil.
Tveganja, priložnosti in cilji kakovosti
Opredelitev tveganj in priložnosti, povezanih s procesi, sprejeti in spremljani ukrepi, merljivi cilji kakovosti, planiranje sprememb sistema.
Procesni pristop in operativno obvladovanje
Karta procesov, interakcije in določeni lastniki procesov, merila sprejemljivosti, obvladovanje proizvodnih in storitvenih dejavnosti, identifikacija in sledljivost.
Viri, kompetence in ozaveščenost
Ustreznost kadrovskih in materialnih virov, upravljanje kompetenc in pooblastil, ozaveščenost o vprašanjih kakovosti, delovno okolje, viri za nadzor in merjenje.
Dokumentirane informacije
Priprava, posodabljanje, odobritev in distribucija dokumentov, obvladovanje različic in zapisov, dostopnost za operativne sodelavce, roki hrambe.
Zahteve strank in komunikacija
Določitev in pregled zahtev glede proizvodov in storitev, komunikacija s stranko, obravnava reklamacij, merjenje zadovoljstva.
Zasnova in razvoj
Planiranje faz, vhodni in izhodni elementi, pregledi, verifikacija in validacija, obvladovanje sprememb zasnove, utemeljena uporabnost ali izključitev.
Zunanji izvajalci in nabava
Merila ocenjevanja in izbire, obseg izvajanega nadzora, informacije, posredovane izvajalcem, nadzor nad dobavljenimi proizvodi in storitvami, občasno ponovno ocenjevanje.
Nadzor, merjenje in notranja presoja
Kazalniki uspešnosti procesov, analiza in vrednotenje podatkov, program notranjih presoj, usposobljenost presojevalcev, spremljanje ugotovitev.
Neskladnosti in korektivni ukrepi
Zaznavanje in beleženje neskladnosti, obvladovanje neskladnih elementov, analiza vzrokov, korektivni ukrepi in preverjanje njihove učinkovitosti.
Vodstveni pregled in nenehno izboljševanje
Vhodni in izhodni elementi pregleda, periodičnost, zabeležene odločitve in dodelitev sredstev, dinamika izboljševanja onkraj odpravljanja odstopanj.
Krajša različica referenčnega okvira obsega 30 vprašanj in je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali ta diagnostika nadomesti presojo za certifikacijo?
Ne. Certifikat ISO 9001 podeli akreditiran organ po presoji na kraju samem. Datamensio izmeri zrelost vašega sistema in pripravi na to presojo, saj razkrije vrzeli pred obiskom. Diagnostika in presoja se dopolnjujeta.
Kakšna je razlika med diagnostiko zrelosti in presojo skladnosti?
Presoja se zaključi s skladnostjo ali odstopanjem, manjšim ali večjim. Diagnostika umesti vsako tematsko področje na lestvico s petimi ravnmi in pokaže ukrep, ki omogoči prehod na naslednjo raven. Sistem je lahko skladen in hkrati slabo zrel: certifikat tega razlikovanja ne izkazuje.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Kratka različica se izpolni v 20 do 30 minutah. Celovita različica, izvedena v sodelovalnem načinu, vključuje lastnike procesov in vodjo kakovosti ter traja od nekaj dni do dveh tednov, pri čemer je večina časa namenjena zbiranju dokazil.
Ali je referenčni okvir mogoče prilagoditi naši panogi?
Da. Vprašanja, ravni in tematska področja je mogoče spreminjati, dodate pa lahko tudi lastne notranje ali panožne zahteve. UI izdela tudi različico na podlagi vašega priročnika kakovosti in karte procesov. Pridobljeni referenčni okvir ostane vaš.
Kako primerjati več lokacij ali hčerinskih podjetij?
Isti referenčni okvir se posreduje vsaki enoti, kar omogoča primerljivost ocen po tematskih področjih. Primerjalna analiza umesti vsako poslovno enoto glede na druge in glede na njeno lastno zgodovino. Prečni načrt poti združi akcijske načrte iz več ocenjevanj.
Kako se ta referenčni okvir povezuje z ISO 14001, ISO 45001 ali ISO 22301?
Ti standardi delijo skupno strukturo ISO: kontekst, voditeljstvo, planiranje, podpora, delovanje, vrednotenje, izboljševanje. Tematska področja upravljanja, kompetenc in notranjih presoj se v veliki meri prekrivajo. Diagnostika ISO 9001 predstavlja osnovo, ki jo je mogoče ponovno uporabiti za celovit sistem vodenja, ne da bi podvajali ukrepe.
Kaj sledi po ocenjevanju?
Vrzel med doseženo oceno in ciljem ustvari akcijski načrt. UI združi ukrepe v prioritiziran načrt poti, katalog storitev pa za vsak element ponudi rešitev, z njenim stroškom, rokom in vplivom na oceno. Rezultati se predstavijo v sodelovalnem prostoru, oblikovanem v vaši podobi.
Kje so gostovani podatki?
V Franciji, pri OVH, z varnostno kopijo pri Scalewayu. Ni prenosa podatkov izven Evropske unije. Uporabljene modele UI je mogoče izbrati, tudi med evropskimi rešitvami.