Zrelost ISO 19600 · Sistemi upravljanja skladnosti (skladnost poslovanja)
Vaše upravljanje skladnosti, umeščeno na lestvico zrelosti in prevedeno v ovrednoten akcijski načrt.
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
10 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost ISO 19600 · Sistemi upravljanja skladnosti (skladnost poslovanja)
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika ISO 19600:2014, nadomeščen s ISO 37301:2021 je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 10 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (ena raven, višja raven in dejanje, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v pot naprej.
Ali se evidenca obveznosti skladnosti vodi posodobljeno in ima opredeljene lastnike?
- N1
Ni konsolidirane evidence. Obveznosti poznajo ekipe, ki jih izvajajo, brez skupnega popisa.
- N2
Evidenca obstaja v obliki datoteke, nastale ob priložnostnem projektu. Nima določenega lastnika ne ritma posodabljanja.
- N3
Evidenca je strukturirana, vsaka obveznost ima imenovanega lastnika in načrtovan je periodični pregled. Nekatera področja ostajajo nepopolna.
- N4
Evidenca pokriva celoten obseg, napaja jo formalizirano regulativno spremljanje in vsaka sprememba sproži pregled povezanih kontrol.
- N5
Evidenca je povezana s procesi, kontrolami in tveganji. Spremembe se sledijo, njihov vpliv pa se meri ob vodstvenem pregledu.
Dejanje za prehod z N2 na N3
Imenujte lastnika za vsako družino obveznosti, uvrstite pregled evidence na dnevni red četrtletnega odbora za skladnost in določite prvi celovit pregled pred zaključkom poslovnega leta.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritevna ISO 19600.
O čem govori ta referenčni okvir
ISO 19600 je leta 2014 postavil okvir sistema upravljanja skladnosti, uporaben za vsako organizacijo, ne glede na velikost in panogo. Zahteva prepoznavanje obveznosti skladnosti (zakoni, predpisi, pogodbene obveznosti, prostovoljni kodeksi), presojo povezanih tveganj, opredelitev politike in odgovornosti, vzpostavitev kontrol, usposabljanja in sistema prijavljanja, nato pa merjenje učinkovitosti sistema. Njegova zgradba sledi skupni strukturi standardov za sisteme upravljanja, zato se dobro povezuje s standardi ISO 9001, ISO 37001 ali ISO 31000.
V praksi je ta sistem težko voditi, ker je porazdeljen. Zemljevid obveznosti redko vodi ena sama služba: pravna služba spremlja zakonodajo, poslovne enote spremljajo svoje obveznosti, hčerinske družbe uporabljajo lokalna pravila. Sistematično se postavljajo tri vprašanja. Kdo vodi evidenco obveznosti in s kakšno pogostostjo? Ali kontrole druge linije pokrivajo resnično izpostavljene procese ali tiste, ki jih že znamo nadzorovati? Ali prijave kršitev dosežejo raven, ki lahko odloča, ali se ustavijo pri lokalnem odgovornem?
Najpogosteje napačno razumljena okoliščina je sprememba statusa standarda. ISO 19600 je bil vodnik s priporočili, ni bil certificirljiv. ISO 37301, objavljen leta 2021, ga nadomešča in priporočila spremeni v zahteve, ki jih presoja akreditirani organ. Mnoge organizacije so svoj sistem zgradile na različici iz leta 2014 in jo še naprej navajajo, ne da bi preverile vrzel z zahtevami iz leta 2021. Evropska direktiva o zaščiti žvižgačev, prenesena v nacionalno zakonodajo, je poleg tega del tega, kar je standard obravnaval kot dobro prakso, naredila zavezujoč.
Presoja skladnosti se konča z dvojno ugotovitvijo: zahteva je izpolnjena ali ni. Diagnostika zrelosti postavlja drugačno vprašanje: na kateri ravni obvladovanja je posamezna sestavina sistema in katero konkretno dejanje omogoča prehod na višjo raven. Organizacija ima lahko podpisano politiko skladnosti in kljub temu ostane na ravni 2, če je nihče ne uporablja zunaj sedeža. Lestvica to vrzel naredi vidno in jo ovrednoti.
V Datamensio je referenčni okvir pripravljen za takojšnjo uporabo in prilagodljiv. UI prilagodi tematska področja, preoblikuje vprašanja v besedišče vaše panoge in izpili ravni po metodi CMMI. Lahko tudi zgradi prilagojeno različico na podlagi vašega kodeksa ravnanja, zemljevida obveznosti ali obstoječih postopkov notranjih kontrol.
Referenčni standard: ISO 19600:2014, nadomeščen s ISO 37301:2021
Ocenjevana tematska področja
Kontekst in obseg sistema
Analiza notranjih in zunanjih izzivov, prepoznavanje deležnikov, opredelitev področja uporabe, povezovanje z drugimi sistemi upravljanja.
Upravljanje in zavezanost vodstva
Politika skladnosti, položaj in neodvisnost funkcije skladnosti, hierarhična podrejenost, dodeljena sredstva, zgled vodstva.
Evidenca obveznosti skladnosti
Popis zakonov, predpisov, pogodbenih obveznosti in prostovoljnih kodeksov, lastnik za vsako obveznost, regulativno spremljanje, pogostost posodabljanja.
Presoja tveganj neskladnosti
Metoda ocenjevanja, razvrščanje po procesih in subjektih, razlikovanje med inherentnim in preostalim tveganjem, povezava z zemljevidom tveganj podjetja.
Kontrole in operativni postopki
Zasnova kontrol prve in druge linije, vključitev v poslovne procese, sledljivost dokazov, upravljanje tretjih strani in dobavne verige.
Kultura, usposabljanje in ozaveščanje
Kodeks ravnanja, načrt usposabljanja po izpostavljenih skupinah, merjenje dejanskega razumevanja, upoštevanje skladnosti pri ocenjevanju vodij.
Prijavljanje in obravnava kršitev
Kanali za prijavljanje, zaščita prijaviteljev, protokol notranje preiskave, odločanje o sankcijah, sledljivost in zaupnost dosjejev.
Merjenje učinkovitosti in poročanje
Kazalniki skladnosti, nadzorna plošča, poročanje revizijskemu odboru in upravnemu odboru, kakovost informacij, posredovanih organom.
Notranja presoja in vodstveni pregled
Program presoje sistema, usposobljenost presojevalcev, spremljanje priporočil do zaključka, periodični pregled vodstva.
Nenehno izboljševanje
Obravnava neskladnosti, analiza temeljnih vzrokov, izkušnje iz incidentov, posodabljanje sistema in primerjava skozi čas.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali je ISO 19600 še vedno veljaven?
Leta 2021 ga je nadomestil ISO 37301. ISO 19600 ostaja koristna referenca, saj je struktura sistema enaka, vendar je bil le vodnik s priporočili. Referenčni okvir Datamensio pokriva obe branji in izpostavi točke, ki so v različici 2021 postale zahteve.
Ali ta diagnostika podeli certifikat?
Ne. Datamensio meri zrelost sistema in pripravlja na presojo. Certifikat ISO 37301 podeli akreditirani organ po lastnem postopku. Diagnostika služi temu, da veste, kje ste, preden se lotite tega koraka.
Kakšna je razlika v primerjavi s presojo skladnosti?
Presoja preverja izpolnjevanje zahtev in se konča z ugotovitvijo vrzeli ali skladnosti. Diagnostika umesti vsako prakso na postopno lestvico in pokaže dejanje, ki omogoča prehod na višjo raven. Oboje se dopolnjuje: diagnostika pripravlja, presoja potrdi.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Kratka različica se izpolni v eni sami seji, ki jo vodi odgovorna oseba za skladnost. Celovita različica, izvedena sodelovalno s pravno službo, notranjo presojo in kontaktnimi osebami v subjektih, običajno traja od enega do dveh tednov, pri čemer večino časa vzame zbiranje dokazov.
Ali je referenčni okvir mogoče prilagoditi naši organizaciji?
Da. Tematska področja, vprašanja in formulacije ravni so prilagodljivi. UI lahko celotno vsebino preoblikuje v besedišče vaše panoge, doda tematsko področje za vaše lokalne obveznosti ali zgradi prilagojeno različico na podlagi vašega kodeksa ravnanja in postopkov.
Kako primerjati več hčerinskih družb?
Isti referenčni okvir se posreduje vsakemu subjektu, z oceno po tematskih področjih in skupnim ciljem. Primerjava postavi poslovne enote eno ob drugo in vsako ob njene lastne pretekle rezultate. Skupni načrt poti združi akcijske načrte posameznih subjektov.
Ali se ta referenčni okvir povezuje s standardoma ISO 37001 ali ISO 31000?
Da, brez podvajanja dela. ISO 37001 obravnava posebej korupcijo, ISO 31000 pa daje okvir za upravljanje tveganj, v katerega spada tveganje neskladnosti. Akcijski načrti iz več diagnostik se združijo v enoten načrt poti.
Kje so shranjeni podatki?
V Franciji, pri OVH, z varnostno kopijo pri Scaleway. Brez prenosa podatkov zunaj Evropske unije. Uporabljene modele UI je mogoče izbrati, tudi med evropskimi rešitvami.