Dojrzałość ISO 37301 · System zarządzania zgodnością
Państwa system zarządzania zgodnością zmierzony według ISO 37301, przełożony na priorytetową mapę drogową.
10 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów. I działanie, które pozwala przejść z jednego poziomu na kolejny.
10 obszarów tematycznych modelu referencyjnego, już opracowanych od N1 do N5. Jedna firma, jedna jednostka biznesowa, albo 300 naraz.
Dojrzałość ISO 37301 · System zarządzania zgodnością
10 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów.
Nordhavn Industries
53 / 100
Oni mierzą swoją dojrzałość z Datamensio
Przykład
Ta sytuacja mogłaby być Państwa sytuacją.
Weźmy przykład firmy: trzy oddziały, trzy arkusze kalkulacyjne, żadnej wspólnej odpowiedzi.
Nikt nie potrafi tego skonsolidować.
Nordhavn Industries, 2400 osób w Hamburgu, Lyonie i Porto. Zamawiający pyta, na jakim etapie jest grupa. Każdy oddział odpowiada we własnym arkuszu, z własnymi skalami.
Trzy tygodnie, jedna wspólna baza.
Diagnoza ISO 37301:2021 uruchomiona jednocześnie na trzech oddziałach, na podstawie notatek ze spotkań z osobami odpowiedzialnymi. Model referencyjny był już gotowy, podobnie jak 10 obszarów tematycznych i poziomy od N1 do N5.
Dwa wydatki uniknięte, zanim zostały poniesione.
Wynik 53 na 100, luka skoncentrowana na trzech obszarach tematycznych. Asystent IA wykrył, że dwa działania planu pokrywają się z działaniami z innego audytu. Prezentacja wyników dla komitetu powstała w jedno zdanie.
Czego dzięki temu uniknięto
- 3oddziały zmierzone na tej samej podstawie, zamiast trzech kwestionariuszy do przetworzenia
- 2zdublowane działania wykryte przed poniesieniem wydatku
- 1prezentacja wyników dla komitetu, bez ręcznego opracowania
Te liczby pochodzą z przykładu. Mogłyby być Państwa liczbami.
Norma narzuca procesy. Datamensio mówi, na jakim etapie Państwo są.
01
Model referencyjny jest już gotowy
Obszary tematyczne, pytania i poziomy od N1 do N5 opracowane. Nie zaczynają Państwo od pustego arkusza.
02
Wynik jest gotowy tego samego dnia
Online, przez link do samooceny albo podczas spotkania. Obszar po obszarze, porównywalny w czasie.
03
Luka staje się wycenionym planem
Każde przejście na kolejny poziom niesie ze sobą działanie. IA priorytetyzuje według oczekiwanego efektu, nie według kolejności z normy.
04
Postęp da się wykazać
Kampania po kampanii, względem Państwa celu i względem Państwa przeszłości. Tego właśnie oczekuje Państwa zarząd.
Skala dojrzałości
Jeden poziom, kolejny i działanie, które je łączy.
To właśnie ten mechanizm (poziom, poziom wyższy i działanie łączące oba) przekształca stwierdzenie w trajektorię rozwoju.
Czy rejestr obowiązków w zakresie zgodności jest aktualizowany i przypisany do zidentyfikowanych osób odpowiedzialnych
- N1
Brak skonsolidowanego rejestru. Obowiązki są znane właściwym działom, bez całościowego obrazu i bez wyznaczonego właściciela.
- N2
Rejestr istnieje, powstał w ramach jednorazowego projektu. Nie był od tego czasu aktualizowany i kilka obowiązków nie ma przypisanej osoby odpowiedzialnej.
- N3
Rejestr obejmuje cały zakres, każdy obowiązek ma wyznaczonego właściciela, a okresowa aktualizacja jest przeprowadzana.
- N4
Aktualizacja opiera się na sformalizowanym monitorowaniu przepisów. Każdy obowiązek jest powiązany ze swoimi kontrolami i dowodami, a zmiany uruchamiają przegląd właściwych procedur.
- N5
Rejestr zasila wskaźniki zgodności i przegląd zarządzania. Jego kompletność podlega audytowi, a jednostki i członkowie dysponują spójnymi wariantami śledzonymi w czasie.
Działanie, aby przejść z poziomu 2 na poziom 3
Przejęcie istniejącego rejestru, wyznaczenie właściciela dla każdego obowiązku, uzupełnienie brakujących zakresów oraz wpisanie przeglądu aktualizacji do porządku obrad zarządu z punktem postępu na każdym posiedzeniu.
« Dzięki Datamensio realizujemy nasze cele ze znacznie większą skutecznością. Służby inspekcyjne EFRR oraz naszego ministerstwa nadzorującego szczególnie doceniły to podejście, które dostarcza im wiarygodnych danych. »
Dyrektorka CCI 94CCI Île-de-France
« Uważamy, że to rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebie skalowania naszego projektu transformacji i mierzenia jego wpływu zgodnie z naszymi wymaganiami. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Rzadko sam
Model referencyjny da się łączyć z innymi. Niech Państwo połączą kilka, by objąć całą działalność, albo pozwolą IA napisać własny.
Wykonajcie swój pierwszy pomiarna ISO 37301.
O czym jest ten model referencyjny
ISO 37301:2021 to norma wymagań dla systemów zarządzania zgodnością. Zastąpiła ISO 19600, która była jedynie przewodnikiem o charakterze zaleceń. Przejście od „should” do „shall” zmienia wszystko: norma jest obecnie certyfikowalna przez akredytowaną jednostkę. Wymaga polityki zgodności zatwierdzonej na najwyższym szczeblu, rejestru obowiązków i zobowiązań, analizy ryzyk niezgodności, proporcjonalnych kontroli, mechanizmu zgłaszania chroniącego sygnalistę oraz wykazania rzeczywistego zaangażowania kierownictwa.
W praktyce system trudno nadzorować, ponieważ jest rozproszony. Zgodność z przepisami rolnymi funkcjonuje w działach technicznych, zgodność w obszarze spraw pracowniczych w dziale kadr, zgodność finansowa w dziale finansowym, a całość musi się złożyć w spójną całość w momencie kontroli. Powracające pytania są konkretne. Czy rejestr obowiązków jest aktualny względem przepisów opublikowanych w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy, i kto za to odpowiada? Czy członkowie i spółki zależne stosują tę samą politykę, czy każdy swoją własną wersję? Ile zgłoszeń rozpatrzono i kto się tym zajął?
Temat jest szczególnie wrażliwy w spółdzielniach i federacjach, gdzie struktura ma charakter federacyjny, a odpowiedzialność jest rozproszona. Związek spółdzielni kumuluje obowiązki sanitarne, środowiskowe, pracownicze i handlowe, przy czym członkowie są autonomiczni prawnie, ale związani wspólną marką. Częstym błędem jest traktowanie ISO 37301 jako zagadnienia wyłącznie prawnego. To jest system zarządzania: nadzoruje się go tak jak jakość czy bezpieczeństwo, z określonymi rolami, wskaźnikami i przeglądami.
Audyt zgodności stawia pytanie binarne: czy wymaganie jest spełnione, tak czy nie. Diagnostyka dojrzałości stawia inne pytanie: na jakim poziomie opanowania znajduje się każda praktyka i jakie konkretne działanie pozwala przejść na kolejny poziom. Rejestr obowiązków może istnieć i pozostawać bezużyteczny. Ocena na pięciu poziomach odróżnia dokument, który leży nieużywany, od procesu, który żyje, i czyni postęp porównywalnym między jednostkami oraz w kolejnych latach.
Model referencyjny jest dostępny w Datamensio w gotowej formie i dostosowuje się do Państwa organizacji. Sztuczna inteligencja dopasowuje obszary tematyczne, pytania i sformułowania poziomów zgodnie z metodą CMMI, lub buduje wariant na podstawie Państwa własnych dokumentów: polityki zgodności, kodeksu postępowania, mapy obowiązków. Oceny przeprowadzone w kilku jednostkach konsolidują się w jedną, przekrojową mapę drogową.
Norma referencyjna: ISO 37301:2021
Oceniane obszary tematyczne
Kontekst i strony zainteresowane
Analiza kontekstu organizacji, identyfikacja stron zainteresowanych i ich oczekiwań, zakres systemu zarządzania zgodnością, powiązanie ze strukturą federacyjną.
Ład organizacyjny i zaangażowanie kierownictwa
Zatwierdzona polityka zgodności, rola rady nadzorczej, niezależność i autorytet funkcji zgodności, przydzielone zasoby, kultura zgodności.
Obowiązki w zakresie zgodności
Rejestr obowiązków prawnych, regulacyjnych, umownych i dobrowolnych, monitorowanie i aktualizacja, przypisany właściciel dla każdego obowiązku, przełożenie na wymagania operacyjne.
Ryzyka niezgodności
Identyfikacja i ocena ryzyk, rozróżnienie ryzyka inherentnego i rezydualnego, hierarchizacja, uwzględnienie stron trzecich i łańcucha dostaw.
Kontrole i procedury
Projektowanie kontroli proporcjonalnych do ryzyk, udokumentowane procedury, delegacje i rozdzielenie zadań, zarządzanie upominkami, konfliktami interesów i stronami trzecimi.
Kompetencje, szkolenia i świadomość
Określenie potrzeb kompetencyjnych, plan szkoleń, działania ukierunkowane na funkcje narażone, podnoszenie świadomości członków i pracowników, pomiar przyswojenia.
Zgłaszanie i postępowanie z naruszeniami
Kanały zgłaszania, ochrona sygnalisty, procedura dochodzeniowa, identyfikowalność przypadków, środki dyscyplinarne i korygujące, informacja zwrotna.
Komunikacja i dokumentacja
Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna na temat zgodności, zarządzanie informacjami udokumentowanymi, przechowywanie dowodów, prezentacja wyników organom i członkom.
Monitorowanie, wskaźniki i audyt wewnętrzny
Wskaźniki wydajności zgodności, program audytu wewnętrznego, gromadzenie danych, przegląd zarządzania, śledzenie ustaleń aż do zamknięcia.
Ciągłe doskonalenie
Postępowanie z niezgodnościami, działania korygujące, analiza przyczyn, wnioski z doświadczeń, aktualizacja systemu i porównanie w czasie.
Krótsza wersja modelu referencyjnego, licząca undefined pytań, jest dostępna do samooceny online. Pełna wersja obejmuje 10 obszarów tematycznych i undefined pytań.
Najczęściej zadawane pytania
Czy ISO 37301 podlega certyfikacji
Tak. W odróżnieniu od zastępowanej ISO 19600, ISO 37301:2021 jest normą wymagań, podlegającą audytowi przez akredytowaną jednostkę. Diagnostyka Datamensio mierzy dojrzałość systemu i przygotowuje do tego audytu, nie wydaje żadnego certyfikatu.
Jaka jest różnica między tą diagnostyką a audytem certyfikującym
Audyt sprawdza, czy każde wymaganie jest spełnione, i kończy się stwierdzeniem zgodności lub niezgodności. Diagnostyka umiejscawia Państwa praktyki na pięciu poziomach i wskazuje działanie umożliwiające przejście z jednego poziomu na kolejny. Oba podejścia się uzupełniają: diagnostyka przygotowuje, audyt zatwierdza.
Ile czasu zajmuje ocena
Ocena indywidualna przeprowadzana jest w ramach jednego spotkania roboczego. W trybie zespołowym, z jednym uczestnikiem na obszar zgodności, zbieranie danych rozkłada się na jeden do dwóch tygodni: większość czasu zajmuje gromadzenie dowodów w działach i jednostkach.
Czy model referencyjny można dostosować do struktury federacyjnej
Tak. Obszary tematyczne, pytania i poziomy podlegają modyfikacji, a Państwo mogą dodać obowiązki właściwe dla swojej branży. Sztuczna inteligencja buduje również wariant na podstawie Państwa polityki zgodności i kodeksu postępowania, w wersji dla członka i wersji dla związku.
Czy można porównać kilka spółdzielni lub jednostek biznesowych
Tak. Oceny przeprowadzone na tym samym modelu referencyjnym można porównywać między jednostkami oraz względem poprzednich kampanii. Skonsolidowane luki tworzą przekrojową mapę drogową, która grupuje wspólne działania zamiast je powielać.
Czy do udzielenia odpowiedzi potrzebna jest wiedza prawnicza
Nie. Pytania dotyczą organizacji i praktyk zarządzania, nie interpretacji przepisów. Odpowiedzi może udzielić kierownik ds. jakości, sekretarz generalny czy audytor wewnętrzny, a pytania techniczne przypisuje się właściwemu korespondentowi.
Jak ta diagnostyka łączy się z już posiadanymi certyfikacjami branżowymi
ISO 37301 stanowi nadrzędne ramy: certyfikacje sanitarne, środowiskowe czy społeczne są jednymi z wielu obowiązków w jej zakresie. Diagnostyka pokazuje, czy te działania są powiązane z całościowym nadzorem, czy funkcjonują w silosach.
Gdzie przechowywane są dane
We Francji, u dostawcy OVH, z kopią zapasową u Scaleway. Brak transferu poza Unię Europejską. Wykorzystywane modele sztucznej inteligencji mogą być wybierane, w tym spośród rozwiązań europejskich.