Dojrzałość ISO 19011 · Wytyczne dotyczące audytu wewnętrznego
Program audytu wewnętrznego zmierzony na podstawie ISO 19011 oraz trajektoria jego profesjonalizacji.
9 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów. I działanie, które pozwala przejść z jednego poziomu na kolejny.
9 obszarów tematycznych modelu referencyjnego, już opracowanych od N1 do N5. Jedna firma, jedna jednostka biznesowa, albo 300 naraz.
Dojrzałość ISO 19011 · Wytyczne dotyczące audytu wewnętrznego
9 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów.
Nordhavn Industries
53 / 100
Oni mierzą swoją dojrzałość z Datamensio
Przykład
Ta sytuacja mogłaby być Państwa sytuacją.
Weźmy przykład firmy: trzy oddziały, trzy arkusze kalkulacyjne, żadnej wspólnej odpowiedzi.
Nikt nie potrafi tego skonsolidować.
Nordhavn Industries, 2400 osób w Hamburgu, Lyonie i Porto. Zamawiający pyta, na jakim etapie jest grupa. Każdy oddział odpowiada we własnym arkuszu, z własnymi skalami.
Trzy tygodnie, jedna wspólna baza.
Diagnoza ISO 19011:2018 uruchomiona jednocześnie na trzech oddziałach, na podstawie notatek ze spotkań z osobami odpowiedzialnymi. Model referencyjny był już gotowy, podobnie jak 9 obszarów tematycznych i poziomy od N1 do N5.
Dwa wydatki uniknięte, zanim zostały poniesione.
Wynik 53 na 100, luka skoncentrowana na trzech obszarach tematycznych. Asystent IA wykrył, że dwa działania planu pokrywają się z działaniami z innego audytu. Prezentacja wyników dla komitetu powstała w jedno zdanie.
Czego dzięki temu uniknięto
- 3oddziały zmierzone na tej samej podstawie, zamiast trzech kwestionariuszy do przetworzenia
- 2zdublowane działania wykryte przed poniesieniem wydatku
- 1prezentacja wyników dla komitetu, bez ręcznego opracowania
Te liczby pochodzą z przykładu. Mogłyby być Państwa liczbami.
Norma narzuca procesy. Datamensio mówi, na jakim etapie Państwo są.
01
Model referencyjny jest już gotowy
Obszary tematyczne, pytania i poziomy od N1 do N5 opracowane. Nie zaczynają Państwo od pustego arkusza.
02
Wynik jest gotowy tego samego dnia
Online, przez link do samooceny albo podczas spotkania. Obszar po obszarze, porównywalny w czasie.
03
Luka staje się wycenionym planem
Każde przejście na kolejny poziom niesie ze sobą działanie. IA priorytetyzuje według oczekiwanego efektu, nie według kolejności z normy.
04
Postęp da się wykazać
Kampania po kampanii, względem Państwa celu i względem Państwa przeszłości. Tego właśnie oczekuje Państwa zarząd.
Skala dojrzałości
Jeden poziom, kolejny i działanie, które je łączy.
To właśnie ten mechanizm (poziom, poziom wyższy i działanie łączące oba) zmienia stwierdzenie w trajektorię.
Czy kompetencje audytorów wewnętrznych są określone, oceniane i utrzymywane?
- N1
Brak określonych kryteriów kompetencji. Audytorzy są wyznaczani w zależności od dostępności.
- N2
Większość audytorów odbyła szkolenie wstępne, ale żadne pisemne kryterium ani ocena nie potwierdzają ich przydatności.
- N3
Kryteria kompetencji są sformalizowane dla każdego rodzaju audytu i stosowane przy wyznaczaniu audytorów. Szkolenia są udokumentowane.
- N4
Każdy audytor jest okresowo oceniany, w tym poprzez obserwację w terenie, co skutkuje indywidualnym planem rozwoju.
- N5
Kryteria kompetencji są weryfikowane w zależności od ewolucji audytowanych standardów i ustaleń programu, z udokumentowanym śledzeniem zmian.
Działanie przy przejściu z N2 do N3
Sformalizować kartę kompetencji dla każdego rodzaju audytu (standard, szkolenie, minimalne doświadczenie, znajomość sektora), poddać ją zatwierdzeniu przez odpowiedzialnego za program i zastosować przy tworzeniu zespołów w ramach kolejnego planu rocznego.
« Dzięki Datamensio realizujemy nasze cele ze znacznie większą skutecznością. Służby inspekcyjne EFRR oraz naszego ministerstwa nadzorującego szczególnie doceniły to podejście, które dostarcza im wiarygodnych danych. »
Dyrektorka CCI 94CCI Île-de-France
« Uważamy, że to rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebie skalowania naszego projektu transformacji i mierzenia jego wpływu zgodnie z naszymi wymaganiami. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Rzadko sam
Model referencyjny da się łączyć z innymi. Niech Państwo połączą kilka, by objąć całą działalność, albo pozwolą IA napisać własny.
Wykonajcie swój pierwszy pomiarna ISO 19011.
O czym jest ten model referencyjny
ISO 19011:2018 nie ustanawia wymagań: podaje wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania, niezależnie od audytowanego referencyjnego standardu. Obejmuje trzy odrębne obszary: zasady audytowania (uczciwość, rzetelna prezentacja, niezależność, podejście oparte na dowodach), zarządzanie programem audytu (cele, ryzyka i szanse programu, zasoby, monitorowanie, przegląd) oraz przeprowadzanie audytów, od uruchomienia po zamknięcie działań. Norma dotyczy również kompetencji audytorów i jej oceny.
W praktyce trudność nie polega na przeprowadzeniu audytu, lecz na utrzymaniu programu. Czy roczny plan jest budowany na podstawie ryzyk i priorytetów organizacji, czy po prostu powielany z roku na rok? Czy audytorzy wewnętrzni są rzeczywiście niezależni od audytowanych działań, czy też faktycznie audytują swój własny obszar? Czy ustalenia przekładają się na działania, których skuteczność jest weryfikowana, czy raport zamyka temat?
Wersja z 2018 roku wprowadziła zmianę, która często nie jest w pełni przyswajana: podejście do audytu oparte na ryzyku. Audytor nie ma już za zadanie przechodzić po liście kontrolnej punkt po punkcie, lecz kierować wysiłek audytowy tam, gdzie stawka jest rzeczywista, z uwzględnieniem kontekstu organizacji. Inne częste nieporozumienie: ISO 19011 dotyczy audytu systemów zarządzania. Nie zastępuje ram audytu finansowego wewnętrznego i nie ma zastosowania wprost do jednostek certyfikujących, które podlegają normie ISO/IEC 17021.
Audyt kończy się stwierdzeniem niezgodności lub zgodności, w danym zakresie, w danym dniu. Diagnoza dojrzałości stawia inne pytanie: na jakim poziomie opanowania znajduje się sam Państwa system audytu oraz jakie konkretne działanie pozwala przejść na kolejny poziom. Dla federacji lub grupy spółdzielczej audytującej swoich członków lub placówki, taka lektura poziomami pozwala również porównywać jednostki między sobą i śledzić postęp w czasie.
W Datamensio model referencyjny jest gotowy do użycia i mogą go Państwo dostosować. Sztuczna inteligencja dopasowuje obszary tematyczne, przeformułowuje pytania zgodnie z Państwa słownictwem i doprecyzowuje poziomy, lub buduje wersję na podstawie Państwa karty audytu i istniejących procedur.
Norma referencyjna: ISO 19011:2018
Oceniane obszary tematyczne
Zasady audytowania
Przyswojenie siedmiu zasad: etyka postępowania, rzetelna prezentacja, należyta staranność zawodowa, poufność, niezależność, podejście oparte na dowodach, podejście oparte na ryzyku.
Ustanowienie programu audytu
Cele programu, objęty zakres, uwzględnienie ryzyk i szans, priorytetyzacja placówek i procesów, powiązanie z obowiązkami regulacyjnymi i umownymi.
Zasoby i role
Wyznaczenie odpowiedzialnego za program, faktyczna dostępność audytorów, przydzielony budżet i czas, narzędzia i materiały wspomagające, korzystanie z audytorów zewnętrznych.
Kompetencje audytorów
Określone kryteria kompetencji, szkolenie początkowe i ciągłe, doświadczenie audytowe, okresowa ocena audytorów, utrzymanie i rozwój kompetencji, znajomość audytowanego sektora.
Przygotowanie i przeprowadzanie audytów
Uruchomienie, wstępny przegląd dokumentacji, indywidualny plan audytu, podział prac w zespole, prowadzenie wywiadów, zbieranie i weryfikacja informacji.
Ustalenia i raport z audytu
Kwalifikacja ustaleń, identyfikowalność dowodów, spotkanie zamykające, termin i treść raportu, rozróżnienie między ustaleniem, możliwością doskonalenia a rekomendacją.
Monitorowanie działań
Przydzielanie działań korygujących, terminy, analiza przyczyn, weryfikacja skuteczności, formalne zamknięcie, zgłaszanie powtarzających się działań.
Nadzór i przegląd programu
Wskaźniki realizacji i jakości, śledzenie pokrycia planu, okresowy przegląd programu, informacje zwrotne od audytowanych.
Doskonalenie systemu audytu
Aktualizacja metod i list kontrolnych, ujednolicenie między audytorami, przekrojowe wykorzystanie ustaleń, porównanie w czasie i między jednostkami.
Krótsza wersja modelu referencyjnego, licząca undefined pytań, jest dostępna do samooceny online. Pełna wersja obejmuje 9 obszarów tematycznych i undefined pytań.
Najczęściej zadawane pytania
Czy ISO 19011 podlega certyfikacji?
Nie. Jest to dokument zawierający wytyczne, bez wymagań podlegających egzekwowaniu, a więc bez certyfikacji organizacji. Jest natomiast systematycznie wykorzystywana przez audytorów certyfikujących do oceny solidności Państwa audytu wewnętrznego, którego wymaga większość norm systemów zarządzania.
Jaka jest różnica między tą diagnozą a audytem wewnętrznym?
Audyt wewnętrzny bada proces lub placówkę w odniesieniu do danego standardu i kończy się ustaleniami. Ta diagnoza dotyczy samego Państwa systemu audytu: programu, kompetencji, ustaleń, śledzenia działań. Lokuje każdy obszar tematyczny na skali dojrzałości i wskazuje działanie umożliwiające postęp.
Ile czasu zajmuje ocena?
Wersja skrócona wypełniana jest podczas jednej sesji roboczej. Wersja pełna, w trybie współpracy z odpowiedzialnym za program, audytorami i właścicielami procesów, trwa zazwyczaj od jednego do dwóch tygodni, przy czym większość czasu pochłania zbieranie dowodów.
Czy można dostosować model referencyjny do naszej karty audytu?
Tak. Obszary tematyczne, pytania i poziomy można modyfikować, a sztuczna inteligencja może zbudować wersję na podstawie Państwa karty audytu, procedur i istniejących list kontrolnych. Model referencyjny pozostaje pod Państwa kontrolą.
Czy można porównać kilka jednostek lub członków?
Tak. Ten sam model referencyjny można wdrożyć w wielu placówkach, spółkach zależnych lub spółdzielniach członkowskich, z wynikiem dla każdego obszaru tematycznego oraz porównaniem między jednostkami, jak i w odniesieniu do poprzednich kampanii. Sztuczna inteligencja łączy zbieżne luki w jedną spójną mapę drogową.
Czy trzeba być wykwalifikowanym audytorem, aby odpowiadać?
Nie. Pytania dotyczą organizacji programu i obserwowanych praktyk, a nie techniki audytowania konkretnego standardu. Odpowiedzieć może kierownik ds. jakości lub zgodności, a tryb współpracy pozwala przypisać pytania o kompetencje odpowiedzialnemu za program.
Czy ta diagnoza przygotowuje do audytu certyfikującego?
Przygotowuje tę część dokumentacji, która dotyczy audytu wewnętrznego, często jednego z najsłabszych punktów wskazywanych podczas certyfikacji. Nie wydaje żadnego certyfikatu: Datamensio mierzy dojrzałość i tworzy plan działania, a jednostka certyfikująca dokonuje walidacji.
Gdzie przechowywane są dane?
We Francji, u OVH, z kopią zapasową u Scaleway. Żaden transfer poza Unię Europejską nie ma miejsca. Wykorzystywane modele sztucznej inteligencji można wybierać, w tym spośród rozwiązań europejskich.