Dojrzałość ISO 41001 · Zarządzanie infrastrukturą i usługami związanymi z budynkami (facility management)
Państwa facility management umiejscowiony na skali ISO 41001 i przełożony na wyceniony plan działania.
10 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów. I działanie, które pozwala przejść z jednego poziomu na kolejny.
10 obszarów tematycznych modelu referencyjnego, już opracowanych od N1 do N5. Jedna firma, jedna jednostka biznesowa, albo 300 naraz.
Dojrzałość ISO 41001 · Zarządzanie infrastrukturą i usługami związanymi z budynkami (facility management)
10 obszarów tematycznych, undefined pytań, skala 5 poziomów.
Nordhavn Industries
53 / 100
Oni mierzą swoją dojrzałość z Datamensio
Przykład
Ta sytuacja mogłaby być Państwa sytuacją.
Weźmy przykład firmy: trzy oddziały, trzy arkusze kalkulacyjne, żadnej wspólnej odpowiedzi.
Nikt nie potrafi tego skonsolidować.
Nordhavn Industries, 2400 osób w Hamburgu, Lyonie i Porto. Zamawiający pyta, na jakim etapie jest grupa. Każdy oddział odpowiada we własnym arkuszu, z własnymi skalami.
Trzy tygodnie, jedna wspólna baza.
Diagnoza ISO 41001:2018 uruchomiona jednocześnie na trzech oddziałach, na podstawie notatek ze spotkań z osobami odpowiedzialnymi. Model referencyjny był już gotowy, podobnie jak 10 obszarów tematycznych i poziomy od N1 do N5.
Dwa wydatki uniknięte, zanim zostały poniesione.
Wynik 53 na 100, luka skoncentrowana na trzech obszarach tematycznych. Asystent IA wykrył, że dwa działania planu pokrywają się z działaniami z innego audytu. Prezentacja wyników dla komitetu powstała w jedno zdanie.
Czego dzięki temu uniknięto
- 3oddziały zmierzone na tej samej podstawie, zamiast trzech kwestionariuszy do przetworzenia
- 2zdublowane działania wykryte przed poniesieniem wydatku
- 1prezentacja wyników dla komitetu, bez ręcznego opracowania
Te liczby pochodzą z przykładu. Mogłyby być Państwa liczbami.
Norma narzuca procesy. Datamensio mówi, na jakim etapie Państwo są.
01
Model referencyjny jest już gotowy
Obszary tematyczne, pytania i poziomy od N1 do N5 opracowane. Nie zaczynają Państwo od pustego arkusza.
02
Wynik jest gotowy tego samego dnia
Online, przez link do samooceny albo podczas spotkania. Obszar po obszarze, porównywalny w czasie.
03
Luka staje się wycenionym planem
Każde przejście na kolejny poziom niesie ze sobą działanie. IA priorytetyzuje według oczekiwanego efektu, nie według kolejności z normy.
04
Postęp da się wykazać
Kampania po kampanii, względem Państwa celu i względem Państwa przeszłości. Tego właśnie oczekuje Państwa zarząd.
Skala dojrzałości
Jeden poziom, kolejny i działanie, które je łączy.
To właśnie ten mechanizm (poziom, poziom wyższy oraz działanie łączące oba) przekształca stwierdzenie w trajektorię.
Czy wydajność usługodawców świadczących usługi budynkowe jest mierzona i wykorzystywana?
- N1
Brak wskaźników umownych. Wydajność jest oceniana na podstawie napływających reklamacji.
- N2
Wskaźniki figurują w umowach, lecz są wypełniane przez usługodawcę i rzadko weryfikowane.
- N3
Wskaźniki są omawiane podczas okresowych spotkań z każdym usługodawcą, na podstawie zweryfikowanych danych, a rozbieżności skutkują udokumentowanymi działaniami.
- N4
Wyniki są konsolidowane dla każdego obiektu i każdej umowy, porównywane między sobą i zasilają decyzje o przedłużeniu oraz mechanizmy umowne.
- N5
Wskaźniki są weryfikowane przy każdym terminie w zależności od zmian sposobu użytkowania i opinii użytkowników, z udokumentowaną historią zmian.
Działanie umożliwiające przejście z N2 do N3
Wprowadzenie comiesięcznego przeglądu umowy z każdym usługodawcą, na ograniczonym zestawie wskaźników, których dane pochodzą z Państwa narzędzia do zarządzania zgłoszeniami, oraz odnotowywanie działań korygujących wraz z osobą odpowiedzialną i terminem.
« Dzięki Datamensio realizujemy nasze cele ze znacznie większą skutecznością. Służby inspekcyjne EFRR oraz naszego ministerstwa nadzorującego szczególnie doceniły to podejście, które dostarcza im wiarygodnych danych. »
Dyrektorka CCI 94CCI Île-de-France
« Uważamy, że to rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebie skalowania naszego projektu transformacji i mierzenia jego wpływu zgodnie z naszymi wymaganiami. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Rzadko sam
Model referencyjny da się łączyć z innymi. Niech Państwo połączą kilka, by objąć całą działalność, albo pozwolą IA napisać własny.
Wykonajcie swój pierwszy pomiarna ISO 41001.
O czym jest ten model referencyjny
ISO 41001:2018 to norma systemu zarządzania poświęcona facility management. Stosuje strukturę wspólną dla norm ISO: kontekst organizacji, przywództwo, planowanie, wsparcie, realizacja działań, ocena wyników, doskonalenie. Jej cechą szczególną jest pojęcie organizacji zgłaszającej potrzebę: norma rozróżnia podmiot, który wyraża potrzebę w zakresie przestrzeni i usług, od podmiotu, który ją realizuje, wewnętrznie lub przez usługodawcę. Wymaga, aby ta potrzeba była sformalizowana, ujęta w umowie, mierzona, a następnie weryfikowana. Norma podlega certyfikacji przez akredytowaną jednostkę.
W praktyce facility management trudno jest sterować, ponieważ funkcja ta jest rozproszona. Utrzymanie techniczne leży po stronie służb technicznych, umowy najmu po stronie działu nieruchomości, sprzątanie i recepcja po stronie zakupów, bezpieczeństwo osób po stronie jeszcze innej linii. Konkretne pytania powracają zawsze: kto decyduje o poziomie usługi oczekiwanym dla danego obiektu i na jakiej podstawie. Czy wskaźniki umów z dostawcami mierzą rzeczywistą wydajność, czy jedynie obecność zasobów. Czy budżet utrzymania jest budowany na podstawie stanu majątku, czy jedynie przedłużany z roku na rok.
Dwie zmiany przesunęły środek ciężkości tej funkcji. Praca hybrydowa zdestabilizowała relację między liczbą pracowników a powierzchnią, co zmusza do mierzenia rzeczywistego wykorzystania przed podjęciem decyzji o przedłużeniu najmu. Obowiązki redukcji zużycia energii w parku budynków usługowych, we Francji mechanizm éco énergie tertiaire, wymagają monitorowania zużycia w podziale na budynki i odniesienia go do roku referencyjnego. Oba te zagadnienia wymagają wiarygodnych danych o budynkach, co wiele organizacji odkrywa dopiero przy próbie ich wytworzenia.
Warto rozwiać częste nieporozumienie: ISO 41001 nie jest normą techniczną dotyczącą utrzymania i nie zastępuje modeli referencyjnych dotyczących wydajności środowiskowej budynków. Dotyczy sterowania funkcją, a nie urządzeń. Dobrze utrzymywany park budynków przez kompetentne zespoły może wykazywać niską dojrzałość w rozumieniu normy, jeśli nic nie jest sformalizowane, mierzone ani weryfikowane.
Audyt zgodności rozstrzyga jednoznacznie: wymaganie jest spełnione albo nie jest. Diagnoza dojrzałości stawia inne pytanie: na jakim poziomie opanowania znajduje się każda praktyka i jakie konkretne działanie pozwala przejść na poziom wyższy. W Datamensio model referencyjny jest gotowy do użycia i pozostaje możliwy do dostosowania: SI dopasowuje obszary tematyczne, pytania i poziomy do Państwa majątku lub tworzy wersję na podstawie Państwa umów i planów utrzymania.
Norma referencyjna: ISO 41001:2018
Oceniane obszary tematyczne
Kontekst i wymagania organizacji zgłaszającej potrzebę
Identyfikacja zainteresowanych stron, sformalizowanie potrzeby w zakresie przestrzeni i usług, zakres systemu zarządzania, powiązanie ze strategią nieruchomościową.
Przywództwo i polityka facility management
Zaangażowanie kierownictwa, udokumentowana polityka, role i odpowiedzialności, miejsce funkcji w strukturze organizacyjnej, przydzielone zasoby.
Planowanie i cele dotyczące usług
Mierzalne cele dla każdego obiektu, określone poziomy usług, uwzględnienie ryzyk i szans, planowanie zmian zakresu.
Znajomość majątku i danych
Inwentaryzacja budynków i urządzeń, stan majątku, model referencyjny powierzchni, jakość i aktualizacja danych, wykorzystywane narzędzia zarządzania.
Eksploatacja, utrzymanie i prace
Konserwacja zapobiegawcza i naprawcza, zarządzanie interwencjami, wieloletnie plany prac, obsługa sytuacji awaryjnych, identyfikowalność działań.
Usługi dla użytkowników
Recepcja, sprzątanie, catering, obsługa korespondencji, zarządzanie zgłoszeniami, pomiar satysfakcji i obsługa reklamacji.
Umowy i sterowanie usługodawcami
Struktura umów, wskaźniki wydajności i kary umowne, przeglądy umów, zarządzanie podwykonawcami, zapobieganie ryzykom związanym z wykonawcami.
Bezpieczeństwo, zdrowie i zgodność z przepisami
Obowiązkowe kontrole prawne, rejestry, dostępność, bezpieczeństwo pożarowe, koordynacja z bezpieczeństwem i higieną pracy, plan ciągłości działania obiektów.
Energia i wydajność środowiskowa
Monitorowanie zużycia w podziale na budynki, rok referencyjny i trajektoria redukcji, gospodarka odpadami, kryteria środowiskowe w zakupach usług.
Pomiar wyników i doskonalenie
Skonsolidowana tablica wskaźników, pełny koszt na metr kwadratowy i na użytkownika, audyty wewnętrzne, przegląd zarządzania, wnioski z doświadczeń i działania korygujące.
Krótsza wersja modelu referencyjnego, licząca undefined pytań, jest dostępna do samooceny online. Pełna wersja obejmuje 10 obszarów tematycznych i undefined pytań.
Najczęściej zadawane pytania
Czy ISO 41001 podlega certyfikacji?
Tak, przez akredytowaną jednostkę, podobnie jak inne normy systemu zarządzania. Datamensio nie certyfikuje: diagnoza mierzy dojrzałość Państwa praktyk i przygotowuje do audytu poprzez identyfikację luk do usunięcia przed wizytą audytora.
Jaka jest różnica między tą diagnozą a audytem zgodności?
Audyt kończy się binarnym stwierdzeniem: wymaganie spełnione albo niezgodność. Diagnoza umiejscawia każdą praktykę na skali progresywnej i wskazuje działanie pozwalające przejść na wyższy poziom. Oba podejścia się uzupełniają: diagnoza przygotowuje, audyt zatwierdza.
Ile czasu zajmuje ocena?
Wersja skrócona wypełniana jest w około trzydzieści minut przez osobę odpowiedzialną za tę funkcję. Wersja pełna, w trybie wspólnym z udziałem służb technicznych, działu zakupów i działu nieruchomości, trwa zazwyczaj od jednego do dwóch tygodni, przy czym większość czasu pochłania zbieranie danych.
Czy można dostosować model referencyjny do naszego majątku?
Tak. Pytania, poziomy i obszary tematyczne można modyfikować, a Państwo mogą dodawać własne zagadnienia, na przykład laboratoria, zakłady przemysłowe czy obiekty handlowe. SI generuje wersję na podstawie Państwa umów i dokumentów eksploatacyjnych.
Jak porównać wiele obiektów lub wiele jednostek biznesowych?
Każdy obiekt jest oceniany według tego samego modelu referencyjnego, co umożliwia porównywanie wyników dla poszczególnych obszarów tematycznych. Benchmark umiejscawia każdy podmiot względem innych oraz względem jego własnych wcześniejszych wyników. Przekrojowa mapa drogowa konsoliduje plany działania z kilku audytów.
Czy diagnoza obejmuje obowiązki energetyczne parku budynków usługowych?
Jeden z obszarów tematycznych dotyczy monitorowania zużycia w podziale na budynki, roku referencyjnego oraz trajektorii redukcji. Mierzy dojrzałość mechanizmu sterowania, a nie formalną zgodność z danym mechanizmem regulacyjnym, która leży po stronie Państwa platformy deklaracyjnej.
Czy odpowiadanie wymaga wiedzy technicznej?
Pytania dotyczą sterowania funkcją, a nie charakterystyk urządzeń. Niektóre wymagają udziału osoby odpowiedzialnej za utrzymanie lub kupca: tryb wspólny pozwala przypisać te pytania do właściwej osoby.
Gdzie przechowywane są dane?
We Francji, u OVH, z kopią zapasową u Scaleway. Żaden transfer poza Unię Europejską nie ma miejsca. Wykorzystywane modele SI mogą być wybierane, również spośród rozwiązań europejskich.