Vyspělost TRACES NT · Nařízení (EU) 2019/1715 (IMSOC)
Vaše postupy TRACES NT změřené na pěti úrovních a převedené do vyčísleného akčního plánu.
9 tematických oblastí, škála o 5 úrovních. A akce, díky které postoupíte na další úroveň.
9 tematických oblastí referenčního rámce, již zpracovaných od N1 do N5. Jedna firma, jedna obchodní jednotka, nebo 300 najednou.
Vyspělost TRACES NT · Nařízení (EU) 2019/1715 (IMSOC)
9 tematických oblastí, škála o 5 úrovních.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svou vyspělost měří s Datamensio
Příklad
Tato situace by mohla být i vaše.
Vezměme si příklad jedné firmy: tři pobočky, tři excelové tabulky, žádná společná odpověď.
Nikdo neumí konsolidovat.
Nordhavn Industries, 2 400 lidí v Hamburku, Lyonu a Portu. Zadavatel se ptá, jak na tom skupina je. Každá pobočka odpovídá ve své tabulce, s vlastními škálami.
Tři týdny, jedna jediná databáze.
Diagnostika podle Nařízení Komise (EU) 2019/1715 ze dne 30. září 2019 (nařízení IMSOC), složka TRACES spuštěná na všech třech pobočkách současně, na základě poznámek z rozhovorů s odpovědnými osobami. Referenční rámec už byl napsaný, stejně jako 9 tematických oblastí a úrovně N1 až N5.
Dva výdaje, kterým se předešlo dřív, než vznikly.
Skóre 53 ze 100, mezera soustředěná do tří témat. AI asistent odhalil, že dvě akce plánu se zdvojují s plánem z jiného auditu. Prezentace výsledků pro výbor se připravila jednou větou.
Čemu se tím vyhnuli
- 3pobočky měřené na stejném základě, místo tří dotazníků k přepracování
- 2zdvojené akce odhalené před vznikem výdaje
- 1prezentace výsledků pro výbor, bez ručního dopracování
Tato čísla pocházejí z příkladu. Mohla by být i vaše.
Norma ukládá procesy. Datamensio řekne, kde se nacházíte.
01
Referenční rámec je už napsaný
Tematické oblasti, otázky i úrovně N1 až N5 jsou zpracované. Nezačínáte od prázdné tabulky.
02
Skóre máte ještě tentýž den
Online, přes odkaz na sebehodnocení nebo při rozhovoru. Téma po tématu, srovnatelné v čase.
03
Mezera se stává vyčísleným plánem
Každý přechod na vyšší úroveň má svou akci. Umělá inteligence určuje priority podle očekávaného efektu, ne podle pořadí v normě.
04
Pokrok se dá doložit
Kampaň po kampani, vůči vašemu cíli i vaší minulosti. Přesně to po vás chce vaše představenstvo.
Škála vyspělosti
Jedna úroveň, další úroveň, a akce, která je spojuje.
Právě tento mechanismus (jedna úroveň, vyšší úroveň a akce, která obě propojuje) proměňuje zjištění v trajektorii.
Jsou oprávnění uživatelů v TRACES NT spravována a revidována?
- N1
Neexistuje žádný seznam oprávněných uživatelů. Přístupy vznikaly průběžně podle potřeby, nikdo neví, kdo jaká práva má.
- N2
Seznam existuje a odpovědná osoba je určena, ale není aktualizován a odchody zaměstnanců ne vždy vedou k odebrání přístupu.
- N3
Oprávnění jsou přidělována podle definovaných rolí, zdokumentována a při personálních změnách odebírána. Odchylky jsou ojedinělé.
- N4
Pravidelná revize účtů a práv je prováděna a zaznamenávána, pro každou klíčovou roli je určen zástupce a kontrolují se používané elektronické podpisy.
- N5
Revize je rozšířena na všechna pracoviště, její výsledky se promítají do akčního plánu a pravidla přidělování se upravují po každém incidentu nebo změně systému.
Akce pro přechod z úrovně N2 na N3
Formalizovat matici rolí a práv pro TRACES NT, propojit ji s procesem nástupu a odchodu zaměstnanců a ověřovat seznam aktivních účtů při měsíční revizi kvality.
« Díky Datamensio plníme naše cíle mnohem efektivněji. Inspekční služby fondu FEDER i našeho nadřízeného ministerstva tento přístup zvlášť ocenily, protože jim poskytuje spolehlivá data. »
Ředitelka CCI 94CCI Île-de-France
« Považujeme toto řešení za nejvhodnější pro rozšíření našeho transformačního projektu a měření dopadu podle našich potřeb. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Zřídka sám
Referenční rámec se dá kombinovat. Spojte jich víc a pokryjte celou svou činnost, nebo nechte svůj vlastní napsat umělou inteligencí.
Získejte své první měřenína TRACES.
O čem tento referenční rámec je
Nařízení (EU) 2019/1715, nazývané nařízení IMSOC, stanovuje pravidla fungování systému řízení informací pro úřední kontroly podle nařízení (EU) 2017/625. TRACES je jeho složka věnovaná obchodu: vydávání a potvrzování úředních osvědčení a úředních prohlášení, SPZO pro zásilky předkládané na stanovištích hraniční kontroly, průvodní doklady pro přesuny zvířat, rostlin, potravin, krmiv a vedlejších produktů živočišného původu. Nařízení rovněž upravuje autentizaci uživatelů, elektronický podpis, přístupová práva a uchovávání dat.
Obtížnost nespočívá v normě, ale v organizaci kolem nástroje. Kdo drží oprávnění v TRACES NT a co se stane, pokud tato osoba chybí nebo odejde z firmy? Pocházejí data uvedená v osvědčení z informačního systému, nebo se ručně přepisují z objednávky? Analyzují se zamítnutí, odmítnutí a vrácení zásilek, nebo se řeší jako izolované incidenty? Mnoho organizací odhalí své slabiny až ve chvíli zablokování na stanovišti hraniční kontroly.
Často se objevuje jedna záměna: TRACES NT není pouhý deklarační portál, je právním podkladem úředního osvědčení. Zadaná data zavazují hospodářský subjekt i příslušný orgán, jsou dostupná orgánům zemí určení a propojená s dalšími složkami IMSOC, včetně systému rychlého varování. Nárůst objemu kontrol při dovozu a propojení s jednotným celním portálem EU tento požadavek ještě posílily: přibližná data v TRACES se jinde stávají napadnutelnou mezerou.
Úřední audit rozhoduje ano či ne: osvědčení je platné, sledovatelnost je prokázána, oprávnění je v souladu. Diagnostika vyspělosti klade jinou otázku. Na jaké úrovni ovládání se praxe nachází a jaká konkrétní akce posune na vyšší úroveň. U tématu rozprostřeného mezi kvalitu, logistiku, obchodní oddělení a úřední veterinární lékaře umožňuje toto čtení podle úrovní rozhodovat dříve, než se mezera zjistí na hranici.
Referenční rámec je v platformě Datamensio připravený k okamžitému použití, a zároveň přizpůsobitelný. Umělá inteligence upraví tematické oblasti, otázky a úrovně podle vašeho rozsahu, živočišná, rostlinná nebo vedlejší produkty, nebo vytvoří variantu na základě vašich postupů a vzorů osvědčení. Diagnostiku lze nasadit postupně na jednotlivých pracovištích s porovnáním mezi obchodními jednotkami.
Referenční norma: Nařízení Komise (EU) 2019/1715 ze dne 30. září 2019 (nařízení IMSOC), složka TRACES
Hodnocené tematické oblasti
Řízení a odpovědnosti
Jmenování odpovědné osoby za téma, písemný postup, propojení mezi kvalitou, obchodním oddělením, logistikou a úředním veterinárním lékařem, zastupitelnost v případě nepřítomnosti.
Oprávnění a přístup do systému
Registrace uživatelů, přidělené role a práva, pravidelná revize účtů, odebrání přístupu při odchodu zaměstnance, používání elektronického podpisu.
Kvalita zadávaných dat
Původ zadávaných dat, soulad s informačním systémem a obchodními doklady, kódy zboží a provozoven, kontrola před potvrzením.
Osvědčení a průvodní doklady
Volba správného vzoru osvědčení nebo prohlášení, SPZO pro dovážené zásilky, doklady o přesunu uvnitř EU, lhůty pro vydání před předložením zásilky.
Rozhraní s příslušnými orgány
Postup schvalování orgánem, kontaktní místa, vyřizování žádostí o doplnění, sledování rozhodnutí přijatých na stanovišti hraniční kontroly.
Řešení odmítnutí, zamítnutí a neshod
Vyřizování odmítnutých nebo vrácených zásilek, analýza příčin, nápravná opatření, návaznost na oznámení v rámci systému rychlého varování a sledování neshodných zásilek.
Sledovatelnost a archivace
Uchovávání osvědčení a podkladových dokladů, doby uchovávání, schopnost rekonstruovat spis zásilky, auditní stopa úprav.
Kompetence a školení
Vstupní školení a udržování kompetencí uživatelů, sledování změn systému a vzorů, předávání pokynů pracovištím.
Sledování výkonnosti a zlepšování
Ukazatele o vydaných, opravených a zamítnutých osvědčeních, pravidelná revize, porovnání mezi pracovišti, aktualizace postupů po zkušenostech z praxe.
Zkrácená verze referenčního rámce je k dispozici pro online sebehodnocení.
Často kladené otázky
Podléhá TRACES NT certifikaci?
Ne. Nařízení (EU) 2019/1715 ukládá povinnost systém používat a stanovuje pravidla pro osvědčení a oznámení, neotevírá však žádnou firemní certifikaci. Diagnostika měří vyspělost vašich postupů a připravuje vás na úřední kontrolu, nevydává žádný závazný dokument.
Jaký je rozdíl oproti auditu regulatorního souladu?
Audit ověřuje platnost osvědčení, oprávnění nebo spisu zásilky a vede k závěru o mezeře. Diagnostika zařazuje praxi na pět úrovní a udává akci, která posune výš. Oba přístupy se doplňují: diagnostika kontrolu připravuje, kontrola ji potvrzuje.
Jak dlouho hodnocení trvá?
Zkrácenou verzi vyplní vedoucí kvality nebo regulatorních záležitostí za 20 až 30 minut. Úplná verze probíhá jeden až dva týdny ve spolupráci, přičemž většinu času zabere shromažďování podkladů od logistiky, obchodního oddělení a jednotlivých pracovišť.
Lze referenční rámec přizpůsobit našemu oboru?
Ano. Tematické oblasti, otázky a úrovně lze upravit a umělá inteligence vygeneruje variantu přizpůsobenou vašemu rozsahu, živá zvířata, potraviny živočišného původu, rostliny nebo vedlejší produkty, na základě vašich postupů a vzorů dokladů.
Lze porovnávat více pracovišť nebo subjektů?
Ano. Stejný referenční rámec se zavádí v každé obchodní jednotce, skóre se porovnávají mezi subjekty i s předchozími kampaněmi. Akční plány se konsolidují do jedné průřezové roadmapy, i spolu s dalšími regulatorními diagnostikami.
Jak tato diagnostika navazuje na nařízení (EU) 2017/625?
Nařízení 2017/625 zavádí povinnost úředních kontrol a systém IMSOC, jehož je TRACES součástí. Kvalitní diagnostika TRACES NT tak přímo podporuje hodnocení postupů úřední kontroly a sledovatelnosti, aniž by se otázky zdvojovaly.
Kde jsou data uložena?
Ve Francii, u poskytovatele OVH, se zálohou u poskytovatele Scaleway. Žádný přenos mimo Evropskou unii. Použité modely umělé inteligence lze vybrat, včetně evropských řešení.