Soulad s úředními kontrolami · Nařízení (EU) 2017/625
Vaše připravenost na úřední kontroly, změřená podle nařízení 2017/625 a převedená do akčního plánu.
10 tematických oblastí, škála o 5 úrovních. A akce, díky které postoupíte na další úroveň.
10 tematických oblastí referenčního rámce, již zpracovaných od N1 do N5. Jedna firma, jedna obchodní jednotka, nebo 300 najednou.
Soulad s úředními kontrolami · Nařízení (EU) 2017/625
10 tematických oblastí, škála o 5 úrovních.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svou vyspělost měří s Datamensio
Příklad
Tato situace by mohla být i vaše.
Vezměme si příklad jedné firmy: tři pobočky, tři excelové tabulky, žádná společná odpověď.
Nikdo neumí konsolidovat.
Nordhavn Industries, 2 400 lidí v Hamburku, Lyonu a Portu. Zadavatel se ptá, jak na tom skupina je. Každá pobočka odpovídá ve své tabulce, s vlastními škálami.
Tři týdny, jedna jediná databáze.
Diagnostika podle Nařízení (EU) 2017/625 ze dne 15. března 2017, použitelné od 14. prosince 2019 spuštěná na všech třech pobočkách současně, na základě poznámek z rozhovorů s odpovědnými osobami. Referenční rámec už byl napsaný, stejně jako 10 tematických oblastí a úrovně N1 až N5.
Dva výdaje, kterým se předešlo dřív, než vznikly.
Skóre 53 ze 100, mezera soustředěná do tří témat. AI asistent odhalil, že dvě akce plánu se zdvojují s plánem z jiného auditu. Prezentace výsledků pro výbor se připravila jednou větou.
Čemu se tím vyhnuli
- 3pobočky měřené na stejném základě, místo tří dotazníků k přepracování
- 2zdvojené akce odhalené před vznikem výdaje
- 1prezentace výsledků pro výbor, bez ručního dopracování
Tato čísla pocházejí z příkladu. Mohla by být i vaše.
Norma ukládá procesy. Datamensio řekne, kde se nacházíte.
01
Referenční rámec je už napsaný
Tematické oblasti, otázky i úrovně N1 až N5 jsou zpracované. Nezačínáte od prázdné tabulky.
02
Skóre máte ještě tentýž den
Online, přes odkaz na sebehodnocení nebo při rozhovoru. Téma po tématu, srovnatelné v čase.
03
Mezera se stává vyčísleným plánem
Každý přechod na vyšší úroveň má svou akci. Umělá inteligence určuje priority podle očekávaného efektu, ne podle pořadí v normě.
04
Pokrok se dá doložit
Kampaň po kampani, vůči vašemu cíli i vaší minulosti. Přesně to po vás chce vaše představenstvo.
Škála vyspělosti
Jedna úroveň, další úroveň, a akce, která je spojuje.
Právě tento mechanismus (jedna úroveň, vyšší úroveň a akce, která je spojuje) mění zjištění v trajektorii.
Jsou následná opatření k zjištěním příslušných orgánů sledována až do ověření jejich účinnosti?
- N1
Zprávy z inspekcí jsou archivovány. Po odeslání odpovědi orgánu neprobíhá žádné strukturované sledování opatření.
- N2
Opatření jsou vypsána a přidělena, ale jejich uzavření závisí na paměti pracovníků. Žádný důkaz účinnosti se nevyžaduje.
- N3
Každé zjištění je zaznamenáno s odpovědnou osobou, lhůtou a dokladem o splnění. Uzavření schvaluje vedoucí kvality.
- N4
Účinnost se ověřuje s odstupem od uzavření, formou terénní kontroly nebo analýzy. Opakující se případy jsou identifikovány a řešeny u příčiny.
- N5
Zjištění a jejich řešení jsou konsolidována napříč provozovnami, analyzována v trendech a vstupují do revize postupů a plánů kontroly.
Akce pro přechod z úrovně 2 na úroveň 3
Zavést jednotný registr úředních zjištění s odpovědnou osobou, lhůtou a požadovaným dokladem u každého opatření a učinit z něj pevný bod měsíční revize kvality v provozovně.
« Díky Datamensio plníme naše cíle mnohem efektivněji. Inspekční služby fondu FEDER i našeho nadřízeného ministerstva tento přístup zvlášť ocenily, protože jim poskytuje spolehlivá data. »
Ředitelka CCI 94CCI Île-de-France
« Považujeme toto řešení za nejvhodnější pro rozšíření našeho transformačního projektu a měření dopadu podle našich potřeb. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Zřídka sám
Referenční rámec se dá kombinovat. Spojte jich víc a pokryjte celou svou činnost, nebo nechte svůj vlastní napsat umělou inteligencí.
Získejte své první měřenína null.
O čem tento referenční rámec je
Nařízení (EU) 2017/625 je rámcový předpis úředních kontrol v potravinovém řetězci Unie. Zahrnuje potraviny, krmiva, zdraví zvířat, dobré životní podmínky zvířat, zdraví rostlin a přípravky na ochranu rostlin. Stanovuje, jak příslušné orgány plánují kontroly na základě rizika, provádějí odběry vzorků a analýzy a uplatňují opatření v případě nesouladu. Pro provozovatele zavádí přímé povinnosti: umožnit přístup do prostor, k zařízení, zvířatům a dokumentům, spolupracovat s pracovníky kontroly a nést poplatky za kontroly. Upravuje rovněž kontroly při dovozu prostřednictvím stanovišť hraniční kontroly a systému TRACES.
V praxi je tyto povinnosti obtížné řídit, protože nespadají pod jediné oddělení. Přístup k dokumentům závisí na kvalitě, sledovatelnost na vstupu na nákupním oddělení, zdravotní osvědčení na logistice, sledování následných opatření na vedení provozovny. Ve vedení se opakují tři otázky: kdo přijme inspektora, pokud je vedoucí kvality ten den nepřítomen, kde se nacházejí zprávy z posledních tří kontrol se stavem řešení nápravných opatření, a zda dokážeme prokázat, že se nesoulady zjištěné před rokem již neopakují.
Je třeba rozptýlit jedno časté nedorozumění: 2017/625 není další referenční rámec bezpečnosti potravin vedle IFS, BRCGS nebo plánu HACCP. Upravuje činnost veřejného orgánu, nikoli koncepci vašeho systému řízení. Jeho důsledek pro provozovatele je nepřímý, ale závažný: týká se schopnosti být kdykoli kontrolovatelní napříč organizačními oblastmi. Nařízení mimoto zrušilo a sloučilo několik dřívějších předpisů, včetně nařízení (ES) č. 882/2004, čímž rozšířilo oblast úředních kontrol i na zdraví rostlin a vedlejší produkty živočišného původu.
Diagnostika vyspělosti neodpovídá na stejnou otázku jako inspekce. Inspekce končí zjištěním: v souladu, mimo soulad, s opatřeními. Diagnostika zařazuje každou praxi na postupnou škálu a určuje konkrétní krok, který vede na vyšší úroveň. Podnik mohl projít posledním kontrolou bez závažných zjištění a přesto zůstávat na nízké úrovni vyspělosti, protože jeho úspěch spočíval v přítomnosti jedné osoby, a ne ve zdokumentovaném a opakovatelném mechanismu.
V platformě Datamensio je referenční rámec připraven k použití a přizpůsobitelný. Umělá inteligence upravuje tematické oblasti, otázky a úrovně podle vaší činnosti, jatka, zpracovatelský provoz, celní sklad nebo dovozce, nebo vytvoří verzi na základě vašich postupů a existujících zpráv z inspekcí. Hodnocení prováděná na více provozovnách lze vzájemně porovnávat a konsolidovat do jednotné roadmapy.
Referenční norma: Nařízení (EU) 2017/625 ze dne 15. března 2017, použitelné od 14. prosince 2019
Hodnocené tematické oblasti
Znalost rámce a kontrolovaných oblastí
Identifikace příslušných orgánů, oblastí pokrytých nařízením vztahujících se na danou činnost, souvisejících odvětvových předpisů, sledování prováděcích a přenesených aktů.
Povinnosti spolupráce provozovatele
Přístup do prostor, k zařízení, dopravním prostředkům, zvířatům a informačním systémům, zpřístupnění dokumentů, určení a dostupnost kontaktní osoby.
Příprava a průběh inspekcí
Postup pro přijetí pracovníků kontroly, chování při neohlášené kontrole, zastupitelnost v případě nepřítomnosti, doprovod při návštěvě, čtení a podpis zjištění.
Dokumentace a dostupné důkazy
Dostupnost záznamů HACCP, sledovatelnost na vstupu a výstupu, plány kontroly, výsledky analýz, lhůta pro předložení podkladů na žádost inspektora.
Odběry vzorků, analýzy a druhý posudek
Pravidla úředních odběrů vzorků, znalost práva na druhý odborný posudek, uchovávání vzorků, vztah s úředními a soukromými laboratořemi.
Řešení nesouladů a následných opatření
Zpracování zjištění, opatření nařízená orgánem, nápravná opatření, ověření účinnosti, prevence opakování, sledování stanovených lhůt.
Kontroly při dovozu a přeshraniční toky
Předběžné oznámení, společné zdravotní vstupní doklady, používání systému TRACES, průchod stanovišti hraniční kontroly, řízení zadržených nebo vrácených zásilek.
Úřední certifikace a osvědčení
Žádost a získání úředních osvědčení, správnost uváděných údajů, archivace, soulad mezi doprovodnými doklady zásilek a skutečným stavem toků.
Poplatky, sankce a vztah s orgánem
Sledování poplatků za kontroly, znalost platných sankcí, opravné prostředky, zdokumentovaná historie komunikace s příslušnými orgány.
Řízení, správa a zlepšování
Přidělení odpovědností, předávání zjištění vedení, ukazatele připravenosti, pravidelné revize, sdílené poučení mezi provozovnami.
Zkrácená verze referenčního rámce je k dispozici pro online sebehodnocení.
Často kladené otázky
Lze se na nařízení 2017/625 certifikovat?
Ne. Jde o nařízení, které upravuje činnost příslušných orgánů a ukládá přímé povinnosti provozovatelům. Neexistuje subjekt, který by vydával certifikát 2017/625. Diagnostika měří vaši vyspělost a připravuje vás na příchod úředních služeb, nic nevydává.
Jaký je rozdíl mezi touto diagnostikou a úřední kontrolou?
Úřední kontrola končí závazným zjištěním a případně opatřeními. Diagnostika zařazuje vaše praxe na škálu vyspělosti a určuje trajektorii pro postup. Obě jsou komplementární: diagnostika předjímá to, co inspekce ověří.
Jak dlouho hodnocení trvá?
Individuální sebehodnocení se provede během jedné pracovní seance. Ve společném režimu, se zapojením kvality, logistiky, regulatorních záležitostí a vedení provozovny, sběr obvykle trvá jeden až dva týdny, přičemž většinu času zabere shromáždění podkladů.
Je referenční rámec přizpůsobitelný naší činnosti?
Ano. Tematické oblasti, otázky i úrovně lze upravit. Umělá inteligence vygeneruje verzi přizpůsobenou jatkám, zpracovatelskému provozu, dovozci nebo podniku vyrábějícímu krmiva a může vycházet z vašich postupů a existujících zpráv z inspekcí.
Jak porovnat více provozoven mezi sebou?
Každá provozovna odpovídá na stejný referenční rámec a získává skóre podle tematické oblasti. Benchmark staví vedle sebe jednotlivé obchodní jednotky a zároveň porovnává každou provozovnu s jejími předchozími hodnoceními. Mezery se konsolidují do jednotné roadmapy namísto řady izolovaných akčních plánů.
Jak tato diagnostika souvisí s IFS, BRCGS nebo naším plánem HACCP?
Tyto referenční rámce se týkají koncepce a řízení vašeho systému. 2017/625 se týká vaší schopnosti být kontrolováni veřejným orgánem. Důkazy se z velké části prolínají: diagnostika určí, co lze znovu využít a co konkrétně chybí pro úřední kontrolu.
Co se stane s mezerou po jejím zjištění?
Každá mezera vstupuje do akčního plánu s cílovou úrovní a krokem, který k ní vede. Katalog služeb nabídne řešení odpovídající jednotlivým bodům plánu, s jeho cenou, lhůtou a očekávaným dopadem na skóre. Umělá inteligence vše seskupí do prioritizované roadmapy.
Kde jsou data uložena?
Ve Francii, u poskytovatele OVH, se zálohou u Scaleway. Žádný přenos mimo Evropskou unii. Použité modely umělé inteligence lze vybírat, včetně evropských řešení.