Zrelost ISO 37301 · Sistem vodenja skladnosti
Vaš sistem skladnosti, izmerjen po ISO 37301, pretvorjen v prioritiziran akcijski načrt.
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
10 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost ISO 37301 · Sistem vodenja skladnosti
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika ISO 37301:2021 je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 10 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (ena raven, višja raven in ukrep, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v pot napredka.
Je register obveznosti skladnosti posodobljen in dodeljen prepoznavnim odgovornim osebam?
- N1
Ni konsolidiranega registra. Obveznosti poznajo zadevne službe, brez celovitega pregleda ali določenega lastnika.
- N2
Register obstaja, nastal je v okviru enkratnega projekta. Od takrat ni bil posodobljen in več obveznosti nima odgovorne osebe.
- N3
Register pokriva celoten obseg, vsaka obveznost ima imenovanega lastnika in izvaja se redno posodabljanje.
- N4
Posodabljanje temelji na formaliziranem spremljanju sprememb. Vsaka obveznost je povezana s svojimi kontrolami in dokazili, spremembe pa sprožijo pregled zadevnih postopkov.
- N5
Register napaja kazalnike skladnosti in vodstveni pregled. Njegova popolnost se presoja, enote ali članice pa imajo usklajene izpeljanke, ki se spremljajo skozi čas.
Ukrep za prehod z N2 na N3
Prevzeti obstoječi register, imenovati lastnika za vsako obveznost, dopolniti manjkajoče obsege in uvesti pregled posodobitev na vodstvenem odboru s poročilom o napredku na vsaki seji.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritevna ISO 37301.
O čem govori ta referenčni okvir
ISO 37301:2021 je standard zahtev, ki velja za sisteme vodenja skladnosti. Nadomestil je ISO 19600, ki je bil zgolj vodilo s priporočili. Prehod od »should« k »shall« spremeni vse: standard je zdaj certificirljiv pri akreditiranem organu. Zahteva politiko skladnosti, potrjeno na najvišji ravni, register obveznosti in zavez, analizo tveganj neskladnosti, sorazmerne kontrole, mehanizem prijavljanja, ki ščiti prijavitelja, ter dokazilo o resnični zavezanosti vodstva.
V praksi je sistem težko voditi, ker je porazdeljen. Kmetijska regulativna skladnost živi v tehničnih službah, kadrovska skladnost pri kadrovski službi, finančna skladnost pri finančni direkciji, vse skupaj pa se znova sestavi ob nadzoru. Vprašanja, ki se ponavljajo, so konkretna. Je register obveznosti posodobljen z besedili, objavljenimi v zadnjih dvanajstih mesecih, in kdo zanj odgovarja? Ali članice in hčerinske družbe izvajajo enako politiko, ali vsaka svojo različico? Koliko prijav je bilo obravnavanih in kdo jih je obravnaval?
Tema je posebej občutljiva v zadrugah in združenjih, kjer je struktura zadružna in odgovornost deljena. Zveza zadrug kopiči zdravstvene, okoljske, socialne in komercialne obveznosti, pri čemer so članice pravno samostojne, a zavezane s skupno znamko. Pogosta zmeda je obravnavati ISO 37301 kot pravno temo. Gre za sistem vodenja: vodi se enako kot kakovost ali varnost, z vlogami, kazalniki in pregledi.
Presoja skladnosti postavlja dvojiško vprašanje: je zahteva izpolnjena ali ne. Diagnostika zrelosti postavlja drugačno vprašanje: na kateri ravni obvladovanja je posamezna praksa in katero konkretno ukrepanje omogoči prehod na naslednjo raven. Register obveznosti lahko obstaja, pa ostane neuporaben. Ocenjevanje na petih ravneh loči dokument, ki miruje, od procesa, ki živi, in naredi napredek primerljiv med enotami in med leti.
Referenčni okvir je v Datamensio na voljo takšen, kot je, in se prilagodi vaši organizaciji. UI prilagodi tematska področja, vprašanja in besedilo ravni po metodi CMMI, lahko pa tudi zgradi izpeljanko iz vaših lastnih dokumentov: politike skladnosti, kodeksa ravnanja, zemljevida obveznosti. Ocenjevanja, izvedena na več enotah, se združijo v enoten, medfunkcijski načrt poti.
Referenčni standard: ISO 37301:2021
Ocenjevana tematska področja
Kontekst in zainteresirane strani
Analiza konteksta organizacije, prepoznavanje zainteresiranih strani in njihovih pričakovanj, obseg sistema vodenja skladnosti, povezava z zadružno strukturo.
Upravljanje in zavezanost vodstva
Potrjena politika skladnosti, vloga upravnega odbora, neodvisnost in pooblastila funkcije skladnosti, dodeljena sredstva, kultura skladnosti.
Obveznosti skladnosti
Register zakonskih, regulativnih, pogodbenih in prostovoljnih obveznosti, spremljanje sprememb in posodabljanje, lastnik za vsako obveznost, prevod v operativne zahteve.
Tveganja neskladnosti
Prepoznavanje in ocenjevanje tveganj, razlikovanje med neposrednim in preostalim tveganjem, prioritizacija, upoštevanje tretjih strani in dobavne verige.
Kontrole in postopki
Zasnova kontrol, sorazmernih s tveganji, dokumentirani postopki, pooblastila in ločevanje nalog, obvladovanje daril, nasprotij interesov in tretjih strani.
Usposobljenost, usposabljanje in ozaveščanje
Opredelitev potreb po usposobljenosti, načrt usposabljanja, ciljni ukrepi za izpostavljene funkcije, ozaveščanje članic in zaposlenih, merjenje osvojenega znanja.
Prijavljanje in obravnava kršitev
Kanali za prijavljanje, zaščita prijavitelja, postopek preiskave, sledljivost primerov, disciplinski in korektivni ukrepi, povratna informacija.
Komuniciranje in dokumentacija
Notranje in zunanje komuniciranje o skladnosti, upravljanje dokumentiranih informacij, hramba dokazil, poročanje organom in članicam.
Spremljanje, kazalniki in notranja presoja
Kazalniki uspešnosti skladnosti, program notranje presoje, zbiranje podatkov, vodstveni pregled, spremljanje ugotovitev do zaprtja.
Nenehno izboljševanje
Obravnava neskladnosti, korektivni ukrepi, analiza vzrokov, izkušnje iz prakse, posodabljanje sistema in primerjava skozi čas.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Je ISO 37301 certificirljiv?
Da. V nasprotju z ISO 19600, ki ga nadomešča, je ISO 37301:2021 standard zahtev, ki ga lahko presoja akreditiran organ. Diagnostika Datamensio meri zrelost sistema in pripravlja na to presojo, ne izdaja pa certifikata.
Kakšna je razlika med to diagnostiko in certifikacijsko presojo?
Presoja preveri, ali je vsaka zahteva izpolnjena, in se zaključi s skladnostjo ali vrzeljo. Diagnostika umesti vaše prakse na pet ravni in pokaže ukrep, ki omogoči prehod z ene ravni na naslednjo. Oboje se dopolnjuje: diagnostika pripravi, presoja potrdi.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Posamično ocenjevanje poteka v enem delovnem srečanju. Pri skupinskem načinu, z enim sodelavcem na področje skladnosti, zbiranje poteka en do dva tedna: večino časa vzame zbiranje dokazil pri službah in enotah.
Je referenčni okvir mogoče prilagoditi zadružni strukturi?
Da. Tematska področja, vprašanja in ravni se spreminjajo, dodate pa lahko tudi obveznosti, značilne za vašo panogo. UI lahko tudi zgradi izpeljanko iz vaše politike skladnosti in kodeksa ravnanja, v različici za članico in različici za zvezo.
Je mogoče primerjati več zadrug ali poslovnih enot?
Da. Ocenjevanja, izvedena na istem referenčnem okviru, se primerjajo med enotami in glede na prejšnje kroge. Konsolidirane vrzeli oblikujejo medfunkcijski načrt poti, ki združi skupne ukrepe namesto da jih podvaja.
Je za odgovarjanje potrebno pravno znanje?
Ne. Vprašanja se nanašajo na organizacijo in prakse upravljanja, ne na razlago besedil. Odgovoriti lahko vodja kakovosti, generalni sekretar ali notranji presojevalec, tehnična vprašanja pa se usmerijo k pravi kontaktni osebi.
Kako se ta diagnostika povezuje z že obstoječimi panožnimi certifikati?
ISO 37301 je krovni okvir: zdravstveni, okoljski ali socialni certifikati predstavljajo le nekatere od obveznosti. Diagnostika pokaže, ali so ti postopki povezani s celovitim vodenjem ali delujejo ločeno.
Kje se hranijo podatki?
V Franciji, pri OVH, z varnostno kopijo pri Scaleway. Brez prenosa zunaj Evropske unije. Uporabljene modele UI je mogoče izbrati, tudi med evropskimi rešitvami.