Zrelost ISO 19011 · Smernice za notranjo presojo
Program notranje presoje, ocenjen po ISO 19011, in pot do njegove profesionalizacije.
9 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
9 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost ISO 19011 · Smernice za notranjo presojo
9 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika ISO 19011:2018 je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 9 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem, raven, višja raven in ukrep, ki ju povezuje, spremeni ugotovitev v razvojno pot.
Je usposobljenost notranjih presojevalcev opredeljena, ocenjena in vzdrževana?
- N1
Nobenih opredeljenih meril usposobljenosti. Presojevalci so imenovani glede na razpoložljivost.
- N2
Večina presojevalcev je opravila začetno usposabljanje, vendar nobeno pisno merilo ali ocena ne potrjuje njihove usposobljenosti.
- N3
Merila usposobljenosti so formalizirana po vrsti presoje in se uporabljajo pri imenovanju presojevalcev. Usposabljanja so dokumentirana.
- N4
Vsak presojevalec je periodično ocenjen, tudi z opazovanjem na terenu, iz česar izhaja individualni razvojni načrt.
- N5
Merila usposobljenosti se prilagajajo glede na razvoj presojanih standardov in ugotovitev programa, z dokumentiranim spremljanjem sprememb.
Ukrep za prehod z ravni 2 na raven 3
Formalizirati list kompetenc za vsako vrsto presoje (standard, usposabljanje, minimalne izkušnje, poznavanje sektorja), ga potrditi pri vodji programa in ga uporabiti pri sestavi ekip za naslednji letni načrt.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritevna ISO 19011.
O čem govori ta referenčni okvir
ISO 19011:2018 ne postavlja zahtev, temveč podaja smernice za presojo sistemov vodenja, ne glede na presojani standard. Pokriva tri ločena področja: načela presoje (integriteta, poštena predstavitev, neodvisnost, pristop na podlagi dokazov), vodenje programa presoje (cilji, tveganja in priložnosti programa, viri, spremljanje, pregled) ter izvajanje presoj, od sprožitve do zaključka ukrepov. Obravnava tudi usposobljenost presojevalcev in njeno ocenjevanje.
V praksi težava ni v izvedbi presoje, temveč v vodenju programa. Ali je letni načrt zgrajen na podlagi tveganj in prednostnih nalog organizacije, ali se zgolj ponavlja iz leta v leto? So notranji presojevalci dejansko neodvisni od dejavnosti, ki jih presojajo, ali dejansko presojajo svoje lastno področje? Ali ugotovitve vodijo do ukrepov, katerih učinkovitost se preverja, ali poročilo zadevo preprosto zaključi?
Različica iz leta 2018 je uvedla premik, ki pogosto ni dovolj osvojen: pristop k presoji na podlagi tveganj. Presojevalec ni več tam, da bi mehanično preveril seznam točka za točko, temveč da bi presojevalni napor usmeril tja, kjer so tveganja resnična, ob upoštevanju konteksta organizacije. Pogosta je tudi druga zmeda: ISO 19011 se nanaša na presojo sistemov vodenja. Ne nadomešča okvira finančne notranje revizije in se ne uporablja neposredno za certifikacijske organe, za katere velja SIST EN ISO/IEC 17021.
Presoja se zaključi z ugotovljeno vrzeljo ali skladnostjo, na določenem področju, na določen datum. Diagnostika zrelosti postavlja drugo vprašanje: na kateri ravni obvladovanja je vaš lastni sistem presoje in kateri konkreten ukrep ga pripelje na naslednjo raven. Za zvezo ali zadružno skupino, ki presoja svoje članice ali lokacije, taka razvrstitev po ravneh omogoča tudi primerjavo med enotami in spremljanje napredka skozi čas.
V Datamensiu je referenčni okvir pripravljen za takojšnjo uporabo, lahko pa ga prilagodite. UI prilagodi tematska področja, preoblikuje vprašanja glede na vašo terminologijo in izpopolni ravni, ali pa na podlagi vaše listine o presojah in obstoječih postopkov zgradi lastno različico.
Referenčni standard: ISO 19011:2018
Ocenjevana tematska področja
Načela presoje
Usvojenost sedmih načel: etično ravnanje, poštena predstavitev, poklicna skrbnost, zaupnost, neodvisnost, pristop na podlagi dokazov, pristop na podlagi tveganj.
Vzpostavitev programa presoje
Cilji programa, pokrito področje, upoštevanje tveganj in priložnosti, prioritizacija lokacij in procesov, usklajenost z regulativnimi in pogodbenimi obveznostmi.
Viri in vloge
Imenovanje vodje programa, dejanska razpoložljivost presojevalcev, dodeljen proračun in čas, orodja in podporni materiali, uporaba zunanjih presojevalcev.
Usposobljenost presojevalcev
Opredeljena merila usposobljenosti, začetno in nadaljnje usposabljanje, izkušnje s presojanjem, periodično ocenjevanje presojevalcev, vzdrževanje in razvoj kompetenc, poznavanje presojanega sektorja.
Priprava in izvajanje presoj
Sprožitev, predhodni pregled dokumentacije, individualni načrt presoje, razdelitev dela v skupini, vodenje pogovorov, zbiranje in preverjanje informacij.
Ugotovitve in poročilo o presoji
Opredelitev ugotovitev, sledljivost dokazov, zaključni sestanek, rok in vsebina poročila, razlikovanje med ugotovitvijo, priložnostjo za izboljšanje in priporočilom.
Spremljanje ukrepov
Dodeljevanje korektivnih ukrepov, roki, analiza vzrokov, preverjanje učinkovitosti, formaliziran zaključek, obravnava ponavljajočih se ukrepov.
Nadzor in pregled programa
Kazalniki izvedbe in kakovosti, spremljanje pokritosti načrta, periodični pregled programa, povratne informacije presojanih.
Izboljševanje sistema presoje
Posodabljanje metod in kontrolnih seznamov, usklajevanje med presojevalci, prečna uporaba ugotovitev, primerjava skozi čas in med enotami.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Je ISO 19011 certifikacijski standard?
Ne. Gre za besedilo s smernicami, brez zavezujočih zahtev, zato certificiranje organizacije ni mogoče. Presojevalci pri certifikaciji pa jo sistematično uporabljajo za presojo trdnosti vaše notranje presoje, ki jo večina standardov sistemov vodenja izrecno zahteva.
Kakšna je razlika med to diagnostiko in notranjo presojo?
Notranja presoja preuči proces ali lokacijo glede na določen standard in se zaključi z ugotovitvami. Ta diagnostika obravnava vaš lasten sistem presoje: program, kompetence, ugotovitve, spremljanje ukrepov. Vsako tematsko področje umesti na lestvico zrelosti in pokaže ukrep, ki pomeni napredek.
Koliko časa traja ocenjevanje?
Kratka različica se izpolni v eni delovni seji. Celovita različica, v sodelovalnem načinu z vodjo programa, presojevalci in lastniki procesov, običajno traja od enega do dveh tednov, pri čemer gre večina časa za zbiranje dokazov.
Je mogoče referenčni okvir prilagoditi naši listini o presojah?
Da. Tematska področja, vprašanja in ravni so prilagodljivi, UI pa lahko zgradi lastno različico na podlagi vaše listine o presojah, postopkov in obstoječih kontrolnih seznamov. Referenčni okvir ostane pod vašim nadzorom.
Je mogoče primerjati več enot ali članic?
Da. Isti referenčni okvir je mogoče uporabiti na več lokacijah, odvisnih družbah ali članicah zadrugah, z oceno po tematskih področjih ter primerjavo med enotami in s preteklimi kampanjami. UI združi sorodne vrzeli v enoten konsolidiran načrt poti.
Ali moram biti usposobljen presojevalec, da lahko odgovarjam?
Ne. Vprašanja se nanašajo na organizacijo programa in opažene prakse, ne na presojevalno tehniko določenega standarda. Odgovarja lahko vodja kakovosti ali skladnosti, sodelovalni način pa omogoča, da se vprašanja o usposobljenosti dodelijo vodji programa.
Ali ta diagnostika pripravi na certifikacijsko presojo?
Pripravi tisti del dokumentacije, ki se nanaša na notranjo presojo, kar je pri certifikaciji pogosto ena od šibkih točk. Ne izdaja nobenega certifikata: Datamensio izmeri zrelost in pripravi akcijski načrt, certifikacijski organ pa potrdi.
Kje so shranjeni podatki?
V Franciji, pri ponudniku OVH, z varnostnim kopiranjem pri Scaleway. Brez prenosa podatkov zunaj Evropske unije. Uporabljene modele UI je mogoče izbrati, tudi med evropskimi rešitvami.