Zrelost ISO 41001 · Upravljanje stavb in povezanih storitev (facility management)
Vaš facility management umeščen na ISO 41001, preveden v ovrednoten akcijski načrt.
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica. In ukrep, ki popelje z vsake ravni na naslednjo.
10 tematskih področij referenčnega okvira, že pripravljenih od N1 do N5. Eno podjetje, ena poslovna enota, ali 300 hkrati.
Zrelost ISO 41001 · Upravljanje stavb in povezanih storitev (facility management)
10 tematskih področij, 5-stopenjska lestvica.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svojo zrelost merijo z Datamensio
Primer
Ta situacija bi lahko bila vaša.
Vzemimo primer podjetja: tri lokacije, tri preglednice, brez skupnega odgovora.
Nihče ne zna združiti podatkov.
Nordhavn Industries, 2.400 zaposlenih v Hamburgu, Lyonu in Portu. Naročnik vpraša, kje stoji skupina. Vsaka lokacija odgovori v svoji preglednici, s svojimi lestvicami.
Tri tedne, ena sama osnova.
Diagnostika ISO 41001:2018 je bila hkrati sprožena na vseh treh lokacijah, na podlagi zapiskov z razgovorov z odgovornimi osebami. Referenčni okvir je bil že napisan, prav tako 10 tematskih področij in ravni od N1 do N5.
Dva izdatka, preprečena še pred odobritvijo.
Ocena 53 od 100, vrzel strnjena na treh področjih. UI spremljevalec je opazil, da se dva ukrepa iz načrta podvajata z ukrepoma iz druge presoje. Predstavitev rezultatov odboru je nastala z enim stavkom.
Kaj so s tem preprečili
- 3lokacije, merjene na isti osnovi, namesto treh vprašalnikov za ponovno obdelavo
- 2podvojena ukrepa, odkrita še pred izdatkom
- 1predstavitev rezultatov odboru, brez ročnega usklajevanja
Te številke so iz primera. Lahko bi bile vaše.
Standard nalaga procese. Datamensio pove, kje stojite.
01
Referenčni okvir je že napisan
Tematska področja, vprašanja in ravni od N1 do N5 so pripravljeni. Ne začnete s prazno preglednico.
02
Ocena je na voljo še isti dan
Prek spleta, s povezavo za samoocenjevanje ali med razgovorom. Po področjih, primerljivo skozi čas.
03
Vrzel postane ovrednoten načrt
Vsak prehod na naslednjo raven nosi svoj ukrep. UI razvršča glede na pričakovani učinek, ne glede na vrstni red standarda.
04
Napredek se da dokazati
Krog za krogom, glede na vaš cilj in glede na vašo preteklost. To zahteva vaš upravni odbor.
Lestvica zrelosti
Ena raven, naslednja, in ukrep, ki ju povezuje.
Prav ta mehanizem (raven, višja raven in ukrep, ki ju povezuje) spremeni ugotovitev v razvojno pot.
Ali se uspešnost izvajalcev storitev za stavbe meri in uporablja?
- N1
Brez pogodbenih kazalnikov. Uspešnost se ocenjuje na podlagi prispelih pritožb.
- N2
Kazalniki so navedeni v pogodbah, vendar jih izpolnjuje izvajalec sam in se redko preverjajo.
- N3
Kazalniki se pregledujejo na rednih sestankih s posameznim izvajalcem, na podlagi preverjenih podatkov, vrzeli pa sprožijo evidentirane ukrepe.
- N4
Rezultati se konsolidirajo po lokacijah in pogodbah, medsebojno primerjajo ter vplivajo na odločitve o podaljšanju in na pogodbene mehanizme.
- N5
Kazalniki se ob vsakem roku prilagodijo glede na razvoj rabe in povratne informacije uporabnikov, z dokumentirano zgodovino sprememb.
Ukrep za prehod z N2 na N3
Uvesti mesečni pregled pogodbe s posameznim izvajalcem, na omejenem naboru kazalnikov, pri čemer se podatki pridobivajo iz vašega orodja za upravljanje zahtevkov, ter evidentirati korektivne ukrepe z odgovorno osebo in rokom.
« Zahvaljujoč Datamensiu veliko učinkoviteje izpolnjujemo svoje cilje. Inšpekcijske službe sklada FEDER in našega pristojnega ministrstva so ta pristop še posebej cenile, saj jim prinaša zanesljive podatke. »
Direktorica CCI 94CCI Île-de-France
« Menimo, da gre za najprimernejšo rešitev za razširitev našega projekta preobrazbe in merjenje učinka skladno z našimi potrebami. »
Maja Sucekvodja poslovanja, Interreg Danube
Redko sam
Referenčni okvir se da kombinirati. Povežite več okvirov za pokritje svoje dejavnosti, ali pa svojega napišite z UI.
Opravite svojo prvo meritevna ISO 41001.
O čem govori ta referenčni okvir
ISO 41001:2018 je standard sistema vodenja, namenjen facility managementu. Sledi skupni strukturi standardov ISO: kontekst organizacije, voditeljstvo, planiranje, podpora, izvajanje dejavnosti, ocenjevanje uspešnosti, izboljševanje. Njegova posebnost je pojem naročniške organizacije: standard razlikuje tistega, ki izraža potrebo po prostorih in storitvah, in tistega, ki jo zagotavlja, interno ali prek izvajalca. Zahteva, da je ta potreba formalizirana, pogodbeno urejena, merjena in nato pregledana. Zanj je mogoče pridobiti certifikat pri akreditiranem certifikacijskem organu.
V praksi je facility management težko voditi, ker je razdrobljen. Vzdrževanje sodi pod tehnične službe, najemne pogodbe pod službo za nepremičnine, čiščenje in sprejemna služba pod nabavo, varnost ljudi pod še drugo linijo vodenja. Konkretna vprašanja se vedno vrnejo: kdo odloča o pričakovani ravni storitev za posamezno lokacijo, in na kakšni podlagi. Ali kazalniki v pogodbah z izvajalci merijo dejansko uspešnost ali le prisotnost virov. Ali je proračun za vzdrževanje oblikovan na podlagi stanja nepremičnin, ali se le vsako leto podaljšuje po inerciji.
Dva razvoja sta premaknila težišče te funkcije. Hibridno delo je destabiliziralo razmerje med številom zaposlenih in površino, kar zahteva merjenje dejanske zasedenosti pred odločitvijo o podaljšanju najemne pogodbe. Obveznosti zmanjšanja porabe energije v poslovnih stavbah, v Franciji sistem eko energie tertiaire, zahtevajo spremljanje porabe po posamezni stavbi in njeno primerjavo z referenčnim letom. Oba sklopa zahtevata zanesljive podatke o stavbah, kar mnoge organizacije ugotovijo šele, ko jih poskušajo pripraviti.
Pogosto nesporazum je vreden pojasnila: ISO 41001 ni tehnični standard za vzdrževanje in ne nadomešča referenčnih okvirov za okoljsko uspešnost stavb. Nanaša se na vodenje funkcije, ne na opremo. Dobro vzdrževan nepremičninski fond s kompetentnimi ekipami je lahko po merilih standarda nizko zrel, če nič ni formalizirano, merjeno ali pregledano.
Presoja skladnosti da dokončen odgovor: zahteva je izpolnjena ali ni. Diagnostika zrelosti postavlja drugačno vprašanje: na kateri ravni obvladovanja je posamezna praksa, in katero konkretno ukrepanje omogoči prehod na naslednjo raven. V Datamensiu je referenčni okvir pripravljen za takojšnjo uporabo in ostaja prilagodljiv: umetna inteligenca prilagodi tematska področja, vprašanja in ravni vašemu nepremičninskemu fondu, ali pa ustvari različico na podlagi vaših pogodb in vzdrževalnih načrtov.
Referenčni standard: ISO 41001:2018
Ocenjevana tematska področja
Kontekst in zahteve naročniške organizacije
Prepoznavanje zainteresiranih strani, formalizacija potreb po prostorih in storitvah, obseg sistema vodenja, povezava s strategijo upravljanja nepremičnin.
Voditeljstvo in politika facility managementa
Zavezanost vodstva, dokumentirana politika, vloge in odgovornosti, mesto funkcije v organizacijski strukturi, dodeljena sredstva.
Planiranje in cilji storitev
Merljivi cilji po lokacijah, opredeljene ravni storitev, upoštevanje tveganj in priložnosti, planiranje sprememb obsega.
Poznavanje nepremičninskega fonda in podatkov
Popis stavb in opreme, stanje nepremičnin, referenčni okvir površin, kakovost in posodabljanje podatkov, uporabljena orodja za upravljanje.
Obratovanje, vzdrževanje in dela
Preventivno in korektivno vzdrževanje, upravljanje posegov, večletni načrti del, obravnava nujnih primerov, sledljivost opravil.
Storitve za uporabnike
Sprejemna služba, čiščenje, prehrana, pošta, obravnava zahtevkov, merjenje zadovoljstva in obravnava pritožb.
Pogodbe in vodenje izvajalcev
Oblikovanje pogodb, kazalniki uspešnosti in pogodbene kazni, pregledi pogodb, upravljanje podizvajalcev, preprečevanje tveganj, povezanih z izvajalci.
Varnost, zdravje in regulativna skladnost
Obvezni regulativni pregledi, evidence, dostopnost, požarna varnost, usklajevanje z varnostjo in zdravjem pri delu, načrt neprekinjenega delovanja lokacij.
Energija in okoljska uspešnost
Spremljanje porabe po stavbah, referenčno leto in trajektorija zmanjšanja, ravnanje z odpadki, okoljska merila pri nabavi storitev.
Merjenje uspešnosti in izboljševanje
Konsolidiran nadzorni pregled in kazalniki, celotni strošek na kvadratni meter in na uporabnika, notranje presoje, vodstveni pregled, povratne izkušnje in korektivni ukrepi.
Krajša različica referenčnega okvira je na voljo za spletno samoocenjevanje.
Pogosta vprašanja
Ali je za ISO 41001 mogoče pridobiti certifikat?
Da, pri akreditiranem certifikacijskem organu, tako kot pri drugih standardih sistema vodenja. Datamensio ne certificira: diagnostika meri zrelost vaših praks in pripravi na presojo s prepoznavanjem vrzeli, ki jih je treba odpraviti pred prihodom presojevalca.
Kakšna je razlika med to diagnostiko in presojo skladnosti?
Presoja se zaključi z binarno ugotovitvijo, zahteva izpolnjena ali vrzel. Diagnostika umesti vsako prakso na postopno lestvico in pokaže ukrep, ki omogoči prehod na višjo raven. Oba pristopa se dopolnjujeta: diagnostika pripravi, presoja potrdi.
Koliko časa traje ocenjevanje?
Kratka različica se izpolni v približno trideset minutah s strani odgovorne osebe za to funkcijo. Celovita različica, v sodelovalnem načinu s tehničnimi službami, nabavo in službo za nepremičnine, običajno traja od enega do dveh tednov, pri čemer večino časa vzame zbiranje podatkov.
Ali je referenčni okvir mogoče prilagoditi našemu nepremičninskemu fondu?
Da. Vprašanja, ravni in tematska področja je mogoče spreminjati, dodati pa je mogoče tudi lastne teme, na primer laboratorije, industrijske lokacije ali trgovine. Umetna inteligenca ustvari različico na podlagi vaših pogodb in obratovalnih dokumentov.
Kako primerjati več lokacij ali poslovnih enot?
Vsaka lokacija se ocenjuje po istem referenčnem okviru, kar omogoča primerljivost ocen po tematskih področjih. Primerjalna analiza umesti vsako enoto glede na druge in glede na lastne pretekle rezultate. Prečni načrt poti združuje akcijske načrte več presoj.
Ali diagnostika zajema energetske obveznosti poslovnih stavb?
Eno tematsko področje obravnava spremljanje porabe po stavbah, referenčno leto in trajektorijo zmanjšanja. Meri zrelost sistema vodenja, ne deklarativne skladnosti z določenim regulativnim mehanizmom, kar je stvar vaše platforme za poročanje.
Ali je za odgovarjanje potrebno tehnično znanje?
Vprašanja se nanašajo na vodenje funkcije, ne na lastnosti opreme. Nekatera zahtevajo prispevek vodje vzdrževanja ali kupca: sodelovalni način omogoča dodelitev teh vprašanj ustrezni osebi.
Kje so shranjeni podatki?
V Franciji, pri ponudniku OVH, z varnostno kopijo pri ponudniku Scaleway. Brez prenosa podatkov izven Evropske unije. Uporabljene modele umetne inteligence je mogoče izbrati, tudi med evropskimi rešitvami.