Maturitatea funcției de achiziții · Diagnostic și foaie de parcurs
Funcția de achiziții măsurată domeniu tematic cu domeniu tematic, și traiectoria cuantificată pentru a o face să progreseze.
10 domenii tematice, undefined întrebări, o scală cu 5 niveluri. Și acțiunea care face trecerea de la un nivel la următorul.
Cele 10 domenii tematice ale cadrului de referință, redactate deja de la N1 la N5. O companie, o unitate de afaceri, sau 300 deodată.
Maturitatea funcției de achiziții · Diagnostic și foaie de parcurs
10 domenii tematice, undefined întrebări, scală cu 5 niveluri.
Nordhavn Industries
53 / 100
Își măsoară maturitatea cu Datamensio
Un exemplu
Această situație ar putea fi a dumneavoastră.
Să luăm exemplul unei companii: trei sedii, trei foi de calcul, niciun răspuns comun.
Nimeni nu știe cum să consolideze.
Nordhavn Industries, 2.400 de persoane la Hamburg, Lyon și Porto. Un client cere stadiul grupului. Fiecare sediu răspunde în propria foaie de calcul, cu propriile scale.
Trei săptămâni, o singură bază.
Un diagnostic Cadru de referință privind maturitatea funcției de achiziții (scală CMMI cu 5 niveluri) lansat în cele trei sedii în același timp, pornind de la notele de interviu ale responsabililor. Cadrul de referință era deja scris, la fel și cele 10 domenii tematice și nivelurile N1 până la N5.
Două cheltuieli evitate înainte de a fi angajate.
Un scor de 53 din 100, un decalaj concentrat pe trei domenii. Asistentul IA a depistat că două acțiuni din plan se suprapuneau cu cele dintr-un alt audit. Prezentarea rezultatelor în fața comitetului s-a cerut într-o singură frază.
Ce le-a evitat
- 3sedii măsurate pe aceeași bază, în loc de trei chestionare de reprelucrat
- 2acțiuni duplicate depistate înainte de cheltuială
- 1prezentare în fața comitetului, fără reluare manuală
Aceste cifre sunt ale unui exemplu. Ar putea fi ale dumneavoastră.
Standardul impune procese. Datamensio spune unde vă aflați.
01
Cadrul de referință este deja scris
Domenii tematice, întrebări și niveluri N1 până la N5 redactate. Nu porniți de la o foaie de calcul goală.
02
Scorul apare chiar în aceeași zi
Online, prin link de autoevaluare sau în interviu. Domeniu cu domeniu, comparabil în timp.
03
Decalajul devine un plan cuantificat
Fiecare trecere de nivel are acțiunea ei. IA prioritizează în funcție de efectul așteptat, nu de ordinea standardului.
04
Progresul se demonstrează
Campanie după campanie, față de ținta dumneavoastră și față de trecutul dumneavoastră. Asta cere COMEX-ul dumneavoastră.
Scala de maturitate
Un nivel, următorul, și acțiunea care leagă pe cele două.
Acest mecanism (un nivel, un nivel superior, și acțiunea care leagă cele două) este cel care transformă o constatare într-o traiectorie.
Furnizorii critici sunt identificați și monitorizați printr-un dispozitiv adaptat criticității lor?
- N1
Nicio segmentare după criticitate. Furnizorii sunt tratați nediferențiat, iar dependența se constată în momentul unui incident.
- N2
Există o listă de furnizori critici pentru câteva categorii, construită pe baza opiniei experților și rareori actualizată.
- N3
Criticitatea este definită conform unor criterii comune și aplicată întregului portofoliu. Furnizorii critici fac obiectul unei revizuiri periodice.
- N4
Fiecare furnizor critic dispune de un plan de continuitate și de o soluție alternativă identificată. Revizuirile sunt trasate și decalajele monitorizate până la rezolvare.
- N5
Criticitatea este reevaluată pe baza unor indicatori de dependență, sănătate financiară și performanță, cu o monitorizare documentată a revizuirilor și a deciziilor de reechilibrare a portofoliului.
Acțiune pentru trecerea de la N2 la N3
Stabilirea unor criterii de criticitate comune (parte din cheltuieli, substituibilitate, impact asupra producției, expunere geografică), aplicarea lor întregului portofoliu la următoarea revizuire de categorii, și includerea revizuirii furnizorilor critici în comitetul trimestrial de achiziții.
« Datorită Datamensio, ne îndeplinim obiectivele cu mult mai multă eficiență. Serviciile de inspecție ale FEDER și ale ministerului nostru de tutelă au apreciat în mod deosebit această abordare, care le oferă date fiabile. »
Directoarea CCI 94CCI Île-de-France
« Credem că aceasta este soluția cea mai potrivită pentru a duce proiectul nostru de transformare la scară și pentru a măsura impactul conform nevoilor noastre. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Rareori singur
Un cadru de referință se combină. Asociați mai multe pentru a vă acoperi activitatea, sau lăsați IA să îl scrie pe al dumneavoastră.
Faceți prima dumneavoastră măsurătoarepe null.
Despre ce vorbește acest cadru de referință
Cadrul de referință privind maturitatea funcției de achiziții evaluează ce știe să facă direcția de achiziții și la ce grad de stăpânire. Acoperă strategia și segmentarea categoriilor, acoperirea cheltuielilor, procesul source-to-contract și procure-to-pay, gestionarea portofoliului și performanței furnizorilor, stăpânirea riscurilor și a conformității, datele și instrumentele, competențele echipei, în fine relația cu solicitanții interni. Fiecare capacitate este plasată pe o scală progresivă cu cinci niveluri, de la gestul informal la practica pilotată de date și revizuită periodic.
Dificultatea constă în faptul că funcția de achiziții este judecată după un singur indicator, economiile declarate, care nu spune nimic despre maturitatea sa reală. Ce parte din cheltuieli trece efectiv printr-un proces de achiziții structurat, și ce parte scapă contractelor existente? Furnizorii critici sunt identificați, cu un plan de continuitate pentru fiecare, sau criticitatea se descoperă în momentul întreruperii? Achizițiile intervin în momentul definirii nevoii, sau după ce alegerea tehnică a fost deja stabilită de domeniul operațional?
Contextul a deplasat așteptările. Obligația de vigilență și directiva europeană CSRD extind responsabilitatea întreprinderii la lanțul său de aprovizionare, ceea ce presupune cunoașterea furnizorilor de rang unu și uneori dincolo de aceștia. În paralel, tensiunile de aprovizionare din ultimii ani au plasat securizarea înaintea optimizării costurilor în multe categorii. O confuzie rămâne frecventă: digitalizarea achizițiilor nu este maturitatea achizițiilor. Implementarea unui instrument de sourcing pe un proces nestabilizat deplasează problema fără a o rezolva.
Un audit intern verifică aplicarea unei proceduri și se încheie cu un decalaj. Diagnosticul de maturitate răspunde la o altă întrebare: la ce nivel de stăpânire se situează fiecare capacitate și ce acțiune concretă face trecerea la nivelul următor. Acest lucru permite ieșirea dintr-o constatare generală asupra funcției pentru a obține o traiectorie pe domeniu tematic, arbitrabilă în comitetul de direcție și comparabilă de la o unitate de afaceri la alta.
În Datamensio, cadrul de referință este gata de utilizare și îl puteți adapta. Inteligența artificială ajustează domeniile tematice, reformulează întrebările și rafinează nivelurile conform metodei CMMI, sau construiește o variantă pornind de la politica dumneavoastră de achiziții, de la procedurile dumneavoastră și de la cartografia dumneavoastră de categorii. Cadrul de referință obținut vă aparține și se reutilizează de la o evaluare la următoarea.
Standard de referință: Cadru de referință privind maturitatea funcției de achiziții (scală CMMI cu 5 niveluri)
Domeniile tematice evaluate
Strategie de achiziții și segmentare
Existența unei politici de achiziții formalizate, alinierea la strategia întreprinderii, segmentarea categoriilor, strategii pe categorie și orizont de revizuire.
Acoperirea cheltuielilor
Cartografia cheltuielilor, parte sub contract, identificarea și tratarea achizițiilor în afara procesului, perimetrul entităților și categoriilor acoperite.
Proces source-to-contract
Exprimarea nevoii, sourcing și consultare, criterii de atribuire, negociere, contractare, praguri de delegare și trasabilitatea deciziilor.
Proces procure-to-pay
Comandă, recepție, reconciliere factură, tratarea excepțiilor, termene de plată, rata comenzilor conforme cu catalogul.
Gestionarea portofoliului de furnizori
Referențiere și calificare, segmentare după criticitate, planuri de continuitate, raționalizarea portofoliului, gestionarea dependențelor și a furnizorilor unici.
Performanță și relație cu furnizorii
Indicatori de performanță contractualizați, revizuiri periodice, tratarea neconformităților, planuri de progres, dispozitive de inovare cu furnizorii.
Riscuri, etică și achiziții responsabile
Cartografia riscurilor furnizorilor, evaluare RSE și carbon, dispozitiv anticorupție, obligație de vigilență, clauze contractuale asociate.
Date, sisteme și automatizare
Calitatea și cadrul de referință al datelor despre furnizori și articole, instrumente de sourcing, de contracte și de comandă, interoperabilitate cu ERP, grad de automatizare.
Organizare și competențe
Model de organizare, repartizare între central și local, dimensionarea echipelor, cadru de referință al competențelor, formare și parcurs al cumpărătorilor.
Pilotaj și creare de valoare
Indicatori monitorizați dincolo de economii, metodă de măsurare și validare a câștigurilor, raportare către comitetul de direcție, contribuție recunoscută de domeniile operaționale.
O versiune scurtă a cadrului de referință, cu undefined întrebări, este disponibilă pentru autoevaluare online. Versiunea completă are 10 domenii tematice și undefined întrebări.
Întrebări frecvente
Acest cadru de referință conduce la o certificare?
Nu. Maturitatea funcției de achiziții nu este un domeniu certificabil, iar Datamensio nu eliberează nicio atestare. Diagnosticul produce un scor pe domeniu tematic, decalaje documentate și o foaie de parcurs. Poate însă alimenta un dispozitiv normativ existent, de exemplu privind riscurile sau conformitatea.
Prin ce diferă un diagnostic de maturitate de un audit intern al achizițiilor?
Auditul verifică aplicarea procedurilor și se încheie cu un decalaj. Diagnosticul plasează fiecare capacitate pe o scală progresivă și indică acțiunea care face trecerea la nivelul următor. Primul controlează, al doilea orientează un program de transformare.
Cât timp durează evaluarea?
Autoevaluarea se realizează într-o sesiune de lucru. În mod colaborativ, cu responsabilii de categorii, controlul de gestiune și sistemele informatice, se derulează în general pe parcursul a una până la două săptămâni, cea mai mare parte a timpului fiind dedicată colectării elementelor de probă.
Se poate adapta cadrul de referință la organizația noastră?
Da. Modificați întrebările, nivelurile și domeniile tematice, sau porniți de la propriile documente: politică de achiziții, proceduri, cartografie de categorii. Inteligența artificială generează varianta corespunzătoare și rafinează nivelurile conform metodei CMMI.
Se pot compara mai multe unități de afaceri între ele?
Da. Același cadru de referință se aplică mai multor entități, cu un scor pe domeniu tematic comparabil. Benchmarkul vizează și propriul dumneavoastră istoric, de la o campanie la următoarea, iar o foaie de parcurs transversală consolidează planurile de acțiune ale diferitelor entități.
Cum se trece de la scor la planul de acțiune?
Decalajul dintre scorul obținut și nivelul țintă generează acțiunile corespunzătoare. Inteligența artificială le grupează într-o foaie de parcurs prioritizată. Catalogul de prestații deschide apoi o soluție în fața fiecărui element al planului, cu costul, termenul și impactul său asupra scorului.
Ce articulare există cu un proiect de digitalizare a achizițiilor?
Diagnosticul distinge maturitatea proceselor de cea a instrumentelor. Indică ce procese trebuie stabilizate înainte de o implementare, ceea ce evită automatizarea unei practici nestăpânite. Cadrul de referință dedicat digitalizării achizițiilor completează această lectură.
Unde sunt găzduite datele?
În Franța, la OVH, cu backup la Scaleway. Niciun transfer în afara Uniunii Europene. Modelele de inteligență artificială mobilizate pot fi selectate, inclusiv dintre soluții europene.