Maturitatea digitalizării achizițiilor

Digitalizarea achizițiilor desemnează instrumentarea și structurarea ciclului source-to-pay, de la nevoia exprimată de unitatea operațională până la plata furnizorului. Ea vizează obiecte precise: cadrul de referință pentru articole și furnizori, clasificarea cheltuielilor, licitațiile electronice, biblioteca de contracte, catalogul și formularele de cerere de achiziție, reconcilierea comandă, recepție și factură, indicatorii de performanță ai furnizorilor. Niciun organism nu certifică acest domeniu. El se gestionează ca un program de transformare, cu o traiectorie și repere.

În practică, dificultatea nu este instrumentul, ci utilizarea lui. O direcție de achiziții poate dispune de un instrument de sourcing, de un portal pentru furnizori și de un modul de facturare fără ca lanțul să fie continuu. Ce parte din cheltuieli trece efectiv printr-un canal controlat și ce parte rămâne achiziție necontrolată? Datele despre furnizori sunt introduse o singură dată sau reintroduse în ERP, în foaia de calcul de monitorizare și în portal? Contractele negociate sunt aplicate la momentul comenzii sau descoperite la momentul facturii? La aceste întrebări se răspunde printr-un nivel de maturitate, nu printr-un inventar de aplicații.

Contextul s-a schimbat pe un punct structurant: facturarea electronică între întreprinderi devine obligatorie în Franța conform unui calendar stabilit prin lege, cu recepție pentru toate întreprinderile, apoi emitere în etape în funcție de dimensiune. Multe organizații abordează acest șantier ca pe un proiect contabil izolat. El vizează de fapt amontele: fără un cadru de referință propriu pentru furnizori, fără comandă structurată și fără recepție trasabilă, reconcilierea automată nu funcționează. O a doua confuzie merită clarificată: maturitatea funcției de achiziții și maturitatea digitalizării sale nu se suprapun. O direcție de achiziții strategică poate lucra pe procese slab instrumentate, iar un ERP complet poate servi o practică de achiziții pur administrativă.

Diagnosticul de maturitate răspunde la o întrebare diferită de cea a unui audit de conformitate. Auditul se încheie cu un decalaj sau o validare. Diagnosticul situează fiecare domeniu tematic pe o scară progresivă și indică acțiunea care permite trecerea la nivelul superior. Obțineți un scor pe domeniu tematic, o țintă definită împreună cu părțile interesate, iar decalajul dintre cele două devine planul de acțiune. În Pilot, IA grupează aceste acțiuni într-o foaie de parcurs prioritizată, comparabilă de la o unitate de afaceri la alta și în raport cu evaluările dumneavoastră anterioare.

Cadrul de referință este gata de utilizare și rămâne al dumneavoastră. Ajustați domeniile tematice, întrebările și nivelurile în funcție de organizația dumneavoastră, directă sau indirectă, centralizată sau pe țări. IA din Maps rafinează formulările conform metodei CMMI sau construiește o variantă pornind de la propriile dumneavoastră documente: politica de achiziții, cartografierea cheltuielilor, caietul de sarcini al programului dumneavoastră source-to-pay.