Maturitate ISO 37301 · Sistem de management al conformității
Dispozitivul dumneavoastră de conformitate măsurat pe ISO 37301, apoi transformat într-o foaie de parcurs prioritizată.
10 domenii tematice, undefined întrebări, o scală cu 5 niveluri. Și acțiunea care face trecerea de la un nivel la următorul.
Cele 10 domenii tematice ale cadrului de referință, redactate deja de la N1 la N5. O companie, o unitate de afaceri, sau 300 deodată.
Maturitate ISO 37301 · Sistem de management al conformității
10 domenii tematice, undefined întrebări, scală cu 5 niveluri.
Nordhavn Industries
53 / 100
Își măsoară maturitatea cu Datamensio
Un exemplu
Această situație ar putea fi a dumneavoastră.
Să luăm exemplul unei companii: trei sedii, trei foi de calcul, niciun răspuns comun.
Nimeni nu știe cum să consolideze.
Nordhavn Industries, 2.400 de persoane la Hamburg, Lyon și Porto. Un client cere stadiul grupului. Fiecare sediu răspunde în propria foaie de calcul, cu propriile scale.
Trei săptămâni, o singură bază.
Un diagnostic ISO 37301:2021 lansat în cele trei sedii în același timp, pornind de la notele de interviu ale responsabililor. Cadrul de referință era deja scris, la fel și cele 10 domenii tematice și nivelurile N1 până la N5.
Două cheltuieli evitate înainte de a fi angajate.
Un scor de 53 din 100, un decalaj concentrat pe trei domenii. Asistentul IA a depistat că două acțiuni din plan se suprapuneau cu cele dintr-un alt audit. Prezentarea rezultatelor în fața comitetului s-a cerut într-o singură frază.
Ce le-a evitat
- 3sedii măsurate pe aceeași bază, în loc de trei chestionare de reprelucrat
- 2acțiuni duplicate depistate înainte de cheltuială
- 1prezentare în fața comitetului, fără reluare manuală
Aceste cifre sunt ale unui exemplu. Ar putea fi ale dumneavoastră.
Standardul impune procese. Datamensio spune unde vă aflați.
01
Cadrul de referință este deja scris
Domenii tematice, întrebări și niveluri N1 până la N5 redactate. Nu porniți de la o foaie de calcul goală.
02
Scorul apare chiar în aceeași zi
Online, prin link de autoevaluare sau în interviu. Domeniu cu domeniu, comparabil în timp.
03
Decalajul devine un plan cuantificat
Fiecare trecere de nivel are acțiunea ei. IA prioritizează în funcție de efectul așteptat, nu de ordinea standardului.
04
Progresul se demonstrează
Campanie după campanie, față de ținta dumneavoastră și față de trecutul dumneavoastră. Asta cere COMEX-ul dumneavoastră.
Scala de maturitate
Un nivel, următorul, și acțiunea care leagă pe cele două.
Acest mecanism (un nivel, un nivel superior, și acțiunea care le leagă) este cel care transformă o constatare într-o traiectorie.
Registrul obligațiilor de conformitate este ținut la zi și atribuit unor responsabili identificați?
- N1
Niciun registru consolidat. Obligațiile sunt cunoscute de serviciile implicate, fără o viziune de ansamblu sau un proprietar desemnat.
- N2
Există un registru, constituit în cadrul unui proiect punctual. Nu a fost actualizat de atunci și mai multe obligații nu au un responsabil.
- N3
Registrul acoperă întregul perimetru, fiecare obligație are un proprietar numit și se realizează o actualizare periodică.
- N4
Actualizarea se sprijină pe o monitorizare formalizată. Fiecare obligație este legată de controalele și dovezile sale, iar evoluțiile declanșează o revizuire a procedurilor vizate.
- N5
Registrul alimentează indicatorii de conformitate și revizuirea managementului. Completitudinea sa este auditată, iar entitățile sau membrii dispun de adaptări coerente urmărite în timp.
Acțiune pentru trecerea de la N2 la N3
Reluarea registrului existent, numirea unui proprietar pentru fiecare obligație, completarea perimetrelor lipsă și înscrierea unei revizuiri de actualizare în comitetul de conducere cu un punct de progres la fiecare ședință.
« Datorită Datamensio, ne îndeplinim obiectivele cu mult mai multă eficiență. Serviciile de inspecție ale FEDER și ale ministerului nostru de tutelă au apreciat în mod deosebit această abordare, care le oferă date fiabile. »
Directoarea CCI 94CCI Île-de-France
« Credem că aceasta este soluția cea mai potrivită pentru a duce proiectul nostru de transformare la scară și pentru a măsura impactul conform nevoilor noastre. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Rareori singur
Un cadru de referință se combină. Asociați mai multe pentru a vă acoperi activitatea, sau lăsați IA să îl scrie pe al dumneavoastră.
Faceți prima dumneavoastră măsurătoarepe ISO 37301.
Despre ce vorbește acest cadru de referință
ISO 37301:2021 este standardul de cerințe aplicabil sistemelor de management al conformității. A înlocuit ISO 19600, care era doar un ghid de recomandări. Trecerea de la „should” la „shall” schimbă totul: standardul este acum certificabil de către un organism acreditat. Acesta impune o politică de conformitate validată la cel mai înalt nivel, un registru al obligațiilor și angajamentelor, o analiză a riscurilor de neconformitate, controale proporționale, un dispozitiv de semnalare care protejează avertizorul de integritate și demonstrarea unui angajament real al guvernanței.
În practică, dispozitivul este dificil de condus deoarece este distribuit. Conformitatea reglementară agricolă trăiește în serviciile tehnice, conformitatea socială la resurse umane, conformitatea financiară la direcția financiară, iar totul se recompune în momentul unui control. Întrebările care revin sunt concrete. Registrul obligațiilor este la zi cu textele apărute în ultimele douăsprezece luni, și cine răspunde de el? Membrii și filialele aplică aceeași politică, sau fiecare propria versiune? Câte semnalări au fost tratate, și de către cine?
Subiectul este deosebit de sensibil în cooperative și federații, unde structura este federativă iar responsabilitatea este partajată. O uniune de cooperative cumulează obligații sanitare, de mediu, sociale și comerciale, cu membri autonomi din punct de vedere juridic dar angajați prin marca comună. Confuzia frecventă constă în tratarea ISO 37301 ca pe un subiect juridic. Este un sistem de management: se conduce precum calitatea sau securitatea, cu roluri, indicatori și revizuiri.
Auditul de conformitate pune o întrebare binară: cerința este satisfăcută, da sau nu. Diagnosticul de maturitate pune o alta: la ce nivel de stăpânire se situează fiecare practică, și ce acțiune precisă permite trecerea la nivelul următor. Un registru al obligațiilor poate exista și poate rămâne inutilizabil. Cotarea pe cinci niveluri distinge documentul adormit de procesul viu și face progresul comparabil de la o entitate la alta și de la un an la altul.
Cadrul de referință este disponibil ca atare în Datamensio și se adaptează organizației dumneavoastră. IA ajustează domeniile tematice, întrebările și formularea nivelurilor conform metodei CMMI, sau construiește o adaptare pornind de la propriile dumneavoastră documente: politica de conformitate, codul de conduită, cartografierea obligațiilor. Evaluările realizate pe mai multe entități se consolidează într-o foaie de parcurs transversală unică.
Standard de referință: ISO 37301:2021
Domeniile tematice evaluate
Context și părți interesate
Analiza contextului organizației, identificarea părților interesate și a așteptărilor lor, perimetrul sistemului de management al conformității, articularea cu structura federativă.
Guvernanță și angajamentul conducerii
Politica de conformitate aprobată, rolul consiliului de administrație, independența și autoritatea funcției de conformitate, resurse alocate, cultura conformității.
Obligații de conformitate
Registrul obligațiilor legale, reglementare, contractuale și voluntare, monitorizare și actualizare, proprietar pentru fiecare obligație, traducerea în cerințe operaționale.
Riscuri de neconformitate
Identificarea și cotarea riscurilor, distincția dintre riscul inerent și cel rezidual, ierarhizarea, luarea în considerare a terților și a lanțului de aprovizionare.
Controale și proceduri
Conceperea controalelor proporționale cu riscurile, proceduri documentate, delegări și separarea sarcinilor, gestionarea cadourilor, a conflictelor de interese și a terților.
Competență, formare și sensibilizare
Definirea nevoilor de competență, planul de formare, acțiuni direcționate către funcțiile expuse, sensibilizarea membrilor și a salariaților, măsurarea asimilării.
Semnalare și tratarea abaterilor
Canale de semnalare, protecția avertizorului de integritate, procedura de investigare, trasabilitatea cazurilor, măsuri disciplinare și corective, retur de informație.
Comunicare și documentare
Comunicarea internă și externă privind conformitatea, gestionarea informațiilor documentate, păstrarea probelor, prezentarea rezultatelor către organisme și membri.
Monitorizare, indicatori și audit intern
Indicatori de performanță ai conformității, program de audit intern, colectarea datelor, revizuirea managementului, urmărirea constatărilor până la închidere.
Îmbunătățire continuă
Tratarea neconformităților, acțiuni corective, analiza cauzelor, lecții învățate, actualizarea dispozitivului și comparația în timp.
O versiune scurtă a cadrului de referință, cu undefined întrebări, este disponibilă pentru autoevaluare online. Versiunea completă are 10 domenii tematice și undefined întrebări.
Întrebări frecvente
ISO 37301 este certificabil?
Da. Spre deosebire de ISO 19600 pe care îl înlocuiește, ISO 37301:2021 este un standard de cerințe, auditabil de către un organism acreditat. Diagnosticul Datamensio măsoară maturitatea dispozitivului și pregătește acest audit, nu eliberează niciun certificat.
Ce diferență există între acest diagnostic și un audit de certificare?
Auditul verifică dacă fiecare cerință este satisfăcută și concluzionează printr-o conformitate sau un decalaj. Diagnosticul situează practicile dumneavoastră pe cinci niveluri și indică acțiunea care permite progresul de la un nivel la următorul. Cele două se completează: diagnosticul pregătește, auditul validează.
Cât timp durează evaluarea?
Evaluarea individuală se desfășoară într-o singură sesiune de lucru. În modul colaborativ, cu un contribuitor pentru fiecare domeniu de conformitate, colectarea se întinde pe una până la două săptămâni: cea mai mare parte a timpului servește la strângerea dovezilor de la servicii și entități.
Cadrul de referință este adaptabil unei structuri federative?
Da. Domeniile tematice, întrebările și nivelurile se modifică, iar dumneavoastră puteți adăuga obligațiile proprii sectorului dumneavoastră. IA construiește de asemenea o adaptare pornind de la politica dumneavoastră de conformitate și de la codul de conduită, în versiune pentru membri și versiune pentru uniune.
Se pot compara mai multe cooperative sau unități de afaceri?
Da. Evaluările realizate pe același cadru de referință se compară între entități și față de campaniile anterioare. Decalajele consolidate produc o foaie de parcurs transversală, care regrupează acțiunile comune în loc să le dubleze.
Este necesară o expertiză juridică pentru a răspunde?
Nu. Întrebările privesc organizarea și practicile de gestiune, nu interpretarea textelor. Un responsabil de calitate, un secretar general sau un auditor intern poate răspunde, iar întrebările tehnice se atribuie corespondentului potrivit.
Cum se articulează acest diagnostic cu certificările sectoriale deja existente?
ISO 37301 este cadrul de referință general: certificările sanitare, de mediu sau sociale constituie obligații printre altele. Diagnosticul arată dacă aceste demersuri sunt racordate la o conducere de ansamblu sau dacă funcționează în silozuri.
Unde sunt găzduite datele?
În Franța, la OVH, cu backup la Scaleway. Niciun transfer în afara Uniunii Europene. Modelele de IA utilizate pot fi selectate, inclusiv dintre soluții europene.