Maturitate ISO 19011 · Directive de audit intern
Un program de audit intern măsurat pe ISO 19011, și traiectoria pentru a-l profesionaliza.
9 domenii tematice, undefined întrebări, o scală cu 5 niveluri. Și acțiunea care face trecerea de la un nivel la următorul.
Cele 9 domenii tematice ale cadrului de referință, redactate deja de la N1 la N5. O companie, o unitate de afaceri, sau 300 deodată.
Maturitate ISO 19011 · Directive de audit intern
9 domenii tematice, undefined întrebări, scală cu 5 niveluri.
Nordhavn Industries
53 / 100
Își măsoară maturitatea cu Datamensio
Un exemplu
Această situație ar putea fi a dumneavoastră.
Să luăm exemplul unei companii: trei sedii, trei foi de calcul, niciun răspuns comun.
Nimeni nu știe cum să consolideze.
Nordhavn Industries, 2.400 de persoane la Hamburg, Lyon și Porto. Un client cere stadiul grupului. Fiecare sediu răspunde în propria foaie de calcul, cu propriile scale.
Trei săptămâni, o singură bază.
Un diagnostic ISO 19011:2018 lansat în cele trei sedii în același timp, pornind de la notele de interviu ale responsabililor. Cadrul de referință era deja scris, la fel și cele 9 domenii tematice și nivelurile N1 până la N5.
Două cheltuieli evitate înainte de a fi angajate.
Un scor de 53 din 100, un decalaj concentrat pe trei domenii. Asistentul IA a depistat că două acțiuni din plan se suprapuneau cu cele dintr-un alt audit. Prezentarea rezultatelor în fața comitetului s-a cerut într-o singură frază.
Ce le-a evitat
- 3sedii măsurate pe aceeași bază, în loc de trei chestionare de reprelucrat
- 2acțiuni duplicate depistate înainte de cheltuială
- 1prezentare în fața comitetului, fără reluare manuală
Aceste cifre sunt ale unui exemplu. Ar putea fi ale dumneavoastră.
Standardul impune procese. Datamensio spune unde vă aflați.
01
Cadrul de referință este deja scris
Domenii tematice, întrebări și niveluri N1 până la N5 redactate. Nu porniți de la o foaie de calcul goală.
02
Scorul apare chiar în aceeași zi
Online, prin link de autoevaluare sau în interviu. Domeniu cu domeniu, comparabil în timp.
03
Decalajul devine un plan cuantificat
Fiecare trecere de nivel are acțiunea ei. IA prioritizează în funcție de efectul așteptat, nu de ordinea standardului.
04
Progresul se demonstrează
Campanie după campanie, față de ținta dumneavoastră și față de trecutul dumneavoastră. Asta cere COMEX-ul dumneavoastră.
Scala de maturitate
Un nivel, următorul, și acțiunea care leagă pe cele două.
Acest mecanism (un nivel, un nivel superior, și acțiunea care leagă cele două) transformă o constatare într-o traiectorie.
Competența auditorilor interni este definită, evaluată și menținută?
- N1
Niciun criteriu de competență definit. Auditorii sunt desemnați în funcție de disponibilitatea lor.
- N2
O formare inițială a fost urmată de majoritatea auditorilor, dar niciun criteriu scris sau evaluare nu confirmă aptitudinea lor.
- N3
Criterii de competență sunt formalizate pe tip de audit și aplicate la desemnarea auditorilor. Formările sunt trasate.
- N4
Fiecare auditor este evaluat periodic, inclusiv prin observare pe teren, și rezultă un plan de dezvoltare individual.
- N5
Criteriile de competență sunt revizuite în funcție de evoluția cadrelor de referință auditate și a constatărilor programului, cu o urmărire documentată a revizuirilor.
Acțiune pentru trecerea de la N2 la N3
Formalizarea unei fișe de competență pe tip de audit (cadru de referință, formare, experiență minimă, cunoașterea sectorului), validarea acesteia de către responsabilul de program și aplicarea ei la constituirea echipelor din următorul plan anual.
« Datorită Datamensio, ne îndeplinim obiectivele cu mult mai multă eficiență. Serviciile de inspecție ale FEDER și ale ministerului nostru de tutelă au apreciat în mod deosebit această abordare, care le oferă date fiabile. »
Directoarea CCI 94CCI Île-de-France
« Credem că aceasta este soluția cea mai potrivită pentru a duce proiectul nostru de transformare la scară și pentru a măsura impactul conform nevoilor noastre. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Rareori singur
Un cadru de referință se combină. Asociați mai multe pentru a vă acoperi activitatea, sau lăsați IA să îl scrie pe al dumneavoastră.
Faceți prima dumneavoastră măsurătoarepe ISO 19011.
Despre ce vorbește acest cadru de referință
ISO 19011:2018 nu stabilește cerințe: oferă linii directoare pentru auditul sistemelor de management, indiferent de cadrul de referință auditat. Acoperă trei aspecte distincte: principiile auditului (integritate, prezentare imparțială, independență, abordare bazată pe dovezi), gestionarea unui program de audit (obiective, riscuri și oportunități ale programului, resurse, monitorizare, analiză), și realizarea auditurilor, de la declanșare până la închiderea acțiunilor. Tratează în cele din urmă competența auditorilor și evaluarea acesteia.
În practică, dificultatea nu constă în desfășurarea unui audit, ci în susținerea unui program. Planul anual este construit pornind de la riscurile și prioritățile organizației, sau reluat de la un an la altul? Auditorii interni sunt cu adevărat independenți de activitățile pe care le auditează, sau se auditează de fapt propriul perimetru? Constatările conduc la acțiuni a căror eficacitate este verificată, sau raportul închide subiectul?
Versiunea din 2018 a introdus o schimbare adesea prost asimilată: abordarea auditului bazată pe riscuri. Auditorul nu mai este acolo pentru a parcurge o listă de verificare articol cu articol, ci pentru a orienta efortul de audit acolo unde mizele sunt reale, ținând cont de contextul organizației. O altă confuzie frecventă: ISO 19011 privește auditul sistemelor de management. Nu înlocuiește cadrul auditului intern financiar și nu se aplică ca atare organismelor de certificare, care țin de ISO/IEC 17021.
Un audit se încheie cu o neconformitate sau o conformitate, pe un perimetru dat, la o dată dată. Diagnosticul de maturitate pune o altă întrebare: la ce nivel de control se situează chiar dispozitivul dumneavoastră de audit, și ce acțiune precisă permite trecerea la nivelul următor. Pentru o federație sau un grup cooperatist care auditează membrii sau site-urile sale, această lectură pe niveluri permite de asemenea compararea entităților între ele și urmărirea progresului în timp.
În Datamensio, cadrul de referință este gata de utilizare și îl puteți adapta. IA ajustează domeniile tematice, reformulează întrebările conform vocabularului dumneavoastră și rafinează nivelurile, sau construiește o variantă pornind de la carta dumneavoastră de audit și de la procedurile existente.
Standard de referință: ISO 19011:2018
Domeniile tematice evaluate
Principiile auditului
Asimilarea celor șapte principii: deontologie, prezentare imparțială, conștiinciozitate profesională, confidențialitate, independență, abordare bazată pe dovezi, abordare bazată pe riscuri.
Stabilirea programului de audit
Obiectivele programului, perimetrul acoperit, luarea în considerare a riscurilor și oportunităților, prioritizarea site-urilor și proceselor, articularea cu obligațiile reglementare și contractuale.
Resurse și roluri
Desemnarea responsabilului de program, disponibilitatea efectivă a auditorilor, bugetul și timpul alocate, instrumente și suporturi, recurgerea la auditori externi.
Competența auditorilor
Criterii de competență definite, formare inițială și continuă, experiență de audit, evaluarea periodică a auditorilor, menținerea și dezvoltarea competențelor, cunoașterea sectorului auditat.
Pregătirea și desfășurarea auditurilor
Declanșare, analiză documentară prealabilă, planul individual de audit, repartizarea lucrărilor în echipă, desfășurarea interviurilor, culegerea și verificarea informațiilor.
Constatări și raport de audit
Calificarea constatărilor, trasabilitatea dovezilor, reuniunea de închidere, termenul și conținutul raportului, distincția între constatare, oportunitate de îmbunătățire și recomandare.
Monitorizarea acțiunilor
Alocarea acțiunilor corective, termene, analiza cauzelor, verificarea eficacității, închidere formalizată, raportarea acțiunilor recurente.
Supraveghere și analiză a programului
Indicatori de realizare și de calitate, urmărirea acoperirii planului, analiza periodică a programului, feedback din partea entităților auditate.
Îmbunătățirea dispozitivului de audit
Actualizarea metodelor și grilelor, armonizarea între auditori, exploatarea transversală a constatărilor, comparare în timp și între entități.
O versiune scurtă a cadrului de referință, cu undefined întrebări, este disponibilă pentru autoevaluare online. Versiunea completă are 9 domenii tematice și undefined întrebări.
Întrebări frecvente
ISO 19011 este certificabilă?
Nu. Este un text de linii directoare, fără cerințe opozabile, deci fără certificare de organizație. Este însă mobilizată sistematic de auditorii de certificare pentru a aprecia soliditatea auditului dumneavoastră intern, el însuși cerut de majoritatea standardelor de sistem de management.
Ce diferență există între acest diagnostic și un audit intern?
Auditul intern examinează un proces sau un site în raport cu un cadru de referință și se încheie cu constatări. Acest diagnostic privește chiar dispozitivul dumneavoastră de audit: program, competențe, constatări, monitorizarea acțiunilor. El poziționează fiecare domeniu tematic pe o scară de maturitate și indică acțiunea care permite progresul.
Cât timp durează evaluarea?
Versiunea scurtă se completează într-o sesiune de lucru. Versiunea completă, în mod colaborativ cu responsabilul de program, auditorii și responsabilii de proces, se întinde în general pe una până la două săptămâni, cea mai mare parte a timpului fiind alocată colectării elementelor de probă.
Se poate adapta cadrul de referință la carta dumneavoastră de audit?
Da. Domeniile tematice, întrebările și nivelurile sunt modificabile, iar IA poate construi o variantă pornind de la carta dumneavoastră de audit, de la procedurile și grilele existente. Cadrul de referință rămâne sub controlul dumneavoastră.
Se pot compara mai multe entități sau membri?
Da. Același cadru de referință poate fi implementat pe mai multe site-uri, filiale sau cooperative membre, cu un scor pe domeniu tematic și un benchmark între entități ca și față de campaniile anterioare. IA regrupează decalajele convergente într-o foaie de parcurs consolidată.
Trebuie să fii auditor calificat pentru a răspunde?
Nu. Întrebările privesc organizarea programului și practicile observate, nu tehnica de audit a unui anumit cadru de referință. Un responsabil de calitate sau de conformitate poate răspunde, iar modul colaborativ permite alocarea întrebărilor de competență responsabilului de program.
Acest diagnostic pregătește un audit de certificare?
Pregătește partea din dosar care privește auditul intern, adesea unul dintre punctele slabe constatate la certificare. Nu eliberează niciun certificat: Datamensio măsoară maturitatea și produce planul de acțiune, organismul de certificare validează.
Unde sunt găzduite datele?
În Franța, la OVH, cu salvare la Scaleway. Niciun transfer în afara Uniunii Europene. Modelele de IA mobilizate pot fi selectate, inclusiv dintre soluții europene.