Maturidade ISO 37301 · Sistema de gestão da conformidade
O seu dispositivo de conformidade medido segundo a ISO 37301, depois convertido num roteiro priorizado.
10 domínios, uma escala de 5 níveis. E a ação que faz passar de um nível para o seguinte.
Os 10 domínios do referencial, já redigidos de N1 a N5. Uma empresa, uma unidade de negócio, ou 300 de uma vez.
Maturidade ISO 37301 · Sistema de gestão da conformidade
10 domínios, escala de 5 níveis.
Nordhavn Industries
53 / 100
Medem a sua maturidade com a Datamensio
Um exemplo
Esta situação podia ser a sua.
Vejamos o exemplo de uma empresa: três instalações, três folhas de cálculo, nenhuma resposta comum.
Ninguém sabe consolidar.
Nordhavn Industries, 2 400 pessoas em Hamburgo, Lyon e Porto. Um cliente pergunta em que ponto está o grupo. Cada instalação responde na sua folha de cálculo, com as suas próprias escalas.
Três semanas, uma única base.
Um diagnóstico ISO 37301:2021 lançado nas três instalações ao mesmo tempo, a partir das notas de entrevista dos responsáveis. O referencial já estava escrito, os 10 domínios e os níveis N1 a N5 também.
Duas despesas evitadas antes de serem assumidas.
Uma pontuação de 53 em 100, um desvio concentrado em três domínios. O assistente de IA detetou que duas ações do plano duplicavam as de outro diagnóstico. O relatório de resultados para a comissão foi pedido numa frase.
O que isto lhes evitou
- 3instalações medidas na mesma base, em vez de três questionários a retrabalhar
- 2ações duplicadas detetadas antes da despesa
- 1relatório de resultados para a comissão, sem retrabalho manual
Estes números são os de um exemplo. Podiam ser os seus.
A norma impõe processos. A Datamensio diz onde está.
01
O referencial já está escrito
Domínios, perguntas e níveis N1 a N5 redigidos. Não parte de uma folha de cálculo em branco.
02
A pontuação sai no próprio dia
Online, por link de autoavaliação ou em entrevista. Domínio a domínio, comparável ao longo do tempo.
03
O desvio transforma-se num plano com custos
Cada passagem de nível tem a sua ação. A IA prioriza pelo efeito esperado, não pela ordem da norma.
04
A progressão demonstra-se
Campanha após campanha, face ao seu objetivo e ao seu histórico. É isso que a sua comissão executiva pede.
A escala de maturidade
Um nível, o seguinte, e a ação que liga os dois.
É este mecanismo (um nível, um nível superior, e a ação que liga os dois) que transforma uma constatação numa trajetória.
O registo das obrigações de conformidade está atualizado e atribuído a responsáveis identificados?
- N1
Nenhum registo consolidado. As obrigações são conhecidas pelos serviços envolvidos, sem visão de conjunto nem responsável designado.
- N2
Existe um registo, constituído no âmbito de um projeto pontual. Não foi atualizado desde então e várias obrigações não têm responsável.
- N3
O registo cobre todo o âmbito, cada obrigação tem um responsável nomeado e realiza-se uma atualização periódica.
- N4
A atualização apoia-se numa monitorização formalizada. Cada obrigação está ligada aos seus controlos e provas, e as alterações desencadeiam uma revisão dos procedimentos envolvidos.
- N5
O registo alimenta os indicadores de conformidade e a revisão pela direção. A sua completude é auditada, e as entidades ou associados dispõem de variantes coerentes acompanhadas ao longo do tempo.
Ação para passar de N2 a N3
Retomar o registo existente, nomear um responsável para cada obrigação, completar os âmbitos em falta e inscrever uma revisão de atualização na comissão de direção com um ponto de situação em cada reunião.
« Graças à Datamensio, cumprimos os nossos objetivos com muito mais eficácia. Os serviços de inspeção do FEDER e do nosso ministério de tutela apreciaram particularmente esta abordagem, que lhes fornece dados fiáveis. »
Diretora da CCI 94CCI Île-de-France
« Consideramos que é a solução mais adequada para levar o nosso projeto de transformação à escala e medir o impacto de acordo com as nossas necessidades. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente sozinho
Um referencial combina-se. Associe vários para cobrir a sua atividade, ou peça à IA para escrever o seu.
Faça a sua primeira mediçãoem ISO 37301.
Sobre o que trata este referencial
A ISO 37301:2021 é a norma de requisitos aplicável aos sistemas de gestão da conformidade. Substituiu a ISO 19600, que era apenas um guia de recomendações. A passagem de « should » para « shall » muda tudo: a norma é agora certificável por um organismo acreditado. Exige uma política de conformidade validada ao mais alto nível, um registo das obrigações e dos compromissos, uma análise dos riscos de não conformidade, controlos proporcionados, um dispositivo de sinalização que protege o denunciante, e a demonstração de um compromisso real da governança.
Na prática, o dispositivo é difícil de gerir porque está distribuído. A conformidade regulamentar agrícola vive nos serviços técnicos, a conformidade social nos recursos humanos, a conformidade financeira na direção financeira, e tudo se recompõe no momento de uma fiscalização. As perguntas que voltam são concretas. O registo das obrigações está atualizado com os textos publicados nos últimos doze meses, e quem responde por isso? Os associados e as filiais aplicam a mesma política, ou cada um a sua versão? Quantas sinalizações foram tratadas, e por quem?
O assunto é particularmente sensível nas cooperativas e federações, onde a estrutura é federativa e a responsabilidade partilhada. Uma união de cooperativas acumula obrigações sanitárias, ambientais, sociais e comerciais, com associados autónomos juridicamente mas comprometidos pela marca comum. A confusão frequente consiste em tratar a ISO 37301 como um assunto jurídico. É um sistema de gestão: gere-se como a qualidade ou a segurança, com funções, indicadores e revisões.
A auditoria de conformidade coloca uma questão binária: o requisito está satisfeito, sim ou não. O diagnóstico de maturidade coloca outra: em que nível de domínio se situa cada prática, e qual a ação precisa que faz passar ao nível seguinte. Um registo das obrigações pode existir e permanecer inutilizável. A pontuação em cinco níveis distingue o documento que dorme do processo que vive, e torna a progressão comparável entre entidades e ao longo dos anos.
O referencial está disponível tal como está na Datamensio e adapta-se à sua organização. A IA ajusta os domínios, as perguntas e a formulação dos níveis segundo o método CMMI, ou constrói uma variante a partir dos seus próprios documentos: política de conformidade, código de conduta, mapeamento das obrigações. As avaliações realizadas em várias entidades consolidam-se num único roteiro transversal.
Norma de referência: ISO 37301:2021
Os domínios avaliados
Contexto e partes interessadas
Análise do contexto da organização, identificação das partes interessadas e das suas expectativas, âmbito do sistema de gestão da conformidade, articulação com a estrutura federativa.
Governança e compromisso da direção
Política de conformidade aprovada, papel do conselho de administração, independência e autoridade da função de conformidade, recursos alocados, cultura de conformidade.
Obrigações de conformidade
Registo das obrigações legais, regulamentares, contratuais e voluntárias, monitorização e atualização, responsável por obrigação, tradução em requisitos operacionais.
Riscos de não conformidade
Identificação e classificação dos riscos, distinção entre risco inerente e residual, priorização, consideração de terceiros e da cadeia de fornecimento.
Controlos e procedimentos
Conceção de controlos proporcionados aos riscos, procedimentos documentados, delegações e separação de funções, gestão de ofertas, conflitos de interesses e terceiros.
Competência, formação e sensibilização
Definição das necessidades de competência, plano de formação, ações direcionadas às funções expostas, sensibilização dos associados e dos colaboradores, medição da assimilação.
Sinalização e tratamento de incumprimentos
Canais de sinalização, proteção do denunciante, procedimento de investigação, rastreabilidade dos casos, medidas disciplinares e corretivas, retorno de informação.
Comunicação e documentação
Comunicação interna e externa sobre a conformidade, gestão da informação documentada, conservação das provas, relatório de resultados às instâncias e aos associados.
Monitorização, indicadores e auditoria interna
Indicadores de desempenho da conformidade, programa de auditoria interna, recolha de dados, revisão pela direção, acompanhamento das constatações até ao encerramento.
Melhoria contínua
Tratamento das não conformidades, ações corretivas, análise das causas, lições aprendidas, atualização do dispositivo e comparação ao longo do tempo.
Está disponível uma versão curta do referencial para a auto-avaliação online.
Perguntas frequentes
A ISO 37301 é certificável?
Sim. Ao contrário da ISO 19600 que substitui, a ISO 37301:2021 é uma norma de requisitos, auditável por um organismo acreditado. O diagnóstico Datamensio mede a maturidade do dispositivo e prepara essa auditoria, não emite nenhum certificado.
Qual a diferença entre este diagnóstico e uma auditoria de certificação?
A auditoria verifica se cada requisito está satisfeito e conclui por uma conformidade ou um desvio. O diagnóstico situa as suas práticas em cinco níveis e indica a ação que faz progredir de um nível para o seguinte. Os dois complementam-se: o diagnóstico prepara, a auditoria valida.
Quanto tempo demora a avaliação?
A avaliação individual realiza-se numa sessão de trabalho. Em modo colaborativo, com um contribuidor por domínio de conformidade, a recolha estende-se por uma a duas semanas: a maior parte do tempo serve para reunir as provas junto dos serviços e das entidades.
O referencial é adaptável a uma estrutura federativa?
Sim. Os domínios, as perguntas e os níveis podem ser modificados, e pode acrescentar as obrigações próprias do seu setor. A IA também constrói uma variante a partir da sua política de conformidade e do seu código de conduta, em versão associado e versão união.
É possível comparar várias cooperativas ou unidades de negócio?
Sim. As avaliações realizadas sobre o mesmo referencial comparam-se entre entidades e face às campanhas anteriores. Os desvios consolidados produzem um roteiro transversal, que agrupa as ações comuns em vez de as duplicar.
É necessária competência jurídica para responder?
Não. As perguntas incidem sobre a organização e as práticas de gestão, não sobre a interpretação dos textos. Um responsável de qualidade, um secretário-geral ou um auditor interno pode responder, e as questões técnicas são encaminhadas para o correspondente adequado.
Como se articula este diagnóstico com as certificações setoriais já existentes?
A ISO 37301 é o quadro-chapéu: as certificações sanitárias, ambientais ou sociais constituem obrigações entre outras. O diagnóstico mostra se estas iniciativas estão ligadas a uma gestão de conjunto ou se funcionam em silos.
Onde são alojados os dados?
Em França, na OVH, com cópia de segurança na Scaleway. Nenhuma transferência para fora da União Europeia. Os modelos de IA utilizados podem ser selecionados, incluindo entre soluções europeias.