Vyspělost dle ISO 41001 · Facility management a správa budov a služeb
Váš facility management zařazený podle ISO 41001 a převedený do konkrétního akčního plánu.
10 tematických oblastí, škála o 5 úrovních. A akce, díky které postoupíte na další úroveň.
10 tematických oblastí referenčního rámce, již zpracovaných od N1 do N5. Jedna firma, jedna obchodní jednotka, nebo 300 najednou.
Vyspělost dle ISO 41001 · Facility management a správa budov a služeb
10 tematických oblastí, škála o 5 úrovních.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svou vyspělost měří s Datamensio
Příklad
Tato situace by mohla být i vaše.
Vezměme si příklad jedné firmy: tři pobočky, tři excelové tabulky, žádná společná odpověď.
Nikdo neumí konsolidovat.
Nordhavn Industries, 2 400 lidí v Hamburku, Lyonu a Portu. Zadavatel se ptá, jak na tom skupina je. Každá pobočka odpovídá ve své tabulce, s vlastními škálami.
Tři týdny, jedna jediná databáze.
Diagnostika podle ISO 41001:2018 spuštěná na všech třech pobočkách současně, na základě poznámek z rozhovorů s odpovědnými osobami. Referenční rámec už byl napsaný, stejně jako 10 tematických oblastí a úrovně N1 až N5.
Dva výdaje, kterým se předešlo dřív, než vznikly.
Skóre 53 ze 100, mezera soustředěná do tří témat. AI asistent odhalil, že dvě akce plánu se zdvojují s plánem z jiného auditu. Prezentace výsledků pro výbor se připravila jednou větou.
Čemu se tím vyhnuli
- 3pobočky měřené na stejném základě, místo tří dotazníků k přepracování
- 2zdvojené akce odhalené před vznikem výdaje
- 1prezentace výsledků pro výbor, bez ručního dopracování
Tato čísla pocházejí z příkladu. Mohla by být i vaše.
Norma ukládá procesy. Datamensio řekne, kde se nacházíte.
01
Referenční rámec je už napsaný
Tematické oblasti, otázky i úrovně N1 až N5 jsou zpracované. Nezačínáte od prázdné tabulky.
02
Skóre máte ještě tentýž den
Online, přes odkaz na sebehodnocení nebo při rozhovoru. Téma po tématu, srovnatelné v čase.
03
Mezera se stává vyčísleným plánem
Každý přechod na vyšší úroveň má svou akci. Umělá inteligence určuje priority podle očekávaného efektu, ne podle pořadí v normě.
04
Pokrok se dá doložit
Kampaň po kampani, vůči vašemu cíli i vaší minulosti. Přesně to po vás chce vaše představenstvo.
Škála vyspělosti
Jedna úroveň, další úroveň, a akce, která je spojuje.
Právě tento mechanismus, jedna úroveň, vyšší úroveň a akce, která je spojuje, mění zjištění v trajektorii.
Je výkonnost dodavatelů služeb pro budovy měřena a využívána?
- N1
Žádné smluvní indikátory. Výkonnost se posuzuje na základě přicházejících reklamací.
- N2
Smlouvy indikátory obsahují, ale vyplňuje je dodavatel a jen zřídka jsou ověřovány.
- N3
Indikátory se projednávají na pravidelné schůzce s každým dodavatelem, na základě ověřených dat, a odchylky vedou ke zdokumentovaným opatřením.
- N4
Výsledky jsou konsolidovány podle objektu a podle smlouvy, vzájemně porovnávány a vstupují do rozhodnutí o obnovení smluv a do smluvních mechanismů.
- N5
Indikátory se revidují při každém termínu podle vývoje způsobu využívání a zpětné vazby uživatelů, s dokumentovanou historií revizí.
Akce pro přechod z N2 na N3
Zavést měsíční revizi smlouvy s každým dodavatelem na omezeném souboru indikátorů, jejichž data se čerpají z vašeho nástroje pro správu požadavků, a zaznamenávat nápravná opatření s odpovědnou osobou a termínem.
« Díky Datamensio plníme naše cíle mnohem efektivněji. Inspekční služby fondu FEDER i našeho nadřízeného ministerstva tento přístup zvlášť ocenily, protože jim poskytuje spolehlivá data. »
Ředitelka CCI 94CCI Île-de-France
« Považujeme toto řešení za nejvhodnější pro rozšíření našeho transformačního projektu a měření dopadu podle našich potřeb. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Zřídka sám
Referenční rámec se dá kombinovat. Spojte jich víc a pokryjte celou svou činnost, nebo nechte svůj vlastní napsat umělou inteligencí.
Získejte své první měřenína ISO 41001.
O čem tento referenční rámec je
ISO 41001:2018 je norma systému managementu určená facility managementu. Sleduje strukturu společnou normám ISO: kontext organizace, vedení, plánování, podpora, provoz, hodnocení výkonnosti, zlepšování. Jejím specifikem je pojem žádající organizace: norma rozlišuje toho, kdo vyjadřuje potřebu prostor a služeb, a toho, kdo ji zajišťuje, interně nebo prostřednictvím dodavatele. Vyžaduje, aby byla tato potřeba formalizována, smluvně ukotvena, měřena a následně revidována. Je certifikovatelná akreditovaným certifikačním orgánem.
V praxi je facility management obtížně řiditelný, protože je roztříštěný. Údržba spadá pod technické útvary, nájemní smlouvy pod správu nemovitostí, úklid a recepce pod nákup, bezpečnost osob zase pod jinou linii. Konkrétní otázky se vracejí stále stejné: kdo rozhoduje o požadované úrovni služby pro daný objekt, a na jakém základě. Měří indikátory dodavatelských smluv skutečnou výkonnost, nebo jen přítomnost prostředků. Je rozpočet na údržbu sestaven na základě stavu majetku, nebo jen rok co rok přenášen z předchozího období.
Dva vývoje posunuly těžiště této funkce. Hybridní práce destabilizovala vztah mezi počtem zaměstnanců a plochou, což nutí měřit skutečné využití prostor dříve, než se rozhodne o obnovení nájemní smlouvy. Povinnosti snižování energetické spotřeby v terciárním sektoru, ve Francii opatření éco énergie tertiaire, ukládají sledovat spotřeby po jednotlivých budovách a vztahovat je k referenčnímu roku. Obě tato témata vyžadují spolehlivá data o budovách, což si mnoho organizací uvědomí teprve ve chvíli, kdy je musí vytvořit.
Je třeba rozptýlit častý omyl: ISO 41001 není technická norma údržby a nenahrazuje referenční rámce environmentální výkonnosti budov. Týká se řízení této funkce, nikoli zařízení. Dobře udržovaný majetkový fond s kompetentními týmy může ve smyslu normy vykazovat nízkou vyspělost, pokud nic není formalizováno, měřeno ani revidováno.
Audit shody rozhoduje jednoznačně: požadavek je splněn, nebo splněn není. Diagnostika vyspělosti klade jinou otázku: na jaké úrovni zvládnutí se nachází každá praxe a jaká konkrétní akce vede k přechodu na vyšší úroveň. V platformě Datamensio je referenční rámec připraven k okamžitému použití a zároveň zůstává upravitelný: umělá inteligence přizpůsobuje tematické oblasti, otázky a úrovně vašemu majetkovému fondu, nebo vytvoří vlastní variantu na základě vašich smluv a plánů údržby.
Referenční norma: ISO 41001:2018
Hodnocené tematické oblasti
Kontext a požadavky žádající organizace
Identifikace zainteresovaných stran, formalizace potřeby prostor a služeb, rozsah systému managementu, provázanost se strategií správy nemovitostí.
Vedení a politika facility managementu
Zapojení vedení, zdokumentovaná politika, role a odpovědnosti, postavení funkce v organizační struktuře, přidělené zdroje.
Plánování a cíle v oblasti služeb
Měřitelné cíle pro jednotlivé objekty, definované úrovně služeb, zohlednění rizik a příležitostí, plánování změn rozsahu.
Znalost majetkového fondu a dat
Inventář budov a zařízení, stav majetku, referenční evidence ploch, kvalita a aktuálnost dat, používané nástroje pro správu.
Provoz, údržba a stavební práce
Preventivní a nápravná údržba, řízení zásahů, víceleté plány prací, řešení havárií, sledovatelnost operací.
Služby uživatelům
Recepce, úklid, stravování, pošta, správa požadavků, měření spokojenosti a vyřizování reklamací.
Smlouvy a řízení dodavatelů
Struktura smluv, výkonnostní indikátory a penále, revize smluv, řízení subdodavatelů, prevence rizik spojených s osobami na pracovišti.
Bezpečnost, zdraví a soulad s předpisy
Povinné předpisové kontroly, evidence, přístupnost, požární bezpečnost, koordinace s bezpečností a ochranou zdraví při práci, plán kontinuity provozu objektů.
Energie a environmentální výkonnost
Sledování spotřeby po jednotlivých budovách, referenční rok a trajektorie snižování, nakládání s odpady, environmentální kritéria při nákupu služeb.
Měření výkonnosti a zlepšování
Konsolidovaný přehled a indikátory, celkové náklady na metr čtvereční a na uživatele, interní audity, přezkoumání vedením, zpětná vazba a nápravná opatření.
Zkrácená verze referenčního rámce je k dispozici pro online sebehodnocení.
Často kladené otázky
Je ISO 41001 certifikovatelná?
Ano, akreditovaným certifikačním orgánem, stejně jako ostatní normy systému managementu. Datamensio necertifikuje: diagnostika měří vyspělost vašich praxí a připravuje vás na audit tím, že identifikuje mezery, které je třeba vyřešit před příchodem auditora.
Jaký je rozdíl mezi touto diagnostikou a auditem shody?
Audit končí binárním závěrem, požadavek je splněn, nebo je zde neshoda. Diagnostika zařazuje každou praxi na postupnou škálu a určuje akci, která vede k posunu o úroveň výš. Obě přístupy se doplňují: diagnostika připravuje, audit potvrzuje.
Jak dlouho hodnocení trvá?
Krátká verze se vyplní za zhruba třicet minut odpovědnou osobou dané funkce. Úplná verze, v kolaborativním režimu se zapojením technických útvarů, nákupu a správy nemovitostí, se obvykle rozloží na jeden až dva týdny, přičemž většinu času zabere sběr podkladů.
Lze referenční rámec přizpůsobit našemu majetkovému fondu?
Ano. Otázky, úrovně a tematické oblasti lze upravovat a můžete přidat vlastní témata, například laboratoře, průmyslové objekty nebo obchodní prostory. Umělá inteligence vygeneruje vlastní variantu na základě vašich smluv a provozních dokumentů.
Jak porovnat více objektů nebo více obchodních jednotek?
Každý objekt je hodnocen podle stejného referenčního rámce, díky čemuž jsou skóre porovnatelná podle tematických oblastí. Benchmark zařazuje každou jednotku vůči ostatním i vůči jejím vlastním předchozím výsledkům. Průřezová roadmapa konsoliduje akční plány z více auditů.
Pokrývá diagnostika energetické povinnosti terciárního sektoru?
Jedna tematická oblast se věnuje sledování spotřeby po jednotlivých budovách, referenčnímu roku a trajektorii snižování. Měří vyspělost řídicího mechanismu, nikoli deklarativní soulad s konkrétním regulačním opatřením, který spadá do vaší deklarační platformy.
Je k zodpovězení otázek třeba technická odbornost?
Otázky se týkají řízení funkce, nikoli technických parametrů zařízení. Některé vyžadují součinnost vedoucího údržby nebo nákupčího: kolaborativní režim umožňuje přiřadit tyto otázky správné osobě.
Kde jsou data uložena?
Ve Francii, u společnosti OVH, se zálohou u Scaleway. Žádný přenos mimo Evropskou unii. Použité modely umělé inteligence lze vybírat, včetně evropských řešení.