Maturidade ISO 19011 · Diretrizes de auditoria interna
Um programa de auditoria interna medido pela ISO 19011, e a trajetória para profissionalizá-lo.
9 temas, undefined perguntas, uma escala de 5 níveis. E a ação que faz cada nível avançar para o seguinte.
Os 9 temas do referencial, já redigidos de N1 a N5. Uma empresa, uma unidade de negócio, ou 300 ao mesmo tempo.
Maturidade ISO 19011 · Diretrizes de auditoria interna
9 temas, undefined perguntas, escala de 5 níveis.
Nordhavn Industries
53 / 100
Eles medem sua maturidade com a Datamensio
Um exemplo
Essa situação poderia ser a sua.
Vamos pegar o exemplo de uma empresa: três unidades, três planilhas, nenhuma resposta em comum.
Ninguém sabe consolidar.
A Nordhavn Industries, 2.400 pessoas em Hamburgo, Lyon e Porto. Um cliente pergunta como está o grupo. Cada unidade responde na sua própria planilha, com suas próprias escalas.
Três semanas, uma única base.
Um diagnóstico ISO 19011:2018 iniciado nas três unidades ao mesmo tempo, a partir das anotações de entrevista dos responsáveis. O referencial já estava escrito, os 9 temas e os níveis N1 a N5 também.
Dois gastos evitados antes de serem assumidos.
Um score de 53 em 100, um desvio concentrado em três temas. O assistente de IA identificou que duas ações do plano se repetiam com as de outra auditoria. A apresentação dos resultados ao comitê foi solicitada em uma frase.
O que isso evitou para eles
- 3unidades medidas na mesma base, em vez de três questionários para retrabalhar
- 2ações duplicadas detectadas antes do gasto
- 1apresentação dos resultados ao comitê, sem retrabalho manual
Esses números são de um exemplo. Eles poderiam ser os seus.
A norma impõe processos. A Datamensio mostra onde você está.
01
O referencial já está escrito
Temas, perguntas e níveis N1 a N5 redigidos. Você não começa de uma planilha vazia.
02
O score sai no mesmo dia
On-line, por link de autoavaliação ou em entrevista. Tema por tema, comparável ao longo do tempo.
03
O desvio vira um plano com custos definidos
Cada passagem de nível traz sua ação. A IA prioriza pelo efeito esperado, não pela ordem da norma.
04
A evolução se comprova
Campanha após campanha, contra sua meta e contra seu histórico. É o que sua diretoria pede.
A escala de maturidade
Um nível, o seguinte, e a ação que liga os dois.
É esse mecanismo (um nível, um nível superior, e a ação que liga os dois) que transforma um achado em trajetória.
A competência dos auditores internos é definida, avaliada e mantida?
- N1
Nenhum critério de competência definido. Os auditores são designados conforme sua disponibilidade.
- N2
Uma formação inicial foi feita pela maioria dos auditores, mas nenhum critério escrito nem avaliação confirma sua aptidão.
- N3
Critérios de competência são formalizados por tipo de auditoria e aplicados na designação dos auditores. As formações são registradas.
- N4
Cada auditor é avaliado periodicamente, inclusive por observação em campo, e um plano de desenvolvimento individual é elaborado a partir disso.
- N5
Os critérios de competência são revisados conforme a evolução dos referenciais auditados e dos achados do programa, com acompanhamento documentado das revisões.
Ação para passar de N2 para N3
Formalizar uma ficha de competência por tipo de auditoria (referencial, formação, experiência mínima, conhecimento do setor), validá-la com o responsável pelo programa e aplicá-la na formação das equipes do próximo plano anual.
« Graças à Datamensio, cumprimos nossas metas com muito mais eficiência. Os serviços de inspeção do FEDER e do nosso ministério supervisor apreciaram especialmente essa abordagem, que lhes traz dados confiáveis. »
Diretora da CCI 94CCI Île-de-France
« Acreditamos que essa é a solução mais adequada para levar nosso projeto de transformação em escala e medir o impacto de acordo com nossas necessidades. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente sozinho
Um referencial se combina. Associe vários para cobrir sua atividade, ou peça para a IA escrever o seu.
Faça sua primeira mediçãoem ISO 19011.
Do que trata esse referencial
A ISO 19011:2018 não estabelece requisitos: ela traz diretrizes para a auditoria de sistemas de gestão, qualquer que seja o referencial auditado. Ela cobre três objetos distintos: os princípios da auditoria (integridade, apresentação justa, independência, abordagem baseada em evidências), a gestão de um programa de auditoria (objetivos, riscos e oportunidades do programa, recursos, monitoramento, análise crítica), e a realização das auditorias, do início ao encerramento das ações. Trata também da competência dos auditores e de sua avaliação.
Na prática, a dificuldade não está em conduzir uma auditoria, mas em sustentar um programa. O plano anual é construído a partir dos riscos e das prioridades da organização, ou simplesmente repetido ano após ano? Os auditores internos são de fato independentes das atividades que auditam, ou na prática se audita o próprio setor? Os achados geram ações cuja eficácia é verificada, ou o relatório encerra o assunto?
A versão 2018 introduziu uma mudança que muitas vezes não é bem incorporada: a abordagem de auditoria baseada em riscos. O auditor não está mais ali para percorrer uma lista de verificação item por item, mas para direcionar o esforço de auditoria para onde os riscos reais estão, considerando o contexto da organização. Outra confusão frequente: a ISO 19011 trata da auditoria de sistemas de gestão. Ela não substitui o arcabouço da auditoria interna financeira, e não se aplica tal como está a organismos de certificação, que seguem a ISO/IEC 17021.
Uma auditoria conclui com uma não conformidade ou uma conformidade, em um escopo determinado, em uma data determinada. O diagnóstico de maturidade coloca outra questão: em que nível de controle está seu próprio dispositivo de auditoria, e qual ação precisa faz avançar para o nível seguinte. Para uma federação ou um grupo cooperativo que audita suas cooperativas filiadas ou suas unidades, essa leitura por níveis também permite comparar as entidades entre si e acompanhar a evolução ao longo do tempo.
No Datamensio, o referencial já vem pronto para uso e você pode adaptá-lo. A IA ajusta os temas, reformula as perguntas de acordo com seu vocabulário e refina os níveis, ou constrói uma versão personalizada a partir da sua carta de auditoria e dos seus procedimentos já existentes.
Norma de referência: ISO 19011:2018
Os temas avaliados
Princípios da auditoria
Apropriação dos sete princípios: ética, apresentação justa, zelo profissional, confidencialidade, independência, abordagem baseada em evidências, abordagem baseada em riscos.
Estabelecimento do programa de auditoria
Objetivos do programa, escopo coberto, consideração dos riscos e oportunidades, priorização de unidades e processos, articulação com obrigações regulatórias e contratuais.
Recursos e papéis
Designação do responsável pelo programa, disponibilidade efetiva dos auditores, orçamento e tempo alocados, ferramentas e suportes, recurso a auditores externos.
Competência dos auditores
Critérios de competência definidos, formação inicial e continuada, experiência de auditoria, avaliação periódica dos auditores, manutenção e desenvolvimento de competências, conhecimento do setor auditado.
Preparação e realização das auditorias
Início, análise documental prévia, plano de auditoria individual, distribuição de trabalhos em equipe, condução de entrevistas, coleta e verificação de informações.
Achados e relatório de auditoria
Qualificação dos achados, rastreabilidade das evidências, reunião de encerramento, prazo e conteúdo do relatório, distinção entre achado, oportunidade de melhoria e recomendação.
Acompanhamento das ações
Atribuição das ações corretivas, prazos, análise de causas, verificação da eficácia, encerramento formalizado, escalonamento das ações recorrentes.
Monitoramento e análise crítica do programa
Indicadores de realização e qualidade, acompanhamento da cobertura do plano, análise crítica periódica do programa, retorno dos auditados.
Melhoria do dispositivo de auditoria
Atualização de métodos e checklists, padronização entre auditores, uso transversal dos achados, comparação ao longo do tempo e entre entidades.
Uma versão curta do referencial, com undefined perguntas, está disponível para autoavaliação on-line. A versão completa tem 9 temas e undefined perguntas.
Perguntas frequentes
A ISO 19011 é certificável?
Não. É um texto de diretrizes, sem requisitos exigíveis, logo sem certificação de organização. Ela é, no entanto, sistematicamente usada pelos auditores de certificação para avaliar a solidez da sua auditoria interna, que é exigida pela maioria das normas de sistema de gestão.
Qual a diferença entre esse diagnóstico e uma auditoria interna?
A auditoria interna examina um processo ou uma unidade frente a um referencial e conclui com achados. Esse diagnóstico trata do seu próprio dispositivo de auditoria: programa, competências, achados, acompanhamento das ações. Ele situa cada tema em uma escala de maturidade e indica a ação que faz avançar.
Quanto tempo leva a avaliação?
A versão curta é preenchida em uma sessão de trabalho. A versão completa, em modo colaborativo com o responsável pelo programa, os auditores e os donos de processo, geralmente leva de uma a duas semanas, sendo a maior parte do tempo dedicada à coleta das evidências.
É possível adaptar o referencial à nossa carta de auditoria?
Sim. Os temas, as perguntas e os níveis são modificáveis, e a IA pode construir uma versão personalizada a partir da sua carta de auditoria, dos seus procedimentos e das suas checklists já existentes. O referencial permanece sob seu controle.
É possível comparar várias entidades ou filiadas?
Sim. O mesmo referencial pode ser aplicado em várias unidades, filiais ou cooperativas filiadas, com uma pontuação por tema e um benchmark entre entidades e em relação às campanhas anteriores. A IA agrupa as lacunas convergentes em um roteiro consolidado.
É preciso ser auditor qualificado para responder?
Não. As perguntas tratam da organização do programa e das práticas observadas, não da técnica de auditoria de um referencial específico. Um responsável de qualidade ou conformidade pode responder, e o modo colaborativo permite atribuir as perguntas de competência ao responsável pelo programa.
Esse diagnóstico prepara para uma auditoria de certificação?
Ele prepara a parte do processo que trata da auditoria interna, frequentemente um dos pontos fracos identificados em certificação. Não emite nenhum certificado: o Datamensio mede a maturidade e produz o plano de ação, o organismo certificador valida.
Onde os dados são armazenados?
Na França, na OVH, com backup na Scaleway. Nenhuma transferência para fora da União Europeia. Os modelos de IA utilizados podem ser selecionados, inclusive entre soluções europeias.