Maturità ISO 37301 · Sistema di gestione della conformità
Il vostro dispositivo di conformità misurato su ISO 37301, poi convertito in una roadmap prioritizzata.
10 ambiti, una scala a 5 livelli. E l'azione che fa passare da un livello al successivo.
Gli 10 ambiti del quadro di riferimento, già redatti da N1 a N5. Un'azienda, una business unit, o 300 alla volta.
Maturità ISO 37301 · Sistema di gestione della conformità
10 ambiti, scala a 5 livelli.
Nordhavn Industries
53 / 100
Misurano la loro maturità con Datamensio
Un esempio
Questa situazione potrebbe essere la vostra.
Prendiamo l’esempio di un’azienda: tre sedi, tre fogli di calcolo, nessuna risposta comune.
Nessuno sa consolidare.
Nordhavn Industries, 2 400 persone ad Amburgo, Lione e Porto. Un committente chiede a che punto è il gruppo. Ogni sede risponde con il proprio foglio di calcolo, con le proprie scale.
Tre settimane, un’unica base.
Una diagnosi ISO 37301:2021 avviata sulle tre sedi contemporaneamente, a partire dalle note del colloquio dei responsabili. Il quadro di riferimento era già scritto, così come gli 10 ambiti e i livelli da N1 a N5.
Due spese evitate prima di essere impegnate.
Un punteggio di 53 su 100, uno scostamento concentrato su tre ambiti. Il compagno IA ha individuato che due azioni del piano duplicavano quelle di un'altra diagnosi. La restituzione dei risultati al comitato è stata richiesta in una frase.
Cosa gli ha permesso di evitare
- 3sedi misurate sulla stessa base, invece di tre questionari da rielaborare
- 2azioni duplicate individuate prima della spesa
- 1restituzione dei risultati al comitato, senza rielaborazione manuale
Questi dati sono quelli di un esempio. Potrebbero essere i vostri.
La norma impone dei processi. Datamensio dice a che punto siete.
01
Il quadro di riferimento è già scritto
Ambiti, domande e livelli da N1 a N5 redatti. Non partite da un foglio vuoto.
02
Il punteggio arriva lo stesso giorno
Online, tramite link di autovalutazione o in un colloquio. Ambito per ambito, confrontabile nel tempo.
03
Lo scostamento diventa un piano quantificato
Ogni passaggio di livello porta la sua azione. L'IA dà priorità in base all'effetto atteso, non all'ordine della norma.
04
Il progresso si dimostra
Campagna dopo campagna, rispetto al vostro obiettivo e al vostro passato. È ciò che chiede il vostro COMEX.
La scala di maturità
Un livello, il successivo, e l’azione che collega i due.
È questo meccanismo (un livello, un livello superiore, e l’azione che collega i due) che trasforma una constatazione in una traiettoria.
Il registro degli obblighi di conformità è tenuto aggiornato e assegnato a responsabili identificati?
- N1
Nessun registro consolidato. Gli obblighi sono noti agli uffici interessati, senza visione d’insieme né titolare designato.
- N2
Esiste un registro, costituito in occasione di un progetto puntuale. Non è stato aggiornato da allora e diversi obblighi non hanno un responsabile.
- N3
Il registro copre l’intero perimetro, ogni obbligo ha un titolare nominato e viene effettuato un aggiornamento periodico.
- N4
L’aggiornamento si basa su un monitoraggio formalizzato. Ogni obbligo è collegato ai suoi controlli e alle sue evidenze, e le evoluzioni normative attivano un riesame delle procedure interessate.
- N5
Il registro alimenta gli indicatori di conformità e il riesame di direzione. La sua completezza è sottoposta ad audit, e le entità o gli aderenti dispongono di declinazioni coerenti monitorate nel tempo.
Azione per passare da L2 a L3
Riprendere il registro esistente, nominare un titolare per ciascun obbligo, completare i perimetri mancanti e inserire un riesame di aggiornamento nel comitato di direzione con un punto di avanzamento a ogni seduta.
« Grazie a Datamensio, raggiungiamo i nostri obiettivi con molta più efficacia. I servizi di ispezione del FEDER e del nostro ministero di riferimento hanno particolarmente apprezzato questo approccio che offre loro dati affidabili. »
Direttrice della CCI 94CCI Île-de-France
« Riteniamo che questa sia la soluzione più adatta per portare il nostro progetto di trasformazione su scala e misurare l’impatto secondo le nostre esigenze. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente da solo
Un quadro di riferimento si combina. Associatene più di uno per coprire la vostra attività, oppure fate scrivere il vostro dall’IA.
Effettuate la vostra prima misurazionesu ISO 37301.
Di cosa parla questo quadro di riferimento
ISO 37301:2021 è la norma di requisiti applicabile ai sistemi di gestione della conformità. Ha sostituito ISO 19600, che era soltanto una guida di raccomandazioni. Il passaggio da "should" a "shall" cambia tutto: la norma è ora certificabile da un organismo accreditato. Richiede una politica di conformità approvata al più alto livello, un registro degli obblighi e degli impegni, un’analisi dei rischi di non conformità, controlli proporzionati, un dispositivo di segnalazione che protegga il segnalante, e la dimostrazione di un impegno reale della governance.
In pratica, il dispositivo è difficile da gestire perché è distribuito. La conformità normativa agricola vive negli uffici tecnici, la conformità sociale nelle risorse umane, la conformità finanziaria nella direzione finanza, e il tutto si ricompone al momento di un controllo. Le domande che ricorrono sono concrete. Il registro degli obblighi è aggiornato ai testi pubblicati negli ultimi dodici mesi, e chi ne risponde? Gli aderenti e le filiali applicano la stessa politica, o ognuno la propria versione? Quante segnalazioni sono state trattate, e da chi?
Il tema è particolarmente sensibile nelle cooperative e nelle federazioni, dove la struttura è federativa e la responsabilità condivisa. Un’unione di cooperative cumula obblighi sanitari, ambientali, sociali e commerciali, con aderenti autonomi giuridicamente ma impegnati dal marchio comune. La confusione frequente consiste nel trattare ISO 37301 come un tema giuridico. È un sistema di gestione: si governa come la qualità o la sicurezza, con ruoli, indicatori e riesami.
L’audit di conformità pone una domanda binaria: il requisito è soddisfatto, sì o no. La diagnosi di maturità ne pone un’altra: a quale livello di padronanza si situa ciascuna pratica, e quale azione precisa fa passare al livello successivo. Un registro degli obblighi può esistere e restare inutilizzabile. La valutazione su cinque livelli distingue il documento che dorme dal processo che vive, e rende il progresso confrontabile tra un’entità e l’altra e di anno in anno.
Il quadro di riferimento è disponibile così com’è in Datamensio e si adatta alla vostra organizzazione. L’IA regola gli ambiti, le domande e la formulazione dei livelli secondo il metodo CMMI, oppure costruisce una declinazione a partire dai vostri stessi documenti: politica di conformità, codice di condotta, mappatura degli obblighi. Le valutazioni condotte su più entità si consolidano in un’unica roadmap trasversale.
Norma di riferimento: ISO 37301:2021
Gli ambiti valutati
Contesto e parti interessate
Analisi del contesto dell’organizzazione, identificazione delle parti interessate e delle loro aspettative, perimetro del sistema di gestione della conformità, articolazione con la struttura federativa.
Governance e impegno della direzione
Politica di conformità approvata, ruolo del consiglio di amministrazione, indipendenza e autorità della funzione conformità, risorse assegnate, cultura della conformità.
Obblighi di conformità
Registro degli obblighi legali, normativi, contrattuali e volontari, monitoraggio e aggiornamento, titolare per ciascun obbligo, traduzione in requisiti operativi.
Rischi di non conformità
Identificazione e valutazione dei rischi, distinzione tra rischio inerente e residuo, gerarchizzazione, considerazione di terzi e della catena di fornitura.
Controlli e procedure
Progettazione dei controlli proporzionati ai rischi, procedure documentate, deleghe e separazione dei compiti, gestione di omaggi, conflitti di interesse e terzi.
Competenza, formazione e sensibilizzazione
Definizione dei fabbisogni di competenza, piano di formazione, azioni mirate sulle funzioni esposte, sensibilizzazione degli aderenti e dei dipendenti, misurazione dell’assimilazione.
Segnalazione e trattamento delle violazioni
Canali di segnalazione, protezione del segnalante, procedura di indagine, tracciabilità dei casi, misure disciplinari e correttive, riscontro informativo.
Comunicazione e documentazione
Comunicazione interna ed esterna sulla conformità, gestione delle informazioni documentate, conservazione delle evidenze, restituzione dei risultati agli organi e agli aderenti.
Sorveglianza, indicatori e audit interno
Indicatori di performance della conformità, programma di audit interno, raccolta dei dati, riesame di direzione, monitoraggio dei rilievi fino alla chiusura.
Miglioramento continuo
Trattamento delle non conformità, azioni correttive, analisi delle cause, lezioni apprese, aggiornamento del dispositivo e confronto nel tempo.
È disponibile una versione breve del quadro di riferimento per l’autovalutazione online.
Domande frequenti
ISO 37301 è certificabile?
Sì. A differenza di ISO 19600 che sostituisce, ISO 37301:2021 è una norma di requisiti, verificabile da un organismo accreditato. La diagnosi Datamensio misura la maturità del dispositivo e prepara questo audit, non rilascia alcun certificato.
Che differenza c’è tra questa diagnosi e un audit di certificazione?
L’audit verifica se ogni requisito è soddisfatto e conclude con una conformità o uno scostamento. La diagnosi situa le vostre pratiche su cinque livelli e indica l’azione che fa progredire da un livello al successivo. I due si completano: la diagnosi prepara, l’audit convalida.
Quanto tempo richiede la valutazione?
La valutazione individuale si svolge in una sola sessione di lavoro. In modalità collaborativa, con un contributore per ambito di conformità, la raccolta si estende su una o due settimane: la maggior parte del tempo serve a raccogliere le evidenze presso gli uffici e le entità.
Il quadro di riferimento è adattabile a una struttura federativa?
Sì. Gli ambiti, le domande e i livelli si modificano, e potete aggiungere gli obblighi propri della vostra filiera. L’IA costruisce inoltre una declinazione a partire dalla vostra politica di conformità e dal vostro codice di condotta, in versione aderente e versione unione.
È possibile confrontare più cooperative o business unit?
Sì. Le valutazioni condotte sullo stesso quadro di riferimento si confrontano tra entità e rispetto alle campagne precedenti. Gli scostamenti consolidati producono una roadmap trasversale, che raggruppa le azioni comuni invece di duplicarle.
Serve una competenza giuridica per rispondere?
No. Le domande riguardano l’organizzazione e le pratiche di gestione, non l’interpretazione dei testi normativi. Un responsabile qualità, un segretario generale o un auditor interno può rispondere, e le domande tecniche si assegnano al referente corretto.
Come si articola questa diagnosi con le certificazioni settoriali già in essere?
ISO 37301 è il quadro cappello: le certificazioni sanitarie, ambientali o sociali ne costituiscono obblighi tra altri. La diagnosi mostra se questi percorsi sono collegati a una gestione d’insieme o se funzionano a compartimenti stagni.
Dove sono ospitati i dati?
In Francia, presso OVH, con backup presso Scaleway. Nessun trasferimento fuori dall’Unione europea. I modelli di IA utilizzati possono essere selezionati, anche tra soluzioni europee.